Persikraustymas biurui į Vokietiją efektyviai ir patogiai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų, o žmonės vis dar klaidingai mano, kad persikraustymas biurui į Vokietiją yra tik du paspaudimai internetu. Nėra. Tai yra sudėtingas logistinis mazgas, kur viena klaida su dėžės etikete gali atidėti visą procesą savaitėmis. Vokietija yra tvarkinga, bet jų tvarka mums dažnai atrodo kaip biurokratinis siaubas, tad reikia žinoti, į ką įsiruošti. Aš čia ne tam, kad parduotum idealų vaizdelį, o kad pasakčiau, kaip tai vyksta iš tiesų – su pavėlavimais, sulūžusiais liftais ir vokišku precizumu, kur kartais erzina. Jei ruošiatės perkelti savo verslą į Berlyną, Miuncheną ar Hamburgą, geriau pasiruoškite gerai.

Kainos ir biurokratinis sūpynės

Kiek maždaž kainuoja persikraustymas biurui į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur būtent ten važiuojame. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet mažam biurui, tarkime, 30 kvadratinių metrų, su visais baldais, reikės skaityti nuo tūkstančio iki dviejų tūkstančių eurų. Dideliems pervežimams, kai reikia vilkiko, kainos šoka aukštyn. Persikraustymas biurui į Vokietiją nėra pigus, ypač dabar, kai kuro kainos šokinėja, tad geriau kreiptis iš anksto, kad gautumite normalią pasiūlymą.

Ar kaina keičiasi jei reikia daryti pertrauką?

Žinoma, jeigu mes atvežame viską į Vokietiją, o jums ten dar neįleista į patalpas, turėsime laukti. Vairuotojo laikas nėra nemokamas, o jei reikia naktį praleisti kelias arba apsistoti viešbutyje, tai viskas įeina į sąskaitą. Buvo atvejų, kai klientai negalėjo susitvarkyti su raktais, ir mums teko laukti porą dienų – tai gali brangiai kainuoti. Užtikrinkite, kad jums bus kur įvažiuoti.

Ar reikia mokėti už išankstinį matavimą?

Dauguma firmų tai daro nemokamai, jei jūsų adresas yra protingose vietose. Bet jei esate kažkur toli nuo pagrindinių kelių arba reikia važiuoti į gilius kaimus, gali būti taikomas mokestis už degalus. Aš asmeniškai visada rekomenduoju padaryti matavimą, nes telefono pokalbis niekada neatiduoda pilno vaizdo – paskui gali būti nemalonumo, kai furgonas netelpa į kiemą.

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas yra krovinių sąrašas (packing list) ir CMR draudimas. Jei pervežate tik įprastus biuro baldus, nereikia jokios specialios muitinės, nes mes ES viduje. Bet jei turite brangią techniką ar serverius, geriau tai užfiksuoti, kad nebūtų problemų su policija kelio patikrose. Vokietai mėgsta tvarką, be dokumentų gali sulaikyti ilgai.

Ar galima susimokėti atvykus?

Standartinė praktika yra 30-50 proc. avansas, o likutį sumokėti, kai viskas jau atvežta ir sudėta vietose. Taip pat būna klientų, kurie nori mokėti tik išsiuntus sąskaitą faktūrą, bet su tokiomis firmomis aš būčiau atsargus – pervežimo srityje pasitikėjimas pagrindas, o ne grynųjų pinigų skaičiavimas. (Nors žinau, kad didelės korporacijos taip ir daro).

Kas dėl PVM mokesčio tarptautiniuose pervežimuuse?

Kadangi vežame Lietuvos įmonės turtą į kitą ES šalį, tai dažniausiai taikomas PVM atskaitomojo mokestio mechanizmas, jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos. Viskas turi būti tvarkingai užpildyta sąskaitoje. Aš nebuvo accountantas, tada geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu, kad nebūtų nesusipratimų su Vokietijos finansų inspekcija.

