Patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais: kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis (gal net daugiau, laikas lekia) ir galiu pasakyti viena – teorija visada skiriasi nuo realybės, ypač kai kalbame apie patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais organizavimą. Dažnai klientai atvažiuoja su mintimi, kad viskas vyks taip lyg būtų filmas, o realybje mus laukia sugedęs liftas Miunchene arba vairuotojas, kuris nežino, kur yra Lietuva žemėlapyje. Čia nėra apie tuos idealizuotus reklamų pasiūlymus, o apie tai, kaip iš tikrųjų atrobi perkėlimo procesas, kai reikia gabenti ne tik stalus ir kompiuterius, bet ir nervus. Rašau šią tiesą, kad jūs žinotumėt, į ką įsijungiate.

Kas daro tokį perkėlimą sudėtingu?

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Visada klausiu, kiek daiktų tikrai yra, nes atsakymas "ne daug" visada reiškia kažką kito. Esant geriems oro sąlygoms ir keliams, biuro perkėlimas iš Vokietijos gali trukti nuo vienos iki trijų dienų priklausomai nuo to, ar tai Berlynas, ar kažkas giliau žemyne. Vieną kartą važiavome į Štutgartą ir atvažiavome per laiką, o kitą kartą užstrigome ties Frankfurtu dėl avarijos ir stovėjome šešias valandas. Taigi, niekada nesakykite klientui "rytoj bus", nes gali būti, kad poryt. Geriau pasakykite, kad trys dienos, ir jei atvyksite anksčiau – bus malonus nustebimas.

Ar verta rinktis mikroautobusą vietoj sunkvežimio?

Jei jums reikalingas patikimas biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais, tai mikroautobusas dažnai yra vienintelis išsigelbėjimas miesto centre. Vokietijose, ypač senose miesto dalyse, sunkvežimis tiesiog nepravažiuos pro siaurus gatvelius arba neįlips į kiemą. Prisimenu vieną atvejį Hamburge, kur sunkvežimis buvo priverstas stovėti kilometru nuo biuro, o viską reikėjo pernešti rankomis. Mikroautobusu (pvz., 3.5 tonos) važiuojame lengviau, galime statyti be specialių leidimų, bet vietos jame mažiau. Vertėjimas paprastas: jei mažai daiktų ir sunku privažiuoti – imkite mikroautobusą.

Kas daryti, jei daugiau daiktų nei planavome?

Tai klasika. Vadybininkas užfiksuoja 20 dėžių, o įvažiavome pamatyti, kad dar yra 10 stovinčių višų ir didžiulis archyvas, kurio niekas neminėjo. Tada tenka keisti planus aktyviai. Jei turime perkėlimą su mikroautobusais, gali tekti daryti dvi reises, kas brangina kainą, arba skubiai ieškoti papildomo transporto. Geriausia yra pasakyti tiesiai: "Jeimel daugiau daiktų, mokėkite už darbininkų viršvalandžius". Nesigailiujame, kad karta paminėjau tai klientui tiesiai į akis, kad jis nežiūrėtų į žemę kai mes išsikrovėme daugiau nei numatėme.

Ar jūsų komanda padės supakuoti biuro reikmenis?

Galime padėti, bet už tai papildomai mokama (o, aš pamiršau prieš tai pasakyti, kad tai nėra įskaičiuota į pagrindinę kainą). Mums dažniausiai duodamos dėžės, o darbuotojai viską įberia į jas, bet tai reikalauja laiko. Esu matęs, kaip klientai bando taupyti ir patys supako kompiuterius be putų, paskui keikia, kai atvyksta į Lietuvą su sulaužytais monitoriais. Mes raginame supakuoti kruopščiai, jeigu norite patikimo biuro perkėlimo iš Vokietijos su mikroautobusais be skaudulių galvoje vėliau. Geriau investuoti į gerą plėvelę negu į naują techniką.

Ką daryti su jautria technika ir serveriais?

Serveriai ir brangūs kompiuteriai – tai mano košmaras. Vieną kartą teko gabenti serverinę, kurios vertė buvo daugiau nei mano namas, ir vairuotojas užsimojo papiesti prie degalinių. Dabar visada sakau: jei serveris, jis turi būti specialioje dėžėje, o ne ant sėdynės šalia vairuotojo. Biuro reikmenų gabenimas reikalauja specialaus požiūrio, todėl tokia technika dažnai važiuoja atskirai, uždengta antroje mikroautobuso dalyje, kur mažiau kratota. Niekada neduokite pažadų, kad viskas atvyks 100 proc. saugi, jeigu pati įranga neįpakavota pagal instrukcijas.

