Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais: kas čia vyksta iš tiesų

Dirbu šitoje srityje jau beveik kokius dvidešimt penkerius metus ir, galvoju, mažai ką pamiršau, nors dėl senumo kartais pradedu abejoti, kur mane beveik prirėžė prie sienos. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais – tai toks dalykas, kuris skamba paprastai, tačiau realybėje dažnai paverčia vadybininkų gyvenimą pradu. Žmonės mano, kad tai tiesiog įkelk dėžę į mikroautobusą ir važiuok, bet kai kalbame apie ofisus, čia viskas kur kas sudėtingiau. Čia ne tik baldai, čia serveriai, slapti dokumentai, o dar ir tų vokiškų pareigūnų reikalavimai, kurie kartais būna absurdiški. Štai kodėl verti žinoti keletą dalykų prieš pasirašant bet kokius dokumentus.

Kainos ir piniginiai klausimai, kuriuos visi bijo

Kaip apskaičiuojamas biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais?

Žodis „sutartinė“ čia yra raktas, nes niekas negali jums pasakyti kainos iš karto, nepamatęs, ką reikia vežti. Paprastai darome apžiūrą, tenka lipti į aukštus, matuoti laiptus, nes jei ten neįvežia liftu, reikės keltis rankomis, o tai papildomai kainuoja. Viskas priklauso nuo tūrio kvadratiniais metrais, o ne nuo svorio, nebątinai vežate smėlį. Taip pat įeina kuro mokesčiai, mokesčiai už kelius Vokietijoje ir rankų darbas abiapus. Jei kas nors pasako kainą telefono viduryje be išankstinio vaizdo – bėkite nuo jo.

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustyti mažą ofisą į Miunsterį ar Berlyną?

Sunku pasakyti vienu žodžiu, bet mažam ofisui, tarkime, 3-4 darbo vietoms, su visa įranga, tai gali siekti nuo 1,2 tūkst. iki 2 tūkst. eurų, priklausomai nuo_to, kur tiksliai Vokietijoje reikia važiuoti. Berlynas brangnesnis dėl stochos ir kontribucijos (ar kaip ten tos ekologinės zonas vadinamos), o kaimo vietovėse pigiau. Dar pridėkite pakuotės medžiagas – tai nėra įskaičiuota, jei nenupirksite mūsų „viskas įskaičiuota“ paketo. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad pakuosime jo daiktus į senas degtukų dėžutes, bet taip nebuvo.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ir jos nepakeisti?

Galima, ir netgi reikia gautą, nebandykite sutaupyti ties čia. Fiksuota kaina apima viską: pakavimą, krovimą, vežimą, iškrovimą. Jei mes ten pat prarandame raktą ar prasimušame lentyną, mūsų problemos, ne jūsų. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais užtikrina, kad jums nereikėtų gyventi su stresu dėl galimo brangumo padidėjimo. Žinoma, jei patys nuspręsite papildomai pridėti dvidešimt dėžių, kurias nurodėte planuojanys nevezti, ką galiu padaryti? Teks papildomai mokėti.

Kas daro įtakai galutinei kainai?

Vietos mieste gilio labai. Ką daryti, jei vokiečių pusėje reikia leidimo užsukti į pėsčiųjų zoną? Tai kainuoja pinigus ir nervus. Taip pat, jei ofisas yra penktame aukšte be lifto (taip, patiko ir tokių atvejų!), tai kainą keliamos į dangų. Dar svarbu, ar reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus – tai papildomai valandinis darbas. Ir žinoma, mokesčiai už užterštą orą zonose.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Manau, kad ne, bet klientai dažnai pasirenka mažiausią skaičių excel lentelėje. Tada gauname tas situacijas, kai atvažiuoja „vazonai“ senais „Volkswagen“ furgonais su prakiusiomis padangomis ir sako, kad jie neįsigijo draudimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais turi būti užtikrintas solidžia kompanija, kitaip rizikuojate likti be serverių ir dokumentų pusiaukelėje. Pigiai pasidarys brangiai.

Ką daryti, jei biure turiu seifą?

