Kraustymosi sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją greitai: kaip išvengti chaoso

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, pradėjau nuo paprasto vadybininko, o dabar pats viską stebiu iš šono ir kartais įsikišu. Galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas yra tikras galvos skausmas, ypač kai kalba eina apie Vokietiją, nes ten viskas turi būti laiku ir tvarkingai. Klientai visada klausia, kaip tai padaryti greitai, kad verslas nestovėtų ir nepralostų pelno. Tiesą sakant, nėra jokių stebuklingų tablečių, bet yra kraustymosi sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją greitai, kurie iš tiesų veikia, jei tik nepasiduoti panikai. Svarbiausia suprasti, kad greitumas – tai ne tik vairuotojo kojų dydis, bet ir tas patys "smulkmenos", kurios dažnai užmiršamos. Čia nebūtų nieko tokio sudėtingo, jei ne tie nesklandumai, kurie visada įsivelia į procesą kaip tik tada, kai juo mažiausiai tikiesi. Bet aišku, viskas įmanoma su šiek tiek patirties.

Pagrindiniai klausimai dėl planavimo ir laiko

Kiek iš tikrųjų užtrunka toks greitas perkraustymas?

Viskas priklauso nuo to, ką jūs vadinate "greitai". Jei reikia nuvežti keletą dėžių su dokumentais iš Vilniaus į Berlyną, tai galima padaryti ir per dvi dienas, įskaitant pakavimą. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymas su visais baldais, serveriais ir dvidešimties žmonių darbo vietomis, tai tai jau kitas reikalas. Paprastai tokio dydžio projektui reikia planuoti savaitę-dvi, o patiam pervežimui – bent keletą dienų, priklausomai nuo to, kiek sunkvežimių reikia. Negaliu pasakyti tiksliai, kiek laiko užtruks jūsų atvejis, nes kiekvienas biuras kitoks, vieni turi daugiau technikos, kiti tik daug senų popierių (kurios, btw, sveria labai daug).

Ar įmanoma susitvarkyti savaitgaliu, kad neprarasti darbo laiko?

Teoriškai – taip, praktiškai – viskas apkrenta ant vairuotojų pečių. Jei mes susitariame dėl savaitgalio, tai reiškia, kad komanda turi dirbti poilsio dienomis, o tai kainuoja brangiau. Be to, Vokietijoje daug kur neleidžiama triukšmauti sekmadieniais, ypač gyvenamuosiuose rajonuose, jei ten įsikursiate. Taigi, galimybė yra, bet reikia labai gerai susiderėti su savininkais vietos (jei tai ne jūsų nuosavybė) ir užtikrinti, kad vairuotojai neapsivers į tą pusę dėl nuovargio. Buvo atvejų, kai pradėdavom sekmadienį vakare ir baigdavome pirmadienį ryte – tai ir yra vienas iš kraustymosi sprendimų biuro perkraustymui į Vokietiją greitai, nors ir nelabai standartinis.

Kada geriausia pradėti ruoštis, kad viskas vyktų sklandžiai?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis iki renginio. Žinau, girdis absurdiškai, kai tau reikia viską išvežti "už rytojaus", bet pasitikėk manimi, dauguma klientų skambina paskutinę minutę. Jei pradedi ruoštis anksčiau, turi laiką surasti geriausias kainas, išsirinkti tinkamą sunkvežimį ir, kas svarbiausia, susitvarkyti dokumentus. Paskutinės minutės sprendimai visada brangiau kainuoja ir sukelia daugiau streso, o to tikrai nereikia, kai bandai perkraustyti visą įmonę.

Ar verta rūpintis dėžėmis ir pakavimo medžiagomis iš anksto?

Be abejo. Niekada nemėgstu, kai vairuotojas atvyksta, o klientas dar bėgioja ieškodamas lipdukų ar popieriaus. Geriausia pasidaryti inventorių, pažymėti kiekvieną dėžę, nurodyant, kur ji turi atsidurti naujame biure. Tai sutaupo valandas, kai atvykstame į vietą. Galiu pasakyti, kad tai vienas pigiausių būdų pagreitinti procesą – nereikia stovėti ir galvoti, kur dėti "tą dėžę su svarbiais knygom", kurios tikriausiai vis tiek dingsta po pusės metų.

Ką daryti, jei biure dar vyksta darbas tuo metu, kai kraustomės?

