Pasiruoškite biuro persikraustymui į Vokietiją profesionaliai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo šešių vietų biurų iki didžiulių sandėlių, kuriems reikėjo keltis per savaitgalį. Kasdien bendrauju su vairuotojais, klientais ir muitinės tarnybos pareigūnais, todėl galiu pasakyti vieną: biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tas pats, kas keltis iš buto į butą Vilniuje. Čia viskas yra sudėtingiau, brangiau ir reikalauja daug daugiau dokumentacijos, nei įsivaizduojate. Jei manote, kad tiesiog užpildysite dėžes ir išvažiuosite, labai klystate. Šiame straipsnyje nebuvęs turinio kūrėjas, o paprastas vadybininkas pasakysiu, kaip tai vyksta išties, be jokių gražių uždažų, kad jums nereikėtų verkti vėliau.

Bendri klausimai ir pradžios darbai

Kaip tiksliai pradėti ruoštis biuro persikraustymui į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Pirmiausia turite susitarti su savo komanda, kad visi suprastą – tai ne papildomas atostogų dieną. Reikia tiksliai suskaičiuoti, kiek turite baldų, technikos ir to smulkaus, kurio niekas nemato, bet kuris užima daugiausia vietos. Be to, biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja tikslaus plano, ne „paimsime ir vežsim“. Turite žinoti, ar išsidėsite naujose patalpose, ar ten net liftas tinkamas dydžio. Vėliau susirandate pervežėją, kuris nebus pigiausias, o kuris žino, ką daro.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks procesas?

Niekada nesakyčiau mažiau nei mėnesio, jei kalbame apie normalų įmonę. Paprastai pradedame planuoti maždaug prieš 6-8 savaites, ypač jei reikia gauti kvietimus ar muitinės dokumentus. Viskas trunka ilgiau, nei atrodo, nes vien derybos dėl datos su vairuotojais gali užtrukti savaitę. Jei bandote nuvežti viską per savaitgalį, tai tikrai nebus profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją, o chaosas. Geriau turėti rezervą dienų dviem, kad neliktumėt be stalo pirmadienį ryte.

Ar verta daryti viską patys ar kviesti profesionalią komandą?

Žinau, dauguma vadovų galvoja: „Ką čia pervežti? Mes patys su komanda nuvežsim visą fūru“. Tačiau aš turiu pasakoti tiesą – tai didelė klaida. Profesionalai turi ne tik fėją, bet ir įrangą, įgūdžius, ir, kas svarbiausia, atsakomybę. Jei jūsų vadybininkas numeta serverį laiptuose, niekas jums to neatsikompensuos. O jei tai daro pervežėjas, yra draudimas. Taip pat, biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia, kad reikės pakrauti ir iškrauti viską greitai, o mūsiškiai su tai sugebės geriau nei jūsų buhalterė su pypsojimu.

Kaip suskaičiuoti tūrį, kad neapsigauti?

Čia dažniausiai visi klysta. Žmonės sako: „Mes turim tris stalus ir penkias kėdes“, o po to atvažiuoja ir pasirodo, kad dar yra didžiulis archyvas, spausdintuvas, kuris sveria 200 kg, ir virtuvės reikmenys. Geriausia būtų neišmatuoti su metru, o tiesiog nufotografuoti viską ir siųsti mums. Mes matome akimi. Aš kartą buvau situacijoje, kai klientas pasakė, kad daiktai tilps į vieną sunkvežimį, bet galiausiai teko važiuoti dviem. Tai brangina dvigubai.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo, taip. Be galo svarbu turėti sąrašą, net jei jis bus grubus. Muitinėje Vokietijoje be jo galite užstrigti valandomis. Geriausia, kai kiekviena dėžė yra pažymėta numeriu ir žinoma, kas joje yra. Nerašykite tiesiog „daiktai“, rašykite „buhalterijos dokumentai 2015-2020“ arba „kavos aparato priedai“. Tai greitina biuro persikraustymą į Vokietiją tiek Lietuvoje, tiek iškraunant Miunchene ar Berlyne. Be to, tai padeda išvengti vagysčių ar praradimų kelyje.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, bet aš galiu pasakyti apie ribas. Paprastai tai prasideda nuo 2-3 tūkstančių eurų, jei kalbame apie mažą įmonę, ir eina į dešimtis tūkstančių, jei tai didelis sandėlis ar gamykla. Kaina priklauso nuo to, kiek darbo reikia rankomis – ar reikia išmontuoti baldus, ar ne. Taip pat svarbu, ar reikia specialios technikos. Žiūrėk, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, todėl tikrai neapsimoka taupyti ant vairuotojų kvalifikacijos.

