Patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją su procesu nuo A iki Z

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesibaigia taip, kaip planuota, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog "krovimas ir važiavimas", bet realybėje tai sudėtingas mehanizmas, kur viena neįsuktą veržlę gali viską sugadinti. Organizuojant patikimą biuro perkėlimą į Vokietiją, reikia ne tik raumenų, bet ir žinios, kaip elgtis su muitinės procedūromis bei vokišku biurokratizmu, kuris kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei blogas kelias. Čia ne paslaptis, kad kainos gali šokti į viršų, jei kas nors nėra iš anksto suplanuota, todėl stengiuosi visada pasakyti, kaip yra iš tikrųjų, be šypsenėlės ant veido.

Pradžia: Pasiruošimas ir brangžodžiai (kas dažnai nuvilia)

Kiek laiko iš tiesų užtrunka viskas suplanuoti?

Visada sakau klientams, kad jei jau galvojat apie patikimą biuro perkėlimą į Vokietiją, pradėkite galvoti bent prieš mėnesį, o jei didelis įmonė – tai dar anksčiau. Reikia ne tik laiko, kad supakuotumėte dėžes, bet ir tam, kad gautumėte visus leidimus, išsinuomotumėte liftą arba sutvarkytumėte dokumentus manyčioms. Kartais atsit taip, kad viskas susidėlioja per savaitę, bet tuomet stresas padvigubėja, o rizika, kad kažką pamiršit, tiesiog milžiniška. Geriau turėti laiko atsargą, nei vėliau bėgioti prieš pat vairuotojo atvykimą ir ieškoti dėžių.

Ar verta taupyti ant dėžių ir pakavimo medžiagų?

Skaudžiu pasakyti, bet taupyti čia tikrai neverta, nes jei sugadinsite serverį dėl blogos dėžės, nuostoliai bus kur kas didesni. Esu matęs situacijų, kai klientai vežė kompiuterius paprastose "Maxima" krepšelyse, ir, žinoma, pasibaigė tuo, kad monitoriai buvo sulaužyti. Geriau išleisti šiek tiek daugiau už specialias dėžes su burbuliuku plėvele, kurios apsaugo smūgiams. Profesionalus biuro perkėlimas į Vokietiją prasideda būtent nuo tinkamo pakavimo, o ne nuo to, kada sunkvežimis išvažiuoja iš kiemo.

Kas daryti su dalykais, kurių nebebevežiam?

Prieš pat perkėlimą visada tenka "išvalyti" stalus, nors dažnai klientai to nedaro ir mūsų krautuvai tenka vežti šiukšles kartu su baldais. Jei turite senus spausdintuvus, kurie nebeveikia, ar suirusius kėdes, geriau juos išmesti arba parduoti antrą kartą čia, Lietuvoje, nes juos vežti pro kelias šimtus kilometrų tiesiog neprogresu. Vokiškos sąvartynų paslaugos brangios, o mums už tai papildomai mokėti neapsimoka. Nustokite kaupti brangiazmetį šiukšlę.

Kodėl reikia inventoriaus sąrašo, jei aš ir taip žinau, ką turiu?

Inventoriaus sąrašas būtinas ne jums, o muitinei ir draudikui, be jo gali būti didelių nesusipratimų. Vėlgi, patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją be šio popieriaus yra beveik neįmanomas, nes vokiečiai mėgsta tvarką. Įsivaizduokite situaciją, kai sulaiko sunkvežimį ir priverčia iškrauti viską, kad tik patikrintų, ar nėra pavogtų daiktų (tai jų standartinė procedūra be sąrašo). Geriau praleisti vieną vakara užrašinėjant "stalas, 4 vnt.", nei prarasti dieną pasienyje.

Ar galiu pati/atsitraukti nuo proceso ir visą pavedžiuoti jums?

Taip, dažniausiai taip ir daroma, ypač kai perkeliama didesnė įmonė, kur vadovas neturi laiko stebėti, kaip vežami kėdės. Mūsų užduotis – pasiimti raktus, supakuoti, užvežti ir iškrauti, o jums tiesiog gauti pranešimą "atvykome". Tiesa, rekomenduoju turėti atstovą vietoje, nors telefonu, jei reikėtų kažką greitai paspręsti, pavyzdžiui, dėl parkavimo vietos. Bet jei visiškai norite pasitraukti – tai galima, už papildomą mokestį, žinoma.

Ką daryti su labai vertingais daiktais (safe, meno kūriniais)?

