Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir vis klystu, kai kas sako, kad logistika – tai tik gražių mašinų vairavimas iš taško A į tašką B. Iš tikrųjų, logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją yra vienas sudėtingiausių mazgų visoje Europoje. Vokiškas tikslumas – tai ne mitas, jie tikrai mato kiekvieną nelygumą ant paletės, todėl viskas turi būti subalansuota. Čia ne tik apie kelią, bet ir apie dokumentus, kurie kartais būna svarbesni už patį vairuotoją. Gyvenime ne visada taip lygiai, kaip vadovėliuose rašoma, todėl stengsiuosi papasakoti, kaip tai atrodo iš mano, kiek patyrusio, bet vis dar mokančio, žiūrio punkto.

Dokumentai ir pradžios darbai (arba be ko neisišjudinsi)

Kaip tiksliai reikia paruošti siuntą, kad nebūtų problemų?

Viskas prasideda ne nuo to, kai sunkvežimis atvažiuoja paimti, bet dar prieš savaitę ar dvi. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją reikalauja, kad komercinė sąskaita ir vadybiniai duomenys būtų surinkti be klaidų. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas atvyksta, o siuntos nėra, nes pačiame pradžioje sumaišyti prekių kodai. Vokietijos klientai labai griežti dėl ETIKETĖS – ji turi būti ant kiekvienos dėžės, o ne tik ant važtuvežio. Jei ten nėra jūsų PVM kodo arba adreso neteisingai parašytas (pavyzdžiui, gatvės pavadinimas viena raidė ne ta), jie gali tiesiog atmesti visą partiją sandėlyje.

Kokius dokumentus reikia turįs su savimi būtinai?

Pagrindinis dalykas yra CMR konosamentas. Be jo niekur neisišjudinsi net iki Lenkijos sienos. Taip pat būtina komercinė sąskaita-faktūra, o jei tai speciali technika – ir deklaracijos. Kartais klientai klausia, ar reikia eksperto ataskaitos, kadangi logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją susiduria su griežtomis aplinkosaugos taisyklėmis. (Čia turbūt privalau paminėti, kad jei prekė yra pavojinga, be ADR lapo vairuotojui gali tekti tiesiog pasitraukti iš posto). Be viso šito, dar reikalingi vairuotojo pažymėjimai, tačiau dažniausiai problema būna būtent siuntėjo dokumentų nebuvimas arba jų "paskubintas" ruošimas.

Ar galima vežti dalį dokumentų el. paštu, o dalį spausdintų?

Vokiški sandėliai, ypač Didžiuosiuose miestuose kaip Miunchenas ar Hamburgas, vis labiau reikalauja visų dokumentų iš anksto el. paštu dėl "Preliminary Notification". Tačiau vairuotojas PRIVALO turėti originalus popierius rankinėje. Buvo atvejis, kai serveriai nukrito ir vokis negalėjo atspausdinti dokumentų iš savo sistemos – mūsų vairuotojas stovėjo už vartų 6 valandas, kol mes laiškais nusiuntėme kopijas, kurias jis spausdino degalinėje. Geriau spausdinkite viską dvigubai – vieną eilės ui užduoti, kitą sau.

Kas daryti, jei CMR note rašyta ne ta prekių vertė?

Tai yra klasikinė problema. Dažnai klientai nori nurodyti mažesnę vertę siekdami sumokėti mažiau draudimo (apie draudimą vėliau). Tačiau logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją to neleidžia, nes muitinė arba draudikas gali sustabdyti krovinį. Jei įvyko avarija ir prekės sugadintos, o konosamente parašyta 50 eurų vieneto vietoj 500, atsigausite tik šiek tiek. Nekuklinau skaičius – čia jūsų rizika. Geriau užpildykite visas laukas sąžiningai, kitaip vokis gali paskelbti mėsinį ir tuomet kainos sukils į dangų dėl tardymo.

Ar sunku sužinoti, ar prekės reikalauja specialių leidimų?

Kartais tai būna tikras chaosas. Pavyzdžiui, jei vežate chemikalą arba maisto papildus, reikia neįsivaizduojamo kiekio sutarčių. Aš pats nėra 100% tikras apie kai kuriuos "naujus" organinius standartus – jie keičiasi kasmet, tai tenka tikrinti su brokeriu. Jei abejojate, geriau klauskite eksperto iš karto, nei vadinsite vairuotoją į Vokietiją be tam tikrų "Cefic" ar panašių leidimų.

