Operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje: Praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint’o skaidrėse. Dažnai ieškote tobulų operatyvių sprendimų biuro perkraustymui Vokietijoje, tačiau realybėje dažniausiai tenka improvizuoti tiesiog prieš pat sunkvežimio atvykimą prie pat patalpų. Čia nėra jokia graži brošiūra, o grynas, kartus ir nepatogus tiesos apie tai, kas vyksta logistikos užkulisiuje. Jei norite sužinoti, kaip ištikti su protu, išvengti sulaužytų baldų ir nesusiteisusių vokiečių pareigūnų, skaitykite toliau, aš papasakosiu viską taip, kaip būtų kalbėjęs virėjus su virėju.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti iš anksto

Kodėl visi sako, kad reikia operatyvių sprendimų biuro perkraustymui Vokietijoje?

Nes vokiečiai mėgsta tvarką, o perkraustymas – tai chaosas. Kai susitinka šie dalykai, kyla problemų. Operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje reiškia ne tai, kad atvykstame per valandą, o tai, kad žinome, ką daryti, kai vėluojate arba kai dėžės netilpa į liftą. Tai dažniausiai susideda iš greito reakcijos į kliento paniką ir gebėjimo surasti angą vairuotojui užimtoje Berlyno gatvėje.

Ar tikrai taip sunkiau perkraustyti į Vokietiją negu kitur?

Sunku ne tiek dėl kelio, kiek dėl taisyklių. Ten viskas tiksliai: jei sakote, kad atvyksite 8:00, reikia būti 8:00, ne 8:05. Be to, darbo laikas griežtesnis. Vakarais dirbti negalima (arba labai brangu), o sekmadieniais – tabu. Taigi, jei planavote vykti savaitgalį, pamirškite, išskyrus ypatingus atvejus, už kuriuos reikės papildomai mokėti.

Kiek laiko užtrunka toks dalykas?

Viskas priklauso nuo biuro dydžio, bet mažai įmonei tai trunka nuo 1 iki 3 dienų. Kartais atsitiko taip, kad klientas manė, jog viską įsimes per pusę dienos, bet paskui paaiškėjo, kad turi tris saugyklos patalpas pilnas senų dokumentų. Gera taisyklė – planuokite daugiau laiko nei manote, todėl, kad operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje neveikia stebuklingai.

Ar reikia įsitraukti darbuotojus?

Būtina. Kas kita jūsų dėžėse guli? Jūsų darbuotojai turi susirūpinti asmeniniais daiktais ir dokumentais. Mes nežinome, kas yra konfidencialu, o kas ne. Vienas kartas buvo toks, kad darbuotojai paliko vienoje dėžėje augintinį (vėžlygį) ir mes nenujautėme visą kelią. Gera, kad išgyveno, bet nervų praradome nemažai.

Kas daryti su technika – kompiuteriais, serveriais?

Čia griežčiausia vieta. Serverius negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su stalais. Reikia juos išjungti tinkamai, užfiksuoti, o paskui vėl pajungti. Dažnai reikia specialių IT specialistų, kurie važiuoja kartu su mumis. Neapsimokės taupyti čia, nes jei sugadinsite duomenų serverį, tai biuro perkraustymas Vokietijoje bus jums brangiausias gyvenime.

Ar jūs atiduodate dėžes?

Taip, dažniausiai, bet žmonės jų dažnai negrąžina. Vokiški klientai labai disciplinuoti, o lietuviai kartais pamiršta. Turiu omenyje, kad paskui teko sau pirkti naujas, o tai pinigai. Geriau pasirūpinkite dėžėmis iš anksto arba tartis, kad atsiimsime jas po savaitės, jei nebus spėta.

Vokietijos specifika: ką būtina žinoti apie šalį

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Stipriai padėtų, ypač su vietinėmis administracijomis ar namų savininkais. Jei vairuotojas nemoka vokiškai ir kyla problema su pastatų administratoriumi (Hausmeister), tai prasideda cirkas. Todėl stengiamėsi siųsti bent vieną žmogų, kuris suprastų bent pagrindinius žodžius, arba turėtų vertėją telefone.

Kas suaiskėjimu (Einwohnermeldeamt)?

Tai ne mūsų darbas, bet žinome, kad tai būtina. Jums reikės susitvarkyti gyvenamosios vietos deklaraciją, jei ten ir laikysit biurą arba jei keliate dalį darbuotojų. Operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje taip pat apima ir tai, kad parodykite, kur dėti dokumentus, kuriuos reikia iškart pateikti įmonės registracijai.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl važiavimo miestuose?