Čia reikia specialio draudimo ir, dažniausiai, atskiro transporto, nes įprastas sunkvežimis su kitais baldais nėra saugus vietas brangmenims. Kartais klientai slepia brangius daiktus į paprastas dėžes, tačiau jei dingsta ar sulūžta, draudimas to neišmoka, nes nebuvo paskelbta. Tiesiog pasakykite mums iš karto, kad turite seifą ar paveikslus, ir mes susitvarkysime kitaip. Geriau būti per daug atsargiam, nei vėliau gailėtis.

Kelias ir muitinė: kas nutinka ruožoje?

Ar tikrai reikia TIR knygelės ar tai paslindęs pinigų surinkimas?

Jei vežate daugiau kaip tam tikrą vertę (o dažnai biuro technika brangi), TIR knygelė arba eksporto deklaracija yra privaloma. Negalite tiesiog važiuoti pro sieną su pilnu sunkvežimiu ir sakyti " tai tik mūsų stalai". Vokiškai muitininkai gali uždaryti akis tik mažoms siuntoms, o biuro perkėlimas – tai didelis verslas. Be to, šie dokumentai užtikrina, kad patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją nebus sustabdytas pusiaukelėje dėl biurokratinių niuansų.

Kaip elgtis, jei vairuotojas stringa už Lietuvos sienos?

Tokios situacijos įvyksta, technika genda arba eina sniegas, ir čia reikia kantrybės. Mes stengiamės rasti kitą vairuotoją, bet jei jau pakrovėme, tai galiučiai prasidėti. Esu matęs, kaip klientai išsižiežia, kad vėluojame, bet mes ne valdome orus ar kelių būklę. Geriau turėtumėte planą "B", pavyzdžiui, dirbti nuotolinai vieną dieną ilgiau, nei stumti vairuotojus važiuoti per miegamąjį režimą. Saugumas pirmiausia.

Kas su PVM mokesčiais, ar grąžins?

Paprasčiausiai tariant, jei jūsų įmonė yra mokėtoja Lietuvoje ir turite PVM kodą, bei pervežate savo turtą į filialą Vokietijoje, PVM mokėti nereikia (tiksliau, taikoma 0 proc. tarifas). Tam reikia pateikti eksporto sąskaitą-faktūrą. Esu matęs, kad kai kurie "specialistai" bando uždirbti ant šio proceso, sakydami, kad reikia mokėti Vokietijos PVM, tiesiog nesužinoję taisyklių. Patikimai biuro perkėlimui į Vokietiją reikalingas geras buhalteris, kuris išrašytų tiesiogius dokumentus.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus biuro siuntoje?

Techniškai galima, bet legaliai – nerekomenduoju, nes tai vadinama "prekyba" arba "kontrabanda" jei daug. Jei padėsite savo lagaminą su drabužiais gale sunkvežimio, o muitininkas užklius – tai gali baigtis baudomis visai įmonei. Biuro perkėlimas turi būti tik biuro reikmenų. Jei norite vežti asmeninius daiktus, geriau susitarti dėl atskiro, mažesnio automobilio arba juos vežti sau (nors čia jau nebe mano sritis).

Kas daryti, jei vokiečiai sustabdo ir pradeda tikrinti kiekvieną dėžę?

Tai tikras košmaras, bet kartais nutinka, jei atrodote įtartai arba dokumentuose yra klaidų. Tiesiog reikia ramiai laukti, net jei tai trunka valandas. Buvo atvejis, kai vienas klientas užmiršo deklaruoti seną "Playstation" konsolę, kai buvo poilsiaujamas biure – teko paaiškininėti. Viskas išsprendžiama, bet su pridėtinėmis emocijomis. Patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją vengia tokių rizikų iš karto.

Ar reikia rūpintis draudimu kelyje?

Draudimas yra būtinas, o ne pasirinkimas, nors dažnai žmonės sako "ką gi gali nutikti kelyje". Gali degti, gali būti avarija, gali būti gaisras kaimyninėje mašinoje. Mūsų standartinis draudimas dengia daugumą situacijų, bet visada verta pasidomėti, ar jis dengia ir technikos sudūžimą nuo stipraus virpesio. Ypatingai svarbu, jei vežame jautrius serverius.

Kaip vyksta kontrolinio svėrimo procedūra?

Jei muitinė įtaria, kad vežate daugiau, nei parašyta, arba uždraustų daiktų, gali nustatyti kontrolinį svėrimą. Tai reiškia, kad reikia iškrauti visą sunkvežimį ant svarstyklių. Tai trunka ilgai, kainuoja pinigus (už iškrovimą-krovimą) ir gali sugadinti brangų grafiką. Todėl niekad nemeluokite apie svorį ar tūrį, better safe than sorry (geriau saugu nei gaila). Vokietijoj (čia šiek tiep praleidau rašybos klaidą, atsiprašau) taisyklės griežtos.

