Organizuokite biuro persikraustymą iš Vokietijos greitai: vadovas iš vidaus

Dirbu su krovinių pervežimais jau beveik ketvirtą amžių, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės sugeba susprogdinti patį paprasčiausią procesą. Vakar kalbėjau su klientu, kuris norėjo išsivežti visą biurą iš Miuncheno per naktį, nepasakęs, kad dalis baldų yra ant sienų. Tokios situacijos įprastos, bet jei strategiškai organizuojate biuro persikraustymą iš Vokietijos greitai, viskas gali praeiti be nervų išsibarstymo. Vokietija – tai tvarka ir dokumentai, tačiau kai kalbame apie greitą relokaciją į Lietuvą ar kitą šalį, reikia tikslumo. Čia ne tik apie vairuotojus, bet ir apie tai, kaip supakuoti kompiuterius taip, kad jie neatsidarytų kelionės metu. Iš tiesų, viskas pasidaro daug paprasčiau, kai žinai, ko tikėtis nuo vokiečių partnerių ir savo komandos.

Pradžia: kaip viskas prasideda (ir kodėl dažnai pavėluoja)

Kaip pradėti biuro persikraustymą iš Vokietijos, kad nepritrūktų laiko?

Pradėkite nuo inventorizacijos, o ne nuo skambučio pervežėjui. Dažnai įmonės pamiršta, kad "greitai" nereiškia "chaotiškai". Jei jūsų biure yra 50 darbo vietų, užrašykite kiekvieną daiktą: stalus, kėdes, seifus. Vieną kartą turėjau klientą iš Frankfurto, kuris tikėjosi, kad 3,5 tonos sunkvežimis sutalpins visą "open space" erdvę su susiformavusiu archyvu. Žinoma, netilpo. Norint greitai persikraustyti, reikia tiksliai žinoti tūrį, kitaip vairuotojai stovės ir kels rankas aukštyn. Taip pat, nedelskite su dėžių užsakymu – jos turi būti pristatytos dar savaitę iki išvykimo, kad žmonės spėtų susipakuoti asmeninius daiktus.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar geriau, kai pervežėjas jas atveža?

Mano patarimas – imkite iš pervežėjų. Žinoma, kainos brangniau, bet jos yra standartinės, tvirtos ir tinka ant vienos krosnies. Kai bandote sutaupyti ir paimat iš "Real" prekybos centro dėžių po bananų, jos paprastai suyla kėlimo metu, ypač jei jose yra knygos ar technika. Be to, jei norite organizuoti biuro persikraustymą iš Vokietijos greitai, jums nereikia važiuoti į statybines parduotuves ir gabenti tą šiukšlių kalną. Pervežėjas atveš, vėliau juos surenka. Kartais tik problema ta, kad darbuotojai padaro ant jų rašalus, kuriuos vėliau sunku nuplauti, bet tai jau smulkmenos.

Kiek laiko užtrunka susipakuoti standartinį biurą?

Tai priklauso nuo to, kiek darbuotojų nori dirbti. Vidutiniškai viena darbo vieta (su kompiuteriu, aplinka, lentynomis) užtrunka apie 30-40 minučių, jei žmogus neskubėtų. Bet jei reikia greitaveikos, reikia skirti dieną ar dvi. Esu matęs, kai IT direktorius bandė išjungti visus serverius paskutinę valandą, ir mes pavėlavome 4 valandas. Geriau susitarti dėl "packing service" – kai mūsų komanda atvažiuoja ir viską padaro už jus. Taip brangiau, bet taip galite garantuoti, kad rytoj viskas bus dėžėse o ne ant grindų.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Be abejo, ir nenaudokite pieštukų. Imkite raudoną markerį. Parašykite ne tik "Ką", bet ir "Kur". Pavyzdžiui, "Vadyba, 2 aukštas, kabinetas 304". Vokietijoje biuruose dažnai būna labai daug vienodų dėžių, ir be etikečių tai taps košmaru. Vieną kartą teko atidaryti 30 dėžių, kad surastume vadovo telefoną, kuris buvo padėtas į atsitiktinę dėžę su dokumentais. Jei norite greitai įsikurti naujoje vietoje, žymėjimas yra pusė sėkmės.

Kas daryti su dokumentais ir konfidencialia informacija?

Čia būna daugiausia problemų. Archyvai dažnai būna sunkūs, seni ir dulkėti. Jei juos reikia vežti, reikia specialių dėžių, kurios neplešėtų. Kalbant apie konfidencialumą – mes paprastai pasirašome papildomą draudimo ar slaptumo aktą, bet nebūtinai kiekvieną lapą patikriname. Esu girdėjęs istorijų, kai pas mus atvažiuoja vokiečių saugumo tarnybų atstovai su dokumentais (tai jau labai retas atvejis, bet įdomus). Geriau visus svarbius dokumentus vežti su savimi mažame automobilyje, o ne krovežio sunkvežimyje.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant pervežėjui?