Kas įeina į galutinę kainą, o kas papildomai?

Pagrindinė kaina apima darbą Lietuvoje, transportą ir darbą Vokietijoje. Tačiau visada būna „puikių“ papildomų paslaugų, pavyzdžiui, pakavimo medžiagos (dėžės, lipdukai, burbuliukai). Kartais reikia mokėti už užtvaras ar leidimus važiuoti sunkvežimiu miesto centre. Vieną kartą teko mokėti brangiai už tai, kad reikėjo uždengti grindinimą privačiame name, nes klientas to nepaminėjo. Viskas kainuoja, o biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas iki cento.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia pakelti daiktus į aukštą be lifto?

Žinoma, ir tai nėra smulkmena. Jei naujieji rūmai Vokietijoje neturi lifto ar jis per mažas, reikės nešti rankomis. Tai yra fizinis darbas, kuris brangiau vertinamas. Paprastai toks darbą įkainojamas valandomis, o ne už fiksuotą sumą. Aš mačiau, kaip vairuotojai vos nenuplyšo nešdami seifą į ketvirtą aukštą sename name. Jei žinote apie tokias problema iš anksto, pasakykite, kad nuvežtume liftus arba parengtume planą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Vokietijoje?

Būna visko. Kartais reikia sumokėti už vietą parkuoti prie pat įėjimo, jei ten yra mokama zona. O Vokietijoje tai gali būti gana brangu, ypač miestuose. Taip pat gali būti mokestis už šiukšlių ivežimą, jei tūris didelis. Neklauskite manęs, kodėl taip yra, bet vietinės tarnybos mėgsta priderinti prie sienos svetimšalius. Geriausia susiderėti su pervežėju, kad jis įtrauktų šias išlaidas į sutartį, kad nektų vėliau ginčytis su vokiečiais dėl 50 eurų.

Kaip taupyti neprarandant kokybės?

Vienintelis būdas taupyti – tai daryti kai ką patys, pavyzdžiui, išpakuoti smulkius daiktus ar susirūpinti dėžėmis. Tačiau netaupykite ant draudimo ar vairuotojų. Taip pat, galite bandyti suderinti dvi įmones į vieną fūrą, jei tenka važiuoti tuo pačiu kryptimis. Tai retai pavyksta, bet biuro persikraustymas į Vokietiją gali tapti pigesnis, jei lankstūs su datomis. Jei galite laukti savaitę-dvi, kainos gali kristi.

Dokumentai, muitinė ir legalūs reikalai

Kokius pagrindinius dokumentus reikia turįs su savimi?

Būtinas yra krovinio manifestas, kuris nurodo, kas keliauja. Taip pat reikia sutarties su pervežėju ir, labai svarbu, draudimo polisas. Be to, jei pervežate techniką ar brangius daiktus, reikės jų serijinių numerių sąrašo. Aš visada primenu, kad biuro persikraustymas į Vokietiją be dokumentų tai kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – tikras laimės lošimas. Muitinė be to nieko neleis.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jeigu tai yra įmonės, kurios turi PVM mokėtojo kodus abišalėje (Lietuvoje ir Vokietijoje), tai paprastai tai yra vidaus sandoris ir PVM nėra mokamas (arba atsiskaitoma per sąskaitas). Tai vadinama B2B prekyba. Bet jeigu įmonė Vokietijoje dar neužregistruota arba pervežate asmeninius daiktus darbuotojų, gali tekti mokėti muitą ar PVM. Čia geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, nes aš esu vadybininkas, ne teisininkas.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

EX1 (arba dabar dažniau vadinamas eksporto deklaracija) yra būtinas, jeigu išvežate daiktus iš Lietuvos ne trumpam laikui. Tai įrodymas muitinei, kad prekės išvyko iš šalies legaliai. Be to, gaudote atitinkamą dokumentą, kuriuo galite įrodyti Vokietijos muitinei, kad prekės yra iš ES ir nereikia mokėti muito. Be šio popieriaus biuro persikraustymas į Vokietiją gali užstrigti sienoje ilgam.

