Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme: tiesa be kosmetikos

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – teoriniai vadovėliai ir realus gyvenimas yra dvi visiškai skirtingos planetos. Dažnai klientai manęs klauso, kaip vyksta tas magiškas logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme, ir tikiuosi, kad gausiu gražų, lyg iš žurnalo iškirptą atsakymą. Deja, dažniausiai tenka girtis tiesa, kartais net šiurkščia. Viskas prasideda nuotelefono skambučio ar laiško, o baigiasi vairuotojo, kuris jau nebežino, kur dėti galvą, emocijomis. Vokietija – tai rinka disciplinuota, bet ir labai reikli, tad net mažiausia klaida gali kainuoti brangiai. Čia nėra tik apie vairavimą, čia apie dokumentus, nervus ir gebėjimą reaguoti į tai, kas niekais neįsivaizduota.

Kaip viskas prasideda: dokumentų šūksniai

Kaip greitai reikia kreiptis dėl transporto?

Nepriklausomai nuo to, ką sakys brošiūros, geriau tai daryti iš anksto. Jei planuojate siuntą į Vokietiją, skambinkite bent prieš savaitę-dvi. Žinoma, jei tai ekstremalų atvejis, mes išsiversime ir per dieną, bet tada kaina bus tokia, kad akis nukris. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme tame ir pasireiškia, kad laikas – tai pinigai. Vėlavimas su užsakymu dažnai reiškia, kad reikės skubiai ieškoti atgalinio krovinio, o tai brangu.

Kokius dokumentus reikia pateikti iš karto?

Būtinas tiekėjo komercinis invoice ir pakavimo sąrašas (packing list). Be šių dalykų mes negalime nieko daryti. Čia dažnai užkliūva, nes klientai manys, kad "ir taip viskas aišku". Ne, nėra. Vokietijos muitinė (net jei tai tik vidinės Sąjungos reikalai) arba sandėlio darbuotojai gali būti labai pedantiški. Geriau turi viską paruošęs pdf formatu, kad nereikėtų vėliai gaudyti vadybininkų, kai vairuotojas jau stovi prie vartų.

Ar galima keisti užsakymo duomenis jau patvirtinus transportą?

Galima, bet tai tiesioginis kelias į pektį. Kai jau sukūrėme CMR sąskaitą-faktūrą ir patvirtinome vairuotojui grafiką, bet koks pakeitimas – tai naujas dokumentų rašymas. Kartais atsitokia taip, kad klientas supranta per vėlai – jau kroviniui važiuojant į Vokietiją – kad pakeitė adresa ar svorį. Tuomet tenka stabdyti procesą, derėtis, o kartais net ir atšaukti važiavimą, jei vairuotojas nusprendžia, kad jam tai nebeapsimoka.

Kas daro, jei tiekėjas vėluoja su kroviniu?

Tai yra klasika. Vairuotojas atvažiuoja, laukia valandą, dvi, penkias... Jis negali važiuoti tuščias, jis praranda pinigus. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme turi taisykles: jei tiekėjo kaltė, laukimo mokestį apmoka tiekėjas arba užsakovas. Bet realybėje dažnai tenka ilgai aiškintis, ginčytis dėl to, kiek tiksliai vairuotojas laukė. Vokiškai dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip mūsų vadybininkai neliks nei šerno ausies.

Kodėl kaina kyla paskutinę minutę?

Kodėl? O todėl, kad degus kainos, o taip pat ir situacija rinkoje. O gal jūsų krovinys pasirodė sunkesnis nei sakėte? Ypatingai, jei važiuojame į gilią Vokietiją, prieš tai reikia užtikrinti, kad atgal turėsim ką vežti. Jei atgalinio krovinio nėra, kaina už važiavimą į Vokietiją didėja, nes grįžti tuščia – tai nuostolis. Aš (o ir mano kolegos) visada stengiamės įspėti iš anksto, bet kartais rinka pasikeičia per valandą.

Kelio į Vokietiją rūpesčiai: vairuotojai ir keliai

Kiek laiko trunka nuvažiuoti iki Vokietijos?

