Laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją: kas paslėpta po kilimais

Sveiki, turiu už nugaros jau beveik dvidešimt penkerius metus darbo tarptautinių pervežimų srityje, ir turiu pasakyti – tai nėra joks pasivaikšciojimas parke. Dažniausiai žmonės galvoja, kad tiesiog išsivežia dėžes, važiuoja keliu ir viskas. Na, Vokietija yra specifika. Jei gerai nebus užteiktas dėmesys laiko suvaldymui biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją, gausite didelę bėdą pačiame kelio gale, arba dar geriau – praleisite savaitgalį prie kažkios sankryžos Bavarijoje laukdamas, kol bus leista vaziuoti toliau. Čia ne tik apie vairuotojus, čia apie dokumentus, kurių užtenka rašalo, ir vokišką precizizą, kartais pasiduodantį į absurdą. Susitarkime – tiesos sakymui, be melagingo idealizavimo.

Pagrindiniai planavimo ir organizacijos klausimai

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Gerai, čia nėra vieno atsakymo, bet paprastai aš sakau – mažiausiai mėnesį iki, o jei didelis biuras, tai dar anksčiau. Vokietija nemėgsta staigmenų, ypač kai kalba eina apie didelių sunkvežimių leidimus miestuose. Laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją prasideda ne tada, kai sunkvežimis atvažiuoja, o kai pradedat piešt planus. Vieną kartą klientas skambino penktadienį ir paklausė, ar galime sekmadienį jau būti Berlyne. Na, žinote, ne visada taip paprasta.

Kodėl reikalingas toks ilgas planavimas?

Kadangi viskas susideda iš smulkių detalių. Reikia užsakyti liftą (jei jo nėra, tai problema), surasti pakavimo medžiagas, suderinti su darbuotojais, kad jie kažką nuvežtų namo. O dar reikia galvoti apie tai, kad Vokietijoje yra naktinio ir poilsio laiko režimai vairuotojams. Jei jums tenka važiuoti per šventes, tai viskas sustoja. Todėl laikas yra tas brangiausias resursas čia.

Kiek laiko užtrunka paprasta biuro perkraustymo procedūra?

Priklauso nuo to, ką vadinate "paprasta". Jei tai trys stalai ir kompiuteriai – tai viena diena, su pakavimu ir išpakavimu. Jei tai serverinė, archyvai su tonomis popieriaus (aš žinau, kad vienas klientas turėjo dokumentus nuo 1990 metų, kurių nebuvo ryžtasi išmesti), tai tai gali trukti ir savaitę. Turiu omenyje, kad laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją turi apimti ir laiką, skirtą surūšiuoti šiukšles, o ne tik braižyti krovinius į vagoną.

Ar verta investuoti į profesonalų komandą, ar savo jėgomis?

Jei jums biuro pelnas priklauso nuo to, kad jūsų vadybininkai dirba, o ne nešioja dėžes, tai nėra ką galvoti. Savo jėgomis tai daro tik tie, kurie taupo kiekvieną centą, o po to susiskundžia, kad sugadinta nugarą ar kompiuteris. Profesionali komanda turi savo ritmą, jie žino, kaip dėžti sunkius spintas ant kitų dėžių, kad nenukristų.

Kaip teisingai suskaičiuoti biuro įrangos tūrį?

Nieko paprastesnio negalima padaryti – tiesiog pažiūrėkite, kiek turite stalų, lentynų, seifų. Bet čia yra pagrindinė klaida – žmonės pamiršta apie "soft" daiktus, t.y. tą patį kilimą ant grindų, paveikslus ant sienų, gėles. Vieną kartą teko vežti biurą, kur buvo milžiniškas akvariumas su žuvelėmis... (teko skambinti specialiai firmai, kuris pervežė gyvūnus). Tai užima daugiau vietos nei maniau.

Ar verta daryti išankstinį apžiūrą (survey)?