Vairuotojų darbas ir kelių eisas (Vokietijoje nėra lengva)

Kiek truksta kelionės iš Lietuvos iki, tarkime, Duisburgo?

Tiesioginis važiavimas be sustojimų trunka maždaug 12–14 valandų, tačiau pagal taisykles vairuotojas turi poilsiauti. Taigi, realiai logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją užima apie 1.5–2 dienas. Turime atsižvelgti į tai, kad Lenkijoje dažnai būna eismo įvykių ties Varšuva, o Vokietijos autobanuose, nors ir nėra greičio limito visur, ties miestais susidaro didžiuliai spūstys. Jei reikia atvežti rytoj, geriau siųskti šiandien, kitaip rizikuojate praleisti "Time Window" sandėlyje.

Ar vairuotojui būna lengva susirasti sandėlį Vokietijoje?

Navigacijos gerai veikia, bet ne visada. Vokiški miestai turi daug "Environmental Zones" (Umweltzone), kur neįleidžia senų sunkvežimių. Jei logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją nebuvo subalansuoti, vairuotojas gali važiuoti ratu ir neįleisti į miestą dėl netinkamos emisijos klasės (Euro 6 ir t.t.). Dar vienas dalykas – adresai "Gewerbegebiet" (pramoninis rajonas) dažnai būna labai dideli, tenka važiuoti aplinkui ieškant konkretaus vartų numerio, kurio kartai nėra.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į paskirtą vietą?

Jei vėluojate be pagrindo (pavyzdžiui, užmigo), Vokietijos klientai dažnai skiria laukimo mokestį (Standgebühr). Jis gali būti nuo 50 iki 150 eurų už valandą. O jei pavėluojate prieš šventes (pavyzdžiui, Kalėdas), gali būti ir taip, kad jūsų tiesiog nepriims. Siuntą ves atgal arba (labai dažnai) ją "paskandins" jų sandėlyje, o už saugojimą reikės mokėti šimtais. Būtinai praneškite iš anksto, jei matote, kad pavėluosite – vokiečiai gerbia pranešimus, o ne tyčias.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti prekes?

Pagal taisykles, jei nėra nurodyta kitaip, vairuotojas atsakinga tik už pristatymą, ne iškrovimą. Tačiau logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją dažnai įtraukia "Lumpers" – tai samdomi krautojai. Vokiškuose sandėliuose vairuotojams draudžiama lipti ant priekabos dėl saugumo (jie labai bijo draudimų incidentų), todėl net jei vairuotojas nori padėti, jo gali uždrausti. Geriau nuo pat pradžių susitarti dėl "self-unloading" arba mokėti už vietinius krautojus.

Kodėl vairuotojams taip dažnai neleidžiama laukti mašinoje?

Vokiškose firmose, kurioje dirba daug moterų (pavyzdžiui, drabužių sandėliai), vairuotojams dažnai draudžiama būti pašonėje arba eiti į tualetus viduje. Žinau, skamba keistai, tačiau tai yra jų vidaus saugumo politika. Vairuotojas turi laukti mašinoje arba specialioje zonoje. Kart tai sukuria įtampą, tačiau mes negalima nieko padaryti – tai jų teritorija ir jų taisyklės.

Kainos, mokesčiai ir pinigai (kur viskas eina?)

Kaip susiformuoja kaina už pervežimą?

Kaina priklauso nuo kuro, kuris dabar yra labai brangus, nuo vairuotojo darbo užmokesčio, ir nuo paties "toll" mokesčio Vokietijoje. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją taip pat įtraukia ir "return load" (grįžtamasis krovinys) paiešką. Jei mes paimame jūsų siuntą, bet negalime rasti nieko atgal, kaina bus aukštesnė, nes tuščia mašina važiuoti nelabai pelninga. Taip pat įeina ir draudimas, ir PVM mokesčiai (jei vežate ne įmonėms, o fiziniam asmeniui, tai dar kažkokia komplikacija).

Ar mokesčiai už kelius Vokietijoje dideli?