Teoriškai iki Berlyno ar Miuncheno galima nuvažiuoti per dieną, priklausomai nuo to, iš kur Lietuvoje startuojame. Tačiau logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme neapsiriboja vien važiavimu. Reikia įsivaizduoti, kad vairuotojui gali tekti stoti poilsio. Jei kelionė trunka ilgiau nei 4,5 valandas, jis privalo padaryti pertrauką. O dar štai tas vokiškas "stau" – spūstys. Vien tik prie A9 greitkelio gaišti tris valandas yra normalu.

Ką daryti, jei pasirodo, kad kelias uždarytas?

Tai dabar dažna bėda, ypač su remonto darbais Vokietijoje. Navigacija rodo vieną, o realybėje – kelias uždarytas ir nukreipia į smulkius keliukus, kuriuose sunkvežimis negali važiuoti. Vairuotojas tada skambina man, aš skambu brokeriams... Čia prasideda nervų griaustinis. Kartais teks važiuoti apipelkę šimtus kilometrų, o tai laisvai suvalgo tiek laiko, tiek degalų. Vokietijos keliai, nors ir geros, bet remontai vyksta nuolat.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Turiu nuoširdų patarimą – nedarykite to kiekvieną valandą. Vairuotojui nereikia papildomo streso. Mes stebime per GPS, o jei vairuotojas neatsiliepia, tai greičiausiai miega arba vairuoja (ir neturi kalbėti). Galite paprašyti nuorodos sekimui, bet neperženkite ribos. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme reikalauja pasitikėjimo – jei mes sakome, že važiuoja, tai jis važiuoja.

Ar vairuotojas gali paimti papildomą krovinį kelyje?

Jei tai yra "groupage" siunta (dalinis krovinys), tai taip, tai ir yra principas. Bet jei užsakėte pilną sunkvežimį (FTL), tada ne. Jokių sustojimų pas pašto dėžutes paimti kelis dėžutes draugui, nebent sutarėme iš anksto. Vokietijoje už tai gali baigti gan nemalonumai, jei paaiškės, kad krovinyje yra prekių, kurių nėra dokumentuose.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas suserga arba susižaloja – reikia skubiai ieškoti pakaitalo. Tai reiškia, kad krovinys stovi vietoje 12-24 valandas, kol atvyksta kitas vairuotojas. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme tokiu atveju žlunga kaip namų kortų kaladė. Ir kaltės čia nėra niekieno, taip tiesiog atsitinka. Užsakovui tai nepatogu, bet sveikata svarbiau.

Vokietijos specifika: MAUT, muitinė ir vietiniai įstatymai

Kas tas MAUT ir kas jį moka?

MAUT – tai kelių mokestis Vokietijoje sunkiesiems sunkvežimiams. Jį moka pervežėjas (mes), o šią išlaidą įskaičiuojame į savo kainą. Jums nereikia stoti prie kelių ir mokėti kasininkui, viskas vyksta automatiškai per įrangą (On-Board Unit). Jei kas nors pasakys, kad reikia papildomai mokėti vairuotojui už mokestį kelius, tai žinokite – kažkas čia ne taip. Viskas turi būti įskaičiuota iš anksto.

Ar reikia eiti per muitinę važiuojant į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, tai fizinės muitinės kontrolės paprastai nėra. Yra Intra-Stat ataskaitos, bet tai jau mūsų buhalterijos galva. Tačiau jei vairuojate per trečiąsias šalis (pvz., per Lenkiją ir Čekiją, jei ten kur nors užkliūnate kontrolėje), tai gali būti patikrinimas. Bet dažniausia logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme vyksta be sustojimų prie sienos.

Kodėl Vokietijos sandėliai tokie griežti?

Jų taisyklės yra tiesiog šventos. Atvažiavęs 5 minučių anksčiau? Neįleis. Atvykai 10 minučių vėliau? Gali reikėti laukti iki kito dienos. Jie tikiškai laikosi grafikų. Be to, ten dažnai būna kalbos barjeras, jei vairuotojas nemoka vokiškai. Mes visada stengiamės duoti vairuotojui išsamius instrukcijas anglų ar vokiečių kalba, kad nedingtų tarp Dortmundo sandėlių labirintų.