Pinigai, kainos ir visos kitos bėdos

Kiek vidutiniškai kainuoja toks maršrutas?

Kainos šokinėja kaip šuo ant sienos. Priklauso nuo degalų, kurie dabra brangiau nei aš pradėjau dirbti, ir nuo to, kur tiksliai Vokietijoje reikia važiuoti. Patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais gali kainuoti nuo 500-600 eurų už mažus maršrutus iki kelių tūkstančių, jei reikia statyti darbininkus porai dienų ir nešti daiktus į aukštą. Nenurodysiu tikslaus skaičiaus, nes paskui gausu skundų, kad "o pas kainą kitokia". Geriausia atsiųsti prašymą su adresais, tada paskaičiuosime realiai.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Kai kurios firmos tiesiog sumoka vairuotojui "envelopę" ir neturi jokių draudimų, todėl jie gali dirbti pigiau. Mes turime viską oficialiai – PVM, draudimą, darbo sutartis. Tas skirtumas atsispindi kainoje. Taip pat, kai kurie biuro perkėlimai iš Vokietijos yra "maršrutiniai", t.y. jie renka po šiek tiek daiktų iš kelių klientų. Tai pigiau, bet lėčiau. Jei jums svarbu laikas, reikės mokėti už ekskursiją (tai yra, už tuščią važiavimą atgal). Nenuvilkite nosies, kai mataite didelę sumą sąskaitoje – čia ne tik už degalus, bet ir už tai, kad mes atvyksime.

Ar reikia mokėti už važiavimas "tuščiam" keliu?

Dažnai klausia: "Jūs vis tiek grįžtate į Lietuvą, kodėl reikia mokėti už grįžtą maršrutą?". Žiūrėk, vairuotojas negali važiuoti nemokamai, jam reikia alkūnės (algos). Jei mes gabename jūsų biurą į Berlyną ir grįžtame tuščiomis, šis laikas ir degalai turi būti padengti. Tačiau, jei mums pavyksta rasti krovinią atgal (kas patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais retas atvejis, bet kartais pavyksta), galiu padaryti nuolaidą. Bet to garantuoti negaliu, nes aš ne burtininkas ir nežinau, kas vakare bus reikalinga Veinheime.

Ar galima mokėti grynaisiais pinigais?

Oficialiai ne, mes įmonė, viskas eina per sąskaitą, nes mums reikia mokėti mokesčius. Bet esu matęs, kaip kai kurie vairuotojai sutinka imti "į rankas" už papildomą darbą prie krautuvo. Aš to neparduodu, bet realybje tokie dalykai vyksta. Jei norite sąskaitos faktūros – mokėkite per banką. Jei norite, kad vairuotojas padėtų nešti daiktus po darbo valandų už papildomą pinigą – tai jau jūsų ir jo susitarimas (tik prašau, kad jis neprarastų su šypsenos, kai jam reikės vėl važiuoti toliau).

Kas nutinka su užstatu arba avansu?

Mes imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas neišsivažiuos bežinios kada. Yra buvę atvejų, kai rezervavome datą, o klientas neatsiranda, o mes jau atsisakėme kitų užsakymų. Avansas apdraudžia mus nuo šių nuostolių. Dėl biuro perkėlimo iš Vokietijos jis būna maždaug 20-30 proc. Likusią sumą reikia sumokėti atlikus darbą. Jei kas nors nepatinka – diskutuojame vietoje, o ne po to, kai viskas jau atvežta.

Transportas, vairuotojai ir kelių realijos

Ar mikroautobusas tikrai atlaikys visus biuro stalus?

Standartinis 3.5 tonos mikroautobusas telpa maždaug 10-15 kubinių metrų, o jeigu dar ir darbininkas važiuoja – tai mažiau. Jei turite didelius "king size" direktoriaus stalus iš masivo, jie gali netilpti į duris. Kartą teko išmontuoti vitriną per langą, nes į duris neėjo. Patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais reiškia ir išankstinį matmenų patikrinimą. Neapsirašykite, jeigu neturite matmenų – aš tada tikrai kelsiu klausimą. Geriau iš anksto pasakykite, kad stalo 2 metrai ilgio, negu mums stovint kieme ir galvodamos, kur jį įkišti.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa Vokietijoje?

