Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos: kas tikrai svarbu, o kas ne

Dirbu jau daugiau nei dvidešimt metų tarptautinių pervežimų srityje ir galiu pasakyti vieną – niekada nekasne taip, kaip planuojama, ypač kalbant apie biurus. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos yra tas procesas, kuris gali nuliesti įmonės vadovą nuo kojų, jei visa kasa palikta paskutinei dienai. Vokiečiai yra griežti, o mūsų žmonės dažnai linksmai žiūri į taisykles, kas sukelia konfliktus. Čia ne tik apie tai, kad užsirašote sunkvežimį, tai apie tūkstančius smulkmenų, pradedant nuo dėžių iki baigtinių dokumentų. (Na, o kaip sužinoti, kas ne taip? Tiesiog skaitykite toliau). Jei norite išvengti nervų išsižiojimo ir perbraižymų, geriau susiruoškite iš anksto ir supilkite viskas į vieną krūvą sąmoningai.

Pradžia ir planavimas (ir kodėl visada vėluojate)

Kada tiksliai reikia pradėti viską planuoti?

Niekada neper vėlu, bet optimaliau yra pradėti maždaug mėnesį iki datai, jei kalbame apie vidutinį biurą. Jei tai didelė korporacija, tuomet pradėkite planuoti šiandien. Vieną kartą mačiau kaip klientas skambino praėjus penkioms dienoms iki išvykimo ir norėjo vežti visą įrangą iš Miuncheno. (Na, jo reikėjo daugiau nei "gera nuomonė", kad tą įgyvendintume). Turite susitvarkyti grafiką, kad darbuotojai nebūtų stresujuojantys, o procesas vyktų etapais. Neleiskite, kad viskas liktų paskutiniam penktadieniui, tada tikrai pasigailėsite dėl laiko stygiaus.

Ar verta samdyti specialų vadybininką šiam projektui?

Jei turite pinigų ir norite sau taupyti nervus – tai tikrai verta. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos nėra tas dalykas, kurį galima padaryti tarp kitų darbų, jei nesate profesionalas. Vadybininkas žino, kur gauti leidimus, kaip supakuoti techniką ir ką daryti su pavojingomis atliekomis. Be jo, jūsų personalas tiesiog paslydžia, o darbas sustoja. Taip, kaina kils, bet taupysite laiką, kuris, kaip žinote, yra brangiausias resursas versle.

Kaip susitarti su darbuotojais, kad jie nedarytų triukšmo?

Tai yra viena sunkiausių dalių. Žmonės nenori kraustyti savo stalų, jie bijo, kad praras daiktus. Turite sušaukti susirinkimą ir aiškiai paaiškinti, kas ir kada vyksta. Parašykite instrukciją, lengvai suprantamą kalba, ne juridiniu. Patarčiau padaryti, kad dėžės būtų išdalintos savaitę anksčiau, o ne paskutinę valandą. Žmonės turi žinoti, ką daryti su asmeniniais daiktais – ar juos vežti namo, ar padėti į specialią dėžę. Niekada nepalikite jų neinformuotų, tada bus daugiau rūpesčių nei būtų galvojote.

Ar reikia apžiūrėti vietą iš anksto?

Labai rekomenduoju, net jei tai kainuoja papildomai. Einant per foto, nematai, kad aukšte neįeina liftas, arba reikia specialaus leidimo uždaryti gatvę. Vieną kartą mūsų klientas manė, kad viskas gerai, bet sunkvežimis negalėjo pasukti į gatvę Dėseldorfe dėl statybų. Mes praradome dieną ir teko mokėti stovėjimo mokestį. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos tampa matoma tik tada, kai matysi realų paviršių. Vizitas išvengia šių nereguliarumų ir sutaupo daugiau nei atvykstamojo specialisto bilietas.

Kas daryti, jei pasitiki brangiausią pasiūlymą?

Tuomet pasiruoškite problemoms. Per maža kaina paprastai reiškia, kad vairuotojas gali atvykti su seniu sunkvežimiu, be pakeliamo mechanizmo, ar net su nelegaliais kilmės dokumentais. Pervežimas iš Vokietijos kainuoja pinigus, nes technika ir kuras ten brangsta. Jei kas siūlo perpus pigiau – klaidokite. Ten, kur sutaupote 500 eurų, galite prarasti 5000 eurų vertės įrangą arba laiką. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su geromis rekomendacijomis ir užtikrinimu.

Popieriaus darbas (kas įsigeria į galvą)

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sienoje?

