Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimais

Sveiki, taigi vėl susirinkome švente aptarti biuro perkėlimą, ar ne? Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – dažniausiai viskas vyksta ne taip, kaip planuojame PowerPoint skaidrėse. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimais, tai ne tik apie tai, kaip padėti kompiuterius į dėžes, tai apie nervų išsaugojimą. Vokietija yra arti, tačiau jų tvarka mums dar kartais sukelia nemalonumus, ypač kai pasirodo, kad dokumentai neteisingai, o vairuotojas tiesiog nori gerti kavą. Štai tiesiogiai iš fronto linijos, be jokių „marketingo“ uždaigų, kaip tai iš tiesų atrodo ir ką reikia žinoti, kad nenukristum nuo kėdės, kai pareigūnas klausia apie TIR sąskaitas.

Dokumentų chaosas ir muitinės naktys

Kokie dokumentai iš viso reikalingi biuro technikai vežti?

Gerai, čia dažniausiai prasideda visos bėdos. Jums reikės sąskaitos-faktūros, kuriame tiksliai išvardinta viskas: nuoMonitorių iki to seno spausdintuvo, kuris niekam nebereikia. Be to, būtinas EX1 eksporto deklaracijos originalas arba jos kopija su antspaudu. Jei vežate naują techniką, reikės PVM kodų patvirtinimo. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų „tinka“. Kartais pamirštu, jei vertė mažesnė nei tūkstantis eurų (o vėlgi, geriau patikrinti), daiktai gali būti įtraukti į paprastąjį eksportą, bet aš visada sakau – darykite pilną deklaraciją, kad vėliau nemigtum.

Ar reikia samdyti tarpininką muitinei ar susitvarkiu pats?

Žinote, jei turite laiko ir norite prarasti protą, bandykite patys. Muitinės sistemos keičiasi kas antrą dieną, o vokiški pareigūnai neleidžia nieko praleisti. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimais visada mini, kad tarpininkas tai investicija, ne išlaidos. Vienas mano klientas bandė taupyti ant deklaranto, ir jo krovinys stovėjo pasienyje tris dienas. Taupyti galite ant kavos, bet ne čia. Tarpininkas žino, kur paspausti mygtuką IRIS sistemoje, o jums tikrai to neapsimokys mokytis vienam dėl vieno krovinio.

Kas daryti, jei trūksta originalų iš technikos?

Tai klasika. Viską vežiate, o vieno serverio arba brangaus „Apple“ kompiuterio dėžutės nėra. Vokietijoje tai labai jautri tema – gali įtarti, kad tai vogta prekė. Geriausia turėti nekilnojamojo turto skolinimo sutartį arba „Asset list“ iš jūsų IT vadovo. Jei originalų nėra, rašykite „Masis“ raštą, kur paaiškinsite situaciją, ir pasirašykite ant jo. Beje, nepamirškite prie dėžės priklijuoti vinilinę etiketę su serijiniu numeriu – tai labai palengvina gyvenimą peržiūros metu.

Kiek laiko užtrunka eksporto muitinės procedūra Lietuvoje?

Teoriškai tai turėtų trukti 15 minučių, jei visi dokumentai tvarkingi. Praktiškai? Gali būti ir valandą, ir pusę dienos. Priklauso nuo to, kada pateikiate duomenis. Jei siuntėjas įveda duomenis į sistemą dar prieš dieną, tai važiuojate per „žaliąją juostą“. Jei laukiate, kol vairuotojas atvažiuos į terminalą, tuomet gali būti apelsinas. Aš visada stengiuosi viską padaryti iš anksto, kadangiOptimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimaispriklauso nuo to, kaip greitai išvysite Lietuvą.

Ar vokiški pareigūnai yra griežtesni nei lietuviai?

Sunku pasakyti. Lietuvoje dažniau žiūri į ratus ir padangas, o Vokietijoje – į dokumentų tikslumą ir krovinio sudėtį. Jie turi šiuos nešiojamus skenerius, kuriuo „skenuoja“ visą furgoną. Jei mato kažką, kas neatitinka deklaracijos, tuomet prasideda pokalbiai. Jie neblogi, tiesiog labai nuoširdūs savo darbe. Vienintelis patarimas – nesigailėkite jų, jei viskas tvarkinga, tiesiog būkite draugiškas ir pateikite viską, ką prašo, iš karto.

Kaip elgtis, jei dokumentuose įsivėlė klaida?

Nedarykite to, ką padarė vienas mano vadybininkas – pasislėpė. Jei pastebėjote klaidą (pvz., neteisingas svoris ar prekės kodas), praneškite iš karto pareigūnui. Geresnis būti šaltą ir sąžiningą, nei gautu baudą už melagiavimą. Paprastai leidžia padaryti taisymą vietoje, jei tai ne kasdidelė prekybinė partija. Žinoma, gali tekti sumokėti nedidelį mokestį už dokumentų pakeitimą, tai tikrai mažiau nei problema su teisėsauga.