Ypač. Vokietija turi vieną brangiausių kelių mokesčių sistemų Europoje. Mokama už kiekvieną kilometrą priklausomai nuo emisijų klasės ir ašių skaičiaus. Jei logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją neapskaičiuoja šito mokesčio (Maut), galite lengvai prarasti pelną. Be to, A7 arba A9 autostradose dažnai vyksta remonto darbai, kur priverčia važiuoti aplinkkeliais – tai tiek laiko tiek pinigų nuostolis.

Kas yra ADR ir kodėl jis brangina pervežimą?

ADR tai yra pavojingų krovinių pervežimas. Jei jūsų prekės yra degios, sprogimos arba kenksmingos, reikia specialaus vairuotojo patirties ir pažymėjimų. Mašina turi būti aprūpinta specialia įranga. Vokietija yra labai griežta šiuo atžvilgiu – jei sustabdys ir pastebės neteisingą etiketę, baudos gali siekti tūkstančius eurų. Todėl tokios siuntos brangnesnės, bet čia jau ne mūsų "kaprizas", o saugumo reikalavimas.

Galima sutaupyti rinkdamasi pigesnį vežėją?

Galima, bet jūs rizikuojate. Matęs esu kažkokių "baltųjų vokiškų" firmų, kurios siūlo kainas, kuriomis negali vežti. Jie paima užstatą ir dingsta. O jei ne dingsta, tai gali vežti senomis mašinomis, kurios sugenda pusiaukelėje. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją reikalauja patikimumo. Geriau sumokėti šimtu daugiau, bet žinoti, kad krovinys atvyks. Pigesnės firmos dažnai taupo ant draudimo arba vairuotojų poilsio (kas nelegalu).

Ar reikia mokėti už pristatymą "iki durų"?

Paprastai kaina yra "nuo durų iki durų", tačiau turiu omenyje pramoninius sandėlių vartus. Jei reikia vežti į miesto centrą (pavyzdžiui, į restoraną Berlyne), ten reikia leidimų, mažesnių sunkvežimių (7.5t) ar net sunkiasvorių keltų. Tai papildomi Kaštai. Vadinasi "Inner City Delivery". Ne visada supranta, kad 20 tonų sunkvežimiu negali važiuoti po pėsčiųjų takus.

Specifinės situacijos ir problemos

Kas daryti, jei prekės sugadinta atvykus?

Pirma, nieko nepasirašykite ant CMR konosamento! Pasirašykite su pastabomis ("with reserve"). Toliau reikia fotografuoti viską iš karto. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją numato draudimo procesą, bet jis užtrunka. Vokiški sandėlininkai dažnai pasirašo, kad visą priėmė, o po to rašo pretenzijas ("reklamation") po dviem savaitėms, kai jau maža kas padės. Būkite atidūs pačiame pradžioje.

Kaip elgtis su paletų keitimu (Pallet Exchange)?

Tai nuolatinė pykčio priežastis. Standartas yra EPAL paletė (tai šviesiai mėlyna). Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją dažnai remiasi principu "1 už 1". Vokietija labai saugo savo paletas – jei atvykstate su suplėšytomis arba ne EPAL paletomis, jūsų neleis išsiregistruoti, kol neatiduosite tinkamų. Kartais netgi reikia mokėti baudą už netinkamą paletę (apie 15-20 eurų). Rūpinkitės pakavimu.

Ar dažnai pasitaiko vagysčių Vokietijoje?

Mažiau nei pietuose Europoje (pvz. Italijoje), tačiau vis dar egzistuoja. Pavojingiausios zonos yra netoli didelių sankryžų ar parkingų, kur nėra apsaugos. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas užmigęs ant stovėjimo aikštelės prie Miuncheno, o poilsio metu kažkas "išlindo" į priekabą (tikriausiai buvo sekta). Naudokite tik saugius parkingus (kažką panašaus į "Truck & Stop"), nors jie ir kainuoja.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgo arba avarija?

Tuomet mes įjungiame krizinių situacijų valdymą. Reikia skubiai rasti vietinį pagalbą. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją turi numatyti "Subcontracting" – perleisti siuntą kitam vežėjui. Tai brangu, tačiau būtina. Vokiškos gaisrinės ir Policija (Polizei) dirba labai greitai, tačiau mašinos gali būti nužiūrėtos ir sulaikytos ilgam, jei pažeidžiate taisykles.

