Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, kadangi dažnai tenka dirbti biudžetui, žinau, ką reiškia naktinis skambutis vairuotojui, kuris įstrigo prie Kauno arba stovi eilėje prie Vokietijos sienos. Sakyčiau, logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją nėra joks mokslas, tai daugiau kaip gyvenimo mokykla, kur vieną dieną viskas vyksta kaip pasakyta, o kitą dieną – sugedus sunkvežimiui. Dauguma klientų mano, kad tai tik dėžių kėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, tačiau realybėje tas procesas yra kur kas sudėtingesnis, ypač kai kalbame apie didelius korporacinius objektus. Čia ne tik apie transportą, bet ir apie dokumentus, vokiškus griežtumus bei tai, kaip išvengti tūkstančių eurų baudų dėl blogai suplanuoto laiko. Gerai, pereikime prie tų klausimų, kuriuos man klausote kasdien, ir bandysiu paaiškinti taip, kaip yra iš tikrųjų, be jokių gražių paveiksliukų iš brošiūrų.

Pasiruošimas ir laikas (kada pradėti ir kiek laiko užtruks)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia pasiruošti tokiam pervežimui?

Nepakaks nakties. Sąžiningai kalbant, jei norite, kad logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją būtų sklandus, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Reikia ne tik užsakyti mašiną, bet ir suderinti vietą naujoje vietoje, gauti leidimus stovėjimui (apie tai vėliau), ir, žinoma, surinkti dėžes. Vieną kartą turėjau klientą, kuris skambino penktadienį ir norėjo važiuoti į Berlyną pirmadienį rytą... nepasakysiu, kaip baigėsi, bet teko skubiai ieškoti brangių pervežėjų, kurie galėtų atlikti "stichinį" darbą už didelius pinigus.

Ar brangiau, jei reikia važiuoti labai greitai?

Taip, be abejo. Brangiau kaip dvigubai ar net trigubai, jei tenka skubėti. Standartinis logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją yra suplanuotas iš anksto, todėl galime pasiūlyti gerą kainą. O kai reikia "šiandien", tenka imti tą vairuotoją, kuris gali būti poilsio, arba siųsti tuščią mašiną iš Vokietijos atgal – o tai kainuoja pinigus. Taigi, skubėjimas – priešas jūsų biudžetui.

Ar reikia inventoriaus sąrašo, ar tik apytiksliai?

Klausiate apie tai, kas man labiausiai vargina. Būtinas inventorius. Ne "apie 100 dėžių", o tikslus sąrašas: serveriai, 10 stalų, 20 kėdžių, seifas (sunkus!). Be šio sąrašo nebus pasirašyta sutartis ir, kas svarbiau, nebus veiksmingas draudimas, jei kažkas dingsta kelyje. Be to, vokiečiams mėgstamas tvarka, todėl krovinių deklaracija turi būti tiksl (tiksliau, kuo tikslesnė, tuo mažiau problemų sienos kontrolėje, jei pasitaiks).

Kas dėl to savaitgalio? Galima perkraustyti tada?

Galima, bet tai kainuoja. Vokietijoje darbuotojų apsauga (Arbeitsschutzgesetz) yra griežta, todėl vairuotojai ir krovėjai turi gauti papildomus mokesčius už darbą naktį ar savaitgalį. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją savaitgalį dažnai reiškia, kad reikia mokėti "pridėtinę" prie pagrindinės sumos. Jei galite, verčiau planuokit pirmadienį ar antradienį – pigiau ir mažiau streso.

Ką daryti, jei biuras dar neužbaigtas statybos prasme?

Tai klasika. Naujasis biuras Vokietijoje dar "smilgina", o jūs jau norite užpilti ten savo dėžes. Tokiu atveju reikia tarpinės sandėliavimo paslaugos. Tai ne problema, mes turiem sandėlius prie Kelno arba Miuncheno, bet tai vėl papildomos išlaidos. Jei galite, palaukite su perkraustymu, kol baigs statybininkai, kitaip dėžės stovės dulkių debesų.