Ar reikia draudimo, kai vežame biuro įrangą?

Absoliučiai taip. Niekada nesiūlykite klientui važiuoti be KASKO arba krovinio draudimo. Vokietijoje autostradose vyksta baisių avarijų, o biuro technika yra jautri. Už 200-300 eurų (priklausomai nuo vertės) gausite ramybę. Turėjau atvejį, kai vilkikas užsidegė, ir visas biuras virto pelenais. Gerai, kad klientas klausė mano patarimo ir pasirašė draudimą. Nesiūlykite taupyti čia, tai paprasčiausiai kvaila.

Baldai, dėžės ir tai, kas nutinka kelyje

Kaip geriausiai supakuoti biuro kėdes?

Kėdės yra piktos. Jos nuolat metais, griūna ir užima daug vietos. Geriausia naudoti specialias kėdžių dėžes arba suvynioti jas į burbuliuką. Jei tiesiog mestum į pilną furgoną, sugadinsite ne tik kėdes, bet ir kitus baldus. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimaislemia pasakyti: nuspirkite daugiau pakavimo juostos. Ji niekada nepakenkia. Dar vienas dalykas – nukelkite kėdes aukštyn kojomis, taip talpinsite daugiau.

Ar verta išmontuoti stalus ar vežti surinktus?

Jei stalai yra dideli ir sunkūs (pvz., „presidento“ stali su masyvu), išmontuokite. Tai padės išvengti įbrėžimų, o vairuotojas dėkingai padėks įvežti per duris. Mažus stalus galima vežti surinktus, tik uždėkite ant viršaus apsauginę plokštę. Vienas kartas vežėme stalą be išmontavimo, jis netilpo į liftą Vokietijos sandėlyje, teko išmontuoti kieme lietuje. Tai nebuvo gražu.

Ką daryti su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Čia reikia labai stiprių dėžių, geriausia medinių konteinerių (kasečių). Serveriai nekenčia vibracijos. Jei įmanoma, išimkite kietuosius diskus ir vežikite juos su savimi (rankinis bagažas). Aš asmeniškai visada raginu klientus padaryti atsarginę kopiją prieš važiuojant. Net jei vairuotojas vairuoja kaip dievas, gatvės Vokietijoje turi savo būdą. Nekelkite jautrios įrangos ant viršaus, jei furgone nėra stabdžių.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas pasimestų?

Nesitikėkite, kad vairuotojas žino, kur yra „kasų“ stalas. Užrašykite ant kiekvienos dėžės: kambario numerį, turinį ir „Šiai pusei į viršų“. Naudokite spalvotas lipdukas – žalias prie 5-jo aukšto, raudonas prie 1-ojo. Tai sutaupo valandas išpakavimo metu. Patirtis rodo, kad kai dėžės be užrašų, jos dažniausiai užkliūna koridoriuje ir trukdo kitiems.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro įranga?

Techniškai – ne. Muitinės taisyklės sako, kad negalima maišyti prekinio krovinio (komercinio) ir asmeninių daiktų. Jei pagausios, gali būti bauda už neteisingą deklaraciją. Bet, žinoma, jei darbuotojas turi tik kuprinę su pižama, niekas neieškos. Tačiau jei bandysite vežti sofą iš namų greta biuro spintų, tai gali baigtis liūdnai. Geriau pasakykite tiesiog – „ne“.

Kiek vietos užima standartinis biuro kabinetas?

Apibrėžti sunku, bet paprastai vieno darbuotojo vieta (stalas, kėdė, spintelė, dėžė su daiktais) užima maždaug 1.5 – 2 kubinius metrus. Apskaičiuokite, kiek darbuotojų keliasi, ir pridėkite 10-15 procentų koridoriams ir „nežinau kur dėti“ dėžėms. Niekada nenuokainuokite lygiai pagal matematiką, realybė visada įsigyja daugiau vietos.

Ką daryti, jei nebetilpiame į furgoną?

Tai įvyksta dažniau nei manote. Viskas supakuota, o stogas neužsidaro. Tada reikia skambinti brokeriui ir ieškoti papildomo transporto. Jei tik įmanoma, pasilikite didžiausius ir sunkiausius daiktus paskutiniais, o smulkesnius dėkite į ertmes. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimaisnumanoma tik tada, kai iš anksto susitariate dėl galimo „priedo“ furgono. Nekiškite visko jėga, užstrigsite prie pirmojo posūkio.

Ar reikia nuplauti baldus prieš vežant?

