Patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją: Praktinis patarimas iš vidaus

Sveiki, pagaliau susirinkau parašyti tai, kas dažnai užknisa ir mus, ir klientus. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo pražūtingai supakuotų kompiuterių iki sunkvežimių, užstrigusių Vokietijos magistralėse be padangų. Kalbėsime apie patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją, bet ne kaip mokomsliniai vadovai, o kaip būna realiame gyvenime. Vokietija nėra Marsas, ten tiesiog labai griežti eismo taisyklės ir muitinė, gali užkabinti už smulkmenų, apie kurias net nežinojote, kad egzistuoja. Nuo pat pakavimo iki pat iškrovimo Miunchene ar Hamburge – viskas turi būti subalansuota. Jei norite išvengti nervingų skambučių apie dingusias dėžes, geriau susikrauti kantrybės ir pasiklausyti to, kas rašoma toliau.

Įrankiai ir dėžės (kurios visada pasibaigia ne tuo metu)

Ar tikrai reikalingos specialios biuro dėžės su dangteliais?

Absoliučiai taip. Žinuo, kainos gana nepagerėjo, bet paprastos " prekybos centrų " dėžės išsilies, kai jose bus įpilti dokumentai. Buve atveju, kai klientas norėjo taupyti ir rinkom per mažas dėžutes – rezultatas buvo siaubingas, viskas iškrito pakrovimo metu. Patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją prasideda nuo pat kietos dangos ir sienelių. Specialios dėžės turi atlaikyti svorį viena ant kitos, o tai yra būtina, kai sunkvežimis važiuoja 120 km/h valtobraukiais. Nenaudokite senų dėžių, nebent norite, kad jūsų personalas rinktų lapus po vieną.

Kuo supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai yra mano nuomone, svarbiausia dalis. Neklauskite vairuotojo (jis nebūtinai susigaudys), paklauskite IT žmogaus arba mus. Serveriai turi būti išjungti (aišku) ir uždaryti į originalias transporto dėžes, jei jos likusios. Jei ne – naudojame burbuliukų plėvelę ir putas. Buvo situacija, kai viena firma padavė kompiuterius į maišus... ne klijais, o tiesiog į maišus. Vokietijoje iškratant tie monitoriai atrodė kaip bulvės. Saugumo metodai čia neabejingi – vibracija kelionės metu gali nugriauti kietąjį diską. Užklokite ant viršaus storą antklodę (užpildą).

Ar verta pirkti brangią klijų juostą?

Gerokiau nusipirktite gerą, vadinamąją "pakavimo" juostą, nei tuos plonus variantus, kuriais dažnai klijuoja dovanas (čia aš šiek tiek pabijau, kad klijuoja blogai). Kelionė į Vokietiją trunka daugiau nei vieną dieną, o svyruoja temperatūra. Jei dėžės atsiklijuos privažiavus prie Hamburgo – bus daug juoko, bet tik mums, o ne jums. Gera juosta laiko tvirtai, net jei dėžėje yra knygų svoris. Netaupykite ant šio detalo, nes klimatas keičiasi ir silpnas klijas atsileidžia (ypač jei lietus).

Kaip pasirašyti ant dėžių, kad nesimestų?

Nerašykite tiesiog "biuro reikmenys". Parašykite kambario pavadinimą, pvz., "Buhalterija" ar "Vadyba". Dar geriau, jei galite užrašyti numeriuos. Galvojau, kad tai paprasta, bet kiekvieną kartą tenka viziją taisyt. Kai atvykstate į naują biurą Vokietijoje, laikas pinigas, o traukyti kiekvieną dėžę, kad pamatytum, kas viduje, tai kvaila užduotis. Naudojame spalvotas etiketes – tai pagreitina iškrovą dvigubai, o vairuotojas nepyksta, kad jam tenka laukti.

Ką daryti su didele biblioteka ar dokumentais?

Dokumentus verčiau supakuoti į mažesnes dėžutes. Tikrai kartą bandėme įkrauti dideles dėžes pilnas lapų – jas neįmanoma pakelti vienam žmogui. Patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją numato, kad darbuotojas nesusižaloja nugaros. Jei dokumentų yra tikrai daug (tūkstančiai arklių), reikia specialių konteinerių ant ratukų. Taip pat saugokit nuo drėgmės – jei dėžė stovi ant grindinės krovininėje, o užtenka lietaus, popierius sugers vandenį ir taps nebevertas.