Ar gali būti, kad prekės bus sugadintos pristatymo metu?

Taip, ir tai, deja, ne tokia reta liga. Kai krovikai Vokietijos sandėlyje dirba "greitai ir efektyviai", jie kartais numeta dėžę. Tada prasideda "Act of God" paaiškinimai. Būtina turėti draudimą. Mes turime, bet vartotojas taip pat turėtų pasidomėti, ar jo prekės yra uždraudžiamos ar specialios. Vieną kartą teko aiškintis dėl sulūžusio pianino, nors vairuotojas važiavo lygiai.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekes?

Tai katastrofa. Gavėjas sako, kad neprekėavo per daug, arba kad tai ne tas spalvos tonas. Vairuotojas negali laikyti prekių amžinai. Tuomet prasideda ilgos diskusijos dėl to, kur dėti krovinią. Ar gražinti atgal (brangu), ar laikyti mūsų sandėlyje Vokietijoje (taip pat mokama). Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme šiuo atveju užstrigs, o sąskaitos augs dėl saugojimo mokesčių.

Ar reikia vokiškų etikečių ant prekių?

Ne visada, bet labai rekomenduojama. Jei ant dėžės parašyta lietuviškai "Kruopštus smėlis", vokiškai jis gali reikšti kažką visai kito arba nieko. Geriau, jei svarbiausia informacija yra dubliuojama vokiškai arba angliškai. Tai greitina pristatymą ir mažina klaidų tikimybę sandėlyje.

Rizikos, draudimas ir nežinia

Ar mano prekės apdraustos automatiškai?

Taip ir ne. Mes turime atsakomybės draudimą pagal CMR konvenciją, bet jo sumos dažnai būna ribotos (pvz., 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangią elektroniką ar auksą, turite pasakyti iš anksto, kad reikalingas papildomas draudimas. Kitu atveju, jei dings krovinys, gausite tik standartinę sumą, kuri gali neuždengti nuostolių.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užsidegia?

Ačiū dievui, tai nutinka labai retai, bet rizika yra. Tada veikia draudimas. Viskas turi būti fiksuota – ugniagesių protokolas, policijos ataskaitos. Be dokumentų niekas nemokės. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme yra susietas su griežta dokumentacine tvarka, net esant stichijai.

Ar galiu vežti maisto prekes be specialių leidimų?

Ne, tikrai negali. Maisto produktams reikingi specialūs sertifikatai (HACCP ir t.t.), o transportas turi būti pažymėtas (ATP, jei šaldomas). Jei bandysite "pro šalį" vežti mėsą ar sūrį be dokumentų, Vokietijos veterinarijos tarnyba krovinį konfiskuos ir greičiausiai sunaikins vietoje. Pinigų nebegrąžins niekas.

Kas daryti, jei dokumentuose padariau klaidą?

Skambinkite mums iš karto, kol vairuotojas nepasiekė sienos ar paskirties vietos. Kai kurių klaidų ištaisyti nebepavyks. Pavyzdžiui, jei neteisingai nurodėte svorį ar prekių kodą (HS kodas), gali kilti problemų su muitine (jei tai tranzitas) ar su apmokestinimu. Geriau prisiimti kaltę ir ištaisyti iš karto, nei vėliau mokėti baudas.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Paprasčiausiai dėl paklausos. Prieš Kalėdas ar vasaros atostogas visi nori vežti. Mažiau laisvų sunkvežimių – didesnė kaina. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme tampa brangesnis, nes tenka perkalbėti vairuotojus, kad jie nenuvyktų atostogų, o tai kainia. Tai paprastas pasiūlos ir paklausos dėsnis.

Pabaiga: pristatymas ir poilsis

Kaip aš sužinau, kad prekės pristatytos?