Technika yra technika, ji gali sugesti. Mums turi būti draudimas, kuris padengia techninės pagalbos iškvietimą. Vieną kartą mūsų mikroautobusui užsidegė sankaba netoli Kelno, ir teko laukti mechaniką 4 valandas. Klientas buvo supykęs, bet ko aš galijau padaryti? Dabar stengiamės naudoti jaunesnes mašinas, bet biuro perkėlimas su mikroautobusais visada turi riziką. Jei įvyko avarija, mes pranešame ir stengiamės surasti kitą transportą, tačiau tai užtrunka. Niekas nemeta stebuklų.

Ar reikia maitinti ar apgyvendinti vairuotoją?

Jei tai vienos dienos kelionė (pvz., į Berlyną ir atgal), tai ne. Jeigu biuro perkėlimas iš Vokietijos trunka ilgiau, arba reikia iškrauti ir vėl užkrauti kitą dieną, tada reikia nakvynės. Vairuotojas negali važiuoti 24 valandas, tai yra nelegalu ir pavojinga. Paprastai mes numatome nakvynę biudžete, bet jei klientas nori, kad vairuotojas dirbtų naktį (kas draudžiama), mes atsisakome. Maitinimas – dažnai vairuotojas pats pasirūpina, bet jei duodate sriubos ar kavos, bus dėkingi, tikrai padės greičiau.

Ką daryti, jei vairuotojas kalba tik vokiškai ar rusiškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, bet jeigu pasamdytas vietinis pagalbininkas Vokietijoje, gali būti problemų su kalba. Esu matęs, kai vairuotojas ir klientas susiginčijo dėl to, kur statyti dėžę, kalbėdami rankomis. Jei jums svarbi komunikacija, prašykite lietuviškai kalbančio vadovo. Patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais neatsiejamas nuo supratimo, o nešėjai be komando gali sudaužyti viską. Pasitikėkite, kad būtų bent vienas žmogus, kuris suprastų abiejų kalbų pagrindus.

Ar vairuotojas padės krauti ir iškrauti?

Taip, jis ne yra bilieto pardavėjas, jis yra fizinis darbuotojas. Bet jis nėra jėgas sportininkas. Jeigu reikia nešti 100 kilogramų seifą trečiu aukštu be lifto, mes turim žinoti iš anksto. Vienas vairuotojas su mikroautobusu dažnai dirba vienas, todėl sunkiausius daiktus reikia kelti kartu su kliento darbuotojais. Biuro perkėlimas nėra tas dalykas, kur vienas žmogus dėl viską. Pasirūpinkite padėjėjais vietose, arba mums reikės siųsti papildomą darbininką (uš kas).

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratija

Ar reikia TIR deklaracijos arba kitų dokumentų?

Jei gabenate tik savo biuro reikmenis (t. y. perkėlimą), tai TIR nereikalingas, tai ne prekybinis krovinių vežimas. Mums reikia sandėliavimo dokumentų arba eksporto/intrasat deklaracijų, jeigu reikia. Esu matęs, kaip muitininkai sulaikė perkėlimą su mikroautobusais ties Kybartais, nes klientas neturėjo jokių raštų, kad šie kompiuteriai priklauso įmonei. Geriau turėti klausimą, kuriame parašyta "perkeliamas biuras", negu aiškintis pusę dienos su pareigūnais.

Ką daryti su elektronika, kuri yra įmonės nuosavybė?

Jei įmonė turi PVM mokėtojo kodą ir daiktai yra registruoti, tai dažniausiai eina kaip įmonės turto perkėlimas. Reikia sąrašo (inventoriaus). Jeigu tai asmeniniai daiktai (pvz., darbuotojų nešiojami kompiuteriai), gali kilti klausimų. Aš vieną kartą teko aiškinti, kad "MacBook" yra ne asmeninis dovanų krovinys, o darbo įrankis, todėl reikia įrodymų. Biuro reikmenų gabenimas reikalauja tvarkos, kitaip uždraudžia įvežti. Pasirūpinkite, kad visi brangiausi daiktai būtų užrašyti sąraše su serijiniais numeriais.

Ar muitinė dažnai sustoja biuro reikmenų?

Statistiškai retai, jei viskas tvarkinga. Bet jei vairuotojas atroda įtartai arba mikroautobusas užverstas kaip "Kubelius", tikrai sustos. Patikimas biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais vengia rizikos, todėl mes nevežame jokių šalutinių daiktų, tokių kaip alkoholis ar cigaretės, net jei klientas prašo "pernešti dešimtą butelį". Niekas nenori prarasti mašinos dėl to, kad kas nors norėjo uždarbiauti ant degtinės. Būkite sąžiningi, ir muitinė praeis greitai.

