Perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai: kaip išvengti nervų išsižadinimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – perkraustymas, ypač kai kalba eina apie verslą, niekada neina taip sklandžiai kaip planuojame Excelio lentelėse. Vokietija yra kaimynė, artima, bet vokiškas „Ordnung“ mums kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei tolimos kelionės į Aziją. Perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai suorganizuota reiškia ne tik tai, kad daiktai atvyks iš A taško į B tašką. Tai komplikuotas mechasmas, kuriane viena maža klaida dokumentuose arba neteisingai įvertintas sunkvežimio aukštis gali viską užstoti keletui dienų. Čia ne tiesiog vežame stalus ir kompiuterius, čia vežame jūsų verslo ramybę.

Visas tas pradinis chaosas ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia plan perkraustymą iš Vokietijos?

Niekada neįsivaizduokite, kad pakviesite firmą šiandien, o rytoj jau jaučiatės naujose patalpose Vilniuje. Vokietijoje viskas yra užsakyta iš anksto, o vietos stovėjimo aikštelėse prie sandėlių dažnai yra brangios. Minimalus laikas, ką reikia skirti, yra mažiausiai dvi savaitės, o jei kalbame apie didelius biurus ar gamyklas, tai skaičiuokite mėnesį arba du. Ne tik todėl, kad reikia rauti mašiną, bet ir todėl, kad vokiškas biurokratas turi užpildyti visus formalius popierius.

Ar tikrai verta samdyti profesionalią įmonę, o ne vežti paties?

Galvojote, kad nusipirksite „Mercedes“ Vito ir nuvažiuosite patys? Gerai, padarykite taip, jei norite praradi savo nugarą ir pusę biuro technikos. Profesionali perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai suorganizuota tik su tam tikra įranga – keltuvais, fiksavimo juostomis (o ne tiesiog raiščiais iš rūsio) ir žmonėmis, kurie žino, ką daro. Be to, jei pasidarys įdūbis į sieną ar sulūžus serveris, joks „patys vežėm“ to neatsisvers.

Kaip sužinoti, kiek mašinų mums reikės?

Tai paprasčiausia ir sudėtingiausia vienu metu. Dažnai klientai sako: „turime tris stalus ir penkias spinteles“. Važiuojame ten, o ten tie trys stalai yra didžiuliai presediniai „CEO“ tipo stalai, sveriantys po 200 kilogramų. Geriausia padaryti vaizdo įrašą arba paprašyti logistikos vadybininko atvykti į apžiūrą (jei tai atsiperka). Skaičiuokite pagal tūrį, ne pagal daiktų skaičių.

Kas dėl tos dėžių pakavimo? Kas tai daro?

Dauguma vokiškų įmonių pasirūpina savo darbuotojų daiktais, bet kai perkraustome visą įmonę, reikia supakuoti viską. Mes galime siūlyti pakavimo paslaugas – atvežame dėžes, antklausus, burbuliuką. Tikrai nenaudokite senų prekybos centro dėžių, jos sugunda vabalus, o jūsų naujieji partneriai Lietuvoje nebus laimingi, jei atvešite tarakonų iš Berlyno.

Ar galima perkraustyt savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai brangu ir sudėtinga. Vokietijoje darbininkai taip pat mėgsta ilsėtis, o jei reikia įvažiuoti į „Verkehrsbeschränkung“ zona (t.y. ribojamą eismo zoną) savaitgalį, gali reikėti specialių leidimų. Geriau derintis su darbo grafiku, nors aš suprantu, kad verslas negali sustoti.

Kas dėl tos vokiškos klimato priežiūros įrangos?

Tai dalykas, kurį visi pamiršta. Ne tik vėdinimas, bet ir serverių patalpos, kurios turi būti išjungtos tikrai atsargiai. Negalima tiesiog ištraukti kištuko. Turi būti kvestas specialistas, kuris užfiksuoja sistemą prieš išjungimą. Logistika čia ne pagrindinė, bet jei sugadinate IT infrastruktūrą, tuomet jokia efektyvi logistika nebus padėjus.

Popierizmas, kuris sukelia migreną

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Būtinai sąrašas-inventorius (packing list). Be jo, jei jus sustabdys pareigūnai arba jei dingsta krovinys, nieko neįrodysite. Taip pat CMR važiaraštis, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas. Jei pervežate brangius daiktus, reikia draudimo poliso. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų tvarkingai užrašyta vokiškai arba angliškai.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame į ES šalį?