Vokietijos specifika (kodėl ten taip griežta)

Ar tikrai taip svarbus tas leidimas stovėti gatvėje?

Negaliu pakartoti, kiek kartų mašina buvo nuvaryta nuo biuro durų Vokietijoje. Vietos savivaldybės (Ordnungsamt) ten labai aktyvios. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją privalo įtraukti ir stovėjimo leidimo (Verkehrsschild) gavimą. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę prašant užblokuoti vietą mašinai. Tai trunka kelias savaites (priklauso nuo miesto, Miunchene ilgiau, kažkame mažame miestelyje greičiau).

Kas bus, jei nusprendžiu pastatyti mašiną be leidimo?

Gausite baudą, o mašina bus nuvaryta. Vokiškas organizavimas – tai ne jokia žaida. Vieniems klientams tenka mokėti po 100–200 eurų už tai, kad vairuotojas "tik užsuko penkioms minutėms". Verta šitos rizikos vengti.

Ar sunku vairuoti didelę mašiną vokiškuose miestuose?

Labai sunku, jei nežinai, kur važiuoti. Dauguma senamiesčių turi "Uždrausta sunkiasvoriams" (Durchfahrtsverbot für LKW) ženklų. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja patirties vairuotojų, kurie žino šiuos apribojimus. Jei vairuotojas įvažiuos į zoną, kur negalima, bauda gauti ne tik jis, bet ir siuntėjas (t.y. jūsų įmonė). Nemanau, kad norite to išvengti.

Kaip su liftais? Ar visada jie veikia?

O čia yra didžiausia bėda. Vokietijoje dauguma biurų yra seni, o liftenis (Aufzugsführer) turi būti pasamdytas iš anksto. Kartais lifto dydis nedidžiausias, ir tenka išmontuoti stalus, kad pralįstų. Prisimenu vieną atveją Frankfurte, kur lifte nebuvo darbininko, o vokiečiai uždėjo spyną... teko laukti tris valandas. Gerai, kad vėliau visgi sugebėjo atvykti technikas (tai dar viena priežastis, kodėl reikia rezervuoti laiką).

Galima rūkyti prie įėjimo metu kraunant?

Negalima. Vokietija yra griežta rūkymo srityje. Prie biurų dažnai stovi ženklai "Rauchen verboten". Vairuotojai kartais užmiršta ir užsidega, tada gali ateiti apsauga arba net policija. Geriau pasakykite savo žmonėms ir mūsų vairuotojams, kad rūkyti reikia toliau, specialiose zonose, kitaip galimi nemaloniai pokalbiai.

Dokumentai ir kainos (kaip nesuklysti)

Kokios sutartys reikalingos? Ar užtenka žodinio?

Žodinio užtenka tik tada, kai norite prarasti pinigus. Mums reikia rašytinės sutarties (Speditionsvertrag), kurioje nurodyta tiksliai, ką pervežame ir už kiek. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją be sutarties – tai kaip važiuoti be draudimo. Be to, jei kyla ginčas, be popieriaus teismas nepadės. Rašykime viską ant popieriaus, tada abiejų ramybės didesnė.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Gali, bet tik tuo atveju, jei pasikeičia sąlygos, kuriose nekalbėjome. Pavyzdžiui, jei prieš tai nebuvo minėta, kad reikia nešit 500 dėžių penktu aukštu be lifto. Tada vairuotojai turi teisę reikalauti papildomo mokesčio už "neprognozuotą sunkų darbą" (Schwerarbeit). Taigi, pasakykite iš karto apie visas blogas vietas.

Kokius mokesčius dar galiu tikėtis?

Gali būti "muito" ( nors Lietuva ir Vokietija ES, bet kai kuriems seniems daiktams gali reikėti dokumentų), taip pat už šiukšlių ivežimą (Entsorgung). Jei atvežate senus biuro baldus į Vokietiją ir juos išmetate, tenka mokėti už šiukšlių utilizavimą, kuris ten brangus. Taip pat, kai kurie miestai ima mokestį už "užterštą transportą" (Schmutzige Räder), jei mašina užnešta purvu (retas atvejis, bet įmanoma).

