Logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiški

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešiate PowerPointe. Visada kažką pamirštate, o vairuotojas visada skundžiasi, kad neįvažiuoja į centrą dėl žemos įžangos arba kad „Lenkijoje kelią vėl kaso“. Kai klientai ieško logistikos sprendimų biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiškų, jie dažnai galvoja apie kainą, o ne apie tai, kad jų IT įranga kelsis per bumpus esant minus penkioms laipsnių. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai apie nervus, dokumentus ir vokišką tikslumą, kurio mes čia dar mokomės. Tad jei ruošiatės šiam žingsniui, nusiraminkite, gera bus, tik reikia žinoti iš anksto keletą dalykų, kuriuos niekas nesakys protingai.

Paprasčiausi klausimai ir pasiruošimas

Kiek laiko reikia planuoti tokį kraustymąs?

Nerašykite man penktadienį, kad reikia važiuoti pirmadienį. Tai ne taksi. Bent mėnesį, o geriau six savaites reikia, kad suorganizuoti logistikos sprendimus biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiškai. Reikia rezervuoti mašiną, padaryti inventorizuoto sąrašą (jeigu norite atgauti PVM), irgi sutikti su vairuotojais, nes geri vairuotojai užimti savaitėmis į priekį. Vėliau bus brangiau ir viskas bus ant plaukų.

Ar tikrai reikalingas inventorius (inventorinis sąrašas)?

Jei noriteLEGALIAI išvežti turtą be PVM mokėjimo arba įvežti jį į Vokietiją kaip perkraustymo turtą – taip, be jokio abejo. Be to, Vokietijoje muitinė gali sustabdyti net ir vidinius ES reisus (nors retai, tačiau vyksta patikros). Turiu omenyje, kad be to lapo, kur parašyta „kompiuterius 5 vnt.“, gali būti problema. Geriau padaryti tikslų Excelį, nei aiškinti vokiškai muitininkui, kas yra tas „susipainiojęs kabelių ryšulys“.

Kiek tai maždaug kainuoja?

Kiek duotą? Nežinau. Ką kelsite? Vien kėdžių ar pilną serverinę? Nuomos biurai Miunchene brangiau nei kaimas netoli Berlyno. Kaina priklauso nuo tūrio (kubų), atstumo, ir ar reikia kelti į trečią aukštą be lifto. Įvertinkite, kad kokybiški logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją niekada nebus pigiausi rinkoje, nes pigiajame vairuotojas gali tiesiog neišvažiuoti iš Lietuvos.

Ar galiu patys susirasti vairuotoją su „krovininiuku“?

Galite, bet rizikuosite. Vienas klientas taip padarė – savo vyrą pasamdė su „Gazele“. Bamblo į Vokietijoje, sugedo važiuoklė, o įmonės dokumentai buvo šalia šiukšliadėžės. Profesionalios kompanijos turi draudimą ir supranta, kad dėžė su svarbiais kontraktais negali būti pamėtyta po kablys.

Kokios dėžės geriausios?

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvių dėžių, kurios suyra nuo drėgmės arba sveria pusę kilogramo. Imkite standartines pervežimo dėžes – jos tvirtos, tinka viena į kitą, ir neišsiplečia. Turiu omenyje tas sujungiamas, ne paprastas iš kiaušinių.

Pakavimas, baldai ir technika

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Didelės conferencijos stalus perbrauti per duris neįeis. Mūsų komanda tai daro, bet jei norite sutaupyti, galite patys, tada tik prašome užrakinti visus varžtus į maišelių ir prilipdyti prie baldų. Praėjusį kartą vienas vadovas išmontavo stalus, o varžtus išbarstė, surinkome pusę dienos tokią dėžę.

Kaip pakelti IT įrangą? Labai bijau.

Tai pati svarbiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne tiesiog ištrauktas lizdas), o monitoriai uždengti putomis. Jei logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiški tai tiksliai jūsų atvejis, turėtumėte gauti specialias dėžes su antšokiu. Nesigadinkite to paties, jei nežinote, kaip įdėti „bladą“ į dėžę – geriau palikite IT žmonėms.

Ar imate ir atliektus darbuotojų asmeninius daiktus?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Mes ne norime atsakyti už jūsų darbuotojo prarastą auksinę grandinęlę, kuri jis užmiršo stalinyje. Papraskime – asmeniniai daiktai eina į atskiras dėžutes, o ne į bendrą biuro krovinių griuvėsius.

Ar turite supakuoti viską patys?

Galite. Bet mes pastebime, kad klientai dažnai perpildo dėžes. Viena dėžė su knygomis neturėtų svėrti daugiau nei 20-25 kg, kitaip vairuotojas atsisakys ją kelti (nugaros sveikata brangesnė už jūsų enciklopedijas). Tiesiog būkite protingai.