Tai yra baisi košmarinė situacija, bet, deja, dažna. Jei įmanoma, išskirkite zonas – viena dalis kraustoma, kitoje darbuotojai dirba. Jei ne, tenka dirbti naktį arba savaitgalį. Dar kartas priminti apie tą patį savaitgalio variantą. Kai kurie klientai bando "išlaikyti gyvastį", tai yra dirbti vienoje patalpoje, o kitą ištuštinti, bet tai visada ilgiau trunka, nei planuota, nes nuolai trukdo vieni kitiems. Geriausia sutarti su darbuotojais, kad tą dieną jie dirbtų iš namų, tai labai padėtų išvengti pasibdžiavimų.

Vokietijos specifika ir kelių taisyklės

Ar yra kokių nors ypatingų reikalavimų vairuotojams Vokietijoje?

Vokietija yra griežta šalis, tai žino visi. Ten dažnai sustabdo sunkvežimius tik todėl, kad galėtų patikrinti, ar viskas tvarkoje su dokumentais ar svoriais. Mūsų vairuotojai turi būti pasiruošę, kad gali būti sustabdyti bet kur. Reikia turėti tvarkingus CMR sąskaitas faktūrų, draudimo polisus ir, žinoma, laikytis poilsio laikų. Negi įsivaizduoji, ką padarys vokiečių policija, jei pamatys, kad vairuotojas vairuoja 5 valandas be pertraukos? Tai baigsis ne tik bauda, bet ilgu stovėjimu.

Kaip elgtis su vokiškaisis "Maut" (mokamaisiai keliais)?

Tai paprasta – mokėti. Nėra jokios prasmės vengti mokamųjų kelių Vokietijoje, jei nori nuvažiuoti greitai. Be to, kai kurie maršrutai be "Maut" tiesiog neįmanomi sunkvežimiams. Mums įmonės viską apskaičiuojame į kainą, bet jei važiuoji savo transportu, prisimink apie dėžutę ant priekabos. Kartais netyčia užmiršti įdėti tą kortelę, ir tada tenka stovėti prie bokštelio ir gaišti laiką, o mums laikas – tai pinigai.

Ar sunku rasti vietos parkavimui prie naujojo biuro Vokietijoje?

O, tai yra vienas didžiausių nesklandumų. Vokiečių miestuose vietos labai trūksta, o ilgi sunkvežimiai tiesiog netelpa į mažas gatves. Prieš atvykstant privalome susitarti dėl parkavimo leidimo arba bent vietos, kur galima laikinai statyti mašiną, kad ji netrukdytų eismui. Buvo atvejis Miunchene, kai turėjome stovėti už trijų kvartalų, nes vietinis "Ordnungsamt" negalėjo leisti pastatyti prie pat įėjimo. Tai tikrai užtrunka daugiau laiko nei numatai.

Kuo skiriasi kelių eismo taisyklės nuo Lietuvos?

Panašios, bet griežtesnės. Vokietijoje labai stebi greičio limitus, ypač statybos zonose, kur baudos yra astronomiškos. Be to, ten yra daugiau apribojimų dėl savaitgalių važiavimais tam tikrose vietose. Mūsų vairuotojai, kurie reguliariai važiuoja į Vokietiją, jau prisitaikę, bet jei samdote atsitiktinę firmą, gali būti bėdų. Svarbiausia – nenaudoti telefono vairuojant, ten už tai tikrai nusprežia ausis.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių dėl krovinio priskyrimo (T1 dokumentas)?

Nors ir esame ES, bet formalumų vis tik tenka laikytis. Jei pervežate turtą, kuris nebus parduodamas (t. y. Perkėlimas), reikia užpildyti tinkamus dokumentus, kad muitinė nešvaistytų laiko klausinėjant, kodėl vežate 20 kompiuterių be PVM sąskaitos. Geriausia turėti aiškų inventoriaus sąrašą su verte, tai užtikrina, kad sienos kirtimas (nors ir vidinė) nebus traumatizuojantis.

Biuro turtas, technika ir dokumentai

Kaip saugiai pervežti jautrią biuro techniką ir serverius?

Tai nėra paprasta. Serveriai ir brangūs kompiuteriai negali būti tiesiog numesti į dėžę kaip senos knygos. Mes naudojame specialias antivibracines pakuotes, o kartais net ir rekomenduojame samdyti specią transportą su "air ride" pakaba. Pats geriausia būtų, jei IT specialistas išjungtų ir uždarytų viską tinkamai prieš mūsų atvykimą. Buvo atvejis, kai vienas klientas neatsijungė serverio, mes jį nešėm kaip kokį lobį, ir, naturaliai, jis nukrito... (tikiuosi, kad jūsų serveris bus išjungtas).

