Logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos: Kaip nenusivilti perkeliant įmonę

Dirbu šitoje srityje jau kurį laiką, gal pasakyčiau, virš dvidešimties metų, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės įsivaizduoja persikraustymą. Viskas atrodo paprasta: susirandi mašiną, pakrauni, važiuji. Tačiau kalbant apie tai, kai reikia perkelti visą verslą iš Vokietijos, čia prasideda šou. Vokiečiai yra žinomi dėl savo tikslumo, bet kai priimti tavo biuro stalą ar sandėlio siurblius, viskas pasidaro chaotiška. Logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos turi būti suplanuoti iš anksto, kitaip galite likti be prekių viduryje Autostrados. Ne visada viskas eina pagal planą, turiu pripažinti, kartais ir mes suklystame, bet svarbiausia tai, kaip išeiname iš situacijos. Šiame tekste bandysiu papasakoti, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių Brošiūrų.

Bendri klausimai apie patį procesą (ir kaip viskas prasideda)

Kaip tiksliai turėčiau pradėti planuoti persikraustymą iš Vokietijos?

Gerai, klausimas logiškas, bet dažnai klientai kreipiasi per vėlai. Pradėkite nuo inventorizacijos – ne tik tai, ką turite, bet ir ką tikrai reikia perkelti. Vokietijoje šiukšlinimo išvežimo kainos gali sukelti šoką, taigi galvokite, ar verta vežti senus spintas. Tada susisiekite su vežėjais mažiausiai prieš mėnesį, o jei didelis sandėlis – tai ir anksčiau. Neskubėkite pasirašyti pirmojo sutarties, palyginkite pasiūlymus. Būtina įvertinti ne tik kainą, bet ir tai, ar įmonė sugeba suvaldyti logistikos sprendimus verslui persikraustant iš Vokietijos, su visais jais niuansais.

Kiek laiko užtruks visas processas?

Tai turi būti vienas sunkiausių klausimų, nes atsakymas visada yra "nuo ko priklauso". Jei turite tik du biuro kampus su kompiuteriais, galim tai nuvežti per dieną jei vairuotojai gerai išsimiega. Bet jei turite gamyklą su sunkiąja technika, tai gali trukti ir savaitę. (Ar bent jau kelias dienas be stabdžių). Dar pridėkite customo laukimą, jei traukiate ne ES viduje, nors su Vokietija tai paprasčiau. Geriausia planuokite savaitę (ar dvi) ilgiau negu manote, kad reikia, taip bus ramiau.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalą, ar galima padaryti paties?

Žinoma, galite pasamdyti "vokiečių" vairuotoją su automobiliu iš gumos ir tikėtis geriausio. Bet tada ką darysite, kai suges keltuvas arba kai pareigūnai sienoje nieko nesupras? Profesionalios įmonės, kurios specializuojasi būtent logistikos sprendimuose verslui persikraustant iš Vokietijos, turi draudimą, žino procedūras ir, kas svarbiau, atsako už turtą. Jei nuruginsite stalą arba pamesite dėžę su dokumentais, gausite pinigus atgal. Su "kiemsargiu" pervežėju teks bylinėtis iki paskutinio.

Kokios dažniausios klaidos, kurias daro verslai?

Klaidų yra daug, bet viena ryškiausia – tai nepakankamas inventoriaus sąrašas. Žmonės rašo "5 dėžės", bet neįrašo, kas jose yra. Tada sienoje kyla problemų, jei ten kažkas ne to. Dar dažnai pamirštama apie specialią techniką, pavyzdžiui, jei reikia išmontuoti kompleksią liniją, reikia technikos, o ne tik rankų. Ir žinoma, nepakankamai laiko skiriama pakavimui – viskas nuo to skyla. Vakar vienas klientas skambino, kad dėžės sugriuvo, nes buvo per ankstas pakavimas. (Na gerai, gal ne prieš dieną, bet visada per vėlu).

Ar gerai, jei aš pats vyksiu su vairuotoju?

