Logistikos procesas pervežant biuro turinį į Vokietiją: tiesioginis praktiko žinynas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra chaosas, nepriklausomai nuo to, ar keliate į kitą gatvę, ar rengiatės logistikos procesui pervežant biuro turinį į Vokietiją. Klientai visada mano, kad tai tiesiog " užkrauti ir nuvežti ", bet realybėje tai yra sudėtingas mazgas, kur viena neteisinga dėžė gali sujaukti visus grafikus. Vokietija yra pati griežčiausia šalis dėl tvarkos, ten neįsivaizduoja, kad gali atvykti pavėluoti ar su neapibraižytomis dėžėmis. Čia ne tik apie vairuotoją, tai apie dokumentus, apkrovos planus ir, žinoma, nervus. Rašysiu taip, kaip būna iš tiesų, be jokių gražių frazių iš reklamų.

Pasiruošimas ir dėžių chaosas

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir serverius?

Tai viena pavojingiausių dalių. Negerai supakuotas serveris – tai prarasti duomenys. Jei turite didelį serverinę, geriau pasikviesti specialistą, kuris išjungs ir pažymės kabelius. Mes, logistikos agentai, ne atsakingi už jūsų IT infrastruktūros montavimą, mes tik vežame. Tikrai nepatartima dėti monitorius į didžiąsias dėžes be putų, viena dužis ant kelio ir viskas. Kartais klientai bando taupyti ant pakavimo, bet tada kainuoja brangiau remontas. (Nors kartais ir puikiai atsiduria be putų, bet tai veltui lošti).

Ar reikia išvardyti kiekvieną daiktą inventoriaus sąraše?

Idealiu atveju – taip, tačiau realybėje retas kas tai daro pilnai. Vokietijos klientai arba gavėjai dažnai reikalauja detalaus packing list'o, ypač jei tai ne paprasti baldai, o brangi įranga. Jei sąraše bus parašyta "baldai", o viduje bus ir serveriai, gali kilti problemų muitinėje (nors ES viduje tai nebėra taip kritiška kaip anksčiau, bet tikrinimai vyksta). Geriau pasidėti truputį daugiau darbo ir užrašyti "2 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta" nei vėliau aiškintis, kur dingo tas vienas monitorius.

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo buitinio?

Pagrindinis skirtumas yra atsakomybė. Kai vežate sofa, ji nenusiramsta, o kai vežate dokumentus su konfidencialia informacija, praradimas gali kainuoti verslą. Be to, biuro daiktai dažnai yra neįprastų formų – dideli stiklo lentos, specialios apželdinimo sistemos, kurias reikia fiksuoti ypatingai gerai. Dar tas laiko aspektas – biuras negali veikti tris dienas, taigi logistikos procesas pervežant biuro turinį į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad pirmadienį ryte žmonės galėtų dirbti.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Negalima, absoliučiai ne. Vokietijoje yra griežti kelių saugumo reikalavimai, ir jei sustos pareigūnai, o jus sunkvežimis bus "kraunantis" dėžėmis be dangčių, gausite didelį baudą. Be to, dulkes nuo kelio į biuro techniką nėra malonu gauti. Uždengkite viską strečia plėvele arba naudokite dėžes su dangčiais. Vieną kartą matiau, kaip vėjas nunešė dokumentus iš atviros pikapo korpuso ant autostrados – vaizdas buvo tragiškas.

Kiek laiko užtrunka krovinių surinkimas vienoje vietoje?

Tai priklauso nuo to, ar paruošėte dėžes. Jei viskas stovi prie durų, užeiname per valandą. Jei turime vaikštinėti po kabinetus, ištraukinėti stalus, išsukti kėdes, tai gali užtrukti ir visą dieną. Vairuotojai myli, kai viskas yra "pakrauta ant ratu", tačiau retas pasirūpina tuo iš anksto. Reikia suprasti, kad vairuotojo laikas – tai pinigai, o jo darbo valanda Vokietijoje kainuoja geriau nei čia.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis, pvz., toneriais?

Negalima jų tiesiog mesti į bendrą krovą. Jei sprogsta arba lieja, užteršiate viską ir prarasite draudimą. Jos turi būti specialiai pakuotos, patvirtintos hermetiškumu ir pažymėtos. Kartais klientai pasako "va čia trys seni toneriai, pasiimkite", bet mes negalime jų imti be sertifikatų. Tai yra labai griežta taisyklė, kurios negalima apeiti net jei jūsų vadybininkas sakytų priešingai.