Vokietijoje be popierių niekas neįvyks. Jums reikės gero CMR kontrato, krovinio sąrašo (pavadinimai, svoriai, vertė), o jei esate užsienio bendrovė – ir įmonės registracijos dokumentų kopijų. Taip pat tikrinkite, ar adresas, į kurį vežiate, turi leidimą priimti sunkvežimį. Kartais senamiestyje Vokietijoje negali tiesiog sustoti ant šaligatvio, jums reikės leidimo iš miesto savivaldybės. (Tai yra labai svarbu, nes baudos ten milžiniškos). Be dokumentų, vairuotojas gali tiesiog nenusigyventi, o jums teks mokėti baudą.

Ar tikrai reikalingas draudimas, ar tai tiesiog pinigų siaubimas?

Nesu tikras, kaip jus galu įtikinti, bet draudimas beveik privalomas. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos įtraukia riziką pažeisti brangią techniką. Buvęs atvejis, kai sunkvežimis pataikė į duobę (Vokietijoje jų nedaug, bet būna), ir visa serverinė nuskrido. Jei nebūtų draudimo, klientas būtų bankrutavęs. Nekiekdami, kad tai papildoma sąnauda, tai jūsų apsauga. Įsitikinkite, kad draudimo polisas padengia ne tik kelią, bet ir patį krovinį nuo pagrobimo ar sudužimo.

Ar galima mokėti su PVM išsprendimu?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, dažnai galima taikyti 0% PVM tarifą tarptautiniams pervežimams. Bet tai nėra automatiška. Reikia, kad abi įmonės būtų registruotos ir pateiktų teisingus duomenis. Nebūtinai, kad tai lengva, dažnai buhalteriai susimeta su galvos dėl formų. Prieš pasirašant sutartį, pasitarkite su savo buhalteriu, kad nereikėtų vėliau mokėti 21% papildomai, nes kas nors sugedo dokumentuose. Tai gali padaryti didelę įtaką biudžetui.

Kas dėl toų žaliųjų lapų ir dėžių panaudojimo?

Vokiečiai yra labai ekologiški, todėl dėžės turi būti tvarkingos, o ne perleistos penkis kartus. Jei naudojate senas dėžės, jas tikrinkite, kad nenusilūžtų. Kas liečia "žaliuosius lapus" (waste paper), tai viskas turi būti suskirstyta. Negalima tiesiog numesti visko į vieną krūvą. Biuruose dažnai būna paprasto šlamšto, kurį reikia išmesti Vokietijoje, prieš išvykstant. Neleiskite vairuotojams vežti jūsų šiukšlių atgal į Lietuvą, kas tik padidins svorį ir kainą.

Ar imamos išankstinės mokėjimai?

Dauguma gerų firmų neprašo viso mokėjimo iš anksto, bet gali paprašyti avanso (depozito), ypač jei reikalinga spec. technika. Kiekvienas atvejis individualus, bet nebėgokite mokėti 100% prieš darbą. Galiausiai, kas jei jie neatvyks? Tuos pinigus gaudysi po metų per teismą. Paprastai imama 30-50% avansas, o likučius – atlikus darbą. Saugok save ir sutartyje užrašykite, kad mokėjimas vyksta tik po sėkmingo išsikraustymo.

Technika ir baldai (kaip nepalaužyti)

Kaip teisingai išmontuoti baldus, kad vėliau susirinktų?

Geriausia tą padaryti specialistams, o ne IT vaizduotojui. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos reikalauja, kad visi varžtai ir kniedės būtų pažymėtos ir sudėtos į maišelius su numeriu. (Ne, ne tiesiog į vieną didelį maišą, tada bus katastrofa vėliau surinkiant). Kiekviena dalis turi turėti etiketę susijungimui su baldais. Jei tai padarysite netvarkingai, pirmadienį po perkėlimo jūsų darbuotojai sėdės ant grindų ir bandys susirinkti stalus. Nenaudokite pjūklo, jei nebūtinai, geriau atsukite.

Ar galima paprašyti vairuotojų padėti su technika?

Oficialiai – ne, jie yra vairuotojai, ne krovikai. Ir daugelis firmų draudžia jiems liesti jautrią techniką dėl atsakomybės draudimo. Tačiau realybėje, jei sutariate su vadybininku ir duodate "gėrį" (ne, ne taip, tiesiog gerai sutariate), kartais gali padėti su įkrovimu. Bet neskubėkite to laukti. Biuro perkraustymas turėtų būti planuojamas taip, kad technika būtų paruošta jums, o ne priklausoma nuo vairuotojo geranoriškumo. Geriau pasamdyti vietinius krovikus Vokietijoje, jei reikia rankų.