Kas yra INTRASTAT ir ar tai rūpi mažam biurui?

Jei vertė viršija tam tikrą limitą (tai tikrai didelė suma), tai reikia pateikti INTRASTAT deklaraciją. Paprastai apie tai žino buhalterija. Aš asmeniškai nešiu daiktus, o ne užpildau formų, todėl paprašykite savo buhalterio pasirūpinti tuo prieš biuro perkėlimą iš Vokietijos. Jeigu nėra buhalterio, tada gali tekti mokėti už konsultacijas. Nežinau tikslaus limito šiuo metu (jis keičiasi kasmet), tai geriau pasitikrinti oficialiuose šaltiniuose, negu klaidinti čia.

Ar reikia labai detalaus inventoriaus sąrašo?

Kuo labiau, tuo geriau, bet nereikia rašyti kiekvieno pieštuko. "Biuro technika, 5 vienetų" - tinka. "Stalas, 1 vnt." - tinka. Jeigu trūksta sąrašo, galima susirašyti ranka "pakavimo sąrašą" vietoje. Viskas priklauso nuo to, kiek rigorozšos yra sienos. Mums svarbu, kad išsikroviant nebūtų klausimo "o kur kas dingo?". Patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais prasideda ne nuo važiavimo, o nuo popierių surinkimo.

Baldai, įranga ir kitokia "menka"

Kaip saugiai pervežti serverinę ir duomenų centrą?

Jei tai tik vienas serveris užrakintame kabinete, tai ne problema. Jei tai pilna serverinė su lentynomis, tai reikia specialistų, o ne nešikų. Aš neleidžiu savo vairuotojams liesti serverių, jei jie yra įjungti ir sudėlioti. Pirmiausia išjungkite, surašykite kabelius (nuotraukite telefonu), paskui supakuokite. Biuro perkėlimas su mikroautobusais tampa pavojingu, jeigu duomenų centrą supako kaip bulvių maišą. Atsakomybė per didelė, geriau pasamdyti IT specialistą montavimui/demontavimui.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Įprastus stalus ir lentynas – taip, mums ne pirmą metą. Bet sudėtingus "call center" tipo sistemas su laidais, kur reikia išgręžti varžtus, mes darome tik tada, jei sutinkame, kad neatsakome už mechaninius pažeidimus. Vieną kartą išmontavome stalą, kurio nebeįmanoma buvo surinkti atgal, nes gamintojas padarė "smart" sistemą. Dabar sakau: jeigu nesate tikri, kad galima surinkti – neimkime to. Geriau vežti sujungtą (jeigu telpa).

Kaip pervežti "L" formos ar didelius direktoriaus stalus?

Jie turi būti išmontuoti. Nė vienas mikroautobuso duris nepraleis didelio L formos stalo, nebent jį laužant. O jūs tikrai nenorite laužti brangaus furnitūros. Mes atvežame įrankius, išsukinėjam kojas, paskui vėl susukame atgal. Tai užtrunka laiko, todėl neįsivaizduokite, kad tai padarysime per 10 minučių. Už tokį biuro perkėlimą iš Vokietijos reikia skirti laiko rezervą. Kartais netgi reikia nešti per balkoną, jeigu liftas per mažas (tokių istorijų girdėjau nemažai).

Ar saugu kelti vitrinas ir stiklo dalis?

Stiklas yra pati pavojingiausia dalis. Jis suyla nuo mažiausio smūgio ar net per stipraus užspaudimo. Mes naudojame specialias stiklo dėžes su putomis, bet netgi tada garantijos neduodu 100 proc. Jeigu turite brangų meno kūrį ar stiklinę sieną, geriau kvieskite specializuotą menininkų pervežimo firmą. Mūsų patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais yra skirtas daugiau biuro spynai, o ne muziejui. Pasakykite iš karto apie stiklą, kad mes užsimegtume saugos diržus ir nenukristume nuo kojų.

Visos kitos bėdos ir pavojai

Kas atsitinka, jei palūžta sunkvežimis arba mikroautobusas?