Nesu tikras dėl visų naujųjų taisyklių, kai kurios detales pasikeitė po Brexit (nors su Vokietija tai nėra tiesiogiai susiję), bet bendrai tarp ES šalių prekių judėjimas laisvas. Tačiau, jei tai yra naudotos įrangos perkėlimas, kurios vertė didelė, geriau turėti dokumentus, įrodančius, kad tai ne prekyba, o perkėlimas (pervystymas), kad nebūtų klausimų dėl PVM.

Kas dėl atliekų? Ar galima palikti pakuotes Vokietijoje?

Vokiečiai yra labai griežti dėl atliekų. Negalite tiesiog padėti dėžių ant gatvės. Reikia susitarti dėl konteinerio nuomos arba išvežti viską su savimi. Kartais tai kainuoja brangiau nei patys dėžės. Buvau atvejų, kai klientas norėjo „padovanoti“ dėžes vietiniams, ir tai sukėlė didžiulį skandalą su sandėlio vadovu.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Tikrai ne visada. Jei tai paprastas biuro perkraustymas, užtenka sutarties tarp įmonių. Bet jei pervežate labai brangų turtą arba ypač jautrią techniką, vokiečiai mėgga užtikrintum. Notarinis įgaliojimas gali prireikti, jei vienoje pusėje pasirašo kitas asmuo nei sutartyje.

Kaip elgtis, jei prarandame kokį nors dokumentą kelionės metu?

Panika nepadės. Skambinkite savo logistikos partneriui, jie turi turėti kopijas. Jei dingsta CMR, tai didelė bėda, nes be jo negalite gauti krovinio. Visada darykite nuotraukas dokumentų iš karto po pasirašymo ir siųskite į el. paštą sau.

Ar reikia vertėjų paslaugų?

Jei jūsų vadybininkai nemoka vokiškai, o vokiškas pusė nemoka angliškai (kas, turiu pripažinti, pasitaiko retai, bet vyksta), tai taip. Nereikia profesionalaus vertėjo prie vairo, bet reikia žmogaus, kuris galėtų paaiškinti, kur reikia važiuoti, jei GPS suklaidina.

Vokietijos kelių realijos (ir kodėl aš juos nekenčiu)

Kodėl vokiški keliai tokia brangūs?

Mokesčiai už kelius (Maut) ten milžiniški. Kai skaičiuojame kainą, mes neįsivaizduojame tik degalų. Tą Maut mokėti reikia už kiekvieną kilometrą. Todėl kaina už maršrutą iš Miuncheno gali būti didesnė nei iš Varšuvos, nors atstumas panašus, tiesa?

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuriuo keliu?

Ne. Yra daugybė ribojimų, ypač miestuose. Žaliai dažyta zona (Umweltzone) – ten gali važiuoti tik mašinos su tam tikra ekologine klase. Jei jūsų mašina sena, gali tekti važiuoti apipelkai. Ir nepamirškite, kad sekmadieniais ir švenčių dienomis sunkvežimiams draudžiama važiuoti visai.

Kas dėl parkavimo prie sandėlio?

Tai didžiausia košmaras. Vokietijoje vietos nėra. Dažnai tenka stovėti už 5 kilometrų ir laukti, kol klientas paruošia vietą. O jei užstojote kelią kiekvienam kam – policija atvyks per 10 minučių ir bauda bus didelė. Visada susitarkite dėl laisvos vietos (Stellplatz) iš anksto.

Ar vokiečiai vairuotojai draugiški?

Sakyčiau, jie yra disciplinuoti, bet ne draugiški. Jei užvėlate į juos juodą juostą, jie šypsosis per veidrodį. Jie laikosi taisyklių 100%. Mūsiškiai dažnai bandyt „praslysti“, bet Vokietijoje tai baigiasi blogai. Perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai negali vykti, jei vairuotojas gauna baudas.

Kaip sužinoti, ar kelyje nėra spūsčių?

Naudokite „Google Maps“, tačiau žinokite, kad ten taip pat yra spūsčių, ypač ties Ruhr sritimi. Aš asmeniškai visada patariu vairuotojams važiuoti naktį, jei įmanoma. Mažiau eismo, mažiau streso, nors darbo įstatymai tai riboja.