Ką daryti su didžiuliu kopijavimo aparatu?

Tai dažnai būna problema. Kopijavimo aparatai yra sunkūs, jautrūs ir brangūs. Reikia iš anksto susisiekti su technikos tiekėju, nes jie dažnai turi savo servisą, kuris juos perveža. Jei bandoma vežti patys, rizikuojate sugadinti optiką. Be to, vokiečių firmos, parduodančios šią techniką, gali reikalauti, kad pervežimą atliktų sertifikuotas asmuo, kitaip prarasite garantiją. Neklauskite, kodėl taip, taip tiesiog yra ir taip greičiau nei sukeliantą problemų.

Ar reikia išjungti serverius prieš išsikraustant?

Žinoma, ir ne tik išjungti, o išmontuoti. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos nėra pilnas be atsargumo priemonių duomenims. Pirmiausia padarykite pilną atsarginę kopiją (backup). Tada išjunkite sistemą palaukiant, kad vėsintuvai sustotų. Serverius neškite "kaip tą" – reikia specialių dėžių su pūkeliu. Buvau matęs kaip serveriai buvo kraunami į paprastas dėžių ir rezultate - 10 tūkst. eurų nuostolis vien tam. Pasirūpinkite IT specialistu, kuris prižiūrėtų šį procesą.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus biuro sunkvežimių?

Oficialiai negalima, nes tai sumažina jūsų draudimą ir gali būti įsivažiavavimas į juodosios rinkos sritį muitinėje. Tačiau realiai, jei tai kelios dėžėlės su knygomis ar dažais, dažnai niekas nebesižiūri. (Bet nepasakykiau, kad tai pataisau prieš vadybininką). Jei tai didelis baldas iš namų, geriau nebandyti. Vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti, jei pamatys ne įmonės turinį sąraše. Geriau nedaryti pyktų.

Kas nutinka su vaizdo kameromis ir apsauga?

Jei turite apsaugos sistemą, ji turi būti išjungta prieš išvykstant ir įjungta kai atvykstate. Patarčiau sutarti su apsaugos firma Vokietijoje, kad jų technikas būtų šalia. Kartais būna, kad išjungiate sistemą, bet neprisimenate kodo įjungti. (Buvo toks atvejis, kad sirenė visas kvartalą dėl to). Neleiskite, kad pas jus paskambina apsauga su pranešimu apie įsilaužimą, kol tikrai pervežiate dėžes. Tai yra papildomi nervai, kurių nereikia.

Pinigai ir problemos (ką darytum ne)

Kaip susiformuoja kaina ir kodėl ji visada auga?

Kaina priklauso nuo atstumo, svorio, taip pat nuo to, kiek sunku įvažiuoti. Vokietijoje vietos gali būti labai ankštos. Jei reikia naudotis mažesniu sunkvežimiu ar su keltuva, kaina šokteli. Taip pat įvertinkite, ar reikia krovikų vienoje ar abiejose pusėse. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos dažnai apima ir "slaptus" mokesčius, pavyzdžiui, už greitą įsakymą ar už darbo padienį šeštadieniais. Nieks nesakys "aš kainuoju daugiau", tiesiog galutinė sąskaita stebins.

Ką daryti, jei dėžės dingsta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Reikėtų turėti numeruotas dėžes ir sąrašą. Jei trūksta vienos dėžės, tuomet žinote, kas joje buvo ir kada ji matyta paskutinį kartą. Sakyčiau, kad visada dings kas mažiau svarbu, pavyzdžiui, seni archyvai, bet dažnai dingsta svarbūs dokumentai. Skubiai susisiekite su vadybininku. Jei draudimas tvarkingas, jums priskaitys nuostolį. Bet geriau žinoti, kas keliauja, kad nereiktų spėlioti vėliau.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai viską supranta?

Duokite jiems dėžes su spalvomis. Pavyzdžiui, raudona - šiukšlės, mėlyna - dokumentai, žalia - asmeniniai daiktai. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos tampa daug paprastesnis, kai darbuotojas tiesiog įmeta daiktą į tinkamą dėžę. Taip pat užrašykite ant kiekvienos dėžės kambario numerį, į kurį ji turi patekti. Nenaudokitės pašto dėžutėmis, jos per silpnos ir susilydo perkeliant 10 dėžių vienu metu.