Techninė pusė ir Vokietijos reikalavimai

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Taip, be abejo. Berlyno, Miuncheno ar Hamburgo centruose yra environmental zones (Umweltzone). Jei jūsų sunkvežimis neturi atitinkamos žaliosios kortelės (Diesel particulate filter), gausite baudą, kuri gali būti didesnė už pervežimo kainą. Be to, ten yra griežti svorio apribojimai, tad reikia tiksliai žinoti maršrutą, kad netyčia neužvažiuotumėte į gatvę, kurioje leidžiama tik 3,5 tonos.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Patiekimo orderis (CMR), draudimo polisas, inventoriaus sąrašas ir asmens dokumentai. Jei vežate techniką, kuri priklauso kitai įmonei, gali prireikti įgaliojimo. Vokietijos policija labai mėgsta tikrinti dokumentų tvarką, ypač jei mašina stovi aikštelėje ir kažką krauna. Neteisingai užpildytas CMR gali būti pagrindas neleisti toliau važiuoti.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinis krovinio vežimo dokumentas. Jis rodo, kas ką veža, kas atsakinga ir kokia yra krovinio vertė. Be šio lapelio jums niekas neleis išvažiuoti iš Lietuvos, tikrai neįleis į Vokietiją, jei sustos kontroliuoti. Kartais klientai klausia, ar galima be jo, ne, negalima. Tai pagrindas, be kurio neegzistuoja logistikos procesas pervežant biuro turinį į Vokietiją legaliai.

Ar dažnai sustoja patikrai?

Mažiau nei anksčiau, kadangi ES erdvė, tačiau Vokietijoje ypač aktyviai tikrina "socialines dumps" – tai yra, ar vairuotojas nedarbingai dirba, ar turi poilsio laiką. Jei radaro įrašai rodo, kad vairuotojas vairavo 10 valandų be perstojo, mašina gali būti sustabdyta iki 24 valandų. Tai žlugsta visus grafikus.

Kaip elgtis su didelių biuro baldų išmontavimu?

Geriau tai daryti paties klientui, o mums palikti tik transportavimą, nebent sutartume, kad ateina mūsų meistras. Išsukiant didelę sistemą su lentynomis, reikia žinoti, kaip ją surinkti atgal. Jei mūsų vairuotojas išsukins ir pamiršs kur kuris varžtas eina, klientas bus nepatenkintas. Todėl dažniausiai siūlome pasirūpinti išmontavimu savo jėgomis.

Ar turi būti draudimas?

Privalomai. Nėra tokios situacijos, kada aš patvirtinčiau kelią be draudimo. Kelias Vakarų link yra neprognozuojamas – gali pulti stirna, gali užgęsti stabdžia priešakinė mašina, gali būti avarija. Draudimas apsaugo ir tave, ir mus. Minimali suma paprastai yra 10-12 EURų už kg, bet jei vežate brangią techniką, reikia didesnės apsaugos.

Kelionės dalykai ir kelių nuotraukos

Kiek laiko trunka kelionė į Berlyną?

Idealiu atveju apie 12-14 valandų, priklausomai nuo savaitės dienos ir eismo. Vakarais ar naktį važiuoja greičiau, tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio režimus. Negalima važiuoti per 4 valandas be 45 minučių pertraukos. Jei skubate, reikia planuoti dviejų vairuotojų komandą, tada važiuojame be sustojimų (išskyrus degalus).

Ar imamas mokestis už užtvaras (muitinė)?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, oficialaus muitinės išėjimo nėra, tačiau gali būti fizinės patikros, ypač jei kelyje matote "Muitinė" ženklą. Jeigu viskas tvarkingai su dokumentais, tikrinamas tik dokumentų numeris. Jei įtariama kontrabanda (ko su biuro daiktais neturėtų būti), gali trukti valandą.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa ties Karaliaučiumi?

Kartais nutinka sovietų metų keliai, arba eismo įvykiai. Tada mes pranešame klientui, kad bus vėlavimas. Negalima kaltoti vairuotojo, jis ne valdo situacijos kelyje. Svarbiausia yra ryšys – vairuotojas turi turėti telefoną su internetu, kad galėtų rodyti savo vietą realiu laiku. Taip pat reikia žinoti, kai kuriose vietose sunkvežimiams negalima suktis, tai taip pat pridėla laiko.

Ar saugu važiuoti per naktį?

Naktimis kelyje mažiau lengvųjų automobilių, tačiau daugiau pavojų – dažniau važiuoja mieguisti vairuotojai arba gyvūnai. Profesionalus vairuotojas žino, kad naktį reikia sumažinti greitį. Taip pat reikia atsižvelgti į tą, kad Vokietijoje naktį daug kur uždaros degalinės, todėl reikia planuoti degalų įpylimą iš anksto.

Kuria maršrutu dažniausiai važiuojate?

