Persikraustymas iš Vokietijos – sklandus biuro perkėlimas: patirtis ir realybė

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus – nuo vairuotojo iki vadybininko, todėl mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai reikėdavo belsti gilią sniego pusnę prie Štutgarto, baigiant šiandieninėmis "pandeminių" logistikos išdaigų. Persikraustymas iš Vokietijos, ypač kai kalbame apie biurą, nėra tas pats kas nupirkti baldus IKEA ir parsivežti juos savo "Volvo". Čia eina kalba apie atsakomybę, dokumentus, kurie kartais būna daugiau biurose negu patų baldų, ir vokišką preciziką, kuri susiduria su mūsiškiu "kaip nors bus". Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Biuro inventorius ir planavimas: kur pradėti?

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Geriau anksti. Vokiškai sakant, "jei planuojat išvykti rytoj, tai jau pavėlavote vakar". Idealus laikas – mažiausiai 2–3 mėnesiai. Turiu omenyje rimtą persikraustymą iš Vokietijos, o ne dviejų stalčių perkėlimą. Reikia laiko, kad susitartume su dėžių tiekėju, nes jei užsakysit paskutinę minutę, gali tekti vežti tuščias dėžes iš Lietuvos, kas brangiau nei patys perkėlimo darbai. Ir dar, niekada nežinokite, kai staiga užsikirs "Autobahn" remontas maršrute Berlynas–Kaunas.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Skaitykite, be jo neišsiversite. Ne tik dėl draudimo, bet ir dėl galvos skausmo vėliau. Turiu omenyje situaciją, kai vienas klientas mano, kad "viskas bus čia". Atvykome, ten 150 dėžių be etikečių. Persikraustymas iš Vokietijos su tokiu požiūriu tampa loterija. Rašykite ant dėžės, kas viduje: "buhalterija", "archyvas" ar tiesiog "šiukšlės". Taip sutaupysite valandas pakrovimo vietoje, o valandas Vokietijoje moka brangiai, ypač jei ekipoje vokiečiai.

Ką daryti su dokumentais ir archyvais?

Čia yra svarbiausia. Negalima tiesiog mesti į dėžę ir sakyti "pasižiūrėsim". Archyvai dažnai būna sunkūs ir jautrūs. Rekomenduoju juos supakuoti į mažesnes, sustiprintas dėžes, kad neištirtų. Ir svarbiausia – žymėkite jas kaip "Dokumentai – nebraukti". Buvo atvejis, kai viena dėžė nukrito, ir teko dieną rūšiuoti popierius. Persikraustymas iš Vokietijos į Lietuvą su archyvais reikalauja ypatingo dėmesio, nes jei dingsta sutartis, jums tikrai nebus įdomu, kiek kainavo pervežimas.

Kaip supakuoti IT įrangą? Juk ji jautri.

IT įranga – tai tai, dėl ko dažniausiai būna panikos. Serveriai, kompiuteriai, monitors – visa tai turi būti įpakuota į putų plastiką arba originalią pakuotę. Jei originalios nebėra, naudokite stiprias dėžes ir užpildykite tarpas burbuliukais. Negaliu pakartoti – nenaudokite naujienraščių! (O gal tiesiog labai gerai suvyniokite, bet geriau vengkite). Vienas kartas pervežėme serverius be pakuočių, nes klientas skubėjo – laimė, kad viskas veikia, bet nervų praradome daug.

Ar verta samdyti vietinę Vokietijos firmą pakrovimui?

Kartais verta, kartais ne. Jei biure yra daug sunkių seifų ar serverinių spintų, geriau pasamdyti vokiečius. Jie turi specialias technikas. Persikraustymas iš Vokietijos gali tapti košmaru, jei bandysite su keltuvu įvežti 300 kg spintą per laiptus, kurie nėra pritaikyti. Nors aš asmeniškai mėgstu, kai mūsų komanda viską padaro – taip žinome, kad kas buvo sudėta, tas ir atvyks.

Kaip elgtis su pervežamu inventoriumi, kai jis nėra jūsų?

Tai dažna situacija, kai biuras išsinuomotas. Tada reikia aiškaus susitarimo su nuomotoju. Persikraustymas iš Vokietijos gali būti sustabdytas viduryje, jei atvažiuoja savininkas ir sako, kad spintelės negalima nuimti nuo sienos. Geriau iš anksto pasidarykite nuotraukas, kad įrodytumėte, ką ir kaip montavote, kad nebuvo "Mängel" (trūkumų) grąžinant.