Ar reikia valyti biurą po išsikraustymo?

Tai priklauso nuo sutarties su savininku Vokietijoje. Dažnai jie reikalauja "Bausubreinigung" (galutinis valymas). Jei paliksite šiukšles, jie išsiųs valytojus ir paskaičiuos jums 5 kartus brangiau. Geriau pasamdyti vietinę valymo komandą, kuri užtrunka kelias valandas. Nebent norite pradėti ginčą su vokiečiu, ką tikrai norite išvengti. Užsidėkite tai į biudžetą iš anksto.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda ant kelio?

Tai sunku, bet įvyksta. Jei jums pasisekė ir turite gerą partnerį, jis turi turėti planą B – kitą sunkvežimį arba pervežimą. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos turi numatyti ir šias rizikas. Jei dingo ryšys, nedelskite skambinkite dispečeriui. Jis gali būti įniršęs, bet jis turi padėti. Pagrindas – saugokite svarbiausius dokumentus ir kompiuterius su savimi, jei įmanoma, o ne viską kraukite į vieną krepšį.

Ar galiu keisti planą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Vokiečiai moka už laiką. Jei paskutinę minutę nusprendžiate, kad reikia vežti dar 10 dėžių kur nebuvo planuota, tai gali reikšti papildomą kelionę. Geriau keisti planą prieš savaitę, nei prieš valandą. Būkite savimi ir pagalvokite apie kitus. Jums tai atrodo smulkmena, bet logistikos grandinėje tai sukelia chaosą.

Kodėl tiek daug dėmesio skiriam mažoms detalėms?

Nes iš jų susideda didelis triukšmas. Užmiršote pakrauti vieną dėžę su strais? Tada jūsų vadybininkas negali dirbti. Pamiršote išjungti šviesas? Mokesčiai už elektros nuostolį. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos yra apie dėmesingumą. Kiekviena detalė, kurią praleidžiate, gali tapti brangia problema. Nežinau, kodėl taip, tačiau dėl to taisyklės čia yra griežtesnės nei Lietuvoje.

Ar būna, kad dėžės atsiduria ne tame aukšte?

Be abejo, kartais tai nutinka. Kiekvienas darbuotojas turi ant savo stalo padėti numerį (1-50). Jei vairuotojas pamato "3", jis neša į trečią aukštą. Bet jei pamiršote užrašyti, dėžės gali būti paliktos pirmame aukšte arba koridoriuje. Man klientas sakė, kad vairuotojas buvo tingus, bet aš mačiau, kad dėžės buvo be numerių. Geriau padarykite darbą namie, irgi užrašykite numerius ant dėžių. Tai sutaupo laiko vėliau.

Kas nutinka su pavojingomis medžiagomis (toneriais, dažais)?

Jos negali būti vežamos kaip paprastas krovinys. Reikia specialių deklaracijų. Biuruose dažnai būna senų tonerių, kurios tiesiog padėtos į kampą. Jei išpiltų, vėliau būtų didelė bėda. Patarčiau jas išmesti Vokietijoje, remiantis vietinėmis taisyklėmis. Neškite to namo, tai nėra verta. Kiek kartų mačiau, kaip žmonės veža senas dažų balas... tai tiesiog beprotybė, kuri gali baigtis baudomis.

Kaip susidoroti su stresu viso proceso metu?

Gerbkite save ir savo komandą. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos nėra lengvas, tad užtikrinkite, kad yra maistas ir gėrimai darbuotojams, jie nealki. Nekreipkite dėmesio į smulkmenas, kurios neatrodo svarbios. Dirbtinai užtepka ant nugaros, kai viskas baigsis. Sakyčiau, kad pasilikite vėliau vakare papietauti su komanda, bet gal po to. Stresas yra natūralus, bet jis netrukdytų jums priimti logiškus sprendimus.

Na, turbūt jau supratote, kad čia nėra pasivaikščiojimas parke. Pasiruošimas biuro perkraustymui iš Vokietijos reikalauja kantrybės, detalių sąrašų ir gerų partnerių. Niekada nepasitikėkite tik žodžiu, viską užsirašykite, o jei klausiate – klausikite dar kartą. Sėkmės priklauso ne nuo tikslios datos, o nuo to, kaip gerai suprantate procesą ir galite reaguoti į nesklandumus. Ir atsigerkite kavos, jums prireiks. Tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias aš mačiau per savo dvidešimt metų.