Ar galima pervežti krovinius per šventes?

Vokietijoje taisyklės griežtos: sunkvežimiai negali važiuoti švenčių dienomis (naktį iš šventės į darbo dieną gali). Jeigu planuojate perkraustymą Velybomis ar Kalėdomis, tiesiog užmirškite. Reikės planuoti prieš arba po.

Kainos, pinigai ir nemalonios staigmenos

Kaip suformuojama kaina? Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Pagrindas – valandinis tarifas arba fiksuota suma už maršrutą. Bet visada yra „priemokos“. Už laipiojimą į trečią aukštą be lifto, už neįprastai sunkų daiktą (pavyzdžiui, pianinas ar seifas), už laukimą (jei jūs vėlate). Aš stengiuosi visada parašyti sąraše „be priemonių“, kad nebūtų nesusipratimų vėliau.

Ar kaina gali pasikeisti procese?

Gali. Jei atvykstate į vietą ir pasirodo, kad reikia ne vienos, o dviejų mašinų, arba reikia išardyti sieną, kad išnešti sofą. Tada aš turiu paskambinti ir pasakyti: „Vaikinai, tai nebus tiek, kiek kalbėjome“. Geriausia, kad aš atvažiuočiau į apžiūrą prieš tai.

Ar reikia mokėti užskaitą (avansą)?

Didžioji dalis firmų taip ir daro. 30-50 procentų avansas užtikrina, kad klientas „nenušoks“ ir kad mes užsakysime mašiną. Be avanso mes nepradėsime darbo, ypač jei reikia pirkti medžiagas.

Ką daryti, jei pasiūlyta kaina per žema?

Bėkite. Jei kas siūlo pervežti biurą iš Frankfurto už 500 eurų, tai arba jie pavogs jūsų daiktus, arba tai bus studentai su „Vito“, kuris sugers pusės kelio. Kaina turi būti rinkinė.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo grynaisiais?

Oficialiai ne, mums reikia sąskaitos-faktūros. Bet kartais, jei tai smulkus perkraustymas ir vairuotojas sutinka, galima. (Negerai, žinoma, dėl mokesčių, bet gyvenime būna įvairių situacijų). Geriau visada įmonės pavardė.

Ar padengiate žalą, jei kažką sulaužote?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Bet jis turi limitus. Jei jūsų serveris kainuoja 50 tūkstančių, o mes uždraudžiame tik standartinius 10 eurų už kilogramą... suskaičiuokite. Reikia papildomo draudimo brangiems daiktams.

Techniniai niuansai, kuriuos dažnai pamirštame

Kokį transportą rinktis – tentą ar atidarytą mašiną?

Jei orai lietingi (kas Vokietijoje dažnai), tikrai tentą. Atidarytą platformą (pavėsinę) galima naudoti tik, jei krovinys atsparus drėgmei ir uždengtas storu brezentu. Bet vėjas gali nuplėšti brezentą, jei blogai prifixuosite.

Ar reikia išardyti baldus prieš vežant?

Jie taki nebūtų per dideli. Vokiški baldai dažnai būna surinkti labai kruopščiai, bet jų konstrukcija leidžia išimti dugną arba nuleisti rankenes. Jei ne, tai neįeis į liftą arba duris. Mūsų meistrai tai sugeba, bet tai užtrunka laiko.

Kaip vežami kompiuteriai ir jautri technika?

Tik specialiose dėžėse su putomis (antšokiu). Negalima tiesiog įmesti į kuprinę. Aš visada stebiuosi, kaip klientai žiūri, kai mes užrašome ant dėžės „Monitorius – handle with care“, o paskui jie patys ją meta į krūvą.

Ar pervežiate augalus?

Galima, bet jie negali būti vairuotojo kabinoje (sanitarinės taisyklės). Turi būti tentas, bet ten šalta arba karšta. Augalai gali numirti. Geriau juos vežti atskirai, jums patys.

Kas dėl pavojingų medžiagų (chemija, dažai)?

Tai reikalauja specialios ADR licencijos. Negalima tiesiog įmesti dažų bakelį į sunkvežimį tarp stalų. Jei turite tokios gamybos likučių, praneškite iš anksto, reikės kitokios mašinos.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS trackerius. Aš galiu siųsti jums nuorodą, kur pamatysite, kur dabar yra vairuotojas. (Kartais jie užsideda telefoną į vieną vietą ir važiuoja kita, bet technologiškai sistema veikia).