Ar gali muitinė sulaikyti mūsų krovinią?

Taip, ir tai nutinka dažniau, negu manote. Vienintelė priežastis – blogi dokumentai arba įtarta, kad keliauja kažkas nelegalaus, pvz., radijo bangomis valdomi žaislai be CE ženklo (tai keista, bet taip yra) arba alkoholis be leidimo. Kartais užstrigame dėl to, kad vairuotojas negali aiškiai paaiškinti, kas yra dėžėje „Bendra“. Geriausia viską pažymėti aiškiai. Vieną kartą mus sulaikė 6 valandų, nes klientas užmiršo įrašyti seną kompiuterį į sąrašą.

Kas daryti, jeigu prarandame dokumentus kelyje?

Pirmiausia – nepanikuoti. Viskas šiandeln yra kompiuteriuose. Muitinės sistemos dažnai gali atsiųsti kopiją elektroniniu būdu. Tačiau tai užtrunka laiko ir gali atidėlioti iškrovimą. Geriausia turėti nuskaitytas kopijas el. pašte arba debesyje. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas taip, kad net ir tokios nelaimės nebegadintų jūsų verslo. Aš visada turiu savo telefonu kopijas svarbiausių failų.

Ar reikia specialių leidimų technikai pervežti?

Svarbu, jei technika yra sensibli arba duomenys joje slapti. Gal reikės duomenų ištrynimo aktų, jei pervežiate senus serverius į naikinimą. O jei pervežiate paprastus kompiuterius, tai nėra jokių specialių leidimų, tik jei jie nėra labai brangūs (tada draudimas). Aš asmeniškai visada raginu susirūpinti duomenų paslauptumu – užduokite sau klausimą, ar norit, kad vairuotojas matytų jūsų konfidencinius duomenis, jei dėžė nukristų.

Technika, įranga ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT infrastruktūrą?

Tai bene svarbiausia dalis. Serverius negalia tiesiog mesti į fėją. Jie turi būti išjungti, jei įmanoma, ir užfiksuoti (tvirtinami) specialiose dėžėse. Geriausia, jei tai daro jūsų IT specialistas kartu su mūsų pakavėjais. Aš mačiau, kai vienas klientas pasiekė serverį ant paprastos dėžės, ir jis atėjo į Vokietiją su sulaužytu disku. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją visada įtraukia IT įrangą apsaugą kaip prioritetą.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Priklauso nuo to, ką pervežiate. Monitors ir kompiuterius geriau dėti į originalias dėžes, jei jas išsaugojote. Jei ne, mes turime specialias „airbag“ dėžes su putomis. Baldams dažnai tenka vynioti į staltieses arba kartoną. Netaupykite ant dėžių – tai pigiau nei pirkti naujus stalus. Vienintelis išimtis yra knygos ar dokumentai – jiems tinka sunkiosios dėžės, bet reikia žiūrėti, kad nedūgtų.

Kaip elgtis su archyvais ir popierinėmis dokumentais?

Archyvai yra sunkūs kaip velniai. Viena dėžė popieriaus gali sverti 20-30 kg. Reikia labai atsargiai, nes viršutinė dėžė gali tiesiog sugriužti po apatine svorio. Taip pat reikia apsisaugoti nuo drėgmės. Biuro persikraustymas į Vokietiją su archyvais reikalauja tvarkingumo – žymėkite dėžes pagal metus ar abėcėlę. Niekas nenori vėliau ieškoti 2020 metų PVM deklaracijos visame kambario krūvoje.

