Logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją

Sveiki, ilgai laukiau šios progos pasakyti, kaip tikrai atrobi biuro perkėlimas į Vakarus. Dažnai klientai sako: "o, mes tik turime keletą dėžių", bet realybėje tai būna pilnas sunkvežimis baldų ir serverių. Logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją nėra tik tai, kad vairuotojas važiuoja iš taško A į tašką B. Čia daugiau apie tą, kad viskas suktųsi be trikdžių, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų – ne visada. Esu matęs viską, nuo sugedusių sunkvežimių iki dingusių dėžių, todėl pasiduodu patirties. Jei norite išvengti nemigodamos nakties, geriau skaitykite toliau.

Dokumentai, biurokratija ir pradžia

Nuo ko tiksliai pradėti rengimus?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Pirmiausia susiraskite laiko, tiksliai apskaičiuokite, kiek turite daiktų. Dažnai žmonės sako, kad turi šimtą kubinių, o atvažiuoja, o ten – du šimtai. Tai sukuria chaosą. Reikia sudaryti detalią inventoriaus sąrašą, kitaip logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją taps košmaru. Be to, iškarto nuspręskite su data, nes vėliau keisti bus brangu.

Ar reikia kvietimų ar muitinės deklaracijų?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, muitinės deklaracijų prekėms nereikia, tačiau kvietimai arba sutartys su pervežėju praverčia. Ypač jei vežate brangią įrangą. Vokiškai pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir paklausti, ką vežate. Turi turėti dokumentą, kur aiškiai parašyta, kad tai yra įmonės turtas, perkeliamas į naują adresą. Be šio popieriaus gali užstrigti pasienyje (nors jis formaliai ir nebėra) arba patikrinimo metu.

Ką daryti, jei nežinojau tikslios kiekio?

Nebijokite paprašyti vizito. Mes dažnai važiuojame apžiūrėti, ką reikės vežti. Geriau praleisti valandą biure, nei vėliau gailestis, kad mašina per maža. Kai žmogus nežino kiekio, jis pasako mažiau, taip sutaupydamas (kaip jam atrodo). O tada tenka daryti antrą reisą, ir tas logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją kainuja dvigubai. Geriau būti sąžiningu iš pradžių.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą?

Vokietijoje miestų centruose dažnai reikia specialių leidimų sunkvežimiams, vadinamų "Verkehrsbeschränkung". Be to, jei reikia statyti mašiną ant pėsčiųjų takelo iškrovai, reikia "Sondernutzungserlaubnis". Tai gana daug papildomo galvos skausmo, todėl šitą reikia padaryti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir pyksta.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Kaip vokiečiai reaguoja į vėlavimus?

Blogai. Vokiečiai labai mėgsta punktualumą. Jei pasakyta, kad atvyksime 8:00, reikia būti ten 7:55. Jei pavėluji valanda, gali būti, kad raktų jau nebegausi, arba gaisrininkai uždarys gatvę. Buvo atvejų, kai klientas užtruko dėl raktų, ir vairuotojas turėjo laukti tris valandas, o tai – papildomi mokesčiai už stovėjimą.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai moka rusiškai, angliškai arba lietuviškai. Taigi, ne tikėkite, kad vairuotojas susitars su vokišku prižiūrėtoju. Geriau, kad jūs arba jūsų vadybininkas turėtumėt kontaktą su tuo žmogumi vietoje Vokietijoje. Kalbos barjeras sukuria daug nesusipratimų, ypač kai reikia suprasti, kur statyti liftą.

Kas yra "Liegezeit" ir kodėl tai svarbu?

Tai laikas, kurį sunkvežimis gali praleisti vienoje vietoje be papildomo mokesčio. Vokietijoje tai labai griežtai kontroliuojama. Jei vairuotojas laukia ilgiau nei numatyta (paprastai 2 valandos), jis pradeda skaičiuoti stovėjimo mokesčius. Jie būna dideli. Todėl reikia, kad krovėjai būtų pasiruošę, o ne ieškotų žirklių paskutinę minutę.

Ar gali vairuotojas atsisakyti vairuoti?

Taip, jei technika bloga arba jis per daug pavargęs. Yra griežti poilsio režimai. Jei jis važiavo 4 valandas, jis privalo sustoti. Negalima jį versti važiuoti toliau, jei jis sako, kad reikia miego. Tai ne jo tinginys, tai įstatymas. Vieną kartą turėjau vairuotoją, kuris tiesiog užmigęs ant volano (ne iš tikrųjų, bet buvo ant ribos), tai geriau, kad ilsisi.

Kaip elgtis su vokiškais keliais?

Čia viskas tvarkinga, bet greitai. Yra daug greitkelių mokesčių, kuriuos moka pervežėjas. Tačiau ten ir eismo ribos griežtos. Jei mašina per sunki arba per aukšta, negali važiuoti keliais kuriais nori. Reikia tiksliai nurodyti maršrutą, kad nenuvažiuotumėte pro kąžkokį žemą tunelį. Tai daryta iš anksto sistemoje.

Techninės detalės ir krovinys

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir IT?

Tai pati svarbiausia dalis. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę. Reikia burbuliukų, putų, tvirtų dėžių. Geriausia, jei tai daro profesionali komanda. Praėjo metai, kai vienas klientas pats supako serverius į paprastas dėžes, ir atvyko pusėje jau nebeveikiantys. IT įranga jautri smūgiams, tai logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją turi apimti specialų dėmesį jai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Didelės spintelės nepraeis pro duris. Mūsų komanda tai daro, bet reikia pasakyti iš anksto. Jei tenka tai daryti vietoje be įrankių, tai užtrunka amžinybę. Vokiški biurai dažnai turi sudėtingas sistemas, kurias reikia lengvai išmontuoti, o ne laužti.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvos, lakai, chemija – tai negali būti įprastame sunkvežimyje su kitais daiktais. Tam reikia specialios transporto priemonės ir dokumentų (ADR). Jei turite tokių daiktų sandėlyje, privalote tai pasakyti. Neišpasakius, gali gauti baudą, o jei įvyks nesklandumas – ir atsakomybę.

