Patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją: kas iš tikrųjų svarbu?

Gyvenu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog daiktų įkėlimas į mašiną. Vokietija yra kita lyga, ten tvarka ir reikalavimai didesni, o klaidos kainuoja brangiai. Dažnai klientai ieško tik pigiausio pasiūlymo, tačiau pamiršta, kad patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją yra tas pagrindas, kuris apsaugo jūsų verslą nuo nuostolių. Esu matęs viską: nuo sulūžusių serverių iki dingusių konteinerių kelio viduryje. Čia nekalbu apie akademines teorijas, o apie tai, kas vyksta realybėje, kai vairuotojas pavargęs, o klientas reikalauja viską turėti „vakar“. Todėl svarbu suprasti mechanizmą ir pasiruošti iš anksto.

Kaip išsirinkti normalią firmą ir nenuvilioti

Ką tikrinti renkantis pervežėju, kad būtų užtikrintas patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją?

Tiesiog pažiūrėkite į jų vairuotojus. Jeigu atvažiuoja senas „Scania“ su dužtančiu buferiu ir vairuotojas atrodo, kad nemiegojo tris paras – bėkite. Patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją prasideda nuo technikos ir žmonių. Reikia aiškios sutarties, kurioje parašyta, kas atsitinka, jei stalas sulūžta arba pasiduoda dūmų. Ne tik CMR draudimas, kuris padengia vos keletą eurų už kilogramą, o tikras draudimas. Žiūrėkite atsiliepimus, bet ne tąs, kurie įkelti pačių firmų svetainėse, o ieskokite forumuose.

Ar verta rinktis didelias tarptautines korporacijas ar mažesnes lietuviškas komandas?

Didelės firmos dažnai yra lėtos ir biurokratinės. Užsakovs gali praeiti savaitę, kol jam atsakys į el. laišką dėl papildomos dėžės. Mažesnės komandos, kurios dirba „šeimų“ principu, dažniauiai pasižymi greitesniu reakcijumu ir didesniu atsakingumu. Žinoma, rizika yra visada, bet dažnai mažas vežėjas tiesiogiau bijo prarasti vardą. Esu matęs, kaip gigantai sukelia chaosą, nes vadybininkas vienoje šalyje nemato ką daro vairuotojas kitoje.

Kodėl kaina gali skirtis dvigubai tarp skirtingų pasiūlymų?

Nes kaina – tai ne viskas. Vienas pasiūlymas gali būti be pakavimo medžiagų, be kėlimo ir be iškrovimo Vokietijoje. Tau atvažiuoja, numeta krūvą prie kiemo vartų ir važiuoja gerti kavos. Tas patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją turi savo kainą. Ką reikia: kelti į trečią aukštą be lifto? Reikės keltėjų. Reikės specialių dėžių kompiuteriams? Viskis kainuoja. Pigiausias pasiūlymas dažniausiai pasidaro brangiausias išlaidų dėka.

Ar reikia vizito prieš perkraustymą (survey)?

Be abejo. Jeigu kasis sako, kad gali įvertinti atstumu be vaizdo įrašo ar vizito – jis meluoja. Biuruose yra daug neįprastų daiktų: dideli serveriniai spintos, safai, vitrinos. Vizitas padeda išvengti situacijos, kai atvažiuoja mašina, per maža, kad pritemptume visą baldus. Vokietijoje su siauromis gatvelėmis be matmens neįsivaizduoji, kaip įvažiuosi. Taip, vizitas kainuoja, bet tai taupo nervus dieną perkraustant.

Kokius dokumentus būtina patikrinti prieš pasirašant sutartį?

Sutartis turi būti aiški. Jeigu ten parašyta „apie“ arba „maždaug“, tai blogas ženklas. Turėtumėte matyti pradžios ir pabaigos laiką, atsakingų asmenų kontaktus, draudimo poliso numerį. Patikrinkite, ar įmonė turi leidimą užsiimti tarptautiniais pervežimais (Euro licencija). Be šių dokumentų, patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją yra pavojingai abejotinas. Jei sulaiko muitinė, o tu neturi teisių – biuro technika gali gulėti pasienyje savaitę.