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas (pvz., 10 EURų už kg), bet jis dažnai neužtenka brangiems serveriams ar meno kūriniams. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja patikslinti draudimo limitus. Jei turite IT įrangą už 100 000 EURų, pasakykite mums iš karto. Papildomasis draudimas kainuos vos keletą dešimčių eurų, tačiau sutaupys nervų, jei kas nors nutiks.

Ar mokėti iš karto ar galiu atidėti?

Standartinė praktika – 50% avansas, likę 50% po pristatymo. Tačiau su patikimais klientais galime derėtis. Nerekomenduoju mokėti viską iš karto prieš darbą, bet ir vairuotojams reikia pinigų degalams. Geriausia – pusiau.

Pakavimas ir techninės problemos (kaip apsaugoti daiktus)

Ar reikia rinkti dėžes patys, ar jūs duodate?

Galite rinkti patys, jei norite taupyti, bet mes patariame naudoti mūsų. Mūsų dėžės yra standartinio dydžio, tvirtos, ir ant jų galima rašyti. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją yra daug paprastesnė, kai visos dėžės vienodos ir telpa ant palečių (europalečių). Jei naudosite savo senas "Lietuvos pašto" dėžes, jos gali sugriūti po svorio.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Labai paprastai: išjungiate, nuplėšiate laidus, viską į dėžę su burbuliukais. Svarbiausia – užžymėkite, kur yra monitorius, o kur sisteminis blokas. Kartais klientai tiesiog užmeta monitorių į mašiną be dėžės... tai blogai. Vokietijoje keliai gali būti šiurkštūs, o monitorius – jautrus.

Ar galima vežti atviru sunkvežimiu (tentra)?

Nerekomenduoju. Vokietijoje oras gali pasikeisti per valandą – pradžioje saulėta, po to liūtys. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją su atviru tentra (kažkas taip vadina?) yra rizikinga. Biuro įranga ir popierius drėgmei nepakenčia. Geriau už papildomus 100 EUR pasirinkti uždarą sunkvežimį (kėbulą).

Kas daryti su augalais?

Galite vežti, jei tai nėra saugomos rūšys. Paprastai biuro fikusai nekelia problemų ES viduje. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad augalai negali būti per daug drėgni, kitaip gali pūti. Vieną kartą atvežėme didelę palmę, kuri nukrito posūkyje prie Hanoverio... žolės buvo visur. Vairuotojas buvo nepatenkintas, o klientas liūdnas.

Ar reikia išmontuoti stalus ir kėdes?

Paprastai taip. Didelius stalus reikia išardyti, kad tilptų pro duris ir į liftą. Kėdes galima sukrauti viena ant kitos. Jei turite labai brangų ar sudėtingų baldų, reikia pasirūpinti meistrų išanksto. Mūsų vairuotojai gali atlikti paprastą išmontavimą, bet sudėtingus konstrukcijos geriau palikti profesionalams.

Problemos ir jų sprendimai (kai kas nors negerai)

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa eilėje (Stau)?

Tai Vokietija, eilės yra normalus dalykas. Jei užstringame, mes jums pranešame. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją numato tam tikrą laiko rezervą. Jei vairuotojas praleis pietus, tai ne mūsų kaltė, bet jis vis tiek atvyks. Svarbiausia – turėti kontaktinį asmenį, kuris gali laukti naujojoje vietoje.

O jei mašina sugedus?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tuomet mes siunčiame pagalbinę mašiną (Abschleppdienst) ir perkrauname krovinį. Gali šiek tiek pavėluoti. Esu matęs, kaip sugedo variklis ties A9 automagistrale... tenka laukti. Turiame draudimą šiuo atveju, todėl nebijokite.

Kas nutinka, jei pasigiriate, kad kažkas dingsta?

Reikia užpildyti pranešimą apie nuostolį (Schadensanzeige) tuoj pat, kai pastebite. Negalima laukti kelių dienų. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją yra susijęs su griežtais terminais. Jei pasirašysite pristatymo aktą be pastabų, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad kažkas dingo.