Kas daryti su slėptuvėmis (seifais)?

Jie turi būti tuščiai. Prieš išvežant reikia išimti visus pinigus ir dokumentus, o duris uždaryti ant raktų (bet neužrakinti, jei neturite pakartotinio raktų). Vieniems klientams teko skambinti gintaru, kad atidarytų seifą, kai jie atvyko į Berlyną ir pamiršo kodą.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus galima, bet žiema tai pavojinga. Jei -10 laipsnių už lango, o augalas stovi be apsaugos tranzito metu 12 valandų – jis taps ledu. Reikia specialios dėžės su folija arba važiuoti šiltoje mašinoje, o tai papildo logistikos sprendimus biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiškai (brangiau, bet saugu).

Kelionės ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė?

Įprastai į vakarinę Vokietiją (pvz., Miunchenas) važiuojame apie 18-20 valandų su poilsiu. Jei reikia būti ten ryte, reikia važiuoti išvakarėse. Nežiūrėkite į „Google Maps“, jis nemoka vairuoti sunkvežimiu, kurio greitis ribojamas 90 km/h.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Taip, jis ne sėdi kabino ir valgo obuolius. Jis padeda įvežti dėžes į patalpas. Bet, prašau, nereikikalbėkite, kad jis montuotų jums lentynas ar valytų grindis po to. Jis yra vairuotojas, ne statybininkas.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Draudžiama draudimo sąlygomis. Tai ne keleivinis autobusas. Vieniems stengėsi prasibrauti, kiti net siūlė pinigus, bet negalime – baudos didelės, o draudimas neveiks, jei įvyks avarija su keleiviu kabine.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ar sugenda?

Tai atsitinka. Paskutinį kartą per Kaliningradą sulaikė, o kitą kartą pūsle sužado. Tada mes siunčiame kitą automobilį pagalbai arba perkrauname į kitą. Tai užtrunka, bet tai gyvenimas. Esant kokybiškiems logistikos sprendimams biuro perkraustymui į Vokietiją, tokias situacijas padengia draudimas ir rezervinės mašinos.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei tai ne vienos dienos reisas (Lietuva-Vokietija-Lietuva trunka apie 3-4 dienas), taip, nakvynė įeina į kainą arba ji apmokestina atskirai pagal tarifus. Mes visada tai suplanuojame, kad vairuotojas miegotų ne mašinoje, o viešbutyje.

Ar užtikrinate „tiesioginį“ važiavimą (direct)?

Jei užsakote pilną mašiną (FTL), taip, važiuojame tiesiai į tašką. Jei dalinis kroviniys (LTL), gali tekti užeiti į kitų punktų, tai užtrunka. Biuro perkraustymui paprastai imama pilna mašina, kad niekas nepasimestų kelyje.

Vokietijos niuansai ir dokumentai

Ar reikialeisti mieste (Anwohnerparken)?

Būtinai. Vokietijoje žmonės labai griežti dėl parkavimo. Jei pastatysite sunkvežimį netoli „vokiško namo“ be leidimo, jums iškviesta policija nuspirno mašiną per 20 minučių. Mes tai darome iš anksto per vietinį partnerį.

Ką daryti su šiukšlėmis? Ar galime jas išvežti?

Ne, negalime. Mūsų draudimas neleidžia vežti atliekų per sieną. Vokietija turi labai griežtas taisykles dėl šiukšlių (Papier, Restmüll ir t.t.). Jūs turite susitvarkyti šiukšles čia, Lietuvoje, prieš išvykdami, arba rasti vietinį šiukšlių ivežėją Vokietijoje.

Ką daryti, jei reikia laikinai laikyti daiktus sandėlyje?

Turime partnerių Vokietijoje (Frankfurte, Hamburge). Galima padėti į sandėlį savaitei ar mėnesiui, kol nesurate biuro. Tik sužinokite iš anksto, nes sandėlių vietos vasarą dažnai užimtos.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir važiuojate su turtu, kuris yra jūsų nuosavybė (perkėlimas), tai dažniausiai yra PVM nepavojinga operacija (intra-Community supply). Bet čia sudėtinga, geriau pasikalbėti su jūsų buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne apskaitininkas (nors daug ką matau). Jei logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiški rūpinasi kompanija, ji turi pateikti sąskaitą-faktūrą su 0% PVM, jei pateikite teisingus dokumentus.

Ką daryti, jei sugadina kažką kelyje?

Skambuok mums iš karto. Mes turime „CASCO“ tipo draudimą (transporto draudimą), kuris dengia žalą nuo momento, kai įkrauname, iki momento, kai iškrauname. Tik prašome, nepykite, jei reikės užpildyti daug formulų – vokiškas biurokratas be popieriaus nevalgo.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Dėžių etiketėse nebūtina, jei rašote tiek lietuviškai, tiek angliškai (pvz., „Stalas / Desk“). Bet inventorius muitinei geriau, kad būtų dvikalbis. Vairuotojai dažnai kalba lietuviškai ir rusiškai, bet su vietinėmis tarnybomis angliškas ar vokiškas padeda.