Kiek laiko trunka iškrovimas Vokietijoje?

Priklauso nuo lifto. Jei liftas didelis ir greitas, tai greita. Jei tenka nešti rankomis per 4 aukštus, tai bus ilgiau. Vokietijoje dažnai pastatai seni, liftai maži, tenka nešti dalimis. Planuokite, kad iškrovimas užtrunka tiek pat, kiek ir pakrovimas, kartais net ilgiau dėl griežtų taisyklių.

Ar draudžiama vežti maistą ar gėrimus?

Biuro kraustymu – ne, bet jei tenka "panašų" daiktą, reikia žinoti. Maisto produktams reikia sanitarijos sąlygų. Geriau viską suvalgyti arba palikti čia, kad nepervežtumėte pasenusio kąsnio per sieną. Vokiečiai dėl higienos gali būti labai kritiški.

Pinigai ir problemos

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina susideda iš atstumo, krovinio svorio, darbo valandų ir papildomų paslaugų (pakavimas, baldų surinkimas). Taip pat įeina kuro mokesčiai ir mokesčiai už kelius Vokietijoje. Nenukrypstant nuo temos, logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją nebuvo toks brangus prieš metus, kai kuras buvo pigesnis. Dabar kainos šiek tiek šokavo.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Vokietijoje beveik niekas nemoka grynaisiais, ypač didelės sumos. Reikia pavedimo. Mūsų vairuotojai negali imti didelių sumų pinigų iš jūsų rankų, tai yra saugumo taisyklės. Viskas tvarkoma per sąskaitas ir sutartis.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo kelyne?

Turime CMR draudimą. Jis dengia žalą, kuri atsitiko pervežimo metu. Bet jei pats blogai supakavai ir dėžė iškrito, tai ne mūsų kaltė. Reikia užpildyti protokolą vietoje, o ne po savaitės rašyti skundą. Be protokolo draudikas nieko neperms (tai svarbu).

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Pasitaiko. Stabdos ant greitkelio, avarijos, blogas oras. Vokietijoje dar dažnai būna "Baustellen" – statybos keliuose. Ten eismas stovi valandomis. Negalėkime nieko garantuoti 100%, bet stengiamės informuoti. Vieną kartą užstrigome dėl griuvėsių ant kelio, nebuvo ką daryti.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebevežame?

Galima išvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje, bet tai kainuoja. Ten labai griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Negali tiesiog numesti biuro spintelės miško. Jei norite atsikratyti, pasakykite mums iš anksto, susirandame vietą.

Ar verta rasti pigiausią pervežėją?

Nemanau. Pigiausi dažnai turi senas techniką, draudimo nėra, arba jie tiesiog dingsta su daiktais. Girdėjau istorijų, kai tokios firmos pareikalauja papildomo pinigų pusiaukelėje, kitaip nebevežia toliau. Geriau padėti šiek tiek daugiau, bet būti ramiam.

Pabaigos ir organizacija

Kaip organizuoti darbuotojus naujoje vietoje?

Jie turi žinoti, kur dėti savus daiktus. Geriau pažymėti duris su lipdukais "HR", "Finansai", "Vadovas". Kitaip vairuotojai dės visur sumaišiai ir tu praleisi savaitę ieškodamas failų. Organizacija – pusė sėkmės.

Ar reikia valyti po savęs seną biurą?

Paprastai taip, jei tai numatyta sutartyje. Vokietijoje naujieji savininkai gali reikalauti "pilnai išvalyto" (besenfertigt) biuro. Mes galime padėti su išvežimu, bet valymą dažniausiai daro specialios valymo komandos.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

O tai bėda. Tada reikia užsakyti kėlimo kraną arba nešti rankomis. Tai brangiau ir lėčiau. Būtinai patikrinkite iš anksto, ar yra liftas, ar jis telpa į jį sofa. Buvo atvejis, kai sofa neįėjo į liftą, teko kelti pro langą (laba diena, kaimynai).

Kaip susitarti dėl raktų?

Raktus turi turėti atsakingas asmuo vietoje. Negali laukti, kol vadybinikas važiuos iš Lietuvos su raktų ryšuliu. Geriausia, kad vokiška pusė pasiduotų raktus mūsų vairuotojui arba vadovui iš karto.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, jei tai deklaruojama. Bet jei tai bus didelės sofos ar šaldytuvai iš namų, tai gali būti įtraukta į PVM mokesčius arba laikoma kontrabanda (jei daug). Geriau, kad darbuotojai patys veža savo daiktus, o mes vežame tik įmonės turtą.

Kada galima laikyti procesą baigtu?

Kai pasirašome perdavimo aktą. Turiu patikrinti, ar viskas atvyko, ar niekas nesulūžo. Po to – mokėjimas. Tada logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją galima laikyti sėkmingai užbaigtu. Ir gerti kavą, nors vokiška ji tikrai geresnė.

Išvada

Visas šis procesas nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei viską suplanuosite iš anksto ir nepasikliosite pigiausių pasiūlymų, logistikos koordinavimas biuro kraustymo proceso metu į Vokietiją bus įveiktas be didelių nervų sugadinimo. Svarbiausia – būkite sąžiningi dėl krovinio dydžio ir klauskite, jei kas neaišku. Sėkmės kelyje ir sėkmingo įsikūrimo!