Ar dalyvaujate pačiame krautuve?

Ne, mes užtikriname transportą. Jei reikia krovėjų (Packershelf), mes juos samdome. Tačiau, jei norite sutaupyti, galite naudoti savo darbuotojus. Tik atsiminkite – jei jūsų darbuotojas numeta serverį, draudimas jums negalioja. Čia jūsų rizika.

Kaip elgtis su vokiškais drausminiais raiščiais?

Jei kyla konfliktas, būkite ramūs. Vokiečiai mėgsta taisykles. Jei turite sutartį, viskas išsprendžiama pagal ją. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją retai kada baigiasi teisme, dažniau – susitarimu. Esu matęs keletą ginčų dėl brangiai pažymėtų paveikslų, bet viskas baigėsi taikiai.

Specifiniai dalykai (ko neįsivaizduojate)

Galima vežti alkoholį biuro reikalams (renginiams)?

Galima, bet ribotą kiekį asmeniniam vartojimui. Jei vežate 200 butelių šampano, tai jau prekyba ir reikia licencijos. Biuro reikalams, pvz., Kalėdų dovanoms, reikia deklaruoti, nors tai ir įprasta. Geriau pasikalbėti iš anksto, kad nebegirtumėt sienos tarnyboje (juokauju, bet buvo atvejų).

Ar reikia specialių leidimų nešiit pavojingas medžiagas (chemija)?

Taip, jei turite laboratoriją ar gamybos cechą. Cheminius reagentus reikia deklaruoti pagal ADR taisykles. Negalima tiesiog įmesti į dėžę su popieriais. Tai pavojinga ir nelegalu.

Kaip su šiukšlėmis? Ar galima palikti senas dėžes?

Jei sutarėme, kad mes paimame dėžes atgal, tai gerai. Jei ne, turite jas patys išmesti. Vokietijoje šiukšlių dėžių (Wertstoffhof) sistema gali būti paina. Nenorėtųsi, kad mūsų vairuotojas važinėtų po miestą ieškodamas konteinerio.

Ar galima užsakyti "ekspresinį" pervežimą vienam darbuotojui?

Galima, vadiname "part load". Jei reikia pergabenti vieno žmogaus kabinetą iš Vilniaus į Hamburgą, tai įmanoma sujungti su kitu kroviniu. Tai pigiau nei pilna mašina.

Kas daryti su automobiliais? Ar galima vežti biuro mašiną?

Galima, jei ji turi važiavimo leidimą. Reikia nurodyti CMR dokumentuose. Jei mašina nevažiuoja, reikia techninės pagalbos. Tai papildomas mokestis.

Pabaigos ir apibendrinimai (ką dar pamiršau pasakyti)

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinau, ką pasakysiu: ne. Pigus logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją dažnai baigiasi laiku praleistu pristatymu ar sugadintais daiktais. Vokiečiai sako "Billig ist teuer" (Pigu – brangu). Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už patikimą įmonę, kuri turės kontaktinį asmenį, kuris kalba lietuviškai ir vokiškai.

Kaip susisiekti su jumis keleivio metu?

Mes turime GPS stebėjimą, tačiau geriausia tiesiog paskambinti man arba dispečeriui. Vairuotojai dažnai negali atsiliepti, kai vairuoja. Tikrai nesibandykite rašyti jiems žinučių "WhatsApp", jei žinote, kad jie vairuoja 90 km/h greičiu automagistrale.

Galite padėti su vokiškais dokumentais pirkimo-pardavimo sutartims?

Mes ne teisininkai, tačiau galime padėti su transporto dokumentais (CMR, Lieferschein). Bet dėl pirkimo-pardavimo sutarčių (Kaufvertrag) geriau kreiptis į advokatą. Mūsų darbas – gabenti, o ne teisinės konsultacijos (nors dažnai tenka patarti, kur dėti antspaudą).

Ar reikia duoti pinigus arbatpinigių vairuotojams?