Ar garantas (bailment) užtikrina, kad man grąžins pinigus, jei kas nors nutiks?

Garantas nėra stebuklas. Tai užstatas, bet jis dažniausiai nedengia visos vertės. Jeigu vežėjas sulaužo brangų serverį vertą 10 tūkst. eurų, o garantas yra 1 tūkst. eurų... tuoj suprasi, kur tu esi. Geriausia gerti iš vežėjo raštišką draudimo liejantį visą krovinio vertę. Patirkau kartą, kai klientas tikėjosi garantu, o pasirodo, jis nebegaliojo seno sutarties sąlygų.

Kaip sužinoti, ar firma nėra „kiemo“ pervežėjas be patirties?

Užduok klausimų apie Vokietijos muitines arba apie „Umweltplakette“ (ekologinę kortelę). Jeigu vadybininkas pradeda vartyti akis ir klausinėti „ką tai per daiktas“ – iešk kitų. Patikimas pervežėjas turi žinoti specifinius reikalavimus, pvz., kad Miuncheno centre sunkvežimiams reikia specialių leidimų. Patirtis čia nepakeičiama.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar reikia deklaruoti biuro techniką važiuojant į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, muitinės procedūros yra supaprastintos (vidinė prekyba), tačiau tai nereiškia, kad važiuoji „kaip tuščia“. Turi būti tikslus inventorius su serijiniais numeriais. Ypač jei tai ne tik jūsų, o išsinuomotos technikos. Muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai ne vagystės objektai. Patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją priklauso ir nuo to, kiek tvarkingai turi dokumentus. Jeigu nežinai, ką daryti – klausk buhalterio.

Ką daryti, jei biure yra alkoholiniai gėrimai (reikmenų saugykloje)?

Tai gana dažna situacija. Reikia tai aiškiai pažymėti inventoriaus sąraše, kadangi alkoholis yra akcizuotas produktas. Jeigu vairuotojas ap tai nežinos ir susidurs su kontrolės, gali būti baudos. Geriausia tą skrynią išskirti ir padėti taip, kad būtų lengvai pasiekiama patikrai. Nekelkite to tarp įprastų dėžių su popieriumi.

Ar turi būti pateiktas Ex1 ar T dokumentas?

Nereikia, jei tai yra galutinis perkraustymas ir turtas pereina į kitos ES šalies įmonės nuosavybę. Tačiau jei tai laikinas importas (pvz., parodai arba ilgalaikė nuoma), tuomet gali prireikti TIR arba specifinių muitinės dokumentų. Esu matęs, kai firmoms teikdavo nereikalingus dokumentus ir mokėdami brokeriams už tuščius popierius. Čia labai svarbu neiškraustyti galvos.

Ar rizikuojant, kad technika bus užšaldyta žiemą kelyje?

Standartinės tentinės mašinos nešildo. Jeigu vaziuoji žiemą ir turi jautrių elektronikos dalių, reikia įsitikinti, ar mašina yra izoliuota, ar reikia specialių padėklų su šildymu. Vokietijoje žiemos metu kelyje gali būti -10 laipsnių, o tavo LCD monitoriai gali neatsilaikyti. Nereikėtų tai ignoruoti, jeigu nori išlaikyti patikimumą ir saugumą biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją.

Ar reikia TIR karneto?

TIR karnetas reikalingas tik tada, jeigu keliauja per trečiąsias šalis (pvz., per Lenkiją į Vokietiją nereikia, jei tik ES viduje). Jeigu kas bando parduoti tau TIR kaip privalumą kelionei Vilnius-Berlynas, jis bando tau padaryti „vieną papildomą“ pelną. Pinigai šiandien daugiau nei anksčiau (čia išvis kaina šokinėja kaip nori), tai nereikėtų leisti sau išpinigėti.