Taip, daugelyje miestų reikia specialių leidimų sunkvežimiams stovėti centro gatvėse (Anliegerfreiheit). Jei jo neturite, gausite baudą, o mūsų vairuotoją gali nukreipti į kitą gatvę, kur nėra išėjimo su kroviniu. Vieną kartą Hamburge mes taip prasukome ratą, kad variklis beveik užvirė.

Kaip su tvarka ir švara?

Vokiečiai labai mėgsta švarą. Po mūsų turi būti nušluota, net jei ten prieš tai buvo dulkių šluotų dydžio. Jei paliksite įbrėžimą ant grindų liftuose, reikalavimas atlyginimo gali būti greitas. Todėl naudojame apsauginius kilimus ir padangas su minkštu paviršiumi, tačiau visada lieka rizika.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie biuro?

Labai sunkiuose miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas. Ten vietos nėra net paprastoms automobilinėms. Kartais tekiama statyti sunkvežimį už kelių gatvių ir pernešti dėžes rankomis (tai vėl tos operatyvios perkraustymo paslaugos Vokietijoje). Tai užtrunka ilgiau ir brangiau, bet kitaip išeities tiesiog nėra.

Kas daryti, jei tėvynė (Hausverwaltung) neleidžia įvežti baldų?

Reikia turėti raštišką leidimą iš savininko prieš atvykstant. Dažnai klientai pamiršta tai padaryti ir turi mums telefonuoti iš Lietuvos, prašydyti vokiškai administratoriaus. Tai žiaurūs nepatogumai, todėl visada patikrinkite šį punktą savo nuomojamos patalpos sutartyje.

Kainos ir biudžetas: kiek tai kainuoja tikrai

Kaip formuojama kaina?

Pagal tūrį (kubinius metrus), atstumą ir darbo valandų kiekį. Taip pat įeina kelių mokesčiai (mautai). Vokietijoje keliai mokesčiais moka brangiai, todėl toliau važiuojate – brangiau. Operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje kainuoja brangiau nei į Lenkiją, nes ir gyvenimo lygis ten kitoks.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums – ne, bet gali būti mokesčių už liftą (jei reikia išjungti šachtos duris), už apsauginę zoną gatvėje. Kartais reikia samdyti keltuvą (kraną), jei baldai neina per laiptus. Tai jau ne "paslėpta", bet dažnai klientai apie tai pagalvoja tik tada, kai sunkvežimis jau stovi.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Vienas klientas taip padarė ir gavo firmą, kuri atvežė jo baldus pusantro mėnesio. Jis buvo priverstas dirbti ant sulaužytų stalų. Pigiai paslaugos nėra, todėl kad vairuotojai ir krovikai taip pat nori uždirbti. Gera kaina – tai garantas, kad atvyksime laiku.

Ar imamas avansas?

Taip, dažniausiai 30–50 proc. Tai reikalingas padengti degalams ir kelių mokesčiams, kadangi mums reikia išleisti pinigus prieš jums dar uždirbant. Be to, tai apsaugo mus nuo to, kad tiesiog nebeatsilieptumėte.

Kas nutinka, jei užtrunkame ilgiau nei planavome?

Jei dėl mūsų kaltės (pvz., sugedo mašina), tai nebeimamas papildomas mokestis. Jei dėl jūsų (nebuvo paruoštos dėžės, neįleido į pastatą), tai dirbame viršvalandžius ir tai kainuoja. Vokiškai tai vadinasi "Mehrarbeitskosten" ir tai būna nepikta.

Ar galima apmokėti kortele?

Reikia kalbėti su vadybininku, dažniausiai imame pavedimu, o faktūrą išrašome su PVM. Vokiškose statybose darbuotojai pamėgę gauti pinigus grynaisiais (čia turiu omenyje kiemsargius), bet mes dirbame oficialiai.

Techniniai dalykai: baldai, dėžės ir logistika

Kaip supakuoti kompiuterius?

Gerai jei į originalią dėžę. Jei jos nebėra – į puodą (bubble wrap), į stiprią dėžę. Monitoriai ypatingai jautrūs. Nereikėtų mesti jų į krūvą su stalais. Aš visada sakyčiau, geriau pervesti juos asmeniniu automobiliu, jei mažai, nei rizikuoti.

Ar montuojate ir išmontuojate baldus?

Taip, tai įeina į paslaugas. Bet turiu pasakyti, jei jūsų baldai yra "IKEA" tipo ir jau kelis kartus surmontuoti, galiu garantuoti, jog jie sugirs antrą kartą. Medžiagos tiesiog nebeilaiko varžtų. Geriau nusipirkti naujus (čia asmeninė nuomonė).

Kas su seifais ir tūriniu baldais?

Seifai sunkūs, reikia specialių priemonių. Kartais reikia išmontuoti grindis ar duris, jei seifas per didelas įeinai. Tai jau ne paprasti operatyvūs sprendimai biuro perkraustymui Vokietijoje, o visiška inžinerija. Už tai imamas atskiras mokestis.

