Logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, per tą laiką matyta viskas – nuo gėlių iki sunkiųjų mašinų detalių. Dažnai klientai galvoja, kad logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją yra kaip nusipirkti duonos parduotuvėje – atėjai, sumokėjai, nuėjai. Nė čia. Tai yra sudėtingas mechanizmas, kur viena nedidelė detalė gali sustabdyti visą grandinę. Rašau šitą straipsnį ne iš vadovėlių, o iš to, ką išgyvenau asmeniškai, kai reikėjo išspręsti problems tiesiogiai ant kelio, vidury nakties, netoli Berlyno arba Miuncheno. Čia bus tiesiogiai, be jokio "marketingo", nes realus verslas nelabai mėgsta gražių žodžių.

Pagrindai, kuriuos visi praleidžia akyse

Kiek laiko užtrunka tas logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją?

Visada klausia, kiek važiuos mašina. Atsakymas niekada nebus vienodas. Jei viskas gerai, tai 2–3 dienos iki Bavarijos, jei blogai – gali praeiti savaitė. Vokietija arti, tačiau keliai ten tiesiog užpilti sunkvežimiais. Vieną kartą vairuotojas užstrigo ties Hanoveriu dėl avarijos ir stovėjo 12 valandų. Taigi, logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją nėra tikslus mokslas, dažnai tenka tikėtis netikėto. Geriau planuokite su atsarga.

Ar reikia dėl visko rūpintis man ar jūsų komanda?

Idealiai – mes, bet jūs turite duoti duomenis. Jei nepriduosite pakuočių matmenų ar svorio, aš negaliu nieko daryti. Tai kaip važiuoti su akimis užrištomis. Kartais klientai siunčia tik "vieną dėžę", o ji sveria toną. Tada tenka viską permokyti. Patarkite – kuo daugiau info iš karto, tuo greičiau išvažiuosime.

Kas daromas su tais paletėmis? Ar juos gražina?

Čia dažna painiava. Vokiškose sandėliuose jie labai mėgsta savo "Euro paletes". Jei atvežate blogą, suplyšusią paletę, gali neįleisti. Tada reikia ieškoti keitimo vietos arba pirkti naują. Buvo atvejų, kai vairuotojas privalėjo palikti savo gerą paletę ir pasiimti šiukšles, nes kitaip neišvežtų krovinio. Tai kasdienis rūpestis.

Kodėl man reikia CMR konosmentos?

Tai ne popierius, o jūsų draudimas. Be CMR, jei kas nutinka kelyje, niekas nesumokės. Kartais klientai sako, kad "ir taip viskas aišku", bet neįsivaizduojate, kaip vokiečiai griežti tais punktais. Be CMR jie gali net atsisakyti iškrauti prekę. Geriau turėti visus dokumentus prieš pradedant logistikos valdymą ir užsakymų organizavimą į Vokietiją, kad vėliau nektų skambinti iš panikos.

Ar galima vežti dalinius krovinius (LTL)?

Galima, bet tai brangiau ir lėčiau. Tenka sukti maršrutus, surinkti keletą klientų vienam vairuotojui. Vokietijoje daug smulkių miestelių, kuriuose reikia užsukti. Jei skubate, geriau imti pilną mašiną (FTL). Daliniai kroviniai dažnai pavėluoja, nes vienas sandėlis vėluoja – ir viskas stovi.

Kas daroma, jei prekės sugedusios?

Turiu pasakyti tiesiog – darykite nuotraukas iš karto. Nenuimkite apsauginės plėvelės, kol nufotografuojate pažeidimą. Vieną kartą klientas pats surinko sugedusią baldą, o vėliau negavo pinigų iš draudimo. Be nuotraukų vietos, mūsų rankos susietos.

Pinigai ir tas varginantis administravimas

Kodėl kainos kyla aukštyn kaip vėjas?

Degalai, mokesčiai, darbo jėga... Vokietija padidino kelių mokesčius (maut), tai atsiliepia viskam. Aš ne kainodaros šeikėjas, aš tik perduodu realybę. Žinoma, yra firmų, kurios važiuoja pigiau, bet tada klauskitės, kodėl. Gali būti, kad vairuotojas miega ne po 9 valandų, o po 4.

Kas tas Incoterms ir kodėl jis svarbus logistikos valdymui ir užsakymų organizavime į Vokietiją?