Dauguma eina per Lenkiją (Suvalkai, Varšuva), nes tai trumpiausias kelias, tačiau blogiausia kokybės kelias. Alternatyva – per Lietuvą-Latviją-Švediją ir vėl atgal į Vokietiją (keltais), bet tai brangiau ir ilgiau. Lenkijos keliai yra košmara, ten prarandami amortizatoriai, tačiau tai standartinis maršutas dėl kainos.

Kas jei pasibaigia degalai?

Tai vairuotojo klaida, neturėtų nutikti. Visi turi iš anksto susiskaičiuoti degalų sunaudojimą. Tačiau jei nutiko, mes turime pagalbos tarnybą, kuri atveš kanistrą. (Nors vieną kartą teko vairuotojui eiti pėsčias 5 kilometrą, nes nebuvo ryšio ir pagalbos tarnyba nerado jo vietos, bet tai labai retas atvejis).

Kaina, draudimas ir biudžeto dalykai

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Svoris, tūris, atstumas, krovimo sąlygos (ar yra liftas, ar reikia nešti laiptais) ir skubumas. Jei sakote "reikia rytoj ryte", kaina šoktels dvigubai, nes reikės atitraukti mašiną iš kito užsakymo. Taip pat įtakos turi degalų kaina rinkoje, kuri, kaip žinome, šokinėja kaip nori.

Ar brangu vežti biuro baldus?

Baldai yra "oras" – dideli, bet lengvi. Už juos mokama pagal tūrį (LDM metrus), o ne svorį, todėl gali atrodyti, kad kaina didelė už tuščią medį. Tačiau pakrovimas ir tvirtinimas užima tiek pat laiko, kiek ir vežiant sunkias dėžes. Taip pat, jei baldai yra brangūs (designeriniai), draudimas bus brangesnis.

Kiek kainuoja vėlavimas?

Jeigu vėlavimas dėl mūsų kaltės (pamegėja ratai, vairuotojas užmiego), tai grąžiname pinigus arba atleidžiame dalį sumos. Jei vėlavimas dėl kliento (jis nebuvo pasiruošęs krovinimui), tuomet mums nieko neįskaitytiname. Vokietijoje laikas yra pinigas, todėl vėlavimas gali būti labai skanus.

Ar verta drausti krovinį?

Kaip jau minėjau, taip. Vieną kartą vežėme klientui įrangą, ir mūsų vairuotojo priekyje įsirėžė į gabalą. Be draudimo klientas būtų praręs 10 tūkstančių eurų. Draudimas kainuoja vos keliasdešimt eurų, tai nėra vieta kur taupyti. Tai yra būtina sąlyga sėkmingam logistikos procesui pervežant biuro turinį į Vokietiją.

Ar imamas mokestis už laiptus?

Taip, jei nėra lifto arba liftas netelpa didelių daiktų. Tai fizinis darbas, kurį atlieka vairuotojai arba samdomi krovikai. Paprastai tai skaičiuojama pagal aukštą arba valandomis. Vokietijos daugumai pastatų yra liftai, bet senos statybos biuruose tenka nešti rankomis, o tai kainuoja.

Kas daryti jei neturiu daug pinigų?

Galite rinktis bendrą krovinius (kai jūsų dėžės važiuoja su kitų klientų daiktais). Tai pigiau, bet lėčiau, reikia laukti, kol surinks pilną mašiną. Taip pat galite patys nuvežti mažus daiktus, o didelius palikti mums. Visada galima susitarti dėl mokėjimo grafiko, bet privalu padengti išlaidas išvykimo dieną.

Realios situacijos ir nesklandumai

Kas nutinka jei dingsta dėžė?

Tai katastrofa. Mes dedame visas pastangas, kad to neigtų, tačiau jei įvykia vogimas, pradedame tyrimą. Reikia parodyti policijos protokolą, CMR ir vaizdo įrašus iš mašinos kamerų (jei yra). Jei dėžė tiesiog "padingo" kraunant, reikia tikrinti, ar ji nebuvo palikta aikštelėje. Pasitaiko, kad klientai patys pamiršta padėti dėžę ir kaltina mus.

Ar gali būti pavogta?

Taip, ypač jei paliksite mašiną neapsaugotoje aikštelėje per naktį. Vokietijoje vagystės nėra tokios paplitusios kaip pietuose, bet įvyksta. Mes visada stengiamės pernakvoti saugiose aikštelėse, kuriose yra apsauga, nors tai kainuoja papildomai pinigų vairuotojui. Geriau sumokėti už saugią aikštelę nei gaišti nervus dėl dingusių kompiuterių.

Kas jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai labai nepatogi situacija. Vairuotojas laukia, laikas eina, kaina auga. Mes bandoms skambinti, rašyti. Jei nieko nebeina, mes turime teisę nuvežti krovinį į sandėlį Vokietijoje (saugojimui), o klientą apskaičiuoti papildomas išlaidas. Tai retai nutinka, kartais dėl klaidų susitikimo laike ar vietoje.