Apie 80% atvejų – taip. Didelės stalinės sistemos, sekcijos, spintos turi būti išrinktos. Yra tokios "sistemų" baldų rūšys, kurių negalima pervežti surinktų, jas tiesiog laužtų siūbai. Kartais klientai sako: "O, mes nenumanėme, kad tai reikia išsukti". Tada vairuotojas tenka žaisti meistrą ir griebti gręžtuvą, o tai valandas užtrunka. Norint, kad biuro persikraustymas iš Vokietijos greitai įvyktų, pasirūpinkite meistrūs iš anksto arba susitarkite, kad mūsų ekipažas tai padarys (už papildomą mokestį, žinoma).

Kaip elgtis su IT įranga?

Tai pati jautriausia dalis. Monitoriai, serveriai, tinkleliai – viską reikia išjungti ir uždėti į originalią arba pakankamai storą pakuolę. Nerekomenduoju krauti monitorius vienas ant kito be tarpsluoksnių, nes variklis ant greičio kliubės ir galų gale sužaloja ekraną. Kartais IT padaliniai būna labai... kaip tai pavadinti... "nerangūs", nepasakoja nieko, kol neatsijungia maitinimo šaltinio. Geriausia, jei IT žmogus lydi krovinią arba bent jau uždaro visus kompiuterius prieš mus atvykstant.

Ar galiu vežti augalus?

Galima, bet su sąlygomis. Vokietijoje daug kas turi didžiulius biuro augalus, kurie tampa kaip šeimos nariai. Tačiau pervežti juos žiemą gali būti rizika – jie gali peršalti sunkvežimio priekyje, jei ten nėra šilumos. Be to, reikia patikrinti, ar nėra kenkėjų (karma). Sienų nebandykite vežti, tik puokštes. Esu matęs, kaip 3 metų senumo fikusas išvydo pro atidarytas duris, kai vairuotojas užstrigo ties pasienio punktu.

Kelionė ir vokiečių specifika: kas nutinka kelyje?

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Vokietijos į Lietuvą?

Paprastai tai apie 12-16 valandų važiavimo, priklausomai nuo to, kur tiksliai esate. Iš Berlyno ar Hamburko greičiau, iš Miuncheno ilgiau. Jei reikia važiuoti ypatingai greitai, reikia planuoti taip, kad vairuotojai neviršytų poilsio laiko (tachografas). Negalima tiesiog "spausti" 20 valandų be sustojimų – tai nelegalu ir pavojinga. Jei sakote, kad reikia biuro persikraustymas iš Vokietijos greitai, mes skiriame du vairuotojus vienam automobiliui. Tada važiuojami be sustojimų (išskyrus degalus), ir krovinis atvyksta per dieną.

Ar reikia rūpintis leidimais važiuoti centruose?

Labai svarbu. Miunchene, Frankfurte, Štutgarte – visur vietos yra apribotos. Jei tiesiog sustosite "kur nors prie grindų", gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti. Reikia iš anksto gauti "Verkehrsbeschränkung" išimtis arba užsisakyti vietą su mokesčiu. Kartais klientai sako: "O, mes tiesiai prie durų išvažiuosime". Aš atsakau: "Jūsų durys ant peizažinio gatvės, kur negali važiuoti sunkvežimiai". Tai reikia patikrinti Google Street View.

Kaip elgtis su vokiečių "Ordnung" (tvarka) išvykstant?

Vokietijos nuomininkai labai griežti. Jei paliksite net mažą šiukšlę ar statybines atliekas, jie išskaičiuos didžiulius valymo kaštus iš užstato. Vieną kartą teko mokėti už tai, kad klientas paliko senus kaminus ir padėklus. Užtikrinkite, kad biuras yra "swept clean" – tai jų standartas. Reikia nufotografuoti tuščias patalpas išvykstant, kad nebūtų ginčų vėliau. (Arba bent jau pasakykite, kad viskas tvarkoje, nors irgi ne visada tikėtina).

Ar reikia drausti krovinių?

Privalomai. Mes turime standartinį CMR draudimą, bet jis dengia tik 8,33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, serverius ar meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Pasakykite iš karto vertę. Buvo atvejis, kai klientas sako, kad brangiausia dėžėje yra "spaudiniai", o ten buvo "Rolex" dovanos klientams. Vėliau pradžiūrėjimas... Geriau būti sąžiningas.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir angliškai, su vokiškai yra įvairiai. Jei reikia kalbėtis su sargu ar nuomininku Vokietijoje, gali kilti problemų, jei ten nėra angliškai kalbančių. Geriau, jei jūs ar jūsų atstovas esate vietoje išvykstant, arba pasirūpinkite vokiškai kalbančiu vadovu. Nors dažniausiai viskas susitinka rankos paspaudimu ir dokumentų pasikeitimu.