Seifai... tai mano mėgstamiausia (juokauju). Jei seifas nėra tuščias, jo negalima neišvežti be spec. leidimo, jei svoris viršija tam tikrą ribą – paprastai tą įrašą turi techniniuose duomenyse. Teks tikrinti svarstykles. Tuščias seifas – nė problema, užkelsime. Užpildytas? Gali reikėti specialios technikos arba žinoti, kas viduje yra. Vieną kartą teko važiuoti į Miuncheną, o klientas „užmiršo“ pasakyti, kad seife yra 200 kg monetų.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinė civilinė atsakomybės draudimas, bet jis labai mažas – apie 10 eurų už kg arba kažkas panašaus. Teks pasirašyti CMR draudimo polisą, kuris apsaugos jūsų turtą pilnai. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be diržų. Gali ir nueiti, bet jei kas nutinka – prarandate viską.

Terminai, planavimas ir vėlavimai

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti kelionę?

Idealiu atveju – mėnesį arba bent dvi savaites. Reikia užsirezervuoti vietą, jei važiuojame daliniu krovininiu, arba paskirti vairuotoją. Klientai dažnai skambina pirmadienį ir klauso „ar galit penktadienį？“ (t.y. ar galite penktadienį). Neįmanoma. Logistika neveikia taip greitai, ypač kai reikia gauti leidimus išleistus į užsienio šalis tą pačią dieną.

Ar terminai yra garantuoti raštu?

Taip, rašome sutartyje. Aišku, yra force majeure – uraganai, liūtys, ar kai vokiečiai uždaro kelius dėl protestų (kas, tiesą sakant, tenka dažnai). Bet įprastai biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais yra vykdomas taip, kaip promise. Jei mes vėluojame be priežasties, mokame baudą, dažniausiai - dalį sumos. Tokios sąlygos.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa pasienio punkte?

Pasieniečiai kartais būna... įdomūs. Paskutinį kartą, kai vežėme dideles biurines lentynas, mums kelią užkirto kelias, nes prieš tai važiavęs vairuotojas buvo „juodame sąraše“. Teko laukti 6 valandas. Tokiu atveju terminas pasislenka, bet mes apie tai pranešame ir pakeičiamą planą. Klientams tai nepatinka, bet mes negalime pasieniečių nuleisti.

Ar įmanoma atvežti daiktus per savaitgalį?

Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai (Fahrverbot), ypač sekmadieniais ir švenčių dienomis. Niekas neleis jums iškrauti krovinio prieš ofisą Berlyne sekmadienį ryte, nebent jūs mokate už ypatingą leidimą, kuris kainuoja kaip nupirkti naują mikroautobusą. Geriau planuokite atvykti penktadienį arba pirmadienio rytą. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais neapsiriboja mūsų noru, čia dar ir teisės aktai.

Kokiu greičiu dažniausiai vykstate?

Krovininiai automobiliai važiuoja 80-90 km/h greičiu. Atstumas Vilnius - Berlynas yra apie 1000 km. Reiškia, važiavimas viena kryptis truks apie 12-14 valandų be poilsio. Jei reikia nuvežti ir sugrįžti, tai dviem dienoms nebelanko laiko. Todėl terminalai ir terminai – sudėtinga geometrija.

Ar galima sujungti kelis ofisus vienoje kelionėje?

Galima, jei telpa. Bet kiekviena nauja sustojimo vieta – tai valandas ar du praleisti ant pakrovimo/iškrovimo. Jei turite ofisą Kaune, dar vieną Klaipėdoje, o reikia vežti į Hamburgą, tai reikės labai gero plano. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais leidžia apibrėžti kiekvieną šią sustojimo vietą sutartyje, kad nebūtų nenumatytų uždelsimų.

Kas daryti, jei ofisas Vokietijoje dar nepasiruošęs priimti krovinį?

Tai problema, kurios aš bijočiausia. Vairuotojas atvažiuoja, o ten dirba statybininkai, nėra net elektros, arba, blogiausia, raktų nėra. Tada laukimas mokamas pagal valandinį tarifą, dažniausiai 50-60 eurų per valandą. Mes stengiamės pasikalbėti su jais iš anksto, patikrinti adresus, bet kartais vadybininkai tenka skambinti ir šaukti į telefonus, kad kas nors atvyktų atidaryti duris.

Pasiruošimas ir pakavimas – ne taip paprasta kaip atrodo

Ar reikia patiems pakuoti dėžes?

Galite, bet jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais būtų be skausmu, geriau mums pasakyti „darykite viską“. Mes atvežiame dėžes, burbuliukus, lipdukus. Žmonėms dažnai pasirodo, kad jie sugeba pakuoti, bet tada pastebime, kad stiklinės lentynos sudėtos į tas pačias dėžes kaip ir sunkūs dokumentų сейфai (t.y. rakinamai dėžės), ir viskas susmulkinėja.