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš vežant?

Daugeliu atvejų – taip. Didžiosios lentynos, stalinės sekcijos, net ir kai kurios spintelės turi būti išskleistos, kad tilptų į sunkvežimį ir būtų saugios. Bandymas įkišti 3 metrų ilgio lentyną neįsivaizduojamą kampu dažnai baigiasi tuo, kad lūžta ir baldas, ir pakraščiai. Viską žymime ir surinkimas vėl naujoje vietoje vyksta pagal tą pačią schemą, tik reikia kantrybės, nes varžtai dažnai pasislėpė kur nors giliau.

Kaip elgtis su archyvais ir popieriniais dokumentais?

Popierius sveria milžioniškai daug. Daugelis klientų mano, kad 10 dėžių su dokumentais nieko nesveria, bet kai pakraunate į kėbūlą, pastebi, kad svoris auga kaip ant ragų. Rekomenduoju tvirtas, mažesnes dėžes, kad jos neplūštų po savo svorio. Be to, labai svarbu sudaryti sąrašą, kas kurioje dėžėje, nes paskui vėlgi prasidės chaosas, kai reikės rasti sutartį iš 2015 metų o tu nežini kur ieškoti.

Ar įmanoma pervežti augalus (florą)?

Galima, bet rizikuota. Sunkvežimio kėbule nėra šviesos, o ten gali būti labai šalta arba labai karšta, priklausomai nuo sezono. Augalai gali numirti kelionės metu. Paprastai sakome klientams, kad geriau juos vežti atskirai, lengvu automobiliu, jei įmanoma. Jei ne – tai važiuoja savo rizika, mes juos uždengiame, kad nebūtų pavėję, bet garantijų neduodame. Kai kas išgyvena, kai kas – ne.

Kas dėl biuro buitinės technikos (kavos aparatai, šaldytuvai)?

Juos privalo išjungti ir išpilti vandens bent dieną prieš kelionę. Negaliu pasakyti, kiek kartų matome, kaip pilnas vandens kavos aparatas nuteka per visą kėbulo grindis. Tai sukuria drėgmę, kuri sugadina kitus daiktus. Šaldytuvai taip pat turi būti attirpinti, kitaip jūs gausite krišoluotą vandens baseiną viduje, kai atidarysite duris Vokietijoje.

Kainodara ir sutartys

Nuomojate sunkvežimius su vairuotojais ar tai darbas iš arčiau?

Mes turime savo parką (tarkim, dalį), bet kartais samdome patikimus partnerius. Svarbiausia ne kas turi raktus nuo mašinos, o kas vairuoja. Esu susidūręs su situacijomis, kai pigūs "puse savaitės vairuotojai" nežinojo, kaip užfiksuoti temperatūrą šaldytuve, ir mes praradome visą maistą (nors kalbame apie biurus, bet principas tas pats). Todėl kraustymosi sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją greitai reikalauja patikimų žmonių, ne tik technikos.

Kaip susiformuoja kaina – ar ji fiksuota?

Principai paprasti: imame distanciją, svorį, darbo valandas ir papildomus veiksnius (liftas, aukštai). Tačiau, jei klientas pasikeičia planą kelionės metu arba atsiranda neplanuotų kliūčių (pavyzdžiui, neįeina į liftą), kaina gali keistis. Stengiamės daryti fiksuotas kainas, jei turi pakankamai informacijos iš anksto, bet "gyvas gyvenimas" visada meta staigmenų. Aš visada pasakau: duok man tikslų sąrašą, ir aš duosiu tikslią kainą.

Ar reikia mokėti užėjimą į Vokietiją (išvykimo mokestį)?

Daugelis klauso šito. Paprastai kainos apskaičiuojamos ratu (tai yra išvykimas + sugrįžimas), taigi jūs nemokate dviejų kelių, jei mes tik vežame jus į vieną pusę, bet tuomet turi būti užtikrintas grįžtant krovinys. Jei grįžtame tuščiai, tai kaina gali būti šiek tiek aukštesnė. Tai vadinasi "deadhead" keliautas. Bet paprastai stengiamės susirasti ir grįžtamąjį krovinį, tai logistika.

Kokia apytikslė kaina biuro perkraustymui į Vokietiją?