Gal ne visiems tai akivaizdu, bet taip. Vokietijos sandėlininkai gali tiesiog atsisakyti priimti purvinus, apnižiotus biuro baldus. Tai ne tik estetika, tai ir kenkėjų (tarakonų ir pan.) klausimas. Nuplaukite stalus, nuvalykite dulkes iš spintelių. Tai užtrunka valandą, bet sutaupo pykties. Vienas kartas mus išmetė iš „Offenbach“ terminalo dėl purvų padėklų, teko važiuoti plauti automobilių plovykloje.

Pinigai, kainos ir vairuotojų nuotaikos

Nuoma arba pilnas paslaugų rinkinys – ką rinktis?

Jei esate maža įmonė ir turite gabenti tik kelis kompiuterius, nuoma furgono gali užtekti. Bet jei keliate visą biurą, pasirinkite „Rinkinį“. Jie atvyksta, išmontuoja, supako, veža, išpakuoja ir surenka. Taip, brangiau, bet jūs nenukrsite nuo kojų po trijų dienų. Mokestis už savo nervus yra normalu. Pasakykite klientui, kad laikas yra pinigai, o jo laikas brangiau nei 50 eurų už valandą krovikui.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Sąrašas ilgas. Kuras (ir jo kaina šiandien), kelių mokesčiai Vokietijoje (jie ten brangūs, ypač į pietus), Užsienio reikalų ministerijos konsulinės mokesčiai (jei reikia dokumentų legalizavimo – nors tai retai biurams), ir darbo valandos. Jei reikia dirbti savaitgalį arba naktį Vokietijoje, tai kainos dvigubai. Būtinai klauskite apie „palengvinimus“, ar yra kokių nors paslėptų mokesčių už iškrovimą su keltuvu.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įvežti į centrinę miesto dalį?

Taip, tikrai. Miestuose kaip Miunchenas, Berlynas ar Frankurtas yra „Umweltzone“ (ekologinės zonos). Jei vairuotojo sunkvežimis neatitinka „Euro 6“ standarto, jis tiesiog negali važiuoti į centrą. Tuomet reikia mažesnės transporto priemonės (7.5 tona), kuri yra brangesnė. Be to, vietos mieste brangios, teismiškai sunku pastatyti. Pridėkite 150-200 eurų prie įkainio, jei adresas yra senamiestyje.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų įmonių?

Nes kai kurios įmonės tiesiog nori uždirbti, o kitos – išgyventi. Kartais kaina žema, todėl, kad jie neturi draudimo arba naudoja senus techniką. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimaisnėra ieškoti pigiausio pasiūlymo „Olx“ tipo svetainėse. Rinkitės vidutinę kainą. Jei kas sako, kad perveš biurą į Berlyną už 300 eurų – bėkite. Tokie skaičiai tiesiog neįmanomi realybėje, atsižvelgiant į degalų kainą.

Ar reikia mokėti vairuotojui iš anksto?

Niekada nerekomenduoju mokėti 100 proc. iš anksto. Galite padaryti avansą (30-50 proc.), o likutį – atlikus darbą arba gavus nuotraukas, kad krovinys atvyko. Yra nusikalstamų grupuočių, kurios imasi užsakymų ir dingsta. Ypač būkite atsargūs, jei sutartis pasirašyta tik el. paštu be įmonės patikrinimo. Deja, tokios istorijos pasitaiko.

Kaip mokėti už Vokietijos kelius ir mokesčius?

Dauguma įmonių turi „Toll Collect“ prietaisus, kur automatiškai moka už sunkvežimius. Jei nuomajate furgoną patys, pasitikrinkite, ar jame yra ši kortelė. Jei ne – gausite milžinišką sąskaitą po namais. Taip pat, jei turite svertinius svėrimus įrenginius, juos taip pat reikia užregistruoti. Nemokėkite gatvėse vairuotojui grynaisiais pinigais – viskas turi būti dokumentuota.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Galima, jei esate nuolatinis klientas. Naujiems klientelis dažniausiai reikalauja išankstinio mokėjimo arba banko garantijos. Mes pasielgdavome taip: jei vertė viršija 10 tūkst. eurų, be įsipareigojimo nevažiuojame. Tai ne piktavalystė, tai verslo apsauga. Vokietijoje pinigai kalba, be jų niekas nejudės.

Ką daryti, jei kainą nori padidinti jau kelionės metu?

Jei vairuotojas prasideda reikalauti daugiau pinigų kelyje, nes „užstrigo trafike“, skambinkite į savo brokerį iš karto. Tokie dalykai turi būti aptarti ankščiau. Neleidžiate vairuotojui jums grasinti. Jei situacija kritiška (pvz., reikia krovinininko, nes furgonas sužlugo), tuomet derėkitės, bet reikalaukite papildomo įrodymo (nuotraukos, kvitai).