Kaip teisingai sudaryti inventoriaus sąrašą (packing list)?

Nerašyk „dėžė su daiktais“. Parašyk: „3 dėžės, kiekvienoje po 10 knygų, biuro technika“ arba „2 stalai, 180x80 cm“. Detalizacija išvengia ginčų. Vokietijos pusėje, priimant prekes, jie gali reikalauti pasirašyti, kad viskas atvyko. Jeigu sąraše chaosas – tai ir bus chaosas, o vėliau reikš, kad „dingo“.

Saugumas ir technikos apsauga

Kaip užtikrinti duomenų saugumą pervežiant serverius?

Tai yra kritiškai svarbu. Beje, praeidamas pro vieną didelę IT įmonę, mačiau, kaip jie serverius užsego įprastomis dėžėmis ir juos pririšo juosta. Aš beveik užsidegau. Serveriai turi būti pakraičyti į specialias anti-statinines dėžes, užtikrinant, kad jie nejudės. Geriausia juos išjungti ir pažymėti. Duomenų praradimas gali kainuoti daugiau nei visi baldai kartu sudėjus.

Ar CMR draudimas užtenka biuro technikai?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis dengia tik labai ribotą sumą, paprastai apie 8-10 SDR vienetų už kilogramą. T.y., jeigu turi 500 kg serverio, kuris kainuoja 20 tūkst., o CMR sumokės vos kelis šimtus. Būtina papildomai apdrausti krovinį (All Risk). Nekalbu apie tai, kad patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją be normaliojo draudimo yra fikcija.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba nei lietuviškai, nei angliškai?

Tai reali problema, ypač su kai kuriais Rytų Europos ar Vidurio Azijos vairuotojais. Prieš išvykstant griežtai reikalauk, kad dispečeris pateiktų kontaktą, su kuriuo galėtum susisiekti anglų kalba. Žinok, aš vieną kartą praleidau valandą telefone bandydamas paaiškinti vairuotojui, kad jam reikia pasukti ne į dešinę, o į kairę. Tai sukelia ne tik stresą, bet ir laiko nuostolius.

Ar reikia specialių dėžių (flight cases)?

Brangiems daiktams, vitrinoms, serveriams – taip. Paprastoms spintoms galima pakloti storą putą ir užsepti storplore. Bet tų specialių dėžių nuoma kainuoja. Jeigu turi ką nors vienintelio vertinio – investuok. Aš asmeniškai visada rekomenduoju tai daryti, nes kelyje duobų pilnas (ypač Lenkijoje, o ir Vokietijoje vietomis nėra idealu).

Kaip užtikrinti, kad baldai neatsidurs kieme be priežiūros?

Sutartyje turi būti įrašyta, kad krovinys iškraunamas tik tada, kai atsiskuba atsakingas asmuo. Jeigu vairuotojas iškrauna viską į kiemą ir važiuoja pietų, o tada pradeda lyti – kas atsakingas? Reikalauk, kad būtų numatyta laiko „langa“, kada jis turi atvykti, ir užtikrink, kad kas nors laukia.

Ar saugu kelti biurą lietui ar sniegui?

Galima, bet reikia ypatingos apsaugos. Visos dėžės turi būti uždengtos neperšlampama plėvele, o padėklai turi būti užklijuoti. Vokietijoj oras gali pasikeisti per 10 minučių. Nenorėtum gauti drėgnų dokumentų ir supuvusių baldų. Čia tas atvejis, kai taupymas ant plėvelės gali atsižloti tūkstančiais.

Ar reikia sekti mašiną GPS būdu?

Absoliučiai taip. Dabar beveik visos firmos turi GPS sekimą. Leisk tau prisijungti prie sistemos, kad matytum, kur yra turtas. Tai ramina nervus. Gali būti, kad mašina stovi kažkur prieavinėje parduotuvėje arba įstrigo spūstyje prie Hanoverio.