Ar turite savo dėžių?

Turime, jas pristatome iš anksto. Jos stiprios, su skyrieliais dokumentams (tokios "trollbox" dėžės). Nenaudokite paprastų prekybos centrų dėžių – jos plyšta po 20 kilogramų knygų.

Kaip žymėti dėžes?

Sistemiškai. Pavyzdžiui, "1 aukštas - parduotuvė", "2 aukštas - vadovas". Jei parašysite tiesiog "biuras", mes viską išmesime vienoje krūvoje naujoje vietoje, o tūsčiai jums teks nešioti visą dieną. Mes nežinome, kur turi stovėti jūsų fotelis.

Ar pervežiate augalus?

Galinome, bet ne atsakingi, jei jie užšąla arba suyra. Sunkvežimio sandėlis nešildomas (tik jei tai ne specialus automobilis). Žiemą važiuoti su augalais į Vokietiją – tai loterija. Geriau duokite darbuotojams dovanai.

Ką daryti su atliekomis?

Jei senos vietos palikote šiukšles, mes jas išvežti negalime – tai ne mūsų licenzija. Reikės tartis su vietine atliekų tvarkymo kompanija. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra beveik religija, todėl nepamirškite išsinešti viską, ką nebereikia.

Problemos ir krizės: kas gali nutikti (ir nutinka)

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Skambinti mums, o ne vairuotojui. Mes išsiųsime kitą automobilį arba pagalbą. Tai retai nutinka, bet įvyksta. Buvo atvejis per Kalėdas, kai sugedo važiuoklė netoli Hanoverio, teko iškrauti visą krovinį į kitą mašiną tiesiog šaltame ore. Nepatogu, bet mes išsiaiškinome.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne, nes sudarome inventorizą. Esu girdėjęs istorijų apie kitas firmas, kur "kažkas pasiėmė". Todėl pasirašykite perdavimo aktą (Übergabeprotokoll). Viskas turi būti užrašyta, kad vėliau nebūtų ginčų, kas dingo, o kas ne.

Kas, jei naujoje vietoje nėra_liftas_?

Arba jis per mažas. Tada nešim rankomis. Ir tai kainuoja. Kartais klientai net nepagalvoja apie tai, kad parduotuvės vitrinos gali neiti per duris. Tada tenka išimti stiklus ar išardyti vitriną lauke. Vėlgi, biuro perkraustymas Vokietijoje turi savų niuansų, susijusių su pastatų architektūra.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, turime CMR draudimą. Jis dengia žalą iki tam tikros sumos. Bet jis nedengia, jei jūsų darbuotojas numeta kompiuterį nešdamas jį (čia jau jūsų rizika). Žiūrėkite sutarties dėl draudimo skyrių, ten viskas parašyta mažu šriftu.

Kaip elgtis su nepykstančiais kaimynais?

Vokiečai gali būti labai griežti dėl triukšmo. Jei nešite dėžes sekmadienį, gali būti iškviesta policija. Mums reikia derinti laikus su namų savininkais, kadangi mes būname užsidegę darbą ir galime nepastebėti laiko. (Čia turiu omenyje, kad mūsų vairuotojai kartais pamiršta apie poilsio laiką).

Ar galima atidėti krovinių pristatymą?

Taip, jei mums reikia kur laikinai palikti dėžes, pvz., nes dar nėra baigtas remontas. Mes galime užtikrinti sandėliavimą Vokietijoje kelias dienas ar savaites. Tai papildoma paslauga, bet labai naudinga, kai planai keičiasi vėlai vakare.

Ką daryti, jei sutartyje nėra to, ko norėjote?

Geriau iš karto pasakyti. Po to, kai pasirašote, būna per vėlu keisti. Esu matęs daugybę situacijų, kai žmonės pasirašo be skaitymo, o paskui stebisi, kodėl reikia mokėti už laiptų apsaugą. Skaitykite dokumentus, ypač vokiškus, jie yra ilgi ir nuobodūs, bet svarbūs.

Kaip užtikrinti, kad viskas vyks tvarkingai?

Būkite ant vietoje (arba atstovas). Nereikia slėptis kambaryje. Jei matote, kad kažką darome neteisingai, pasakykite. Mes ne įžeidžiami, mes norime padaryti darbą greitai ir išvažiuoti. Tarpusavio supratimas – tai geriausias operatyvus sprendimas biuro perkraustymui Vokietijoje, kurį galite pasiūlyti.

Taigi, tai visa tiesa be vielų. Sėkmės jums su pervežimu, tik geriau susitarkite su draugais, kad padėtų nešti dėžes, tai geriausiai taupo pinigus.