Patikimas ir greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su garantija: Kaip išvengti katastrofos?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada neina taip lygiai, kaip piešia projektų vadovai. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., kai reikia patikimo ir greito biuro perkraustymo į Vokietiją su garantija. Visada kažkas paspringsta – arba lifte netilpti stalai, arba vairuotojai užstriga sienos, arba vokiški muitininkai nusprendžia tikrinti kiekvieną dėžutę. Čia ne tiesiog baldų pervežimas, tai jūsų verslo gyvybė. Jei kompiuteriai nenuvyks pirmadienį ryte, jūs prarandate pinigus. Todėl reikia žinoti, kur įdėti galvą, o kur – pasitikėti profesionalais. Štai kas iš tikrųjų laukia užsienio kelionėje.

Bendros klausimai ir keblumai

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent Vokietijoje važiuojate. Jei tai tik mažas kabinetas Berlyne, tai susitvarkome per dieną, bet jei judinate visą gamyklą ar didelį „open space“ biurą į Miuncheną, tai gali užeiti ir savaitę. Patikimas ir greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su garantija reikalauja gero planavimo, negalima tiesiog atvykti ir manyti, kad viskas įsils. Be to, reikia skirti laiką išpakavimui, nes vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei paliksite dėžių koridoriuje, gausite pykčio. Taip pat, svarbu ir orai – žiema keliai gali būti slidūs, tai ir vairuotojas važiuos lėčiau.

Ar tikrai galite užtikrinti tą garantiją?

Žodis „garantija“ čia yra gana klaidinančias, tačiau stengiamės jo laikytis. Mes draudžiame krovinius, o tai yra jūsų apsauga. Tačiau garantija, kad prekės atkeliaus rytoj 8:00 valandą ryto, priklauso ne tik nuo mūsų. Kartais stovime ties siena, o ten eilės trunka valandas. Bet jei mes užtrukume dėl mūsų klaidos, pvz., pajudėjome vėlai, tai kompensuojame. Taigi, garantija yra daugiau apie tai, kad mes atsiskaitome už savo veiksmus, o ne už užsienio šalių kelių būklę.

Kas nutinka, jei lifte netilps didelis stalas?

Tai klasika. Buvo atvejų, kai teko nešti per langą (ne, aš juokauju), bet tikrai teka išmontuoti. Vokietijoje dauguma senų pastatų turi siaurus liftus, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją be montuotojų yra beprasmiškas. Mes turime savo meistrus, kurie gali išardyti ir vėl surinkti bet ką. Tačiau jei jūsų stalas yra „masyvinis istorijos kūrinys“, geriau apie tai pranešti iš anksto, kad neštume jį laiptais rankomis – tada tikrai nebus greita.

Ar pervežiate ir labai jautrius įrenginius, pvz., serverius?

Žinoma, serverių pervežimas yra atskira paslauga. Negalima juos tiesiog įmesti į sunkvežimį su stalais. Mes turime specialias dėžes, kurios amortizuoja smūgius. Vieną kartą teka vežti banko serverius – buvo tiek nervų, kad naktimis nemiegau. Bet viskas atvyko sveika. Svarbiausia – išjungti viską teisingai (arba tikrai tada kai reikia), nes jei bus karštas, jis gali sugesti pervežimo metu.

Kaip elgiamės su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Tai yra didelė painiava. Mes paprastai prašome, kad darbuotojai pačios pasiimtų asmeninius daiktus, bet toks dalykas retai vyksta. Jei paliekate nuotraukas ar vaikus, mes jas supakuosime į atskiras dėžutes ir užžymėsime. Tačiau neatsakome už brangius papuošalus, jei jų nebuvo įrašyta į inventorinį sąrašą. Geriau pasilikti namuose tai, kas jums brangu, o ne krauti į dėžę su spaudiniais.

Ar dirbate savaitgaliais?

Taip, jei reikia. Dažnai patikimas ir greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su garantija vyksta būtent šeštadienį ar sekmadienį, kad verslas neistotų. Tačiau tai kainuoja brangiau, nes vairuotojai ir krovėjai turi būti atlyginti už viršvalandžius. Bet jei jums būtina pradėti darbą pirmadienį ryte naujoje vietoje, verta investuoti.

Ką daryti su senais baldais, kurių nebebeplanuojame naudoti?