Vokietijos specifika ir problemos

Ar reikia susirasti vietą sandėliui iš anksto?

Būtina. Vokietijai nėra tiek daug laisvų vietų, kaip atrodo. Jei atvyksite su 40 tonų sunkvežimiu prie biuro, kur nėra „LKW“ (sunkvežimių) stovėjimo zonos, gausite baudą policijos. Susitarkite dėl laiko su sandėlio vadovu. Jie ten labai griežti dėl „Lieferzeit“ (pristatymo laiko). Jei pavėluosite 10 minučių, gali tekti važiuoti kitą dieną.

Kaip elgtis su vokiškuoju „Ordnung“ (tvarka)?

Ji egzistuoja. Negalima tiesiog mesti dėžių ant grindų, kaip čia darome kartais. Ten viskas turi būti ant paletės, tvarkingai supakuota. Jei atvyksite su chaotišku krovininiu, jie gali atsisakyti jį priimti. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimaisreikalauja gerai įsivaizduoti, kaip atrodo „vokiškas“ sandėlis – švarus, tvarkingas ir be jokių atsitiktinių daiktų ant grindų.

Ar reikia kalbos vadybininko, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Labai padėtų. Nors dauguma vokiškai kalba angliškai, bet mažesniuose miestuose arba su senesniais pareigūnais anglų kalba gali nepraeiti. Jei vairuotojas lietuvis ir nežino nei žodžio, gali kilti nesusipratimų dėl dokumentų. Turėkite paruoštą „greitąją pagalbą“ – telefoną savo vadybininkui, galbūt jis gali prisijungti prie pokalbio.

Ką daryti, jei prekės sugesta pervežimo metu?

Pirmiausia – nuotraukos. Nufotografuokite sugadintą daiktą ir pakuotę iš išorės. Parašykite defektų aktą (protokolą) kartu su vairuotoju arba gavėju Vokietijoje. Be šio akto draudimo kompanija nieko nekompensuos. Nedėkite sugedusio daikto į šiukšliadėžę, kol neišspręšite klausimo su draudiku. Kartais pačios Vokietijos įmonės gali būti griežtos dėl to.

Ar yra kokių nors specialių taisyklių elektros atliekoms?

Taip, Vokietija labai griežtai žiūri į WEEE (elektronikos atliekas). Negalite tiesiog mesti senų monitorių į bendrą konteinerį. Jei vežate seną techniką išmetimui (ne naudojimui), reikia specialių dokumentų. Jei tai tik perkėlimas į naują biurą, tai nėra atliekos, bet pasakykite vairuotojui, kad nėra „Schrott“ (metalo laužo), kad nustotų tikrinti ar ne kas kitas.

Kaip elgtis su COVID ar kitų ligų apribojimais (jei atsirastų)?

Dabar jau tai nebėra taip kritiška, bet visada verti pasitikrinti. Kai kurios didelės Vokietijos firamos vis dar gali reikalauoti medicininės kaukės sandėlyje arba testų. Nereikia šėloti, geriau turėkite kelias kaukes furgone. Vairuotojams tai dažnai nervina, bet geriau tai nei didelės riaušės su apsauga.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį Vokietijoje?

Ne. Nebent turite saugomą aikštelę su apsauga. Vokietijoje yra nusikalstamumo, ypač didmiesčiuose prie „Logistikzentren“. Jei vairuotojas pavargęs, tegul eina į viešbutį, o krovinys lieka saugomoje vietoje. Nebijokite paklausti apie saugumo priemones. Vienas kartas mums pavogė dėžes su naujais „Dell“ kompiuteriais tiesiog iš užkurto furgono prie „McDonald‘s“.

Ar reikia specialių leidimų miestams su „Low Emission Zone“?

Taip, tai paminėjau, bet pakartuoju, nes tai svarbu. Jūsų furgonas turi turėti atitinkamą žaliąją kortelę („Umweltplakette“). Be jos – bauda. Užsakykite ją iš anksto internetu, kainuoja vos keletą eurų, o bauda yra 100 eurų ir daugiau. Nėra geresnio jausmo nei praeiti pro policiją su žalia kortele ant stiklo.

Išvados ir galutiniai žodžiai

Na, štai ir viskas. Optimali biuro gabenimo į Vokietiją logistika kartu su patarimais nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Pagrindinis dalykas – nesperėkite stebuklų, pasirūpinkite dokumentais ir kreipkitės į tuos, kurie turi patirties, o ne į pigiausius pasiūlymus internete. Sėkmės kelionėje ir tikiuosi, jūsų kava Vokietijoje bus skani, o biuras – pilnai surinktas be jokios „ironijos“ (t.y. be gedimų).