Kainos ir biudžetas: kodėl brangu?

Kiek apytiksliai kainuoja persikraustymas iš Vokietijos?

Klausimas kaip "kiek kainuoja automobilis?". Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo. Berlynas arba Miunchenas ne toli toli, bet jei esate netoli Hamburgo arba piečiau Miuncheno, skaičiai augs. Paprastai tūris mašina (apie 38-40 kubinių) su darbu gali kainuoti nuo 2 tūkst. eurų, bet čia labai apytikslis skaičius. Už kiekvieną papildomą valandą pakylos vokiečiai užima kaip nusikaltimą.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Pakylos ir iškrovimas Vokietijoje. Darbo rankos VFR brangios. Jei reikia nešti daiktus 4 aukštus be lifto, tikėkitės papildomo sąskaitos-faktūros (arba tiesiog papildomų sąskaitų – na, žinote, ką turiu omenyje). Ir taip pat, benzinas. Jei degalų kaina šoka, ir mūsų kainos šoka. Persikraustymas iš Vokietijos – tai ne tik nuvaziuotas atstumas, o valandų, praleistų rengiant dėžes, kiekis.

Ar galima sutaupyti dėlėmis?

Galima, bet ar verta? Jei turite laiko ir noro, pakuokite pati mažus daiktus. Bet didelius baldus palikite mums. Kartais klientai bando taupyti ir pakuoti "Ford" Mondeo duona (tikrai buvo tokie atvejai), o tada stebisi, kodėl dėžės plyšo. Geriau pirkti kokybiškas dėžes. Persikraustymas iš Vokietijos tampa brangiu, kai tenka remontuoti išlaužtus baldus dėl blogos pakuotės.

Ar yra slaptų mokesčių?

Negaliu vadinti juos slaptais, bet dažnai apie juos užmirštama. Pavyzdžiui, užkardos mieste arba speciali leidimas važiuoti centriniu miesto rajonu. Frankfurte arba Miunchene centras neleis įvažiuoti sunkiasvoriui be papildomo leidimo, o jis kainuoja. Taip pat, jei reikia statyti kraną, tai visai kita istoria pinigų atžvilgiu.

Kaip mokėti? Ar reikia avanso?

Įprastai taip, prašome 30–50 proc. avanso, kad užfiksuotume datą ir užsakytume dėžes. Likusią dalį – atlikus darbą. Negaliu garantuoti, kad kiekvienas tai taip daro, bet mes taip. Yra firmų, kurios reikalauja 100 proc. iš anksto – asmeniškai aš to nepatartinau. Persikraustymas iš Vokietijos turi būti pagrįstas pasitikėjimu.

Dėl ko dažniausiai ginčijamasi dėl pinigų?

Dėl papildomai praleisto laiko. Klientas sako: "o, tie stulai turi būti supręsti per valandą", o realiai tai užtrunka tris. Arba dėl to, kad dėžių skaičius padvigubėjo palyginti su užsakytu. Būkite sąžiningi su savimi ir su mumis.

Dokumentai ir muitinė: biurokratijos rūgštis

Kokius dokumentus reikia turėti persikraustant biurą?

Būtinas yra CMR konosamentas (konosamentą – ar čia teisingas terminas? Na, vadinam dokumentu). Be to, reikalingas inventoriaus sąrašas, idealiai dviem kalbomis, ir eksporto deklaracija, jei įmonė moka PVM. Persikraustymas iš Vokietijos į kitą ES šalį oficialiai laikomas eksportu. Jei neturite PVM mokėtojo kodšio, tai gali būti sudėtingiau, reikės kitų formų.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame į Lietuvą?

Nors ir abi šalys ES, persikraustymas iš Vokietijos komercinėms įmonėms yra operacija, kurią reikia deklaruoti mokesčių inspekcijai (VMI) kaip prekių judėjimą. Negalima tiesiog važiuoti "vabzdžiu" be dokumentų. Jei sustabdys policija ar muitinė be dokumentų – baudos didelės, o krovinys gali būti areštuotas.

Kas yra TIR ar Carnet?

Tai dažniau dėl trečiųjų šalių (Šveicarija, Norvegija), bet kartais naudojami ir vidaus. Paprastai biuro perkėlimui TIR nereikia, nebent gabenate labai brangų krovininį, kurį norite apsaugoti. Bet dažniau pakanka standartinio draudimo. Persikraustymas iš Vokietijos tiesiai į Vilnių ar Kauną nereikalauja TIR knygos.

Ką daryti, jei dingsta dokumentai Krovinio kelyje?