Sveikinu, jei turite laisvo laiko. Kai kurie klientai nori būti "viryje" ir kontroliuoti kiekvieną dėžę. Tai padeda išvengti nesusipratimų vietojėje, bet gali labai prailginti procesą. Vairuotojai turi savo darbo grafikus, poilsio laikus, o jei jūs dar stovite virš jo pečiau ir klausiate " kur tai krausim", tai nervuoja. Geriau būti kontak telefonu ir atvykt į pakrovimo/vykdymo vietą, tik kai reikia. Tačiau jei jautiatės nervinu, greičiausiai verta važiuoti.

Dokumentai, muitai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sienoje?

Pagrindinis dalykas – tai važiavimo dokumentai, t. y. sandėrio sąrašas (Packing List) ir CMR draudimas. Be jų jūs niekur nepajudėsite. Jei pervežate techninę įrangą, gali reikėti techninių pasų ar sertifikatų (tai priklauso nuo to ką pervežate). Vokietijai nereikia eksporto deklaracijos, jei važiuojate į kitą ES šalį, bet tiksliau pasitikslinkite su buhalteriu, nes aš esu logistiko žmogus, ne teisininkas. Geriau turėti viską ant popieriaus nei elektroninėje erdvėje kur nėra interneto.

Ar reikia mokėti veryti mokesčius ar PVM?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES viduje, tai PVM judėjimas yra "vidinis" (Intra-Community supply). Jums nereikia mokėti muito krovinių įvežimo atveju, bet reikia teisingai užpildyti PVM mokesčio deklaracijas ir pateikti Vaz suvedimo apskaitai. Jei padarysite klaidą, VMI labai greitai susigrums. Dažnai klientai manęs klausia apie tai, kadangi aš tiesiog vairuoju daiktus, o jiems patariu pasikalbėti su auditorium. Nes dabar tų taisyklių tiek pasikeitė, kad sunku sekti.

Kas yra EX1 ar T1 dokumentas ir ar j man jo reikia?

Štai čia dažnai painiojama. Jei vykstate iš Vokietijos (ES) į Lietuvą (ES), jums nereikia T1 dokumento, tai būtina tik išvykstant iš ES (pvz. iš Šveicarijos ar Norvegijos). Tačiau jei jūsų prekės keliauja per trečiąją šalį, tada taip. Keičiasi taisyklės (nors retai), tad geriau patikrinti. Kai kada žmonės sako "deklaruok man EX1", nors jų nereikia, ir už tai sumoka brokeriui nereikalingas pinigus. Geriau suprasti maršrutą prieš keliaujant.

Kas vyksta, jei dokumentuose yra klaidų?

O tuoj ir prasideda malonumai. Jei CMR sąraše nurodytas neteisingas svoris ar prekių pavadinimas neaiškus, muitininkas gali pasakyti "stop". Tada laukiate patikrinimo, mokėte baudą už (jei tokia yra) arba tiesiog stovite ir laukiate ką daryti toliau. Kartais užtenka paprasto raštelio su paaiškinimu, kartais reikia naujų dokumentų. Vakar vienas atvejis buvo – klientas parašė "padangos" o buvo "lietos ratlankiai su padangomis" – skyrėsi svoris ir kodai, tai laukėme 4 valandas.

Ar turiu būti įmonė, kad pervežti daiktus?

Jei pervežate asmeninius daiktus, tai gana paprasta, bet jei tai yra verslo turtas – kompiuteriai, inventorius, mašinos – tai tikrai reikia juridinio asmens. Negalima važiuoti kaip "privatus asmuo" ir vežti 50 kompiuterių sakydamas, kad dovanojui draugui. Už tai gali baudą gauti, neabejoju. Logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos visada reikalauja teisingos juridinės formos, kitaip bus rimtų problemų su mokesčių institucijomis.

Kaip elgtis su draudimu perkeliant brangų įrangą?