Tai taisyklės, kas už ką moka. DDP reiškia, kad mes viską padarome, o EXW – kad jūs turite nuvežti prekę iki mūsų sandėlio. Dažnai susiduriau su situacija, kai klientas norėjo DDP kaina, bet nebuvo parengęs importo dokumentų. Nesigykite, geriau pasitarkime iš anksto, kad nereiktų mokėti dviejų kainų.

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, visada įskaičiuojame pagrindinį draudimą, bet jis yra ribotas (paprastai iki 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangius daiktus (elektroniką, auksą), reikia papildomo draudimo. Niekas nesakė, kad logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją yra pigus malonumas, saugumas kainuoja.

Kaip mokėti? Pervedimu ar grynais?

Geriau bankiniu pavedimu, kad būtų įrašas. Pervedėjai grynais vieną kartą, ir vairuotojas prarado pinigus (ne pas mus, bet tiesiog situacija). Aišku, kai kurie partneriai reikalauja grynųjų už iškrovą, tai senas madas, bet Vokietijoje dar pasitaiko. Mes stengiamės vengti tokių dalykų.

Kodėl prie kainos pridedate priedų?

Kelių mokesčiai, pristatymas "paskutiniame kilometre", įkrovimas su „žiurke“ (keliamuoju tilteliu). Vokietijose sandėlininkai dažnai moka tik už atidarytą duris, o už fizinį darbą reikia mokėti atskirai. Čia jokia mūsų išgalvota lėša, tai jų taisyklės.

Ar galima susiderėti dėl nuolaidos?

Jei važiuojate kas savaitę tokiu pačiu maršrutu – taip, pabendrausime. Bet jei tai vienkartinis siuntinys į šalį, tai kaina yra kaina. Negaliu dirbti nuostoliu, tiesiog todėl, kad jums malonu. Verslas yra verslas.

Vokietijos specifika – kurie lengviau, kurie sunkiau

Ar galima pristatyti prekes savaitgalį?

Vokiškai įstatymai draudžia sunkvežimiams važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis (išskyrus tam tikrus išimtinius atvejus). Nekvieskite manęs sekmadienį ir klauskite, kur mašina. Ji stovi. Todėl logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją reikalauja gero planavimo – jei praleisite penktadienį, gali tekti laukti iki pirmadienio.

Ką daryti, jei vairuotojas nežino vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet Vokietijoje senoji karta nemėgsta anglų kalbos. Turiu savo vokiškąją kontaktą, kuris gali paaiškinti, jei įvykia nesklandumų. Kartais tiesiog reikia parodyti pirštu į dokumentą, ir viskas aišku. Kalbos barjeras nėra toks baisus, kaip atrodo.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl dokumentų?

Jie mėgsta tvarką. Jei trūksta vieno parašo arba parašas ne ten, jie gali neduoti išvykimo leidimo. Buvo atvejis, kai dėl blogai užpildyto adreso mašina stovėjo 4 valandas sandėlio kieme, kol teko visą informaciją iš naujo siųsti faksu (taip, vis dar naudoja faksus).

Ar sunku rasti sandėlį Miunchene?

Miunchenas – brangus ir užstatytas miestas. Ten reikia pranešti mašiną bent dieną iki atvykimo, kitaip tiesiog neįleis į teritoriją. Ten yra griežti grafikai, vadinami "Time slots". Jei vėluoji 10 minučių, gali tekti laukti iki kitos dienos.

Kaip su el. priemonių keliais (LKW-Maut)?

Tai automatiškai. Mūsų mašinos turi įrenginius (On-Board Unit), kurie fiksuoja nuvažiuotus kilometrus ir automatiškai apmoka. Jums nereikia nieko daryti, tai įskaičiuota mūsų sąskaitoje. Vienintelė problema, jei įrenginys sugenda – tada tenka vairuotojui mokėti rankiniu būdu.

Ar saugu vežti maistus?

Labai griežti sanitariniai reikalavimai. Mašina turi būti plauta, patikrinta. Vokietijos maisto inspekcija gali sustabdyti ir patikrinti temperatūrą bet kuriuo metu. Jei temperatūra pakilo, viską išmes į šiukšliadėžę. Tai didelė atsakomybė.

Kai kažkas ne taip (ir tai įvykna dažnai)

Vairuotojas užstrigo sienoje, ką dabar?