Be abejo. Bevažiuodamas į objektą aš matau daugiau nei telefonu. Galima įvertinti ar sunkvežimis galės privažiuoti prie pat įėjimo, ar reikės nešioti per pusę miesto. Vokietijose miestų centrai dažnai siauri, o pėsčiųjų zonos uždraustos. Tai yra viena svarbiausių laiko suvaldymo biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją dalių – iš anksto žinoti, kur statysite mašiną, kad neužstrigtumėt fine.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti prieš kelionę

Ar reikia specialių leidimų važiuoti į Vokietiją?

Jeigu sveriate daugiau nei 7,5 tonos, taip. Tai vokiški leidimai, vadinami "Sondergenehmigung". Juos gaunate iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Be šito jūsų mašina gali nusižiūrėti į uždarą gatvelę ir tiek – procesas sustoja. Galiu pasakyti, kad gauti šiuos dokumentus trunka nuo trijų iki dešimties dienų, todėl vėluoti negalima.

Kas nutinka, jei nėra leidimo?

Gausite baudą. Ir ne tokia maža, gali būti ir šimtai eurų, ir dar reikės iškrauti krovinį kitaip, giliau mieste. Vokietijos policija yra labai žinoma savo nuoširdumu (ironiškai kalbant), jiems nesvarbu, kad jūs skubate. Jie žiūri į dokumentus. Todėl laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją privalo apimti ir laiką, kurį skirsiate šiems popieriams. Tikrai nerekomenduoju rizikuoti čia.

Kaip elgtis su kelių mokesčiais (Maut)?

Jums reikės mašinos su Maut įranga arba pirkti maržkes (tokia kortelė). Jei jūsų pervežėjas nėra pasirūpinęs šiuo dalyku, jis gali sustoti ties kelių mokesčių brūkšnytokiu ir taip prarasti valandas. O laikas pinigais nėra, kai vairuotojas guli laukdamas techninės pagalbos. Tikrai patikrinkite šitą dalyką iš anksto.

Ar savaitgaliais leista važiuoti sunkvežimiais Vokietijoje?

Neleidžiama. Yra griežtas draudimas (Wochenendfahrverbot) nuo šeštadienio 22:00 iki sekmadienio 22:00. Jei jūsų planas buvo atvažiuoti sekmadienį rytą ir pradėti kelti biurą, tai pamirškite. Jūs turite stovėti. Štai čia būtinas tikslus laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją, nes jei praleisite šį langą, teks laukti dar dieną, o biuras jau dirba.

Kaip susiduriai su vokiška biurokratija?

Tai buvo vienas keisčiausių dalykų pradžioje. Vokai mėgsta formaliais. Nors ES erdvėje, vis tiek reikia turėti idealiai užpildytus važiavimo lapus (CMR), inventoriaus sąrašus vokiškai (Einzelverzeichnis). Jei ten bus klaida, pvz., pamiršote parašyti, kad keliate stalą, o parašėte kėdę, gali būti problemų. Pas mus dažnai "kiškio ausis" praeina, o ten – ne.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių dėl krovinių apsaugos?

Taip, Vokietijoje labai griežtai tikrinamas krovinio prifixavimas. Jei dėžės skraidys kabinos viduje geresniu atveju – bauda. Prasčiausiu atveju – gali būti apdraudimas neisduotas, jei įvyksi avarija. Ir aš neščiuokit, kad "taip važiuoja ir viskas gerai". Vokietų inspektoriai turi specialius lankstus, kuriuo patikrina, ar diržai įtempti pakankamai tvirtai.

Pakavimas, dėžės ir techninė įranga

Kuo geriau supakuoti kompiuterius ir techniką?

Gerai, kalbant kaip vadybininkas klientui – nenaudokite originalių dėžių, jei jos nėra idealios. Geriau pirkti specialias dėžes su putomis arba apvynioti burbuliuku plėvele dviem ar trimis sluoksniais. Kompiuteriai yra jautrūs, vibruojant mašinoje (o sunkvežimių cabine vibruoja visada) gali atsitrukdyti detalės.

Kaip elgtis su serverine?

Čia jau labai subtili sritis. Serverius negalima tiesiog išjungti ir įmesti į dėžę. Reikia juos išjungti teisingai, duomenis padaryti backup (o tai užima laiko), išimti diskus (jei įmanoma). Aš tikrai nerekomenduoju tai daryti patys, jei nesate IT specialistas. Geriau pakvieskite žmogų, kuris supranta šius "metalinius spintus". Kartais laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją klimpsta būtent ties technine įranga, kurios negalima pajudinti "ant kelio".