Būtinai nurodykite tikrąją vertę tų daiktų. Mes, kaip pervežėjai, turime savo standartinį draudimą (paprastai pagal CMR konvenciją), bet jis yra ribotas. Jei pervežiate brangias serverines ar laboratorinę įrangą, praneškite mums iš anksto. Galbūt reikės papildomo draudimo poliso. Nekančia, kai klientai sako "o čia tik seni kompiuteriai", o tada dingsta ir jie reikalauja 10 tūkstančių eurų. Sąžiningumas čia ilgai išsimoka.

Kainos ir pinigai (kas kainuoja ir kur galima sutaupyti)

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pagrindiniai dalykai – tai atstumas, kiek mašinų reikia, ir kiek darbo reikia pakrovime/iškrovime. Jei reikia išmontuoti įrangą Vokietijoje ir vėl surinkti Lietuvoje, tai kainos dvigubai. Taip pat svarbios dienos – jei norite važiuoti švenčių metu ar šeštadienį, brangniau. Degalų kainos taip pat šokinėja (nors dabar stabilesnės). Tad kai klaustate "kiek", mes turime sudėlioti visus šios plytelės į vieną vaizdą.

Ar pigiau rinktis didelę mašiną vieną kartą ar kelias mažas?

Čia tiesioginė matematika, bet ne visada. Viena didelė mašina (pvz., 40 pėdų tiltas) atrodo pigiau, bet jei neturite tinkamo įlipimo aikštelės, reikės keltuvo. O tai papildomi pinigai. Kelios mažesnės mašinos gali būti lankstesnės, bet kiekviena jų turi savo fiksuotą kainą už važiavimą. (Gerb. dėl to, pas mane vienas klientas taip ir padarė, užsidėjo daugiau nei planavo). Toliau reikėtų pagalvoti apie greitį – didelė mašina gali atvykti anksčiau.

Kas yra "stovėjimo valanda" ir kodėl ji brangi?

Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei vairuotojas turi laukti, kol jūs ruošiate dėžes ar kol išsiremontuojate duris, laikas eina. Paprastai pirmos 2 valandos gali būti įskaičiuotos, bet toliau – mokama. Vokietijoje darbos ir poilsio laikas labai griežtai reguliuojami, vairuotojas negali tiesiog dirbti 12 valandas be pertraukos. Taigi "stovėjimas" ne tik laiko švaistymas, bet ir darbo teisės pažeidimas, jei neskaičiuojame.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Lietuviškai sakant "nebūtinai". Pasiūlyme dažnai randama tik darbas ir transportas. Dėžės, juostos, burbuliukai, užpildai – tai viskas papildomai. Jei turite daug smulkių daiktų, gali užtekti gana ryškaus sumos pakavimui. Geriausia klausti "ar medžiagos įskaičiuotos" iš karto. Kartais įmonės siūlo "Full Service" kur viskas įeina, bet tuomet valandinė kaina darbo atrodo aukštesnė.

Ką daryti, jei gavau per brangų pasiūlymą?

Nekančia kai žmonės sako "brangu" nesuprasdami kas ten yra. Pasiimkite pasiūlymą ir eikite į eilutę. Gal jie įskaičiavo keltuvą kur jums nereikia? Gal jie duoda draudimą kurio kiti neduoda? Gal tai yra logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos su pilnu "akluoju" prižiūrėjimu? Klauskite ir paaiškinkite. Kartais tiesiog įmonė uždirba daugiau, bet kartais jie suteikia daugiau garantijų. Nebijokite derėtis, bet neperlenkite lanko, nes gali likti be paslaugos.

Ar galima sutaupyti pačiam pakavant daiktus?

Žinoma, galite. Tada tik atsakingi už tai, kad dėžės neišsiris. Jei gerai surenkamėte, užsipakuosite ir pažymėsite, vairuotojui tik liks pakrauti. Taip galima sutaupyti nemažai. Bet būkite tikri dėl savo galimybių. Matęs esu, kai klientai "taupo" ant pakavimo, o vėliau atkeliauja sulaužyti monitoriai. Tada kaina "taupymui" tampa kur kas didesnė. Gera taisyklė – brangnesnius dalykus patikėkite profesionalams.