Ką daryti su automobilių parkavimo leidimais įmonės automobiliams?

Tai ne mūsų reikalas. Kelsime biurą, o ne jūsų vadybininko „Audi“. Jie turi rasti vietą patys. Mes ne turime magiško raktų visiems automobiliams mieste.

Problemos ir iššūkiai (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei naujasis biuras dar nėra pasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstate, o čia nėra elektros, arba durys per siauros. Tada vairuotojas privalo laukti. Pirmą valandą galime praleisti, kitas jau mokama laukimo kaina. Prašau, patikrinkite darbus prieš mūsų atvykimą, ne kai mes stovime kieme su varikliu įjungtu (tai degalai).

Ar galima užsisakyti ekskavatorių? (Juokauju)

Nedelsiant atmestu, kas to nežino. Bet kartais klientai klausia dalykų, kurie nesusiję. Vienas kartą prašė nuvežti jį su biuro baldais toliau įItaliją tas pačios dienos, kai atvykome. Tai ne taip veikia.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai nėra paprasta, nes mes viską numeruojame. Bet jei dingsta – kreipiatės į mus, mes darome paiešką, o draudimas apmoka. Per 20 metų dingo tik viena dėžė su kavos puodeliais (kaip tik tai ko labiausiai trūko).

Ar priimate grynusius pinigus?

Geriau ne. Vokiškose kelnėse šalti pinigai, o mums reikia dokumentų apmokėjimui. Pavedimas ar sąskaita-faktūra yra vienintelis teisingas būdas.

Kas daryti, jei klientas pats sugadina daiktą iškraunant?

Tada tai jūsų rizika. Jei spėjote, kad vairuotojas nevežė, o jūs patys numetė monitorių (tikras atvejis su vienu IT direktoriumi), tai mums negeria. Mes atsakome tik už tai, ką darysime mes.

Kodėl Vokietijoje tiek brangu?

Kadangi jie dirba lėtai ir tiksliai. Laikas yra pinigai. Be to, standartai ten aukštesni. Mūsų teikiami logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją kokybiški atrodo brangiai, kol pamatysite, kiek kainuoja pakeisti sugadintą serverinę ar atidėlioti visą komandos darbą dviem savaitėms dėl blogo planavimo.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Nėra privaloma, bet vairuotojai tai įvertina. Ypač jei jį privertei nešti 50 dėžių į ketvirtą aukštą be lifto (nors tai yra mūsų klaida, kad netikrinome pastato iš anksto).

Ką daryti, jei reikia išvežti senus baldus?

Į Vokietiją vežti senus mulius nėra prasmės, mokesčiai už utilizavimą dideli. Geriau išmesti čia arba parduoti naudotų baldų punktą Lietuvoje. Nekelkite šiukšlių per sieną, tai brangu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS. Galiu nusiųsti nuorodą, kur pamatysite, kur dabar stovi vairuotojas (pavyzdžiui, gaudo „kebabą“ kažkur Lenkijoje). Tai ramina nervus.

Kaip elgtis su dėžėmis, kurios pažymėtos „Labai skuba“?

Jos turi būti įkeltos paskutinės, kad būtų iškraunamos pirmosios. Užrašykite dideliais raidėmis. Jei užrašysite mažomis, vairuotojas tiesiog užmes jas į krūvą su kitomis.

Kodėl vienos firmos pigesnės už kitas?

Nes jos nedraudžia krovinių, ir jų vairuotojai gauna algą iš kiekvienos valandos. O jei įvyksta avarija – atsiprašykite, nebėra nei firmos, nei krovinių. Esant kokybiškiems logistikos sprendimams biuro perkraustymui į Vokietiją, viskas yra įskaičiuota į kainą.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Jei jums svarbi verslo kontinuitetas ir nenusprendžiate gaminti „start“ nuo nulio Vokietijoje – taip. Išsaugosite nervus, laiką ir, tikėtina, pinigus, kuriuos prarastumė dėl klaidų.

Taigi, susumavus, biuro perkraustymas nėra tik dėžių krašymas. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, tikslumo ir supratimo, kad Vokietija nėra Lietuva – taisyklės kitos. Rūpintis kokybiškais logistikos sprendimais biuro perkraustymui į Vokietiją reikia tuomet, kai norite, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai galėtų tiesiog atsidaryti nešiojamuosius kompiuterius ir dirbti, o ne ieškoti dėžės su spausdintuvu. Pasiruoškite iš anksto, pasikalbėkite su mumis drąsiai, ir viskas gerai sueis.