Kaip reikia pažymėti dėžes?

Svarbiausia rašyti ne tik „Kriauklė“ ar „Monitoriai“, bet ir kam priklauso. Tarkime, „Skyrius A“, „Vadyba“. Vokietijoje, kai atvykstate, pradeda dėžės nešti iš karto į atitinkamas patalpas. Jei pažymėjimas blogas – gausite chaosą. Paimkite spalvotus lipdukus, tai labai padeda atskirti skyrius.

Ką daryti su IT įranga ir serveriais?

IT įranga yra jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo), surinkti į originalią pakuotę arba specialią krepšį. Jeigu netinkamai išjungsite, duomenys gali prapulti (t.y. dingti). Aš ne IT specialistas, bet žinau, kad ten reikia ramios rankos. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais visada įtraukia papildomą atsakomybę už brangų techniką.

Ar galima vežti augalus į darbovietę?

Galima, bet augalai dažnai neprigysta šaltoje vagoje per žiemą, o juos tikrina fitosanitarinių tarnybų. Jei augalas retas arba didelis, gali reikėti sertifikato. Paprastas fikusas su kamera tereikės pasidžiaugti, kad nenušalo. Ką daryti, jei vokiečiai pasienyje uždraus įvežti žolę? Geriau palikti namie arba pasiduoti draugams.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Įrašome juos į „Svarbi“ dėžes, užseguojame ir įrašome numerį. Tokias dėžes mes nevežiame atvirame furgone, jei ten yra kritinės informacijos – galime užrakinti mažesnį sekciją arba vežti kelyje prie vairuotojo. Niekada negali būti, kad dokumentai nukryps į kito kliento likučius.

Ar pagalbos reikia daugiau nei vienam vyrui?

Priklauso nuo aukšto ir svorio. Standartas – du vyrai vairuotojo kabinoje. Bet jei turite sunkų seifą arba didelę konferencijos stovą, reikės trečiojo vyrio Vietojje (vietoj to, kad tik du). Reikia tuo pasirūpinti iš anksto, nes trečias vyras kelio metu nebegali atsirasti iš oro.

Specifika Vokietijos rinkoje

Ar sunku rasti vietą iškrovimai Vokietijos miestuose?

Labai sunka. Miuncheno, Hamelno, Stutgarto centruose apsiperkimo zonos. Reikia turėti leidimą „Lieferverkehr“, kur leidžiama stovėti 30 minučių. Be to, gatvės siauros, automobiliai statomi ant šaligatvio. Kartais teka statyti „nelegaliai“ penkias minutes, kol vairuotojas bėga į pastatą su dokumentais. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais apima ir šio tipo iššūkius.

Kokie mokesčiai taikomi už kelių naudojimą?

Vokietijoje nėra mokesčio už važiavimą keliais (vignette) kaip Lietuvoje, tačiau yra kelių mokesčiai sunkiesiems krovininiams automobiliams (MAUT). Tai įskaičiuota į mūsų prognozuojamą kainą. taip pat, važiuojant per ekologines zona (Umweltzone) reikia, kad automobilis būtų įrašytas į žaliąją sąrašą (Euro 6). Mūsų parkas toks, tad problemų neturėtų būti.

Kaip su vokiečių kalba ir komunikacija?

Vairuotojai dažniausiai moka angliškai, šiek tiek vokiškai (pagrindinius žodžius), bet sunkias derybas vedą dispečeriai arba vadybininkai. Jei ofise niekas nemoka vokiškai, gali kilti nesusipratimų dėl to, kur pastatyti dėžę. Gerai, jei yra atstovas vienoje iš pusių, kalbantis bent truputi.

Ar dažnai pasitaiko problemų su vietinėmis tarnybomis?

Nebent pažeidžiate eismo taisykles. Vieni vairuotojai pamiršo įjungti mokesčio MAUT duomenų kaupiklį (toll collect) ir gavo baudą. Tai ne jūsų problema, jei įmonė tvarkinga. Mes apmokame baudas, jei jos kaltė mūsų. Bet jei jūsų vadybininkas prirašo neteisingą vietą, tai gali būti problema.

Ar reikia deklaruoti daiktus muitinei?