Kas daryti, jei sunkvežimis sulūžta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam pagalbos tarnybą, bet jei lūžta važiuoklė, gali praeiti 10-12 valandų kol atvyks techninė pagalba. Jei jums būtina, kad biuro persikraustymas iš Vokietijos greitai įvyktų tam tikrą data, verta turėti atsarginį planą (pvz., mažesnę mašiną, kuri galėtų pasiimti svarbiausius dalykus). Nemandagu, bet tai realus gyvenimas.

Ar yra kokių nors pasieniečių problemų?

Nuo 2023 metų kontrolės pasienio punktuose griežtesnės. Nors keliaujame ES viduje, kartais tikrina krovinių deklaracijas ar ieško nelegalių migrantų (pavogtų). Tikrinkite vairuotojo dokumentus prieš išvykstant. Jei vairuotojas taukšojąs ar be dokumentų, tai didelė rizika. Reikia, kad krovinių manifestas būtų paruoštas teisingai.

Ką daryti su mašinos stovėjimu nakvynei?

Jei važiuojama ilgiau nei 9 valandos, reikia poilsio. Vairuotojai paprastai stovi "parking" vietose arba degalinėse. Jei krovinių yra labai brangus, reikia užtikrinti saugumą (stebėjimo sistemos arba saugykla). Rekomenduoju neleisti vairuotojui stovėti kur nors "miške" taip sakydam, kad sutaupyti 20 eurų, nes gali prapulti visas krovinys.

Ar galima organizuoti perkrovimą šeštadienį?

Galima, bet Vokietijoje šeštadieniais daug kur negalima triukšmauti. Kelti baldus pro langą arba naudoti keltuvus griežtai reglamentuota. Be to, pervežėjams tai brangiau. Jei norite greitai ir šeštadienį, reikia to aptarti iš anksto, o ne skambinti penktadienį 16:00 val.

Pinigai, dokumentai ir galutiniai nustatymai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina dažniausiai priklauso nuo distancijos, krovinio svorio (arba tūrio, kas svarbiau) ir darbo valandų. Jei reikia greitai, kaina gali būti didesnė dėl to, kad tenka iškrauti kitus darbus arba skubiai rasti vairuotojus. Taip pat įeina mokesčiai už kėlimą (jei nėra lifto arba jei reikia nešti ilgiau nei 20 metrų). Paprastai pateikiame fiksuotą kainą, kad nebūtų staigmenų.

Ar reikia mokėti užstato (avansą)?

Įprasta prašyti 30-50% avanso, ypač jei reikia pirkti dėžes arba keliauti į kitą šalį. Tai apsidrauso ir mums, ir jums – tai garantija, kad užsakymas neišsisuks paskutinę minutę. Yra buvę atvejų, kai po to, kai jau nupirkome bilietus lėktuvui meistrui, klientas sako: "Atšaukiame, radome pigiau". Tada mes prarandame pinigus.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, dažnai galima taikyti PVM atskaitomąjį mokestį (0% tarifas), jei tai yra tarptautinė prekyba (pervežimas iš vienos ES šalies į kitą). Bet čia gudrybės su buhalterija. Aš nėra buhalteris, o tik logistas, todėl geriau pasitarkite su savo apskaitininku, kad viskas būtų tvarkingai užpildyta sąskaitoje-faktūroje.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Stengiamės jų nebūti, bet kartais atsiranda neišvengiamų. Pavyzdžiui, jei vairuotojas laukia ilgiau nei 2 valandas, kol paruošiate dėžes (nurodytas "waiting time"). Arba jei reikia uždėti apsauginę foliją ant grindų, kad nebraižytumėte (materialų kaina). Užsakydamas biuro persikraustymą iš Vokietijos greitai, klauskite apie "all inclusive" variantą, kad nebūtų galvos skausmo vėliau.

Kaip sudaroma sutartis?

Gali būti elektroniniu būdu arba parašoma ant vieno lapo išvykstant. Svarbiausia – nuostatai dėl atsakomybės. Perskaitykite, kas nutinka, jei sulūžta stiklas arba dingsta dėžė. Nereikia tik spaudžia "Sutinku", kai bėgate į susirinkimą. Tai dokumentas, kuris gali išgelbėti jūsų nervus.

Ar priimate kortelę ar grynusius pinigus?