Tai yra košmaras. Visada darykite kopijas. Vienas kartas (na, ne mums, pažiai firmai) dingo visas dokumentų paketas su CMR. Klientas negalėjo įforminti PVM grąžinimo iš Vokietijos pusės. Teko eiti į teismą. Todėl visada darykite nuotraukas užpildytų dokumentų prieš išvykdami.

Ar reikia vertimo į lietuvių kalbą?

Geriau turėti sąrašus dviem kalbomis. Muitininkai Lietuvoje gali ir vokišką suprasti, bet jei reikės įrodymų, paprasčiau, jei viskas aišku. Persikraustymas iš Vokietijos su lietuviškai paaiškintu inventoriumi sutaupo laiko pasienyje, nors fizinių pasieniečių dažniau nebėra, tačiau kontrolė vyksta kelyje.

Kaip su PVM mokesčiais?

Jūsų vokiška firma atlieka eksporto operaciją (0 proc. PVM), o lietuviška įformina importą. Reikia labai gero buhalterio, kad viską suskaičiuotų teisingai. Aš ne ekspertas apskaitoje (tik turiu patirties, kaip vairuotojams gąsdina muitininkai), bet kartais klaidos čia kainuoja daugiau nei pašalos.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti vietiniams?

Kaip su leidimais "Verkehrsbeschränkung"? (Eismo ribojimai)

Labai svarbu. Vokietijoje daug miestų turi "Umweltzone" (Aplinkos zona), kurioje negali važiuoti senais sunkvežimiais. Be to, naktiniais laikais (sekmadieniais ir švenčių dienomis) griežtai draudžiama važiuoti sunkvežimiais. Jei suplanuosite persikraustymas iš Vokietijos sekmadienį, gali tekti stovėti iki pirmadienio ryto. Patikrinkite "Sonntagsfahrverbot".

Ar sunku rasti parkavimą miesto centre?

Žiauru. Miunchenas, Berlynas, Hamburgas – ten vieta negalima. Reikia iš anksto kreiptis į "Ordnungsamt" ir gauti leidimą užimti kelias vietų su konusais. Tai kainuoja, bet ne taip kaip štrafas už neteisingai pastatytą mašiną. Vienas kartas mums pastatė konusą, o vietinis gyventojas juos tiesiog numetė ir pastatė savo "Audi". Turėjome skambinti policijai.

Kaip su liftais? "Aufzug" vokiškai.

Klausykit, čia dėkingiau už ką tik. Vokiški lifta dažnai seni, maži ir lėti. Prieš atvykstant reikia išmatuoti, ar į jį įpakuota spintelė įlenda. Persikraustymas iš Vokietijos "Altbau" (seno statinio) name be lifto yra praeitas šimtmetis. Tada reikia nešti per laiptus, o tai brangiau.

Ar vokiečiai ypatingai drausmingi?

Taip, bet ne visada. Kai pakraunam, jie gali priėti ir pasakyti, kad čia neleidžiama stovėti. Bet jei turite viską suformuluotą ant popieriaus, jie nuleidžia rankas. Jie mėgsta tvarką. Jei dėžės stovi lygiagrečiai sienai ir užklijuotos, jie ramiai praeina pro šalį.

Kokios problemos su šiukšlėmis? "Müll".

Negalite tiesiog padėti biuro šiukšlių ant gatvės. Vokietija turi griežtas atliekų rūšiavimo taisykles. Jei liko senų stalų ar baldų, kuriuos nebešate, reikia juos nuvežti į "Wertstoffhof" (perdirbimo centrą) arba iškviesti specialią paslaugą. Mes galime padėti, bet už tai papildomai mokama.

O jei pavasario diena? "Fasching" ar kita šventė?

Vokietijoje yra daug regioninių švenčių. Kuriose vietovėse (pvz., Bavarijoje) karnavalų metu gali būti chaosas. Geriau patikrinti vietinį kalendorių prieš numatant datą. Persikraustymas iš Vokietijos švenčių metu gali tapti neįmanomu.

Vairuotojai ir kelionė: kas vyksta kelyje?

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Berlyno iki Vilniaus apytiksliai 12–14 valandų važiavimo be poilsio. Bet vairuotojas turi poilsio laikus. Todėl paprastai tai užtrunka 1,5 – 2 dienas. Negalima spausti vairuotojo, nes "tacografas" viską fiksuoja, o baudos už viršytą laiką Vokietijoje milžiniškos.