Ar turiu žymėti kiekvieną dėžę?

Absoliučiai taip. Be to, ne tik numeriu, bet ir trumpu aprašymu, kas viduje bei kur ji turi patekti ("3 aukštas, vitrina 2"). Be šito iškrautojimas taps chaosu. Vokietijos darbuotojai (jei ten jau dirbate) nebus laukti, kol jūs ieškote savo popieriaus dėžės po 500 kitų dėžių.

Kokios dėžės geriausios tinka biurui?

Stiprios, dvigubos sienelės dėžės. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų "jums namams" dėžių – jos tiesiog suspiria nuo svorio. Profesionalios perkraustymo dėžės dažniausiai būna standartizuoto dydžio (apie 50x40x40), jos lengviau dedamos ant palečių ("europalečių").

Kaip sužinoti, kiek dėžių prireiks?

Skaičiuokite taip: vienas stalas = 2-3 dėžės (su viskuo, kas ant jo stovi). Vienas lentynos skyrius = 1 dėžė. Bet geriau imti su atsarga. Jei dėžių truks, procesas sustos, o tai prarastas laikas. O laikas Vokietijoje (ypač jei reikia išvengti kelių spūsčių piko valandomis) yra kritiškas.

Ar reikia rūšiuoti dėžes pagal svarbą?

Labai praverčia. Pažymėkite "pirmiausia reikalinga" (VIP) tas dėžes, kuriose yra dokumentai, kompiuteriai, piniginės, raktai. Taip atvykus į naują vietą galima iš karto padėti viską į vietą ir pradėti dirbti, o ne ieškoti tualeto popieriaus ar kavos virimo aparato dėžės po 3 valandų.

Finansai, rizikos ir paslėpti momentai

Kiek kainuoja papildomai laiko nuostoliai?

Oi, čia skaičiai gali būti baisūs. Jei vairuotojas laukia valandą, tai jis moka stovėjimo mokestį (ir tai nėra pigu Vokietijos miestuose) ir dar jo darbo laikas. Vienos valandos delsavimas gali kainuoti nuo 50 iki 150 eurų priklausomai nuo sutarties. Tad laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją tiesiogiai veikia jūsų biudžetą.

Ar apdraudimas apima viską kelyje?

Paprastai "krovinio civilinis atsakomybės" draudimas yra, bet jis turi limitus. Jei vežate brangią įrangą, pavyzdžiui, serverius už 50 tūkstančių, o standartinis draudimas yra tik 10 tūkstančių, tai tiesiog prarasite skirtumą. Būtinai patikrinkite draudimo poliso sąlygas prieš kelionę, o ne prieš avariją.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas pasikeičiant paskutinę minute?

Tai blogiausias scenarijus. Jei jau turite leidimus (Sondergenehmigung) vienam adresui, o nutarote važiuoti į kitą gatvę per namų gatvę, kur sunkvežimis negali važiuoti – tai bėda. Reikės rašyti naujus prašymus. Jei nespėjate – reikės iškrauti ant mažesnės mašinos, o tai brangu. todėl nekeiskite planų 11-ą valandą.

Kaip išvengti tų "nesąžiningų" pervežėjų?

Ypač dabar, kai daugybė firma kyla kaip grybai po lietaus. Žiūrėkite, ar jie turi realų tinklapį (ne tik Facebook puslapį), ar jie turi licenciją. Užsienietiškomis firmomis reikia būti ypatingai atsargiems – jei kai kas nutinka Vokietijoje, kaip jūs gausite savo daiktus atgal iš Lenkijos ar Moldovos firmos, kuri nebeišsipildo telefono? (Niekada nesakyk niekada, kad tai neįmanoma).

Ar galima nuspresti kainos iš karto?

Gera firma duoda iankstinę apskaitą. Jei jie sako "apie 500 eurų", o pabaigoje pareikalauja 1500, tai jūs turite problemų. Užsirašykite, kad kaina negali viršyti X procentų be jūsų sutikimo. Dar kartą kartuojame: tikslus laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją ir sklandžios komunikacijos trūkumas dažnai veda prie tokių nemalonių staigmenų.