Eiga, kaina ir problemos

Kiek laiko trunka perkraustymas į Berlyną ar Miuncheną?

Įprastai tai diena-dvi važiavimo + iškrovimas. Tačiau neįsivaizduok, kad išryte išsiveži, o vakare jau dirbi naujame biure. Reikia laiko pakavimui (paprastai 1-2 dienos). Patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją reikalauja laiko. Skubėjimas dažniausiai baigiasi sudaužytais kampais ir prarastomis detalėmis. Geriau planuoti savaitę atsargas (arba bent 3-4 dienas neveiklos).

Kodėl reikia mokėti už keltėjus Vokietijoje (movers)?

Nes lietuviškas vairuotojas negali dirbti Vokietijoje fizinio darbo be leidimo (išskyrus tam tikras išimtis, bet tai rizikuota). Jeigu jį sugauna „Gewerbeaufsicht“ (darbo inspekcija) kaip jį nešančią spintą, gausi didelę baudą, o mašina gali būti sustabdyta. Todėl reikia vietinių keltėjų arba specialių komandų, kurios turi teisę dirbti ten. Tai brangu, tačiau privaloma.

Ar galiu sutaupyti ir patiems padėti dėžėse?

Galima, tačiau tada turi aiškiai parašyti savivalio (FCL - full container load), kad pervežėjas neatsakingas už dėžių turinį. Jeigu užsirasi dėžės „dužtas knygos“, o viduje bus sūduoti indai, ir suges – draudikis nemokės. Geriau leisti profesonolams supakuoti bent jau jautrius daiktus.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos Vokietijoje dar nebaigtos?

Tai klasika. „Vakar darželiuose, o šiandinae – partija“ (žiūrėk, kaip aš įsivaizduoju tuos statybininkus). Jeigu patalpos nebaigtos, reikia derėtis su pervežėju dėl sandėliavimo. Gali būti, kad reikės iškrauti mašiną į tarpinį sandėlį prie Berlyno, o paskui vėl vežti į miestą. Tai papildomi pinigai, kurie nežymi pradžioje.

Ar yra kokia nors „užlaidų“ schema, apie ką negalima žinoti?

Žinok, kai kurios firmos moka už klientų paiešką (leads). Tačiau aš kalbu apie tai, kad Vokietijoje gali būti mokesčių už įvažiavimą į miesto centrą (Low Emission Zone), už iškrovimo leidimus gatvėje. Jeigu tavo vairuotojas juos nepirks, baudas gausi tu. Užtikrintas patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją reiškia, kad visi mokesčiai (mokesčiai už šiukšles, už pelenus) yra iš anksto apskaičiuoti.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai situacija su kuria susiduriama kasmet. Turi būti planas B. Ar pervežėjas turi kitą mašiną, kuri galėtų nuimti krovinį? Ar gali išsinuomoti priekabą vietiniame servise? Būtinai klausk apie tai prieš pasirašant sutartį. Ne visi turi techninį pagalbą užsienyje.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet labai padeda. Vairuotojas, kuris gero kavos ir šiltų žodžių, gali padėti nešti dėžes virš savo pareigų (jeigu leidžia įstatymai). Tai tas smulkus „žmogiškas faktorius“, kuris padeda užtikrinti, kad turtas atvyktas sveikas.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne į kainą, o į savo ramybę. Perkraustant biurą į Vokietiją, rizikos yra didelės, todėl būtina atidžiai pasirinkti partnerį. Patikimumas ir saugumas biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją nėra tuščiai frazės iš brošiūros, tai kasdienis darbas, tvarka ir sąžiningumas. Nebijokite klausti klausimų, reikalaukite dokumentų ir tikrinkite vairuotojus. Gerai suplanavę ir pasirinkę patikimus žmones, išvengsite nemažai nemalonumų ir savo verslą perkelsite be didesnių traumų. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, Jūsų perkraustymas praės sklandžiau negu daželis, kuriuos esu matęs savo laiku.