Pakavimas ir "daiktų chaosas"

Ar jūs duodate dėžes?

Taip, visada į kainą įskaičiuojame standartines dėžes, o jei reikia specialių, pavyzdžiui, kompiuteriams ar dokumentams, tai susitariame atskirai. Nerekomenduoju kelti visko "kaip yra", be dėžių – tada daug daugiau galvojų, o vairuotojai nieko nemėgsta daugiau negu griūvančių dalykų kablyje. Geriau pasiimkite dėžių kiek reikia iš anksto.

Kaip reikia pažymėti dėžes?

Būtina užrašyti, kas viduje ir į kurį kambarį tai nueina. Vokietijoje, kai atvyksta komanda, jie neš daiktus greitai, ir jei ant dėžės parašyta "Vadovas", ji nueina į vadovo kabinetą, o ne į sandėlį. Buvo atvejis, kai vienas klientas nieko nepažymėjo, ir mes praleidome pusę dienos šiukšlinant dėžes, surasdant kuris monitorius priklauso kuriam žmogui.

Ar jums reikia išmontuoti baldus?

Taip, jei jie netelpa į duris. Didžiąją dalį biuro baldų galima išsirinkti, tačiau turiu pasakyti – kai kurios senos sistemos, ypač vokiškos, gali būti labai sudėtingos. Jei nesate tikri, kad sugebėsite tai surinkti atgal, geriau palikti tai mums arba pasamdyti vietinį meistrą Vokietijoje, nes mūsų vairuotojai yra vairuotojai, ne baldų gamintojai.

Kas su serveriais ir jautria technika?

Čia reikia labai didelio atsakomybės. Serverius geriausia pervežti jų originaliose dėžėse, jei dar turite. Jei ne, reikia ypatingo amortizacijos pakavimo. Persikraustymas biurui į Vokietiją dažnai apima brangią įrangą, todėl paprasčiausiai uždarykite ją gerai ir pažymėkite "Labai trapu". Mes padėsime, bet atsakomybę už duomenų kopijas neprisiimame – tai jūsų IT skyriaus reikalas.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet nėra garantijos, kad jie atvyks gyvi, ypač jei žiema ir temperatūra furgone nukrenta žemiau nulio. Vokietijai dažnai importuojami augalai turi fitosanitarinius reikalavimus, bet jei tai paprasti biuro kaktusai, dažniausiai problemų nėra. Tik nepamirškite juos uždaryti prieš pat išvykstant, kad neišdžiūtų kelyje.

Kas daryti su biuro šiukšlėmis?

Prašome, nesiųskite mums savo senų spausdintuvų ir sugedusių kėdžių, nebent susitarsime, kad tai eina į šiukšliadėžę Vokietijoje. Mes turime vežti jūsų turtą, o ne atliekas. Ten gėlų negyvena, o šiukšlių išvežimas Vokietijoje yra labai brangus malonumas, tad geriau tai padaryti čia, Lietuvoje.

Kelionės ir vokiškos realybės

Kiek laiko trunka važiuoti?

Į Berlyną arba Hamburgą nuvežti daiktus trunka maždaug 12-14 valandų važiavimo, bet su sustojimais tai būna visa diena ar net dvi. Jei reikia į Miuncheną, tai dar toliau. Reikia taip pat apskaičiuoti, kad vairuotojams tenila poilsis, tad persikraustymas biurui į Vokietiją retai kada įvyksta per vieną dieną ten ir atgal.

Ar sunku susirasti vietą stovėjimui prie ofiso?

Tai viena didžiausių bėdų. Vokietijos miestuose yra labai griežtos taisyklės, ir jei furgonas stovi kur nereikia, gausite baudą, o mums gali nuimti numerius. Jūs turite susirūpinti leidimu stovėti (Verkehrszeichen) dar prieš atvykstant. Kartais tai įmanoma gauti tik iš paties miesto savivaldybės, tai užtrunka.

Kas su "Umweltplakette" (žaliosios dalies lipduku)?