Ar reikia išardybius biuro baldus?

Lentynos ir staliniai darbo vietai – be abejo. Taip pat nereikia būtiGenijumi, kad suprastum – dideli blokai neužlips pro lifto angas. Vokietijose seni pastatai dažnai turi siaurus liftus arba laiptus neišorėje. Išardome viską, kas gali būti išardyta. Varžtus dedame į pažymėtas maišelių (tarkim, maišelis "Stalas Nr. 4"), ir pritvirtiname juos prie to paties baldo. Niekada nemečiau į vieną bendrą krepšį, tada tas chaosas išsivysto, kai surinkinėjat. Pasitikėkite manimi, nesėkmę išgyventi nėra smagu.

Kelionės ypatumai ir Vokietijos keliai

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur keliaujate – į Berlyną, Miuncheną ar dar kur į šiaurę. Paprastai tai yra 18-24 valandos vairavimo su poilsiais, bet su krovininiu sunkvežimiu viskas kitaip. Negalima važiuoti kaip asmeniniu automobiliu. Mes dažnai važiuojame per dvi dienas, praleisdami naktilį poilsio aikštelėje. Neskubėkite, skubėjimas - tai dažniausia klaida, sukelianti avarijas arba gėdingas situacijas kelyje.

Ar vairuotojas turi mokėti vokiškai?

Būtų labai gerai, tačiau nebūtina mokėti perfectly. Mūsų vairuotojai dažniausiai supranta pagrindinius žodžius, tokius kaip "Maut" (mokamas kelias) ar "Ausfahrt" (išvažiavimas). Tačiau jei įvykia incidentas arba sustoja policija, reikia žmogaus, kuris gali paaiškinti situaciją. Kartais tiesiog skambinu iš Lietuvos ir verčiu, jei vairuotojas pasimetęs. Tai užtikrina, kad patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai nešė sėkmę, o ne baudas.

Ką daryti su "Umweltplakette" (ekologinėmis kortelėmis)?

Tai būtina daugelyje Vokietijos miestų, jeigu norite važiuoti į centrus. Užsirašykite iš anksto. Jeigu nėra kortelės, gausite baudą, o mūsų sunkvežimis negalės privažiuoti prie biuro durų, kurias reikia iškrauti. Turėjau atvejį, kai teko krauti daiktus į mažesnę sunkvežimį (tiek laiko prarasta), nes pagrindinis nebuvo leidžiamas į žaląją zoną. Tai kainuoja pinigus ir nervus. Užsirašykite tinkamą kortelę (dažniausiai žalia).

Ar saugu važiuoti sunkvežimiu Vokietijos autostradomis?

Techniškai taip, jei technika tvarkoje. Vokietijai didžiulis greitis svyruoja, tačiau sunkvežimių greitis yra ribojamas (80 km/h daugelyje vietų su ribotuvais). Baisiausia yra ne greitis, o "plėšikų" judėjimas tarp juostų. Mūsų saugumo metodai įtraukia nuolatinį veidrodžių žiūrėjimą ir išankstinių stabdžių naudojimą. Jei variklis nebuvo patikrintas prieš kelionę, gali užsidegti tiesiog kelio viduryje, o tai Vokietijoje kainuoja labai brangiai (pagalba iškviesti – kaip nusipirkti nedidelį automobilį). Tikrai pasitikrinkite prieš išvykstant (aš tai visada primenu).

Kas daryti, jei užstringa sunkvežimis?

Tiesiog skambinkite mums. Mes turime techninę pagalbą partnerių Vokietijoje (tą turtu nuotolinio). Nebrašykite nieko sau, tiesiog laukite. Vokietijos autobilistai yra disciplinuoti, jeigu įjungsite žibintus ir statysite trikampį, visi pravažiuos saugiai. Blogiausia yra bandyti remontuoti pats apšalus, prieš tai sužinoję, kad negalite nuitraukti rato. Pasitikėkite profesionalus (už tai ir mokate). Tikrai nerekomenduoju kelti rankos ant sunkvežimio, jei nesate mechanikas.

Kokiais metais geriausia vykti į Vokietiją su biuru?