Laukti. Vokietijos sienos (ypač su Lenkija arba Čekija) dažnai užstringa. Nėra ką daryti – mes jums pranešame, kad vėluojame, bet mes negalime nuleisti lėktuvo. Geriau, jei jūsų klientas Vokietijoje irgi žino, kad gali būti nedidelis vėlavimas.

Gavėjas atsisako priimti prekes.

Tai šūsnys. Tada reikia ieškoti, kur laikyti prekes tol, kol išsiaiškinsite nesutarimus. Sandėliavimas Vokietijoje kainuoja brangiai. Kartais tai nutinka dėl blogos prekės kokybės, kartais dėl to, kad jie tiesiog užsipildė sandėlį.

Ar atsiskaitysite už vėlavimą?

Tikrai jei mes kalti. Jei dėl kelio eismo arba muitinės – ne. Mūsų sutartyje dažniausiai yra punktų apie "Force Majeure". Negalima reikalauti mokėti už tai, kuo negalima valdyti. (Nors kartais norisi padaryti nuolaidą, kad išlaikyti klientą, bet ne visada įmanoma).

Mašina sugedo kelyje.

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes skubam siųsti kitą mašiną perkrauti (jei įmanoma) arba mechaniką. Vokietijoje pagalba atvyksta greitai, bet kainuoja. Svarbiausia – neišsigąskite, mes viską suorganizuojame.

Klientas pateikė klaidingą gavėjo adresą.

Vai, tai nutinka dažnai. Vairuotojas važiuoja į "Hauptstraße 15", o ten yra gamykla, kuri nieko nelaukia. Tada tenka skambinti mums, mes – jums, o jūs – ieškoti teisingo adreso. Prarandamos valandos. Patikrinkite duomenis du kartus prieš siunčiant.

Ar pasitaiko vogimoju?

Retai, bet pasitaiko. Ypač jei mašina stovi neapsaugota parkavimo aikštelėje pietų metu arba prie pat sienos. Rekomenduoju nekrauti brangių daiktų į galines duris, jei nėra užraktų. (Buvo atvejis, kai pavogė padangas, tiesiog kai vairuotojas gėrė kavę).

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Jis gali važiuoti kalnuose, kur nėra ryšio, arba miegoti. Vairuotojams draudžiama kalbėti telefonu be "hands-free" beveik visoje Europoje. Jei jis neatsiliepia valandą – tai norma. Nedelskite skambinti mums po 5 minučių.

Kaip elgtis su skundais dėl pakuotės?

Jei prekė atvyko su įbrėžimu, bet viduje gerai – dažniausiai tai ne mūsų kaltė. Gali būti, kad virš jos buvo pastatyta kita dėžė. Bet vis tiek rašykite skundą, mes jį perduosime draudžių kompanijai, gal ji kažką paims (nors abejoju).

Ar galima keisti marsrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja į Hamburgą, o jūs nuspręstate, kad reikia važiuoti į Miuncheną, tai jis privalo važiuoti atgal. Tau sukti galva? Sumokėkite už tuos papildomus kilometrus.

Dėl ko dažniausiai ginčijamės?

Dėl pažeistų prekių ir dėl vėlavimų. Klientai visada norėtų, kad prekė būtų rytoj, o realybėje logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją trunka ilgiau. Stengiamės būti sąžiningi, bet kartais laikas leidžia per greitai.

Ar verta rinktis mažesnes firmas?

Rizikinga. Didelės firmos turi rezervines mašinas, o mažos – ne. Jei jų vienintelė mašina sugedus, jūsų siunta stovi. Mes esame vidutinio dydžio, tai idealus variantas – galime pasiekti bet kurį.

Kas daryti, jei prarandamas krovinys?

Tai baisiausia, kas gali nutikti. Tada prasideda didelė tyryba. Bet su tikimybė 1 iš 10 000. Mes visus siuntinius sekame GPS. Jei mašina stovi vietoje per ilgai, mes sužinome.

Klausimai apie dokumentus ir specifinius dalykus

Ar reikia eksporto deklaracijos, jei važiuojame į ES?

Nereikia, jei Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje. Bet jei prekės ateina iš trečiosios šalies, tada taip, reikia TIDL dokumento. Nepainiokite šių dalykų, muitinė tai pamatys ir sustabdys.

Kas yra "paskutinis kilometras" (Last Mile)?