Be šio lipduko negalivažiuoti į daugumą Vokietijos miestų centrų. Jis rodo, kad jūsų transporto priemonė nekelia didelio taršos. Užtikrinkite, kad mūsų furgonas turi tokį lipduką, kitaip gali būti, kad mes tiesiog negalėsime prisivažiuoti prie jūsų biuro durų ir teks nešti daiktus per pusę miesto.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka angliškai arba pažodžiui supranta keletą vokiškų žodžių, bet jie nėra diplomuoti vertėjai. Jei su jumis turi kalbėti sargas arba namų valdytojas, geriau, kad būtų kas nors, kas moka kalbą, arba pasirūpinkite vertėju. (Nors dažnai rankų kalba užtenka, kai reikia nuparkuoti mašiną).

Kas vyksta su muitine?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra Schengen zonoje, ir ES, dažniausiai jokių muitų nėra. Tačiau jei kelyje užkabina tardyba, jie gali patikrinti dokumentus. Aš esu girdėjęs istorijų, kai tardyboje buvo sulaikyti automobiliai su brangia technika be dokumentų, tad tikrai turėkite viską su savimi.

O dėl kelių mokesčių Vokietijoje?

Visi mūsų furgonai turi mokėti Vignette (mokestį už kelių naudojimą), tai įskaičiuota į kainą. Jums nereikia nieko papildomai mokėti už važiavimą autobanu, nebent mūsų klaida ir pamirštume nupirkti žetoną, bet to po 20 metų dar nebuvo. Vokietijos keliai, tiesą sakant, yra kur kas geriau nei mūsiškiai.

Problemos, sprendimai ir galutiniai nustatymai

Kas daryti, jei kelyje sulūžta mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime pagalbinį transportą ir draudimą, kuris padengia laiko nuostolius. Jei įvyksta avarija, stengiamės pervežti krovį kitu automobiliu kuo greičiau. Žinau, kad tai neramu, bet su tokiomis firmomis kaip mūsų, rizika yra minimali, tik gali šiek tiek pavėluoti terminai.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, mes privalome turėti CMR draudimas, kuris apsaugo jūsų turtą kelyje. Tačiau šis draudimas neapima daiktų, kuriuos jūs pakavote patys blogai. Jei dėžėje užsidega žvakė (buvo toks atvejis) arba sprogimo chemija, draudimas neatmokins. Persikraustymas biurui į Vokietiją turi būti saugus, tad naudokite kokybiškas medžiagas.

Kaip elgtis su vokišku "Ordnung" (tvarka)?

Jie tiesiog mėgsta, kad viskas būtų surašyta ir tvarkinga. Jei sako, kad reikia būti vietoj penkiolika, reikia būti penkiolika, ne penkiolika ir penkios. Nuo jų nepraeisi su mūsiška "aš vėluosiu penkias minutes". Taip elgiasi tik tie, kurie nori gauti baudą arba kad jų daiktai būtų išmesti kieme.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietose?

Taip, mūsų komanda gali padėti surinkti stalus ir spinteles, kai atvyksime į vietą. Tai yra papildoma paslauga, bet dažnai verta investuoti, kad nebūtumėt prikasti dėžių savaitę. Tiesą sakant, vokiečiai dažnai nustemba, kiek greitai mes sukomponuojame visus biuro komplektus.

Kas jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Tuo atveju galime juos pavežti į mūsų sandėlį Lietuvoje arba susirasti sandėlį Vokietijoje. Tačiau Vokietijoje sandėliavimo kainos yra astronomiškos, palyginti su mūsų. Jei galite, laukite su išsiuntimu, kol jums bus paruoštas biuras, nes laikinas sandėliavimas ten suvalgys visą biudžetą.

Ar priimate mokėjimais kortelėmis?

Geriau bankiniu pavedimu, kadangi didelės sumos kartu su PVM gali būti problemos dėl limitų kortelėse. Darome išimtį, bet tai reikalauja papildomo suderinimo. Mums svarbiau, kad pinigai būtų įskaityti prieš pradedant darbus, kad nebūtų nepageidaujamų pokalbių apie "atsiskaitymus po savaitės".