Vokietija: Atvykimas ir problemos vietoje

Ar sunku rasti vietą sunkvežimui prie biuro Miunchene ar Berlyne?

Tai, tikriausia, didžiausia galva skausmo problema Vokietijoje, nes ten miestai tiesiog nepritaikyti dideliems sunkvežimiams centruose. Kartais reikia gauti specialų leidimą (Sondererlaubnis) už pusešimčio eurų, kad tiesiog atvažiuotum prie durų. Be to, vietiniai gyventojai gali būti agresyvūs, jei užimsite jų vietą. Iš anksto susiplanuokite, kur statysite mašiną, kitaip teks vežti dėžes per pusę miesto.

Ar reikia iš anksto rezervuoti liftą namuose?

Absoliučiai taip, ir tai dažnai būna brangiausia dalis. Vokiški namų ūkiai (Hausverwaltung) gali leisti liftą naudoti tik 2 valandas per dieną, o jei pavėluosite – teks laukti kitos dienos. Žinau atvejį, kai viena firma negalėjo įvežti baldų, nes vokietis kaimynas skundėsi, kad per daug triukšmo. Viską reikia derinti su administracija raštu.

Kas nutinka, jei netelpa į liftą arba lifto nėra?

Tada prasideda "aikštelinės kėlimas" – keliame baldus pro langus su specialiais kranais. Tai labai brangu ir pavojinga, todėl visada klausiu, ar yra liftas, ar jis telpa standartinę europalletę. Jei ne, reikia žinoti iš anksto, kad atvežtume mažesnes komandas arba įrangą. Negalime važiuoti į Vokietiją su klaidingu planu, tada tik prarasime pinigus.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais?

Vokietijoje parkavimas miestuose yra brangus ir griežtai kontroliuojamas. Vairuotojams dažnai tenka statyti mašiną toliau ir užsiimti "pėsčiomis logistika". Jei užsiliksite mokamoje vietoje be bilieto – baudos greitai ateina į įmonę. Biuro perkėlimo kaina gali išaugti dėl tokių smulkių nuostolių, todėl mes stengiamės visada numatyti šias išlaidas įkainojime.

Ar jūsų darbuotojai kalba vokiškai?

Baziniai dalykai – taip, bet jei reikia sudėtingų derybų su namų ūkiu arba policija, geriau, kad klientas turi vokiškai kalbančį atstovą. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka rusiškai ir angliškai, o su vokiečiais susitinka kažkaip (rankos ir kojos). Ką reikia, išsiaiškiname, bet nerekomenduoju tikėti, kad mūsų vairuotojas sugebės įtikinti susirūpinusią kaimynę, kad mes ne vagys.

Ką daryti su pakuoju atliekomis (dėžės, plėvelės)?

Vokietijoje atliekų rūšiavimas beveik religija, tad negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį kieme. Paprastai mes susitvarkome savo atliekas (sugadintas dėžes susmulkiname ir vežame su savimi arba į specialias vietas), bet jei paliksite kieme maišus su plėvele – gausite baudą. Susitarkite iš anksto, kur galite padėti šiukšles, tiesiog prašau, nederėkite mums blogo vardo.

Ar galima palikti dalykus sandėliuke Vokietijoje, jei dar nėra galutinis biuras?

Taip, mes turime partnerių, kurie suteikia trumpalaikę sandėliavimo paslaugą, bet tai kainuoja. Kartais atsitiko taip, kad biuro remontas vėluoja, ir reikia kur nors nudėti inventorių savaitei-dviem. Geriau tai padaryti profesionalioje saugykloje, nei laikyti sunkvežimį stovintį gatvėje ir mokėti vairuotojui laukimo laiką.

Pinigai, draudimas ir kiti svarbūs dalykai

Koks vidutinis biuro perkėlimo į Vokietiją įkainojimas?

O čia kaip su mašinomis – ką užeisi, tą pervedi. Priklausys nuo tūrio, nuo atstumo (Berlynas arba kaimas netoli Lietuvos sienos), nuo darbo sudėtingumo. Mažam biurui gali tekti nuo 1500 iki 3000 eurų, o dideliam – ir keliems dešimtims tūkstančių. Tiesa, pasakyti tiksliai be apžiūros neįmanoma, tas specialistas, kur duoda kainą per telefoną be klausimų, tikrai kažką slepia.