Ar draudimas apima ir duomenų praradimą?

Dauguma standartinių draudimų apima tik fizinę žalą – t. y. jei serveris sulūžo, jį pakeičia arba sumoka pinigus. Tačiau duomenų praradimas (informacija) dažnai nėra draudžiamas arba draudimo suma yra labai maža. Tikrai pasidomėkite šia sąlyga. Aš niekada negarantuoju, kad duomenys išliks, jei technika nukrenta ant grindų, todėl visada darykite atsarginę kopiją (backup) prieš išvežant.

Kaip supakuoti biuro kėdes ir mažus baldus?

Kėdes geriausia sukrauti ant vienos kėdės virš kitos ir suvynioti į pleistrą arba staltiesę. Tai sutaupo daug vietos fėjoje. Stalai turi būti išsukiami, jei įmanoma. Patarčiau visus varžtus ir detales dėti į vieną mažą maišelį ir priklijuoti prie vieno iš stalų detalių. Kitaip prarasite tuos varžtus ir gausite nervų priepuolį surinkdami stalą Vokietijoje vakare prieš darbą.

Kelionė, vairuotojai ir realios problemos

Kaip tiksliai vyksta biuro persikraustymas į Vokietiją maršrutu?

Daugiausia važiuojame per Lenkiją (A1 arba kitais keliais). Maršrutas priklauso nuo to, kur būstate. Kartais reikia vengti tam tikrų miestų dėl didelių spūsčių. Mūsų vairuotojai žino geriausius kelių lankus, bet Vokietijoje darbo laiko apribojimai (driving times) yra griežti. Reikia planuoti poilsio pertraukas. Kartais biuro persikraustymas į Vokietiją trunka ilgiau dėl to, kad vairuotojas tiesiog privalo sustoti ir pailsėti pagal įstatymus. Negalima jo spausti.

Kiek laiko trunka važiavimas viena kryptimi?

Priklauso nuo išsikrovimo vietos. Į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų, į Miuncheną – ilgiau, gal 16 valandų. Tai be poilsio pertraukų. Taigi, jei išvykstame ryte, ten esame kitą dieną arba ryte. Jei reikalaujate, kad būtų atvykta tam tikru laiku, reikia planuoti išvykimą diena anksčiau. Negalima tiesiog pasakyti „važiuok greičiau“, tai nelegalu ir pavojinga.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuriuo keliu Vokietijoje?

Ne, yra daug ribojimų, ypač miestuose. Environmental zones (Umweltzone) reikalauja specialios žaliosios kortelės. Be jos, gausite didelį baudą. Taip pat yra kelių, kuriais negali važiuoti sunkvežimiai virš 7,5 tonų, arba kelių su apribojais aukščiu (tunnels, bridges). Mūsų vairuotojai turi navigacijas, kurios to žino, bet kartais ir jos klysta. Vieną kartą teko atsukti atgal 50 km, nes tiltas buvo per žemas.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs kelyje (techninė gedimas)?

Tai nėra retai. Stengiamės turėti patikimus sunkvežimius, bet technika gaišta. Jei nutinka gedimas, mes išsiunčiame pagalbą arba pakeičiamą fėją. Tačiau tai užtrunka. Jei jums labai skubu, tai gali būti problema. Aš visada sakykite klientams – turėkite planą B. Galbūt reikės dirbti iš namų vieną dieną. Niekas negarantuoja, kad variklis neužsigs ties Karaliaučiumi.

Ar reikia pranešti apie atvykimą iš anksto?

Būtina. Vokietijos sandėliuose ar biuruose dažnai reikia pranešti apie atvykstamą fūrą bent 24 valandas arba 4 valandas prieš atvykimą. Kitu atveju jums gali nepaleisti į ramą arba nebus kas priimti krovinių. Tokie dalykai susitaria iš anksto, o ne kai sunkvežimis jau stovi už vartų ir blokuoja gatvę.

Ar vokiečių kalbos žinojimas būtinas?