Noriu pasakyti, kad tai kainuoja kaip naujas automobilis, bet, žinoma, permeginu. Tipinis vidutinio biuro (apie 10-15 darbo vietų) pervežimas gali kainuoti nuo kelių tūkstančių eurų, tačiau tai labai apytikslis skaičius. Per daug detalių įeina į galutinę sumą. Gera žinia ta, kad galima susiderėti dėl mokėjimo grafiko, jei projektas didelis, bet ne visada.

Ar imate užstatą arba avansą?

Įprasta prašyti 30-50% avanso, kad užtikrintume, kad klientas nenusisuks paskutinę minutę. Jei mes rezervuojame vairuotoją ir sunkvežimį, o tuomet jūs sakinėte "permąstiau", mes prarandame pajamas. Užstatas taip pat gali būti reikalingas, jei naudojame brangią įrangą arba specialius pakavimo metodus, kurių negrąžinus, negrąžinsime.

Problemos, nesklandumai ir patarimai iš vidaus

Kas daryti, jei kelias užšąla arba įvyksta avarija?

Tai blogiausias scenarijus. Žiemos metu Vokietijoje arba Lenkijoje keliuos gali būti slide. Mes turiom draudimą, kuris dengia krovinius, bet ne laiko praradimą. Jei avarija, mes stengiamės surasti kitą transportą, kad krovinius perkraustytume. Galiu pasakyti, kad per tuos 20+ metų tai nutiko vos keletą kartų, bet kai nutiko – buvo baisiai. Tad verta pasidomėti, ar tavo draudimas dengia ir šias rizikas (nors dažniausiai tai mūsų, ne kliento, rūpestis).

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne, nes mes dirbam su sąrašais. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas... Pas mus yra taisyklė: niekas neišeina iš sandėlio be pasirašyto lapelio. Viskąžinoma, gali nukristi kokiažin maža detalė arba pasimesti vienas plastikinis indelis, bet jei kalbame apie kompiuterius ar baldus, viskas tvarkingai. Rekomenduoju visgi nebraižyti ant dėžių "Auksas" ar "Brangu", tai tik traukia nepageidaujamą dėmesį.

Kaip elgtis, jei vairuotojas yra... blogos nuotaikos?

Žmonės yra žmonės. Kartais vairuotojas gali būti pavargęs arba iššokęs iš velnių dėl to, kad negalėjo praleisti per naktį. Stengiamės siųsti profesionalus, bet kartais nutinka. Jei matai, kad kažkas ne taip, nedelsk ir skambink man. Aš iškart galiu paskambinti vadybininkui arba pačiam vairuotojui ir "nuleisti jį ant žemės". Mes samdome juos darbui, ne kad jie rodytų charakterį.

Ar verta rūpintis draudimu ar jis yra įskaičiuotas?

Standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) yra, bet jo ribos dažnai būna nedidelės, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei veži brangią serverinę įrangą, kuri sveria 100kg, tai gautum 1000 eurų, o ji kainuoja 20 000. Tokiu atveju reikia specialios draudimo polisos. Sakykite iš karto apie brangius daiktus, mes pridėsime prie sutarties, kitaip liksite su nuostoliais.

Galiausiai, kodėl verta rinktis justes o ne pigiausią pasiūlymą?

Nes pigiausias pasiūlymas dažnai pasidaro brangiausiu nightmare'u. Aš mačiau firmas, kurios siūlo neįsivaizduojamai mažas kainas, o paskui atsiranda papildomi mokesčiai už lifts, už vežimą laiptais, už "skubą". Ir dar blogiau – jie gali tiesiog neatvykti. Patirtis ir rūpestis klientu sutaupo daugiau nervų nei tie šimtai eurų, kuriuos galite sutaupyti pradžioje. Tiesiog pasitikėk tuo, kas turi "odą žaidime".

Išvada

Visas šitas procesas atrodo baisus, jei į jį žiūri iš šono, bet su tinkama komanda ir suplanavimu viskas įmanoma. Kraustymosi sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją greitai yra realūs, jei tik išvengsite pagrindinių klaidų, kaip antai vėlavimo su dėžėmis arba blogo komunikavimo su vairuotojais. Svarbiausia – nepykite ant mūsų, jei kas negerai, tiesiog drąsiai kalbėkite, mes esame čia tam, kad padėtume, o ne kad pakenktume. Tikiuosi, jūsų kelionė į Vokietiją bus sklandi, o biuras startuos be jokio techninio trikdžio. Sėkmės ir kantrybės – jos reikalingos daugiau nei pinigai.