Tai pristatymas tiesiai į duris, o ne į terminalą. Vokietijoje tai dažnai reiškia, kad reikia mažesnės mašinos, nes didelė "sivile" (sunkvežimis) negalės važiuoti miesto centre.

Ar galima vežti pavojingas krovinius (ADR)?

Galima, bet mūsų vairuotojai turi turėti specialius pažymėjimus. Jei tai degios medžiagos arba chemija, praneškite iš karto. Negalima tiesiog užmesti į mašinos bagažinę.

Kaip elgtis su šaltkraičiais?

Reikia specialių mašinų su šaldymo įranga. Patikrinkite, ar temperatūra mašinoje tinkama jūsų produktams. Kartais klientai skundžiasi, jog produktas atšalo, nors pats nenurodė, kad reikia -18 laipsnių.

Ar sunku suvežti didelius siuntinius (overweight)?

Labai. Reikia specialių leidimų ir policijos lydinčio. Vokietijoje tiltai turi griežtas svorio apribojimas. Geriau neitišpūsti ir skaičiuoti tonas atidžiai.

Kas yra "cross-trade"?

Tai kai krovinys važiuoja tarp dviejų užsienio šalių, o ne per Lietuvą. Mes galime tai padaryti, bet tai sudėtingiau dėl mokesčių. Jei jūsų klientas Lenkijoje nori siųsti į Vokietiją, mes suorganizuosime.

Kodėl reikia TSN (transporto priemonių nuomos) sutarčių?

Tai būtina mokesčių tikslais. Be to, tai rodo, kad mašina priklauso firmai, o ne vairuotojui asmeniškai. Vokiškai inspektoriai to labai laikosi.

Kas daryti, jei vairuotojas pabėgs su kroviniu?

Na, tai kaip ir filmuose, bet retai. Mes turime draudimą ir užstatą iš vairuotojo. Be to, GPS sekimas neleis jam dingti be žinios. Tačiau, kad ir keistai skambėtų, kartais vairuotojai tiesiog nusibodo ir jie palieka mašiną viešai. Tada reikia važiuoti ją pasiimti.

Ar reikia vokiško vertimo dokumentams?

Geriau turėti, ypač jei tai techninės dokumentacijos ar maisto produktai. Muitinė ar sandėlis gali neleisti iškrauti be vertimo. Užsirašykite tai į išlaidas.

Kaip tvarkomi mokesčiai Vokietijoje?

Jei darome atsiskaitomą prekėms, reikia mokėti PVM (MwSt). Mums reikia jūsų PVM mokėtojo kodo, kad galėtume taikyti 0% tarifą (intra-Community supply). Kode be to, mums tektų mokėti Vokietijos mokestį, o jis nėra mažas.

Ar galiu siųsti asmeninius daiktus?

Galima, bet tada tai nebe komercinis krovinys, o perkėlimas. Gali būti problemų su draudimu, jei tai verslo mašina. Geriau viską tvarkyti kaip oficialų siuntinį.

Kas yra "proforma invoice"?

Tai preliminari sąskaita-faktūra, kuri reikalinga muitinei, jei prekės neįkainotos dar. Be jos mašina neišvažiuos iš Lietuvos (arba neįvažiuos į Vokietiją, jei tikrinama).

Ar verta rūpintis apsauga nuo pavojų?

Visada. Net jei vežate duris. Vokietijos keliai yra greiti, ir staigus stabdymas gapi sugadinti krovį. Kelios dešimtys eurų draudžiui gali sutaupyti tūkstančius.

Pabaigai – ką svarbiausia išsirinkti?

Rinkitęs partnerį, kuris nekalba tik apie kainas. Logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo. Jei aš pasakysiu, kad neįmanoma pristatyti rytoj – tikitės man, nes aš žinau, ką sakau. Geriau gauti žinią apie vėlavimą iš karto, nei gaišti laukdamas ir nieko negirdėti.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa be jokių užmaskuoimų. Dirbti su Vokietija yra gerai, jei viskas suplanuota ir tvarkinga, bet viena klaida dokumentuose gali sukelti daug nervų. Logistikos valdymas ir užsakymų organizavimas į Vokietiją nėra paprasta, bet su gerais patarimais ir patirtimi viskas įmanoma. Svarbiausia – būkite sąžiningi dėl savo krovinių ir laiku pateikite informaciją. Tada mes galime daryti stebuklus (arba bent jau užtikrinti, kad jūsų prekės atvyks saugiai).