Rizikos, problemos ir "piktnaudžiavimai" kelyje

Kas nutinka, jei kelyje sugenda mašina?

Tai blogiausias scenerijus, bet jis įvyksta. Gidantis vairuotojas skambins mums, o mes skambins jums. Pagal sutartį, jei mes trukdome dėl techninės gedimo, turime organizuoti kitą transportą arba remontą. Kartais tai užtrunka valandą, kart dieną. Svarbu, kad sutartyje būtų parašyta kas atsakomybė. Jei pasirinksite pigų "pervežėją" be sutarties, gali likti su bagažu viduryje kažkur Lenkijoje.

Ar dažnai dingsta daiktai pervežimo metu?

Sąžiningai? Nedažnai su patikimomis įmonėmis, bet įvyksta. Vieni klientai kaltina vairuotojus, kai patys pamiršta padėti dėžę koridoriuje. Kita vertus, yra atvejų, kai mašina neapsaugota ir įvyksta vagystės (ypač jei stovite neapsaugotoje aikštelėje prie naktinio). Todėl rekomenduoju nebrangiu, bet turinčių GPS sekimą mašinoms. Jei dinge – rašykite pareiškimą policijai ir praneškite draudikui.

Kas daryti, jei įranga sugenda iškrovimo metu?

Jeigu tai mūsų kaltė (numetėme, užgriuvė), mokame. Jei jūsų darbuotojas bandė nešti per daug ir nukrito, tai jūsų rizika. Svarbu pasižiūrėti iškrovimo metu. Vairuotojai dažnai turi vaizdo įrašus arba liudininkus, bet ne visada. Geriausia iškart pasirašyti defektų aktą, jei matau, kad kas nors knaisė. Nes vėliau bus sunku įrodyti, kad buvo sveika prieš tai.

Kodėl vokiečiai tokie griežti dėl pakrovimo taisyklių?

Vokietija yra Vokietija. Ten netgi turgaus prekeiviai turi turėti specifikacijas kas per daiktą. Jei kraunate viščiukus, turi būti temperatūros režimas, jei medžiagas – degumo klasė. Be to, vokiečių kelyje daug policijos, kuriant tikrina svorius ir aukštį. Jei padarėte "kažką pyrago" viršuje, gausite baudą ir privalėsite iškrauti. Taigi logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos reikalauja griežtesnio laikymosi taisyklių nei kur nors pietuose.

Ar saugu duoti vairuotojams raktus nuo sandėlio?

Asmeniškai aš nerekomenduoju duoti visų raktų. Geriau, kad jūsų atstovas būtų ten. Yra įmonių, kurios turi pasitikėjimo, bet yra ir tų, kurios išsiveža kas gera. Ypatingai jei tai nėra jūsų nuolatinis partneris. Paprastai vairuotojai tik nori įvežti ir išvažiuoti, bet pasitaiko ir nusikaltėlių. (Žinoma, didelės firmos užtikrina, bet niekas neduoda 100% garantijos). Naudokite vienkartinius ar laikinus seifus brangiems dalykams.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (chemija, degalai)?

Tai atskira tema. Jei turite dažų, skysčių ar sieros rūgšties, negalita tiesiog įmesti į dėžę. Reikia specialių konteinerių (ADR) ir dokumentų. Be to, ne visos mašinos gali vežti pavojingas krovejas. Jei nesakykite iš anksto, gali atsitikti, kad vairuotojas atvyks, pamatys ir atvažiuos atgal, palikdamas jus be jėgų. Būtinai praneškite apie tai planuojant.

Smulkios detalės ir pabaigos (ką dar pamiršote)

Ar galima pervežti biuro augalus?

Galima bet sunku. Sienoje gali kilti klausimų dėl kenksmingų organizmų (žemės). Tiesiog užsirnkite viršų, nuplaukite šaknis iš žemės (nenaudokite dirvožemio, o tik kokio substrato) ir turėkite fitosanitarinius pažymėjimus. Be to, augalais reikia rūpintis kelyje (negali būti per šalta ar per karšta). Vairuotojams augalai dažnai tik "kliūtis", nes jie šliaužioja ir užima daug vietos.