Įmonės mums dažniau moka banko pavedimu, o grynaisiais atsiskaityti vis sunkiau dėl anti-pinigų plovimo įstatymų. Kortelėmis priimame, bet tai brangniau dėl banko komisinių. Geriausia susitarti dėl įprasto banko pavedimo 14 dienų terminui (arba ilgiau, jei didelė korporacija).

Kas daro, jei klientas nepasiruošęs išvykimo dieną?

Tai klasika. Atvažiuojame, o darbuotojai dar sėdi prie kompiuterių ir dirba. Tada prasideda stresas. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia, kad žmonės būtų pasiruošę iki 8:00 ryto. Kitaip mes prarandame laiką, o jūs – pinigus. Kartais uždedame mokestį už "neefektyvų laiką", bet dažniau tiesiog įrašome į knygas kaip patirtį (neigiamą).

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo trumpam?

Taip, jei naujasis biuras dar nebaigtas. Galime nuvežti į tarpinį sandėlį Lietuvoje ar Vokietijoje. Tačiau tai brangu. Reikia krauti du kartus – į sandėlį ir iš sandėlio. Jei galite, stenkitės nenaudoti šios paslaugos, nebent tai būtų tik kelios dėžės su svarbiausiais dokumentais.

Kokias garantijas duodate?

Duodame rašytines garantijas sutartyje. Jei sugadiname kažką dėl mūsų kaltės – atlyginame. Bet jei dėžėje buvo jau sulūžęs indas, o mes nežinojome, tai ne mūsų problema. Todėl, kaip jau minėjau, importantu yra turėti sąrašą (inventorių), kuris pasirašomas abiejų pusių.

Kodėl kai kurios įmonės dirba pigiau?

Nes jų vairuotojai gauna algą "vokeliuose", jų draudimas minimalus, o automobiliai seni. Jei jums svarbu, kad biuro persikraustymas iš Vokietijos greitai ir saugiai įvyktų, geriau nemokėti mažiausios kainos rinkoje. Pigiai kainuoja brangiai – tai sena, bet tiesa. Nenorėčiau, kad jūsų serveriai važinėtų "Gazele" be stabdžių.

Ką daryti, jei atvyksta neatitinkančios dėžės?

Tai nutinka, kai padaliniuose žmonės sumaišo dėžes. Reikia turėti atsakingą žmogų, kuris priima krovinį. Jis turi tikrinti numerius ir žymas. Jei trūksta dėžės, praneškite nedelsiant. Po savaitės rasti dėžę, kuri nuklydo į kitą biurą, bus beveik neįmanoma.

Ar padedate su išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslauga. Galime atvežti dėžes, išnešti jas į kabinetus ir netgi surenkami baldus atgal (jei turime brėžinius arba nuotraukas). Tai taupo jūsų darbuotojų laiką – jie gali dirbti, o mes perkeliame jų biurą. Vieną kartą surinkome labai sudėtingą stalinę sistemą be instrukcijų (vokiškai, be to, trūko detalių), bet kažkaip susitvėrėme.

Kaip apskaičiuoti laiką atvykimo?

Mes paprastai skambiname 2 valandas iki atvykimo arba 4 valandas, jei kelyje yra didelių spūsčių (prieš Vokietijos-Austrijos pasienį, pavyzdžiui). Būkite pasirengę priimti mums. Nereikia, kad vairuotojas lauktų gatvėje, nes tai trukdo kitam eismui.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Nebūtina, bet labai pagerbiant. Vokiečiai mėgsta kavą, o mūsų vairuotojai... na, taip pat. Jei pasiūlysite puodelį, tikėkitės, kad jie elgsis dar maloniau. Tai nedideli dalykai, kurie sukuria gerą atmosferą per stresinį persikraustymo dieną.

Ką daryti su pervežtų dėžių pakuočių atliekomis?

Mes jas susirenkame ir vežame atgal į recikliavimą arba sandėlį. Jums nereikia jų mesti į savo konteinerius (kas būtų brangu, jei daug). Tiesiog susirinkite tuščias dėžes vienoje vietoje (pvz., konferencijos salėje), o mes paimsime juos išsiveždami.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki gero plano ir bendravimo. Jei sėkmingai suorganizuosite biuro persikraustymą iš Vokietijos greitai, tai nereiškia tik greito vairavimo, o ir to, kad kiekviena detalė buvo apgalvota savaime. Naudokitės patirtimi, pasikalbėkite su logistika iš anksto ir nedarykite prielaidų. Geriau daug kartų paklausti "ar reikia", nei vėliau ieškoti dingusio seifo. Sėkmės naujame biure, tikiuosi, ten bus jaukia, o šis pervežimas liks tik nepagingas prisiminimas.