Ar galima sekti siuntą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS seklius, tačiau signalas gali pradingti požeminiuose tuneliuose arba didžiuosiuose sandėliuose. Esu matęs, kaip sistema rodo, kad mašina stovi vienoje vietoje jau 3 dienas, nors tiesiog vairuotojas nusprendėti pasilikti ilgesniam poilsiui (kas pagal taisykles yra leidžiama). Sekimas yra geras dalykas, bet pasitikėkite ir vairuotojo žodžiu, jei jis skambina.

Ar sunku vežti maisto produktus (food industry)?

Labai sunku. Reikia "HACCP" sertifikatų, mašinos turi būti plėšėjamos kiekvieną kartą prieš įvežant (jei buvo vežta kita). Temperatūra turi būti užrašyta ant CMR. Vokietijos inspekcijos daro staigius patikrinimus – jei temperatūra pakilo aukščiau reikalo, visa siunta gali būti sunaikinta vietoje (tuomet mums tenka mokėti atliekų išvežimą ir paties maisto vertę).

Kokios dažniausios klaidos daro klientai?

Didžiausia klaida – neteisingai užpildyti duomenys apie svorį ir matmenis. Kai logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją yra planuojami, mes skaičiuojame, kiek paletų telpa. Jei klientas pasako, kad prekė sveria 500 kg, o pasirodo – 1.2 tonos, galiu užstrigti pusiaukelėje, nes "Lifting capacity" yra viršyta. Dar dažnai pamiršta nurodyti, kad prekės yra "stackable" (gulimos viena ant kitos) ar ne. Jei ne – tai prarandame vietą mašinoje.

Kaip veikia grąžinimas prekių (return of goods)?

Tai yra košmaras. Jei vokietis nusipirko jūsų prekę ir nusprendė, kad ji jam netinka, logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją (ir atgal) turi numatyti "RMA" dokumentą. Be jo vokiškai muitinė (Zoll) neleis išvežti prekių atgal, manydama, kad tai eksportas be deklaracijos. Būtinai susitarkite dėl to iš anksto, kitaip mašina stovės sienoje.

Ar verta investuoti į longerus (stogo dangas)?.

Jeigu darote exportą, kai vairuotojas iš Kėdainių atvyksta į šią vietą, jis turi būti tikrai pasiruošęs. Longer'ai padeda išvengti vogtysčių (kai krovinys atviras), tačiau reikalauja daugiau laiko uždengimui. Vokiškuose sandėliuose vairuotojams dažnai skubą, todėl jei jis turi uždengti 20 minučių, gali būti baudų. Vertina tik tuo atveju, jei prekės labai brangios.

Ar galima siųsti siuntas į Vokietiją be sutarties?

Teoriškai taip, vadinama "Spot freight" rinka. Tačiau logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją be ilgalaikio susitarimo yra kaip lošimas. Kainos šokinėja priklausomai nuo dienos. Šeštadieniais ar prieš šventes kaina gali padvigubėti. Turiu vieną klientą, kuris visada laukė paskutinės minutės ir džiaugdavosi kaina, kol vieną kartą liko be mašinos visai trims dienoms. Ilgalaikė sutartis duota stabilumo.

Klientų ir vairuotojų bendravimas

Kodėl vairuotojai kartais neatsiliepia į telefonus?

Nes jie vairuoja 60 km/h automagistralėje arba ilsisi. Vokietijoje draudžiama kalbėti telefone be laisvų rankų įrenginio (ir baudos didelės), o dauguma tiesiog niekada neįsijungia "hands-free", kai važiuoja. Kartais tiesiog užmiega po ilgos dienos (tai yra normalu, jie žmonės). Nebūkite pykti, jei atsiliepia po valandos – jis tiesiog dirba.

Kaip sužinoti, ar klientas yra patikimas?

Mes naudojame patikrinimus (Creditreform ir pan.). Jei klientas niekada nevežė anksčiau ir reikalauja atiduoti prekes be išankstinio apmokėjamo (30 dienų atidėjimas), tai rizikuojame. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją su naujais klientais visada reikalauja geresnio draudimo. Buvo atvejų, kai vokiškos firmos bankrotavo, ir mes likome be pinigų, nors krovinys buvo pristatytas.