Galime juos išvežti į šiukšlių sąvartyną Vokietijoje, bet tai kainuoja, ten yra griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Negalima tiesiog mesti į mišką. Jei baldai dar tinkami, galbūt galite juos paaukoti kokiam nors fondui? Mes kartais padedame surasti kas juos priimtų, nes mums nereikia vežti griuvėsių atgal į Lietuvą, tai tiesiog prarasime laiką.

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų būtų vietoje pakrovimo metu?

Būtina ne, bet pageidautina. Bent vienas atsakingas žmogus, kuris žino, kas yra kas. Kitą kartą vežėme vieną firmą ir teko skambinti į direktorių, nes nežinome, ką daryti su viena dėže su užrašu „Svarbu“. O jojo, ten buvo visi įmonės antspaudai ir pinigai (nors pinigų mes nevežame, tai nelegalu be licencijos). Taigi, buvo įdomu.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet augalų importas į Vokietiją yra griežtai reguliuojamas. Jei tai paprastos gėlės, tai pavyks, bet jei kažką egzotiška ar daug, gali reikėti fitosanitarinis pažymėjimas. Geriau jų nevežti, arba vežti savo automobiliu, nes muitinėje gali uždelsti visą eilę dėl vieno palmedžio. Tai nėra labai greitas biuro perkraustymas jei stovime pasienyje 5 valandas dėl kaktuso.

Kainos ir mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo tūkstančio eurų iki... be galo. Viskas priklauso nuo kubinių metrų kiekio. Jei tik keletas baldų, tai pigiau. Jei reikia biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu inventoriaus sąrašu ir apdrausti viską už 50 tūkstančių, tai draudimas pats savaime pakels kainą. Be to, degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, tai tai taip pat įeina į kainą. Geriau paprašyti iš anksto apskaičiuoti.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia išmontuoti ir surinkti baldus?

Taip, tai papildoma darbo valanda. Montuotojo laikas nėra nemokamas. Bet pasidarykite skaičiavimą – jei bandysite tai daryti patys, sugadinsite brangų stalą ir teks jį pirkti naują. Geriau sumokėti už profesionalą, kuris tai padarys per valandą. Mūsų patirtis rodo, kad „išmanūs“ vadovai dažnai sugadina varžtus, o tada mes negalime jų surinkti (teigiama, kad tai ne mūsų kaltė).

Kokius mokesčius reikia mokėti Vokietijos pusėje?

Jei pervežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas verslui, PVM mokėti nereikia (tai yra intrakomuninarių sandoris, jei abu turite PVM kodus). Bet jei vežate naudojamus daiktus be PVM... hm... manau, tai gali būti komplikuota, geriau pasikonsultuoti su accountant'u. Mums užtenka sąskaitos faktūros ir krovinio manifesto.

Ar imate mokestį už važiavimą tuščia grįžtant?

Taip, tai vadinamas „dead mileage“. Mūsų sunkvežimis negali grįžti ant kojų. Jei grįžtume tuščia, tai prarastume pinigus, todėl į kainą įskaičiuojame grįžimą. Kartais, jei turime užsakymą iš Vokietijos atgal į Lietuvą, galime padaryti nuolaidą, nes tada mums nebereikia važiuoti tuščia. Tai laimė.

Kas dėl draudimo – jis įskaičiuotas į kainą?

Draudimas yra privalomas, bet jo kaina priklauso nuo krovinio vertės. Standartiškai įskaičiuojamas bazinis draudimas, pvz., 10 eurų už kg. Jei turite brangią techniką, reikia didesnio draudimo. Nerekomenduoju jo taupyti – buvo atvejų, kai sunkvežimis užsidegė (ne mūsų, kito konkurento), ir įmonė neteko viso turto be draudimo. Tai liūdna.

Ar galima apmokėti atvykus į vietą?

Ne, neleidžiame. Reikia apmokėti bent dalį sumos iš anksto, arba pateikus dokumentus, kad krovimas įvyko. Mes nebegalime rizikuoti – pavogė mums vieną kartą krovinius, o vėliau atsisakė mokėti, sakydami kad „buvo blogai supakuota“. Nuo tada imame avansą.

Ar taikote mokesčius už sunkvežimio stovėjimą mieste?