Realios problemos ir kaip jas išspręsti

Kas daryti, jei vokiečių pusė neleidžia išvežti daiktų?

Tai įvyko praėjusį mėnesį Hamburg. Buvo ginčas dėl nuomos termino. Jei neturite teismo sprendimo arba policijos, mes negalime nieko paimti jėga. Mes tik vežėjai, ne banditai. Turite susitarti dėl prieigos prie patalpų.

Ar vairuotojas gali padėti surinkti baldus Lietuvoje?

Gali, jei tai numatyta sutartyje. Paprastai vairuotojai nori tik iškrauti ir važiuoti atgal ilsėtis. Jei reikiate surinkimo, geriau pasamdyti mūsų montuotojų komandą, kuri atvyks vėliau.

Kas jei sužalojame kaimyno nuosavybę įvežimo metu?

Tai labai nepavykusi situacija. Mes turime civilinę atsakomybę draudimą. Reikia iš karto užfiksuoti nuotraukomis, paskambinti draudikui. Negalima bėgti iš vietos.

Ar galima užsakyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Taip, mes turime sandėlius Kaune ir Vilniuje. Jei jūsų naujosios patalpos dar nebaigtos, galime palikti daiktus pas mus. Tai papildomai kainuoja, bet saugu.

Kaip elgtis su vokiškais „Ordnung“ reikalavimais dėl tvarkos?

Jie neleidžia palikti net dulkių. Išvežus daiktus, patalpos turi būti švarios (pavėsinės valymas). Jei paliksite šiukšlių, vokiečiai išsiųs sąskaitą valymui, kuri bus kartų didesnė nei įprasta.

Ar pervežiate asmeninius darbuotojų daiktus?

Tik jei tai suderinta su vadovu. Kartais darbuotojai bando įpilti savo privatebinius daiktus į bendrą krovinį. Mes negalime to daryti be sąrašo, nes dėl draudimo.

Ar vykstate perkraustymus į Rytų Vokietiją (buvę VDR)?

Taip, ten keliai šiek tiek blogesni, bet žmonės – puikūs. Ten tikrai reikia labiau tikrinti vietinius maršrutus, nes ten gali būti darbo vietų, kurių nėra žemėlapyje.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes išsiunčiame rezervinę mašiną arba perkrauname į kitą. Tai gali užtrukti 12-24 valandas. Tokiu atveju mes pradedame dirbti naktį, kad pavėluotume kuo mažiau.

Kaip apmokami laukimo laikai?

Pirmąją valandą dažnai pamečiu (kaip dovaną), toliau – mokama pagal tarifą. Jei jūs vėlate, nes raktų nebuvo, tai laikomas jūsų laiku.

Ar reikia gerti kavą su vokiškuoju partneriu?

Nebūtina, bet padeda. Vokiškas „Kaffee und Kuchen“ ritualas gali suminkštinti griežtą sandėlio prižiūrėtoją, kuris neleis jums užimti geriausios vietos prie rampy.

Ar turite patirties su gamyklų perkraustymu?

Taip, tai sudėtingiausia. Ten ne tik baldai, bet ir staklės, linijos, vamzdžiai. Reikia inžinieriaus brėžinių. Perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai šiuo atveju reiškia išjungti gamyklą sekmadienį ir įjungti kitą sekmadienį. Tarp tų dienų dirbame be miego.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutine minutę?

Patikrinkite, ar nėra palikta kokių nors svarbių dalykų seifų ar saugyklose. Ir padėkite vairuotojui gerti vandens. Jie taip pat žmonės, o ne robotai.

Išvada

Viskas su šia perkraustymo logistika verslui iš Vokietijos efektyviai atrodo sudėtinga tik tol, kol bandote tai daryti patys be pagalbos. Profesionalai žino, kur yra kelių darbai, kiek laiko užtrunka išmontuoti paslėptas spinteles ir kaip užkalbėti griežtą vokiškąjį sargą. Geriausias patarimas, kurį galiu duoti po 20 metų – nedarykite prielaidų, kad viskas vyks „kaip nors“. Susitarkite, užsirašykite ir pasitikėkite savo logistika, tada ir verslas nenukentės. Sėkmės kelyje.