Kurios papildomos paslaugos kainuoja brangiausiai?

Kėlimas pro langus (su kranu), išmontavimas/montavimas sudėtingų sistemų (serveriai), sandėliavimas ir, žinoma, skubumas. Jei sakote "reikia rytoj", tai kaina šuolietis aukštyn. Normalus, patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja planavimo. Be to, jei reikia vežti itin sunkus daiktus (pavyzdžiui, milžinišką seifą), tai taip pat reikalauja specialios technikos.

Ar draudimas apima ir jūsų sugadintas grindis?

Standartinis draudimas dažniausia dengia tik pervežamus daiktus, o ne turtą, kuriame jie buvo. Jei mūsų darbuotojas pamuša porcelianinę vazą jūsų Vokietijos biure arba įtrėš brangų kilimą – tai gali būti problematiška (čia ne visada aišku, tiesa sakyti). Rekomenduoju pasitikrinti, ar turite "Third Party Liability" draudimą (atsakomybės už trečiuosius asmenis), nors ne visi vežėjai jį siūlo.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiau perkėlimą paskutinę minute?

Tada, deja, prarasite užstatą arba teks mokėti baudą už paruoštą darbą, nes mes jau galėjome rezervuoti mašiną ir žmones. Ypač jei tai atsitiko tuomet, kai vairuotojas jau buvo kelyje. Mes ne beglobiai, turime savo išlaidas, todėl atšaukimas privalo būti greitas ir sąžiningas.

Ar imate mokėjimą grynaisiais?

Vokiškoje teritorijoje tai dar retoku atveju, nes mums reikia apskaitos. Viskas vyksta pervestis, PVM sąskaitomis faktūromis. Jei kas nors bandys pasiūlyti "gryniais be PVM" – tai pirmas signalas, kad čia kažkas ne taip, tikriausiai jokie dokumentai nebus tvarkingi. Venkite tokių pasiūlymų kaip ugnies.

Kaip apskaičiuojame kūgio (tūrio) tūrį?

Mes dažniausiai naudojame "kubinius metrus" (m3), o ne svorį, nes biuro baldai yra lengvi, bet dideli. Pakavimo dėžės taip pat įeina į šį tūrį. Kartais klientai sako "o tai tie stalai tuščiaviduriai", tačiau logistikoje vieta taip pat užimama. Tiksliam skaičiavimui geriausiai tinka, kai ateiname ir matuojame, arba jūssių siuntiate schemą su matmenimis.

Ar galite padėti su technikos išjungimu ir pajungimu?

Mes galime išjungti ir pjauti laidus, tačiau pajungti atgal į tinklus IT reikėtų jūsų specialisto, nes mes ne esme IT inžinieriai. Pastaba: (geriau, kad jūsų IT žmogus būtų šalia, kai mes krauname serverius, kad nepadarytų rimtų pastabų paskui). Mes padarome fizinį darbą, o o jums reikia užtikrinti, kad viskas veiks programiniu lygmeniu.

Ką daryti, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai pasitaiko reti, bet atvejai, kai dėžė nukrenta kely arba yra pavogta (ypač jei mašina neapsaugota). Tada reikia kreiptis į draudimo kompaniją, pateikti policijos pranešimą (jei vagystė) ir Inventoriaus sąrašą. Patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją visada turi nustatyta šią procedūrą iš anksto. Negalima tikėti, kad įmonė tiesiog atsispirps savo kišenę, jei ji nepadarė nusikaltimo.

Ar reikia suteikti maitinimą ar apgyvendinimą jūsų darbuotojams?

Paprastai ne, mūsų vairuotojai turi savo grafiką ir miegamąsias kabinoje, tačiau jei darbas truka dvi dienas ir jiems reikia miegoti viešbutyje – tai šią išlaidą dažniausiai apmoka klientas (arba įtraukiama į sąskaitą). Kas dėl maisto – jie susitvarko patys, nebent kalbame apie ilgesnę komandiruotę, tuomet reikia aptarti.

Išvada

Visos šios procedūros gali atrodyti pernelyg sudėtingos, bet tikrai verta investuoti laiko į pasiruošimą, kad išvengti nedarbo. Patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją nėra pigus malonumas, tačiau jei viską padarysite teisingai, jūsų verslas nenukentės ir greitai atsinaujins naujoje vietoje. Venkite abejotinos kokybės firmų, kurios žada "viską po 500 eurų", ir pasitikėkite patirtimi, o tada viskas gerai. Sėkmės užduotyje ir tikiuosi, kad jūsų kava Vokietijoje bus tiek gera, kiek ir čia.