Taip, jei negalime statyti mašinos tiesiai prie durų ir tenka stovėti „antrame eilėje“ arba specialiai rezervuoti vietą, tai kainuoja. Vokietijoje tokių vietų nėra daug, ir jos brangios. Jei jūsų biuras centre, reikia susitarti dėl leidimo stovėti (Ladegenehmigung), kitaip gausite baudą, o mes nepriimsime tos baudos mokėti.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums ne, tačiau muitinė gali pridėti savo. Jei dokumentuose bus klaidų, gali tekti mokėti sandėliavimo mokestį ar baudas. Mes visada stengiamės viską užpildyti teisingai, bet jei jūs pats nieko nepasirašinėjote ir visi daiktai „be pavadinimo“, tai rizikuojate.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtina turėti kirsti sieną?

Reikalingas CMR sąrašas (krovinio manifestas), eksporto sąskaita-faktūra ir, jei reikia, draudimo polisas. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta su technika, gali reikėti deklaracijos, kad tai nėra nauja prekė. Muitininkai mėgsta klausinėti, ar šie serveriai nėra parduodami Vokietijoje. Jei tai tik įrangos perkėlimas, tai turi būti aiškiai pažymėta.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai (Einfuhrumsatzsteuer)?

Jei jūsų įmonė turi PVM kodą ir tai yra įmonės turto perkėlimas (ne prekyba), tai paprastai netaikomas importo PVM, tačiau turi būti pateikta intrakomuninarių sandorių deklaracija. Bet aš nebuvo buhalteris, todėl dėl tikslių formų geriau klauskite savo apskaitininko, nes taisyklės pasikeitė praėjusiais metais (nors turbūt ne esminiai dalykai).

Kaip reikia pažymėti dėžutes?

Geriausia spalvomis ar skaičiais. Vokietijoje dauguma kalba vokiškai, tad jei parašysite „Stalai“, jie supras, bet jei parašysite „Brangiausia duona“, tiek nebe. Mes užrašome numerį ir kam priklauso. Taip pat reikia pažymėti „Subtilu“ (Fragile), jei ten yra kompiuteriai, kitaip galime padėti sunkią dėžę ant viršaus (kas mes, žinoma, nedarysime, bet kas žino kas nutinka kelyje).

Ar reikia leidimų vairuotojams?

Sunkvežimiams virš 3.5 tonos reikia Makrofonija (vokiškas leidimas važiuoti sunkiaisiais). Be jo, gausite didžiulę baudą netoli sienos. Mes juos visada turime, bet jei nuspręsite samdyti „katino ausis“ iš skelbimo, tikrinkit, ar jie tasi šį popierių. Nėra nieko geresnio nei stovėti pasienyje su visa kompanija ir negalėti važiuoti toliau.

Ar dažnai sustoja tikrinti vokiška policija ar muitinė?

Pastaruoju metu retai, nebent atrodo įtartai. Vokietija yra EU, tai sienos nėra, tačiau yra kontrolės. Jei vairuotojas atrodo pavargęs (ir tai yra problema, nes jie važiuoja ilgai), gali sustabdyti. Patikimas biuro perkraustymas reiškia, kad mūsų vairuotojai laikosi poilsio režimo, todėl problemų neturime.

Kokios yra taisyklės dėl darbo laiko Vokietijoje?

Krovėjai negali dirbti 24 valandas per parą. Yra griežtos taisyklės dėl poilsio. Jei norite iškrauti sekmadienį Vokietijoje, tai reikia specialaus leidimo arba tai turi būti „nepageidaujamas darbas“ su papildomu mokesčiu. Negalima tiesiog šaukti žmones vidurnaktį, jie turi teises.

Ar reikia pranešti apie atvykimą naujiems šeimininkams (namams)?

Jei įsikurate į nuomojamus patalpas, būtinai praneškite administraciją. Kartais reikia rezervuoti liftą. Buvo atvejis, kad atvykome, o liftas buvo užrakintas ir raktų neturėjo niekas. Teko laukti iki ryto. Tai ne mūsų kaltė, bet klientas pykdėsi. Viskas priklauso nuo komunikacijos.

Ar yra kokių nors apribojimų dėl medžiagų (pvz., chemijos)?