Ar vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka "angliškai su pirštais" ir "vokiškai rankomis". (Na, kai kurie moka gerai, bet nenusakysiu visiems). Tačiau biuro perkėlimui svarbiau, kad jie moka pakrauti ir įtvirtinti. Komunikacija su vokiečiu pareigūnu dažniausiai vyksta balsų taršos pagrindu, bet sugebame susitarti.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai įvyksta. Turiu omenyje atvejį, kai mums sprogo padanga ties Magdeburgu. Reikėjo skambinti pagalbai, laukti valandas. Persikraustymas iš Vokietijos su technine problema užtrunka. Klientas pyksta, bet mes padarome viską, ką galime. Svarbu turėti draudimą, kas padengtų vėlavimo nuostolius (jei tokie yra įrašyti sutartyje).

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakčiai?

Mums niekada nebuvo vagystės, bet visada yra rizika. Geriau uždaryti sandėliukus (tokia mašina su uždaromis durimis). Jei kelionė trunka dvi dienas, vairuotojas miega po mašina arba viešbutyje. Tarpusavyje sakome: "Akis ant mašinos".

Kaip su keliu mokesčiais "Maut"?

Viskas įskaičiuota mūsų kainose, nebent sutartyje nurodyta kitaip. Vokietijoje mašinos turi tam tikrus įrenginius, kuriais fiksuojamas Maut mokesčio apmokėjimas. Jums nereikia rūpintis tuo, tiesiog važiuojate.

O jei reikia atvežti daiktą ne į biurą, o į sandėlį?

Nėra problemų. Tiesiog reikia aiškaus adreso ir kontakto asmens, kuris atidarytų vartus. Vienas kartas važiavome į naują logistikos centrą prie Kauno, ir niekas neatsiliepė į telefonus praeiviams. Teko laukti 4 valandas.

Atvykimas ir iškrovimas: pabaigos pradžia

Kaip vyksta iškrovimas Lietuvoje?

Lietuvoje mes daugiau laisvės jausime. Gali pastatyti mašiną arčiau (ne visada, bet dažniau negai Vokietijoje). Iškrovimas dažniau būna greitesnis, nes vietiniai darbuotojai nori greičiau nueiti namo. Persikraustymas iš Vokietijos baigiasi tada, kai paskutinė dėžė palieka mašiną.

Ar reikia surinkti baldus?

Standartiškai ne, mes atvežame tai, ką atvežėme. Jei reikia surinkti, tai tai papildoma paslauga. Rekomenduoju iš anksto pasirūpinti vietiniu baldų meistru, mums per daug neapsimoka stovėti ir sukti atsuktuvą 4 valandas, kai gali važiuoti toliau dirbti.

Kas daryti su sugadintais daiktais?

Jei pastebite trūkinį iškrovimo metu, užpildykite "protokolą" (pažeidimo aktą) tuoj pat. Negalima pasakyti "vėliau parašysiu". Vairuotojas išvyksta – ir jūsų žodis prieš jo žodį be įrodymų nieko nereiškia. Persikraustymas iš Vokietijos turi būti užfiksuotas.

Ar paimate šiukšles atgal?

Taip, jei susitariaime. Rekomenduoja iš karto susirūpinti tai, kadangi grįžtant tuščia mašina būtų smagu ką nors nuvežti. Yra logiška atvežti dėžes atgal, kad jas būtų galima panaudoti dar kartą arba parduoti.

Kaip elgtis su dėžėmis, kios jos nebereikalingos?

Gali jas pasiimti mūsų vairuotojas (jei tinka vieta) arba jas išmesti. Geros kokybės dėžės tinka perparduoti kitiems. Nereikia jų laužti, darbui jos naudingos.

Kodėl klientai dažnai pavargsta pabaigoje?

Nes tai stresas. Nepaisant to, kad mes dirbame, jūs privalote sekti procesą. Persikraustymas iš Vokietijos – tai ne tik fizinis darbas, o ir protinis. Kai viskas baigta, jūs jaučiate pagirą, bet tikrai to verta.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie šį procesą. Persikraustymas iš Vokietijos – sklandus biuro perkėlimas įmanomas tik tada, kai visi žino, ką turi daryti. Nėra jokių stebuklingų tablečių, tik geras planavimas, realus vertinimas ir pasitikėjimas logistika. Naudokitės patirtimi, kurią dalinausi, ir būkite kantrūs su vokiška biurokratija. Sėkmės naujoje vietoje, o mes pasirodysime, kai reikės vėl ką nors nuvežti (arba atvežti).