Mūsų vairuotojai kalba angliškai arba supranta pagrindinius žodžius rusiškai/vokiškai, bet idealu, jei vietinis personalas Vokietijoje kalba bent angliškai. Buvau situacijoje, kur vokiečių sandėlininkas nenorėjo kalbėti nei angliškai, nei rusiškai, ir buvo didelės problemos dėl dokumentų patvirtinimo. Taigi, jei galite, pasirūpinkite kontaktiniu asmeniu vietoje, kuris moka susikalbėti.

Galutiniai patarimai ir išvados

Ką daryti pirmiausia atvykus į naują vietą?

Pirmiausia patikrinkite, ar viskas atvežta sveika. Jei matote, kad dėžė sutrūkinėjusi, nufotografuokite ją prieš atidarydami. Vėliau paskambinkite mums arba draudimo kompanijai. Tada pradėkite kelti jautriausius daiktus – techniką, dokumentus. Likusią dieną praleiskite išsirenkant savo kabinetą, o ne spręsdami, kur dėti spausdintuvą. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai visi sėdi savo vietose ir dirba.

Ar jums reikia mūsų pagalbos iškraunant?

Tai jūsų pasirinkimas. Jei norite sutaupyti, galite iškrauti patys su savo komanda. Tačiau atsiminkite – mūsų vairuotojai yra pavargę po kelionių, jie turi savo darbo laiko apribojimus. Jei jie iškrauna jums, tai yra papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto. Aš asmeniškai rekomenduoju, bent dėl sunkių daiktų pasinaudoti jų pagalba, kad nenusižalotumėte nugaros.

Kas daryti su pakuotės atliekomis po visko?

Tai didelė bėda. Po persikraustymo lieka tūkstančiai dėžių ir plėvelių. Vokietijoje šiukšlių išvežimo taisyklės yra griežtos. Negalite tiesiog mesti visko į konteinerį gatvėje. Turite susitarti dėl šiukšlių išvežimo arba suskaldyti dėžes ir padėti į tinkamą vietą. Kartais mes galime pasiimti tuščias dėžes atgal, jei sutartame, bet tai papildomai kainuoja degalus.

Kaip sumažinti stresą darbuotojams?

Bendruomenės renginiai arba tiesiog geras duonos krumelis. Pasakykite žmonėms, kas vyksta, kas juos laukia. Jei žmogus žino, kad jo stalas bus atvežtas rytoj, jis mažiau stresuoja. Leiskite jiems pasirūpinti savo asmeninėmis daiktais. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti ne tik apie_logistiką, bet ir apie žmones. Niekas nenori dirbti ten, kur pilnas chaosas.

Ar verta viską daryti savaitgaliu?

Taip, tai geriausias variantas verslui. Taip netenkate darbo dienų. Tačiau atsiminkite – vairuotojai taip pat turi poilsio dienas, ir jei reikalaujate jų dirbti sekmadienį, tai kainos brangsta. Taip pat sunkiau rasti pagalbą vietose (pvz., sandėliuose) sekmadieniais Vokietijoje. Vokiška darbo etika sako, sekmadienis yra poilsio diena, todėl tikrai derėkite šiuos dalykus iš anksto.

Galutinis patarimas iš 20 metų veterano?

Nesikreipkite į pigiausią pasiūlymą. Kreipkitės į tą, kuris klausia: „Kur reikės prieinamumo?“, „Ar yra laiptai?“, „Kiek sveria seifas?“. Tas, kuris suinteresuotas detalių, išgelbės jums daug nervų. Sėkmės, ir linkiu, kad viskas atvyktų sveika. O jei kas ne taip – skambinkite man, pažiūrėsim, ką galime padaryti (tikiuosi, nebe 3 ryto).

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro persikraustymas į Vokietiją yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis, jeigu pasiruošiate tinkamai. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, nes geriau klausti dabar nei verkti vėliau tarp dėžių Berlyne. Raskite patikimus partnerius, susiderėkite dėl dokumentų ir tikėkite savo komanda. Nors aš ir esu pabodęs šių kelionių, kiekvieną kartą, kai viskas pavyksta sėkmingai, turiu pasidžiaugti.