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duodame vairuotojo numerį ir sekamąją nuorodą. Taip pat galite tiesiog paskambinti man. Ažiūrėkite, stengiamės būti atviri. Persikraustymas biurui į Vokietiją yra stresinis procesas, todėl žinojimas, kur jūsų daiktai, suteikia ramybės. Bent jau tikiuosi, nes pats būčiau nervinęs be šios informacijos.

Ką daryti su senais biuro rūbais?

Jei turite uniformas, kurias nebeplanuojate naudoti, galime jas nuvežti, bet vėlgi – tik jei tai nėra šiukšlės. Jei tai labai daug, reikės atskiro furgono. Geriau paaukoti juos čia, Lietuvoje, nei mokėti už krovą per Vokietiją.

Ar galite padėti su elektros instaliacija naujame biure?

Ne, mes ne elektrikai. Mes galime padėti perkelti serverius, bet juos prijungti prie tinklo turi jūsų IT specialistas arba vietinis elektrikas Vokietijoje, nes ten yra savi standartai ir reikalavimai, su kuriais mes tiesiog neesame susipažinę.

O dėl to, kad reikia išmesti seną baldą iš ofiso Vokietijoje?

Gali pasakyti tiesiai – tai neryžuliškas reikalas. Ten turi būti specialių įmonių, kurios tai legaliai daro. Mes negalime tiesiog užsidegęs spintelės padėti prie konteinerio, nes mus gali nufilmuoti kameros ir bauda nueis į tūkstančius. Sutarkite tai su savo nuomininku iš anksto.

Ar galima pervežti asmeninį automobilį?

Taip, galima jį užvežti ant vilkiko platformos arba suvesti ant furgono, jei tilpa. Tai papildomai kainuoja, bet dažnai išeiga pigiau nei važiuoti patiems, tuo labiau jei norite ten palikti automobilį ir skristi atgal lėktuvu.

Kaip elgtis, jei pasirodo, daiktų yra daugiau nei planuota?

Tai nutinka beveik kiekvieną kartą. Žmonės visada pamiršta apie tas dėžes po stalu arba spintelę sandėlyje. Stengiamės viską sutalpinti, bet jei netelpame, tenka rengti antrą kelionę, kurią reikia papildomai apmokėti. Geriau sakykite tiesą iš karto, kiek daiktų turite.

Kas atsitinka, jei vokiečių sargas neįleidžia vairuotojo?

Tada turiu skambinti aš. Kartais ten būna tiesiog nepageidaujami žmonės arba blogai nurodytas adresas. Reikia turėti asmens kodą arba kontakto telefoną, kurį galima paskambinti. Be to, vokiečiai gali reikalauti, kad vairuotojas turėtų specialią priemonę nuo dulkių (padas ant batų), tai taip pat reikia numatyti.

Ar reikia valyti biurą po persikraustymo?

Mes pasiimame dėžes ir pakavimo medžiagas, bet patalpų valymu neužsiimame. Jei norite, kad būtų švaru, reikia pasamdyti valymo komandą Vokietijoje. Mums užtenka, kad daiktai būtų vietoje, o šiukšlės išvežtos į mūsų furgoną.

Galutiniai pasiūlymai ir išvados

Persikraustymas biurui į Vokietiją efektyviai ir patogiai nėra būtinas rūpestis, jei pasitikit su tinkama komanda. Visų pirma, planuokite visa iš anksto – nuo dėžių iki leidimų stovėjimui miesto centre. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, nes labiau kvaila yra tada, kai furgonas užstrigs Berlyno centre be leidimo. Aš matęs daug gerų ir blogų pervežimų, o pagrindinis skirtumas yra komunikacija. Jei viską suderinsite tvarkingai, Jūsų įmonė galės dirbti jau naujose patalpose be nereikalingų stabdžių.