Gavęs "Proof of Delivery" (POD) dokumentą. Tai yra CMR kopija su gavėjo parašu ir antspaudu, nurodant pristatymo datą ir laiką. Be šio dokumento mes negalime pabaigti užsakymo ir išsiųsti sąskaitos apmokėjimui. Kartais gavėjai užmiršta pasirašyti arba pasirašo "be sąskaitos", o tai vėliau sukelia galvos skausmą.

Ar gavėjas gali reikalauti išpakavimo?

Gali, jei tai buvo numatyta sutartyje. Standartiškai vairuotojas atiduoja prekes prie rampos ar įleidžia į sandėlį. Jei reikia nešti dėžes į antrą aukštą arba rūšiuoti prekes lentynose, tai jau yra papildomos paslaugos, už kurias reikia mokėti atskirai. Vokietijos darbuotojai dažnai nėra linkę padėti fiziniame darbe be atlyginimo.

Kiek laiko vairuotojas gali dirbti Vokietijoje?

Jis turi laikytis Europos Sąjungos darbo laiko ir poilsio taisyklių. Po 4,5 valandų vairavimo – 45 min. pertrauka. Po 9 valandų – 11 valandų poilsis (arba 9 valandų tris kartus per savaitę). Negalima jį versti dirbti 24 valandas iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga. Mes tikriname tachografus, kad būtume tikri, jog viskas tvarkoje.

Ar galiu užsisakyti ekspress pristatymą į Vokietiją?

Žinoma, tai vadinama "part charter" arba tiesiog skubus siuntos vežimas. Bet už tai reikia sumokėti duk, triskart daugiau. Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme tokiu atveju vyksta "raudonuoju režimu" – vairuotojas važiuoja be sustojimų (kaip leidžia taisyklės), o automobilis skubia paruošiamas.

Kas nutinka su tuščia padanga ar pakuote?

Tai dažna problema, ypač vežant maisto prekes ar statybines medžiagas. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į aplinkosaugą. Gavėjas gali atsisakyti priimti grįžtantį šiukšlių krovinį, jei jis nebus sutvarkytas. Kartais tenka mokėti už šiukšlių ivežimą vietinėms bendrovėms. Tai reikia numatyti sąskaitoje.

Kodėl rekomenduojate nevežti savaitgaliais?

Dauguma Vokietijos sandėlių dirba nuo pirmadienio iki penktadienio, ir tik kai kurie šeštadieniais ryte. Jei vairuotojas atvažiuoja sekmadienį, jis tiesiog stovi vartuose ir laukia. Jis gali vežti (jei ne yra draudžiamų valandų), bet niekas jo neiškraus. Laikas – pinigas, todėl geriau planuoti atvykimą darbo laiku.

Ar turiu galimybę atšaukti užsakymą?

Galite, bet tik tam tikru laiku. Jei atšaukiate vairuotojui jau važiuojantį arba jau esant prie krovinio, turite kompensuoti išlaidas (degalai, vairuotojo laikas). Logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme yra kaip traukinys – sunku sustabdyti jį staiga be avarijos. Geriau derėtis iš anksto.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai sutartame terminu po pristatymo, pateikus sąskaitą-faktūrą ir POD dokumentą. Galima banko pavedimu, o dideliems partneriams galime ir atidėti mokėjimą (jei yra kreditinės ribos). Nedarykite to klaidos – neužmokėjus laiku, galiu nebesuteikti kredito ir kitą kartą reikės mokėti iš karto.

Išvada

Visas šis logistikos procesas nuo užsakymo iki pristatymo Vokietijos linkme atrodo sudėtingas tik tol, kol į jį neįsileidi patikimo partnerio. Taip, yra spūstys, yra griežti vokiečiai, yra nervingi vairuotojai, bet tai viskas suvaldoma. Svarbiausia yra skaityti sutartis, tiksliai pateikti duomenis ir nebandyti išsisukinėti nuo atsakomybės. Esu matęs viską – nuo padegimų iki dingusių krovinių, todėl galiu pasakyti: geriau skambinti per daug kartų ir klausti, nei tylėti ir nustebinti paskutinę minutę. Vokietija moka už discipliną, o mes mums padėsime Jums tą discipliną išlaikyti.