Kaip elgtis su pykčiu?

Klientai dažnai pyksta, kai kažkas sugenda ar vėluoja. Suprantu, tai jų biuras, jų verslas. Aš tiesiog kalbu tiesiai: "Žiūrėkite, situacija tokia, darome viską, ką galime". Meluoti nėra prasmės, nes tiesa visada išlenda į paviršių. Geriausia vaizduoti realią padėtį ir pasiūlyti sprendimą, o ne pažadus.

Ar dažnai pasitaiko sugedimų kelyje?

Su senais sunkvežimiais dažniau, su naujais – rečiau. Bet technika yra technika, gali sugesti kompresorius, pradėti lyti iš apačios. Mes turime techninę pagalbą, bet tai sustabdo kelionę. Svarbu, kad vairuotojus nebūtų vienas, tada gali susitvarkyti greičiau. (Nors vienas kartą teko laukti 3 dienas Italijoje dėl detalių, tai buvo siaubas).

Ar verta rūpintis dėžėmis iš anksto?

Be abejo. Tai sutaupo pinigus ir laiką. Jei mums teks parduoti dėžes vietoje, jos kainuos brangiau. Geriau jau turėti visus paruoštus. Naudokite standartines dėžes, ne mažas prekių dėžutės iš parduotuvės, jos plyšta po vieno svorio. Tai paprasta dalyka, kurią dažnai pamirštama.

Kuo skiriasi pervežimas į Rytus nuo Vakarų?

Į Rytus (pvz., Lenkija, Ukraina) keliai blogesni, rizika didesnė, dokumentų tikrinimas griežtesnis. Į Vakarus (Vokietija) – viskas brangiau, tačiau tvarkingiau ir greičiau, jei viskas tvarkingai su dokumentais. Vokietijos klientai yra labai reikalaujantys dėl terminų, ten negalima būti "apie tą".

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Ne, tai draudžiama draudimo sąlygose. Jei vairuotojas pamatys, kad tarp biuro stalų yra dviratis ar vaiko vežimėlis, jis gali atsisakyti vežti. Biuro perkėlimo draudimas nedengia asmeninių daiktų, todėl rizika per didelė. Geriau viską atskirtai.

Kas daryti su vaistine ar maistu biure?

Maistas negali būti vežamas kartu su baldais, dėl higienos taisyklių. Vaistus geriau pasiimti su savimi, o ne leisti juos nešioti vairuotojams, jei jums reikalingi kasdien. Likusius maisto produktus reikia išmesti prieš išvykdami, kitaip gali užpuolti pelės arba sugesti.

Kaip susitarti dėl iškrovos Vokietijoje?

Geriau iš anksto nurodyti adresą ir susitarti dėl prieigos. Vokietijoje gatvės gali būti labai siauros, sunkvežimis tiesiog negalės privažiuoti. Tada reikia naudoti "pikapą" (mažesnę mašiną) perkrovimui, o tai papildomas kaštas. Apie tai reikia galvoti dar Lietuvoje planuodami logistikos procesą pervežant biuro turinį į Vokietiją.

Ar reikia mokėti vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka šiek tiek rusiškai ar angliškai, o vokiškai – labai truputį ("danke", "nein"). Visi dokumentai yra anglų kalba, todėl susikalbėjimas paprastai vyksta per gestures arba vertėją telefone. Bet jei jūs esate vietoje ir mokate vokiškai, tai labai padeda greičiau išspręsti problemas.

Kas yra "Ex Works" sąlyga ir kam ji reikalinga?

Tai reiškia, kad klientas paduoja prekes į savo sandėlį, o mes tik paimame ir vežame. Jis neatsakingas už pakrovimą į mūsų mašiną. Tai pigiausia variacija klientui, jei jis turi kraną ar volelius. Jei reikia mūsų fizinio darbo, tai jau kita sąlyga (pvz., FCA).

Ar keičiasi kainos priklausomai nuo sezono?

Taip, vasarą ir prieš šventes (Kalėdas) kainos šoktina. Visi nori vežti tuo pačiu metu. Jei norite taupyti, planuokite perkėlimą rugsėjo ar sausio mėnesį. Tada mašinų yra daugiau, o pasiūlymų – geriau. Neskubėkite su sprendimu.

Taigi, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paprasta užduotis, bet su geru planavimu ir patikimu partneriu viskas įmanoma. Svarbiausia – nebijoti klausti ir pasirūpinti smulkmenomis. Tik taip logistikos procesas pervežant biuro turinį į Vokietiją nebus košmaras, o tiesiog darbo diena.