Tarp ES šalių (Lietuva ir Vokietija) nėra muitų kontrolės sienose. Taigi, ne. Tačiau gali būti kontrolės pačioje Vokietijoje arba Lietuvoje, jei įtariama kontrabanda. Biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais yra legalus vežimas tarp šalių narių, taigi tiesiog reikia turėti važiavimo lapus (CMR) ir sąrašą, kas yra viduje.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate užregistruotas PVM mokėtojas ir tai yra prekių perkėlimas tarp ES šalių, taikoma PVM 0% sąskaita (tarnybas galima taikyti atsiskaitomuoju pagrindu). Mums svarbu, kad pateiktumėte savo PVM kodą. Be jo, teks taikyti Lietuvos PVM (21 %), kas nėra labai malonu jūsų buhalterijai.

Eiliniai dalykai ir problemos (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Atsitiko kartai, važiavome per Hanoverą, ir pro lango atsitiko akmuo iš sunkvežimio, kuris važiavo priekyje... sugado stiklas. Vairuotojas sustojo, paskambino mum, mes paskambino draudžiotojui ir stiklą pakeitė prieš pat Berlyną. Klientas net nebuvo pajutęs. Tokios situacijos įprastos, svarbu tik kad draudimas veiktų.

Ar galima susitikti iš anksto su vairuotoju?

Dažniausiai jo pavardės ir telefono sužinoti tik dieną prieš važiavimą. Grafikai keičiasi kas valandą. Bet jei jums labai svarbu susipažinti, galime paprašyti, kad jis paskambintų kelias valandas iki atvykimo. Nereikia kepti jam kiaušininius, tiesiog parodykite, kur statyti dėžes.

Ką daryti, jei biure yra pavojingų atliekų?

Ne, tos mes neveršiame. Senų rašalų kasetės, senos baterijos tai turi būti išvežamos atskirai pagal atliekų tvarkymo taisykles. Vokietijai labai griežtos aplinkos apsaugos taisyklės. Už gąsdinusius vokiečius atliekų gausite didelę baudą, mes nedalyvaujame tokiuose reikaluose.

Ar duodate garantiją už daiktų būklę?

Duodame CMR garantiją pagal tartąųjį vežimo sąlyngą, bet tik tada, jei pažymite trūkumą iškart, kai dėžė nuimama nuo automobilio. Jei parodžius po savaitės, kad sustojo monitorius, mes negalime pasakyti, ar tai nebuvo numestas tą savaitę.

Kaip elgtis su didele technika, pvz., spausdintuvais?

Spausdintuvai turi „spausdinimo galvutes“, kurios būna labai jautrios. Geriausia juos užfiksuoti specialiomis juostomis, kad jos neiššoktų transportavimo metu. Jeigu jums brangu tas spausdintuvas, tai geriau pasidarykite draudimo.

Ar galima pasilikti daiktų sandėlyje pas juos kelias dienas?

Galima taip padaryti tarpinėje stotelėje, tai kainuoja, bet kartais būna, kad ofisas dar nebaigtas remontuoti. Tokiu atveju biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais leidžia „ušalti“ krovinį mūsų sandėlyje Vilniuje arba paskelbtąje vietoje Vokietijoje (jei turime partnerių). Tai sutaupo nervus.

Ar dažnai keičiate grafikus vėlai?

Stengiamės nekeisti. Gyvenimas – tai ne idealus grafikas. Kartais ateina didelis užsakymas iš didelės korporacijos ir mes esame priversti nustumti mažus ofisus diena ar dvi atgal. Tada skambinam prašyti atleidimo. Klientai supranta, jei mes sąžiningi.

Koks patarimas jums, kaip veteranas?

Nebandykite sutaupyti ant pakavimo medžiagų. Pirkite geras dėžes, juos užriškite lipdukus, o ne tiesiog suklijuokite dviem juostelėmis. Ir labiausiai – nebijokite klaustykite. Geriau duokite penkis kartus paprašyti, nei vieną kartą pamesti.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją sutartomis kainomis ir terminais nėra mokslo sritis, tai tiesiog geras planavimas ir patirtis. Nors aš išmokau beveik viską, ką gali sužinoti šioje srityje, visada pasitaiko kažkas naujo – nutrūkęs liftas, užšalęs variklis ar prarastas raktas. Svarbiausia yra pasitikėjimas tarp jūsų ir pervežėjo. Jei sutartyje viskas parašyta aiškiai, jokie vokiški posūniai ar lietuviai lietūs nebegąsdins. Pasiruoškite tinkamai, pasidalykite rūpesčiais ir viskas vyks sklandžiai, bent jau taip sakau tikiuosi.