Ar reikia mokėti vairuotojui "padėką"?

Tai nebūtina, bet humaniška. Jei vairuotojas padėjo nešti dėžes (o dažnai jie tiesiog vairuoja), o dar ir viskas vyko sklandžiai, smulki suma (10-20 EUR) arba geras arbatos puodelis padarys stogą. Vairuotojai – taip pat žmonės, o ne robotai.

Kas vyksta iš tikrųjų: realios situacijos (ir kaip jas išgyventi)

Kas daryti, jei paslėžta "nelicenzijuota" technika?

Kartos klientai bando slėpti dalykus, kuriems nebuvo mokėta mokesčių. Jei sienoj atsiras koks senas, neregistruotas šašlykinis ar motociklas, ir sulaikys policija, tai gali baigtis tuo, kad viskas bus areštuota. Geriau iš anksto pasakyti – mes nesame muitininkai, bet mes nemėgstame rizikuoti savo vairuotojų laisve. Arba susitark dėl papildomo krovinio, arba apleisk ten.

Ar tikrai tikslus laikas atvykimo yra toks svarbus?

Vokiškas tikslumas – tai ne stereotipas. Jei sutarta 8:00 valanda, reikia būti 8:00. Jei vėluojate 15 minučių, vokiečių klientas arba namų savininkas gali būti labai nuliūdęs. Nors sunkvežimių eismo tėkmėje nėra lengva numatyti tiek tiksliai, bet reikia stengtis pranešti apie vėlavimą iš anksto (valanda prieš tai bent jau).

Ką daryti su didžiuliais atliekomis?

Dėžės, plėvė, putos... viskas turi dingti. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra brangus ir griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog padėti visko prie šiukšliadėžės gatvėje. Reikia susitarti dėl konteinerio nuomos arba vežti į perdirbimo centrą. Įtraukite tai į savo laiko suvaldymo biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją planą, kitaip gausite baudą už šiukšlių minėjimą.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje per naktį?

Nerekomenduoju. Jei mašina stovi mieste, gali būti apiplėšta. Vokietija saugi, bet vagysčia visada yra. Geriau uždaryti sandėlį arba rasti saugų stovėjimą su apsauga (suoliukas su šunimi nebeveikia šiais laikais). Ypač jei ten yra brangios technikos. Geriau užpildyti dieną ir išvažiuoti atgal nebent į saugią aikštelę.

Kasnutinka, jei pakliūnai į eismo įvykį?

Pirmiausia – nieko nejudinkite, vadovas. Skambink policijai, daryk nuotraukas. Geriausia turėti šaltosios vandens duonos (būtinai) ir gėrimų kablyje, nes gali tekti laukti valandas. Vokietijos draudikai greitai atvyksta, bet dokumentų tvarkymas užtrunka. Čia jau nebe laiko suvaldymas biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją, o tiesiog išgyvenimas.

Ar verta rūpintis elektros instaliacija prieš atvykimą?

Taip, jei į naują vietą reikia įvesti papildomą liniją arba pakeisti lizdus. Elektros montuotojai Vokietijoje turi savo grafikus ir jie neprieina per 15 minučių. Jei nebus elektros, neveiks serveriai, o biuras sustos. Tarkite, kad tai yra dalis proceso ir tai padarykite prieš savaitę.

Išvada

Na, turbūt sugebėjau jūsų šiek tiek išgąsdinti, bet geriau žinoti blogą dalyką iš anksto nei nustebti vėliau. Sėkmingas perkraustymas nėra tik apie tai, ką perveži, bet ir kada bei kaip tai darai. Jei pasirūpinsite laiko suvaldymu biuro perkraustymo proceso metu į Vokietiją, išvengsite nemažai nervų ir pinigų. Gera organizacija yra pusė sėkmės, o kita pusė – patirtis, kurią turi tokiems dalykams. Sėkmės kelyje, tikrai reikės ją, jei bandysite viską padaryti paskutinę minutę!