Ar svarbu kalbėti vokiškai?

Labai padeda, tačiau nebūtina. Angliškai kalba dauguma jaunesnių logistų. Tačiau senos kartos vokiečiai (ypač mažuose šeimyniniuose sandėliuose) gali visai nekalbėti angliškai. Tada logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją tampa sunkesni – tenka verkti rankomis ir naudoti vertėją telefone. Bet jei su savimi turite vokišką CMR, tai dažniausiai užtenka, kad suprastų, kas kur eina.

Ar vairuotojas gali pasiimti pinigus grynaisiais?

Nerekomenduojama. Vokietijoje grynųjų pinigų apyvarta ribojama dėl pinigų plovimo prevencijos. Jei vairuotojas pasiims 10 tūkst. eurų grynaisiais už prekes, jis gali būti sulaikytas policijos pačioje sienoje. Visada geriau naudoti banko pavedimus. Mums patiko karta, kai klientas norėjo sumokėti vairuotojui, bet mes sutrukdėme – išgelbėjome jį nuo didelių problemų su muitine (Zoll).

Kaip elgtis, jei klientas skundžiasi dėl vėlavimo?

Pripažinkite klaidą, jei ji jūsų. Vokiečiai vertina tiesiogumą (geriau bloga naujiena, nei jokia). Jei vėlavome dėl eismo įvykio, parodykite nuotrauką. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją nėra taip paprasti, kaip atrodo, o klientai dažnai nemato kas užsklandos. Paaiškinkite situaciją ramiai, be emocijų.

Ar dažnai keičiasi maršrutai?

Paskutiniu metu labai dažnai dėl statybų. Vokiečiai pastoviai remontuoja savo kelius ("Baustelle"). Navigacija kartai vedė pro kaimų gyvenvietes, kur neprileidžia sunkvežimių (įmonėms reikia leidimų). Turime nuolat sekti situaciją. Dabar jau esu įpratęs, kad maršrutas, kurį planavome ankstesnę dieną, ryte gali būti uždarytas.

Kokius patarimus duotum naujam klientui?

Būkite kantrūs ir tikslūs dokumentuose. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją nėra magija, tai tiesiog geras planavimas ir sąžiningumas. Nebandykite apgauti sistemos su svorio ar dokumentais – vokiečiai tai pastebi greičiau nei jūs spėjate nusijuokti. O svarbiausia – pasitikėkite savo brokeriu (jei reikia), nes jis gali išgelbėti situaciją sienoje.

Ką daryti, jei prekės atėjo, bet klientas jų nepriima?

Tai labai blogas scenarijus. Vadinasi "Abfahrtsverweigerung". Tada turite rasti sandėlį, kur laikyti prekes (kuris kainuoja pinigus), o tuomet rasti naują pirkėją arba vežti atgal. Logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją tada tampa labai brangus. Tokiems atvejams turime sudarytas specialias sutartis su sandėliais Duisburge, kad bent kas nors sutaupyčiau laiko.

Ar verta rūpintis šildomomis priekabomis žiemą?

Jeigu prekės gali sušalti (chemija, maistas, kai kurios plastiko detalės), tai absoliučiai taip. Vokietijoje žiema gali būti šalta, nors ir ne visada. Esu matęs, kaip vanduo buteliuose užšąla ir prapliuna visą krovinį. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už šildymą (Heating), nei tada gailėtis sugadintų prekių.

Pabaigos ir išvados

Galiausiai, logistikos procesai ir valdymas pervežant daiktus į Vokietiją nėra tikslus mokslas, tai daugiau įprotis ir patirtis. Nors daug kas kalba apie automatizaciją ir skaitmeninimą, vis tiek viskas priklauso nuo to, ką vairuotojas padaro vairuotoje ir kaip sandėlininkas užrašo dokumentą. Kartais viskas vyksta lyg pagal laikrodį, kartais – kaip chaosas. Svarbiausia yra sugebėti adaptuotis ir išspręsti problemas, kai jos atsiranda, o ne tik laukti, kad jos išnyks sėkmingai. Tad būkite kantrūs ir viską tikrinkite dukart.