Tai nebūtina, bet laikoma mandagumo ženklu, ypač jei vairuotojai padėjo nešti papildomus daiktus arba dirbo ilgiau. Vokietijoje tai ne taip paplitę kaip JAV, bet vokiečai tai vertina.

Ką daryti, jei naujasis biuras neatsidaro laiku?

Tai klasika: viskas paruošta, o raktų nėra. Tada mums reikia laukimo mokesčio (Wartezeit). Geriausia susitvarkyti su raktais prieš mūsų atvykimą. Vairuotojo laikas yra pinigai.

Ar dažnai keičiasi maršrutai dėl statybų?

Nuolat. Vokietijoje vis kur kas statoma (Baustellen). GPS kartais nenurodo visų nukrypimų. Mūsų vairuotojai turi patirties, bet kartais ir jie pasiklysta. Būkite kantrūs.

Galite vežti mažas siuntas (kurjeriu)?

Taip, turime ir smulkių siuntų (Express) paslaugų. Jei reikia pergabenti vieną svarbų dokumentą iš Vilniaus į Štutgartą per dieną, tai įmanoma. Nėra per mažų užduočių.

Ar tikrai reikia tiek daug kalbėti apie tai?

Atrodo, kad taip, nes kiekvienas kartas yra skirtingas. Logistikos procesas nėra standartinis gaminių cechas. Kiekvienas biuras turi savo niuansus. Geriau perkalbėti viską dabar, nei gailėtis vėliau.

Ar dirbate šeštadieniais?

Dirbame, bet kaip jau minėjau – brangiau ir ne visi vairuotojai nori dirbti. Jei tai skubus atvejis, pabandykime susitvarkyti. Bet geriausia planuoti darbo dienomis.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Pervedimu į sąskaitą. Grynaisiais pinigais vengiame. Vokietijoje didelės sumos grynaisiais yra įtartinos. Sąskaitą-faktūrą (Rechnung) išrašome iš karto po paslaugos atlikimo (arba iš karto avansui).

Ar galite padėti surasti vietą sandėliui Vokietijoje?

Taip, mes turime partnierių, kurie nuomoja sandėlius (Lagerhaus). Jei dar neturite vietos, galime pasiūlyti kelis variantus netoli jūsų naujojo biuro.

Kas daryti, jei daiktai sužaloja grindis naujoje vietoje?

Tai atsitinka. Jei mūsų krovėjai tai padaro, draudimas padengia žalą. Svarbu iš karto nufotografuoti ir pranešti. Negalima laukti, kol valymo kompanija išvalys.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą (Besichtigung)?

Labai rekomenduoju. Viena diena važiuojame į seną vietą, kita į naują. Tai leidžia tiksliai įvertinti trukmę ir kainą. Be apžiūros kaina yra tik įvertis.

Ar galima vežti šaldytuvus su maistu?

Galima, tik reikia išjungti ir išsiliejantį vandenį surinkti. Maistas turi būti supakuotas. Jei tai sušaldyti produktai, reikia šaldymo mašinos, o tai jau kita istorija (ir kita kaina).

Paskutinis klausimas: kodėl jūsų įmonė?

Nesu išrankus, bet dirbu ilgai. Žinau, kur gauti geros kavos prie Kauno ir kur nusipirkti gerą šaltą alų Miunchene (po darbo, žinoma). Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją man nebe darbas, o rutina, kurią moku atlikti gerai.

Išvada

Apibendrinant, viskas priklauso nuo to, kaip gerai susiplanuojate. Logistikos proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti "iš peties". Reikia kantrybės, geros komunikacijos ir sąžiningo atsakymo į klausimus apie tai, ką vežiate. Nėra jokių nepasiekiamų vietų, yra tik blogai suplanuoti maršrutai. Jei turite klausimų, tiesiog skambinkite, geriau kalbėti 20 minučių telefonu, nei taisyti klaidas tris dienas Vokietijoje. Sėkmės jūsų verslui užsienyje, o su pervežimu mes tikrai padėsime.