Jei techniškai neįmanoma tęsti kelionės, mes skubiai ieškome pakaitalų. Jeigu tai biuro reikmenų gabenimas, laikas yra pinigai, tačiau saugumas pirmiau. Klientui siunčiame pranešimą. Kartais gali tekti palikti daiktus sandėliuke Vokietijoje ir juos paimti kitą dieną. Nėra jokios būtinybės važiuoti sugedusia mašina rizikuodama gyvybe. Atsiprašome už nepatogumus, bet technika yra technika.

Ką daryti, jei klientas (jūs) pavėluoja arba neparuošia daiktų?

Jeigu mes atvažiavome, o jūs dar pakruojate dėžes, mes laukiame pirmąją valandą nemokamai (arba beveik), po to laukimo mokestis įeina į sąskaitą. Mes negalime laukti keturių valandų, nes mums reikia važiuoti į kitą užsakymą. Organizuodami patikimą biuro perkėlimą iš Vokietijos su mikroautobusais, supraskite, kad vairuotojo laikas – tai brangiausias resursas. Būkite pasirengę, jeigu nenorite mokėti už stovėjimą.

Ar draudžiate įvežti asmeninius daiktus?

Taip, jei tai ne įmonės turto inventorius. Jeigu įsivežite savo dviratį ar mamos sofą, tai gali būti traktuojama kaip prekyba arba nelegalus importas, jeigu ne deklaravote. Mes ne norime būti kurjeriai. Esu girdėjęs istorijų, kai rasta nelegalių vaistų ar net ginklų tarp asmeninių daiktų pervežimo metu – to mes nedarysime. Biuro daiktai turi atrodyti kaip biuro daiktai, o ne kaip šiukšlių maišas iš namų.

Kas daryti, jei pažeidžiate kažką kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), bet jis veikia tik tada, kai mes esame kaltininkai. Jeigu daiktai blogai supakuoti ir suslydo per stabdymą, mes neatsakome. Esu sąžiningas: jeigu lūžo koja nuo stalo, nes vairuotojas suklydo, mes kompensuosime (įrodžius). Jeigu lūžta, nes stalo viršus buvo padėtas ant plono stiklo – ne mūsų problema. Biuro perkėlimas reikalauja sąžiningos abiejų pusių. Nedarykite "melagingų" įrašų sąraše, kad būtų daugiau pinigų, draudikai tai išsiaiškina.

Kaip aptarnaujami klientai su specialiais reikalavimais (pvz., nemokami)?

Visada randame būdą, bet tai kainuoja. Jeigu reikia nešti daiktus į 5-ą aukštą be lifto, o vairuotojas vienas, mes turime siųsti pagalbininką iš Lietuvos (arba samdyti vietinį). Tai labai brangu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su tokiomis kliūtimis reikalauja plano B. Jeigu turite neįgalų darbuotoją ar specialią įrangą, pasakykite iš anksto, mes nepajudinsime be jokių užuominų.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų mikroautobusų turi GPS, todėl galime pasakyti, kur mašina yra maždaug. Bet nelaukite, kad vairuotojas atsakys į skambutį kiekvieną minutę. Jis vairuoja. Jeigu jums labai svarbu žinoti tikslą, galime įdiegti programėlę, bet tai retai būna būtina tiesiogiam biuro perkėlimui su mikroautobusais. Paprastai pakanka, kai mes skambiname prieš atvykstant.

Kodėl verta rinktis būtent mus (o ne pigesnį "Gėlį" iš skelbimo)?

Nes aš čia parašiau tiesą, o ne gražius žodžius. Žinau, ką reiškia, kai dėžė paslysta iš rankų, ir ką reiškia, kai klientas šaukia vidury nakties. Mums patinka, kai viskas baigiasi ramiai. Patirtis (jau beveik 24 metai) leidžia mums išvengti klaidų, kurias daro pradedantys. Nors kainuoja šiek tiek brangiau, bet nervus tausojate tikrai. Rinkitės ne pagal kainą, o pagal tai, ar atsakomas telefonas, kai kažkas blogai.

Sutvirtinta: patikimo biuro perkėlimas iš Vokietijos su mikroautobusais nėra paprasta logistika, o sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir tikslumo. Niekada nežinokite, kas laukia už vartų, todėl geriau būkite pasiruošę blogiausiam scenarijui. Tikiuosi, šie atsakymai padės jums suprasti, kad svarbiausia yra ne kaina, o ramybė, kai jūsų stalai pasiekia naująjį biurą sausai ir laiku. Sekmės susirandant ekipažą, kuris neišsipildys prieš laiką.