Ką daryti su atliekomis (pakuotės, skydai)?

Štai dalykas, apie kurį visi pamiršta. Vokietijoje yra labai griežta atliekų tvarkymo sistema. Jei išvežiate įrangą ir ten likta daug plastiko, popieriaus ar medienos, negalima tiesiog mesti į pakrautą mašiną ir vežti į Lietuvą "kaip atliekas". Tai reglamentuoją (kai kada). Dažniausiai reikia palikti tai vietiniam perdirbėjui. Už tai taip pat tenka mokėti, tai planuokite biudžetą ir likučius.

Ar galiu susisiekti tiesiogiai su vairuotoju važiuojant?

Taip, dauguma duoda mobiliųjų numerius. Bet nenaudokite to per dažnai jausdami save kaip "dispečerį". Vairuotojas vairuoja, jis negali kalbėti (yra įstatymas). Rašykite žinutes, jie atsakys sustoję. Jei skambinate kas valandą "kur jūs esate", tai erzina ir gali sukelti nusižemimą (nepageidaujamą elgesį). Labiau susisiekite su mūsų dispečeriu, jei reikia info.

Kaip pasielgti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Jei darbuotojai nusprendžia persikelti kartu su verslu, jų daiktai dažnai keliauja kartu su kompanine siunta. Turite atskirti tą krovinių sąrašą. Negalima rašyti "kompiuteriai" o ten būti "darbuotojo palaidinės". Pirmiausia tai kompanijos turtas, antra - apmokestinimas. Jei darbuotojams turite daug asmeninių daiktų, geriau juos vežti atskirai arba užregistruoti kaip asmeninį siuntą.

Kas vyksta, jei atvykstate naktį į Lietuvą?

Dauguma sandėlių dirba iki 17 ar 18 valandos. Jei atvykstate 23 valą naktį, reikia organizuoti naktinį priėmimą (papildomai). Galite laukti iki ryto, bet vairuotojai privalo ilsėtis. Geriausia derėtis su gavėju (savo sandėliu) iš anksto apie atvykimo laiką. Logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos apima ir šį "paskutinį kilometrą" suderinimą, kad nebūtų nereikalingų stovėjimų.

Ar reikia padėti vairuotojui surasti vietą?

Žinoma, jei vietinis žemėlapis senas arba adresas keistas, vairuotojas gali suktis ratuose valandą. Atsiųskite koordinates (Waze ar Google Maps) ir patikrinkite ar ten gali važiuoti sunkvežimis. Ne visos gatvės Lietuvos miestuose pritaikytos 40 tonų monstrams. Pasitikrinkite, ar tiltai arba tuneliai ne per žemi. Nereikia, kad važiuotų pro senamiestį ir užstrigtų po arkada.

Paskutinis žodis – ar verta viską daryti patys?

Kodėl gi ne, jei turite laiko, nervų ir norite išmokti kaip tai veikia. Bet jei jūsų verslas vertas daugiau nei sutaupyti 200 eurų, pasitikėkite specialistais. Mes matome problema iš toli, jūs matote tik savo stalą. Tikiuosi, šie atsakymai padėjo suprasti, kad tai nėra tiesiog "įsodinimas į mašiną". Tai sudėtingas mechanizmas kuris reikalauja žinojimo. Sekmės persikraustyme!

Išvada

Na, trumpai tariant, persikraustymas iš Vokietijos nėra joks vaikų žaidimas, tačiau su geru planu viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą, o rasti tokią, kurios atsakomybės ir terminai jus tenkina. Logistikos sprendimai verslui persikraustant iš Vokietijos gali atrodyti sudėtingi, bet jei viską padalinsite į etapus ir klausysite patarimų, išvengsite didelių nusivylimų. Neneigkite pagalbos, pasiklauskkite ir visada turkite atsarginį planą (pvz., kur dėti dėžes jei liuja). Sėkmės naujoje vietoje!