Vasara yra "aukso sezonas", todėl kainos aukštesnės ir daugiau kamščių. Ruduo ir pavasaris yra ramiau, tačiau reikia atsižvelgti į orą. Žiema gali būti trapuota su sniegu net kalnuose arba tiesiog šaltukų. Jeigu jums neką, kada išvyksta (pvz., išsinuomojamo sutarties galas), tai klausimas nebeatitinka, bet jeigu galite planuoti, rinkitės vidutinį sezoną. Mažiau rizikuojate užstrigti dėl stipraus rūko, kuris dažnai būna rytą prie Reino upės.

Muitinė ir dokumentai (boring, but important)

Ar reikia deklaruoti biuro techniką muitinei?

Nebaigiant ES (Lietuva taip pat ES), techninis perkėlimas tarp ES šalių yra laisvas. Vokietija yra ES. Taigi, dažniausiai nereikia jokios sudėtingos deklaracijos, neb tai nėra prekyba. Yra svarbu turėti sąskaitas faktūras arba inventoriaus sąrašą, kad jei sustatys policija ar muitinė, galėtumėte įrodyti, kad tai ne pirkdami vėliau parduosite. Tačiau kartais (tai ne visada) gali sustabdyti patikrai. Tad turėkite dokumentus su savimi.

Kokius dokumentus būtina turėti vairuotojui?

TURB važiavimo lapą (CMR), kurį užpildžia mes, ir vairuotojo pažymėjimą. Jei veža ne vairuotojas, o įmonės atstovas, reikia įgaliojimo. Be šių dokumentų jūsų daiktai gali būti sulaikyti patikrinimo metu. Vokietijos pareigūnai mėgsta tvarką. Jei trūksta parašo kur nors, tai gali sukelti problemų. Patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją taip pat apima ir dokumentų tvarkybą – jei viskas parašyta aiškiai, niekas nebesibels ir neleis laukti valandas pasienio posto (kurio teoriškai nebėra, bet kontrolės yra).

Kas nutinka, jei dingsta originalus kompiuterio raktas?

Tai dažna problema. Biure visada pasimeta raktai nuo serverių ar stalų. Naudokite maišelius su užsekamais užtrauktukais, o raktus laikykite kartu (tarkim, vadovo su savimi). Jei raktas dingsta, Vokietijoje rakinėjant sunkvežimį ar sandėlį, gali tekti laužti. Tai papildomi kaštai ir galima baldų pažaida. Geriau pasirūpinkite dviem kopijom vieno rakto (tai mano asmeninis patarimas, nes turiu omeny - jūsų taiklumą).

Ar draustis keliaujant į Vokietiją?

Draudimas yra privalomas mums, bet ar jis užtikrina jūsų daiktus? Turime transporto draudimą (CMR apsauga), bet reikėtų patikrinti ir savo turtą. Pavyzdžiui, jei dėžė sužaloja, o joje brangūs daiktai, be detalaus inventoriaus sąrašo su vertėmis, gali gauti nedaug. Pasirašykite "Privalomojo draudimo" sutartį (galima pas mus). Tai neužkerta kelių visiems nelaimėms, bet padeda atgauti pinigus, jei kažkas sužlugtų važiuojant pro Badeno-Viurtembergo miestelius.

Ką daryti, jei įmonė perkelia dalį technikos, o dalį parduoda?

Tada jau kalbame apie prekybą, o tiksliau apie PVM mokesčius. Reikia deklaruoti, kad kiekvienas daiktas yra "naudojamas turtas". Vokietijos muitininkai yra labai atidūs, jei pastebi, kad vežate 50 vienodų spausdintuvų. Galvojau, kad tokių reikalu nebereikia, bet ne, vis dar reikia. Biuro perkėlimo saugumo metodai čia persikelia į teisinį lygmenį. Geriau iš anksto pasakyti mums, kad parduodate dalį, nei meluoti apie tai, kad tai jūsų "biuro reikmenys".

Ar reikia mokėti už vietą biure prieš išvykimą?

Jeigu kalbame apie "Leergut" (tuščias dėžes), tai vokiškas dalykas, kurį reikia suprasti. Bet jeigu kalbame apie vietą užsienyje, tai priklauso nuo susitarimo. Mes organizuojame vietą (parkavimą) prie pat iškrovimo vietos. Jeigu reikia blokuoti vietą gatvės viduryje Miunchene, tai reikia leidimo iš miesto savivaldybės (Straßenverkehrsbehörde). Mes tai sutvarkome, tai įtraukta į kainą (tikiuosi, nes kartais klientai stebisi, kad kaina didesnė už "tą paprastą vežimą").