Taip, negalima vežti pavojingų medžiagų be specialaus leidimo. Jei jūsų biure yra daug dažų, lakų ar chemikalų, tai turi būti deklaruota. Negalima tiesiog įmesti benzino kanistros į sunkvežimį, tai yra saugumo pažeidimas ir gali baigtis bauda arba areštu.

Rizikos ir problemos

Kas daryti, jei pakeliui sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes išsiunčiame kitą sunkvežimį arba perkrauname į pagalbinį transportą. Užtikriname garantiją, kad krovinys atkeliaus, nors gali pavėluoti. Kartais tai užtrunka dieną, dvi. Būna, kad sugenda pailgos ašys (ne, aš turiu omeny važiuoklės dalis), o tokių detalių sunkvežimyje neįmanoma rasti kaimyninėje parduotuvėje.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mūsų firma – ne. Esame atsakingi. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas, kur „dingdavo“ serveriai ar brangūs monitoriai. Todėl labai svarbu užpildyti inventorinį sąrašą (packing list). Jei sąraše nėra „iPhone 15“, mes negalime jį padėti, jei jo nėra ir dėžėje. Pasidėkite brangius daiktus sau į kišenę.

Kaip elgtis, jei naujose patalpose neįsilenkia įranga?

Tai jūsų problema, jei nebuvo išmatuota iš anksto. Mes stengiamės įspėti, jei matome, kad dėžė per didelė durims. Bet jei jūsų „premium“ biuras Vokietijoje turi siaurų koridorių (kaip dažnai būna senose pastatuose), tada gali tekti išmontuoti net sienas (ne, mes to nedarome, mes tik baldus). Planuokite erdvę iš anksto.

Ar vokiški krovėjai gali dirbti su mūsų komanda?

Žinoma, jie yra profesionalai. Bet kalbos barjeras gali trukdyti. Jei reikia sudėtingo montavimo, geriau, kad mūsų vadybininkas būtų vertėjas, arba kad jums būtų kas nors, kas supranta vokiškai. Nors dauguma kalba anglų, bet techniniai dalykai kartais praslenka.

Kas nutinka, jei klientas atšaukia perkraustymą paskutinę minutę?

Tada reikia sumokėti už išlaidas, jei mes jau paruošėme techniką ir vairuotojai važiavo. Mes negalime grąžinti pinigų, jei darbas buvo pradėtas (pvz., atvykome pakrauti). Žmonės dažnai galvoja, kad „atšaukimas“ yra nemokamas, bet mums tai nuostoliai.

Ar buvote patyręs vagysčių maršrutuose?

Laimė, ne. Bet Vokietijoje, ypač prie poilsio vietų, yra vagysčių. Mes stovime saugiose aikštelėse, ne prie kelkraščio. Negalima taupyti saugumo. Vienas mūsų konkurentų neteko viso krovinio, nes vairuotojas nusprendė pietauti nežinomoje vietoje ir paliko mašiną be priežiūros.

Ką daryti, jei pažeidžiate kažką kelyje (pvz., kaimyno tvorą)?

Mes turime civilinę atsakomybę. Jei mūsų vairuotoja užkerta šakę į kaimyno tvorą Vokietijoje, mūsų draudimas tai padengia. Negalima bėgti iš vietos (kas, deja, kartais nutinka). Mes elgiames sąžiningai – pranešame, užrašome duomenis.

Ar esate tikras dėl visų šių taisyklių? (Dvigubas klausimas)

95 procentų taip. 5 procentų priklauso nuo to, ką Vokietijos pareigūnai nuspręs ryte. Taisyklės keičiasi, o mes ne visada spėjame skaityti naujus įstatymus (ypač dėl aplinkosaugos). Bet mes stengiamės būti informuoti. Geriau klausti „dėl to“, o nemanyti, kad „visada taip buvo“.

Išvada

Galiausiai, patikimas ir greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su garantija neįmanomas be gero ryšio ir pasitikėjimo. Aš matęs daug visko – nuo puikių, be klaidų vykusių projektų iki tokių, kur reikėjo iškviesti policiją. Nereikia bijoti klausti klausimų, net jei jie atrovo kvaili. Geriau pasidomėti dabar, nei gailėtis vėliau, kai stovite su dėžėmis rankose prie uždarytų durų Berlyne. Pasiruoškite, pasirašykite dokumentus ir pasitikėkite savimi (ir mumis).