Iškrovimas ir pabaigos (kai laukia alus)

Kaip organizuoti iškrovą naujoje vietoje?

Geriausia turėti planą, kur stovės koks stalas. Vokietijai dažnai dirba vokiečių firmos, kurios reikalauja, kad viskas būtų padaryta greitai ir tvarkingai (tarkim, iki 17:00 valandos). Mes iškrauname dėžes į atitinkamas patalpas pagal numerius. Jei planas neatitinka realybės (pvz., langai kitur), tai tenka statyti laikinai, kas sukuria chaosa. Būtinai nuimkite kilimus arba dangas prieš iškrovant, kad nesuteptumėte (jeigu jau įdėjote).

Kas daryti su pakuotės atliekomis po iškrovos?

Didžioji dalis mūsų paslaugų įtraukia pakuotės surinkimą ir išvežimą. Nenaudokite tų dėžių kaip šiukšlių dėžių namuose. Mes susipakuojame visas tuščias dėžes ir vežame jas atgal į Lietuvą arba į specialias perdirbimo vietas Vokietijoje (jeigu už tai moka jums). Tai dalis patikimo biuro perkėlimo saugumo metodų į Vokietiją – nepalikti chaosą už savęs. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl biuro vadovas bus dėkingas už švarų grindų paviršių.

Ar reikėtų pasamdyti vietos firmą padėti su surinkimu?

Galite, tačiau mūsų komanda juos sugeba surinkti patys, jei mes juos išardėme. Jei naudojate savo darbuotojus, tai užkerta kelią klaidoms, nes jie žino, kaip reikia (ką jie buvo dirbę prieš tai). Buvo atveju, kai vokiečių montuotojai bandė surinkti mūsų lentynos ir pabaigė ne taip (vienos kojos ilgesnės už kitas). Geriau pasilikti su mumis. Aš asmeniškai stebiu, kad viskas eitų gerai (arba bent jau panašiai į pradžią).

Ką daryti, jei pažeistas baldas iškrovos metu?

Skambinkite mums iš karto. Nedėkite į kampą vėliau prisiminti. Mes sužymime defektą CMR dokumente. Klientas, kuris nusprendė kalbėti apie tai po mėnesio, dažniausiai gauna nieką, nes neįmanoma įrodyti, kas tai padarė (galbūt jūs pats užsitrenkė su kėde). Žinoma, mes stengiamos nieko nebloginti, bet aški komunikacija iš karto išspręstų problemą be teismų (arba bent jau greičiau).

Ar galima užbaigti darbą penktadienį pavakare?

Realistiškai sakyčiau pavyks tik tada, jei kelionė prasidėjo antradienį. Jeigu norite pradėti dirbti naujame biure pirmadienį ryte, turite suplanuoti atvykti iki penktadienio vakaro. Vokietijai darbo dienos baigiasi 16-17 valandą, o po to sunku rasti kas gali atidaryti biurą (prieš tai sėdėti lauke nėra smagu). Suplanuokite kelionę taip, kad turėtumėte laiko rezervą bent vieną dieną prieš oficialų pradžią.

Kas įeina į galutinį "puošimą" pabaigoje?

Tai yra - galinis valymas, kad grindys dėžių būtų švarios, ir surinktas likęs statybinės šiukšlės (jei buvo statoma). Mes paliekame tik tai, ką jūs norite matyti. Vokiečiai yra labai detalūs, todėl jie pastebės, net jei paliksite vieną mažą varžtą ant grindų. Tikrai nusprendžiau padaryti visąką taip,kad klientas galiu eiti į parduotuvę nusipirkti kavos ir grįžti į pilnai paruoštą biurą. Toks dalykas (kaip aš sakau) yra labai vertinamas.

Išvada

Galiausiai, viskas suskamba į vieną paprastą tiesą – pasitikėjimas ir planavimas yra raktai. Patikimo biuro perkėlimo saugumo metodai į Vokietiją nėra tiesiog apie tai, kaip įdėti kompiuterį į dėžę, tai apie tai, kaip užtikrinti, kad jūsų verslas nepabstų ne vieną dieną. Ne visada viskas eina kaip pasakojama vadovėliuose, kartais vairuotojai užmiega, o kartais dėžės atsiverčia, bet su gerais partneriais viską įmanoma išspręsti. Sėkmės jūsų naujuose namuose Vokietijoje, ir niekada netaškykite mašinos išmestos dėžės ant grindų be apsaugos (tikrai nerekomenduoju).