Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu

Įvadas

Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu reiškia ne tik „atvažiavo vyrai ir įmetė dėžes į mašiną“. Biuro perkėlimas į Berlyną, Miuncheną, Frankfurto prie Maino regioną ar Hamburgą yra procesas su dokumentais, darbuotojų grafiku, IT įranga, baldais, archyvais ir tais nemaloniais klausimais apie atsakomybę, jei kas nors atsitinka liftui ar stalui kampui užkliuvus prie sienos. Per daugelį metų mačiau visko – nuo idealiai supakuotų serverių iki biuro kėdžių, kurios „svorio neturi“, o po to trims žmonėms reikia atsarginių nugarų transporto skyriuje. Ši tema nėra lengva, bet jei viskas sudėliota nuo pradžių, kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu gali būti gana tvarkingos ir be didelių nervų pliūpsnių vakare prieš išvykimą.

Kas yra pilnas aptarnavimas perkeliant biurą į Vokietiją

Ar kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu apima viską nuo dokumentų iki iškrovimo?

Taip, bent jau teoriškai apima labai daug ką – nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo naujame biure Berlyne ar Diuseldorfe. Praktiškai „viskas“ reiškia apklausą, sąmatą, pakavimo medžiagas, baldų išmontavimą, IT įrangos žymėjimą, dokumentų tvarkymą ir koordinavimą su pastato administracija Vokietijoje. Bet čia svarbu nesusigalvoti stebuklų – jei klientas pamiršta pasakyti apie seifą trečiame aukšte arba kad spausdintuvas sveria ne „kaip niekas“, o beveik toną, tada grafikas pradeda griūti kaip blogai sudėtos dėžės furgone. Pilnas aptarnavimas veikia tada, kai abi pusės kalba atvirai ir laiku pasako nepatogius dalykus (ne po to, kai mašina jau stovi prie durų).

Kokios biuro kraustymo paslaugos dažniausiai reikalingos Lietuvos įmonėms?

Dažniausiai reikia baldų išmontavimo, darbo stalų perkėlimo, kėdžių apsaugos plėvele arba dėžėmis ir dokumentų archyvų tvarkymo pagal skyrius. Dar labai dažnai keliauja kompiuteriai, monitoriai, telefonai, serverių spintos ir smulkūs aksesuarai iš sandėliukų – tie patys daiktai, kuriuos visi vadina „niekais“, o po to jų būna dvidešimt palečių. Jei biuras keliasi iš Vilniaus ar Kauno į Miuncheną ar Frankfurtą prie Maino, reikia galvoti ne tik apie transportą Lietuva–Vokietija maršrutu, bet ir apie leidimus sustoti centre bei iškrovimo langus pastatuose su griežtomis taisyklėmis (kartais labai griežtomis). Geros kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu pradeda ne nuo sunkvežimio raktelio pasukimo, o nuo klausimų apie kasdienę darbo eigą.

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo paprasto namų kraustymo į Vokietiją?

Skiriasi tuo, kad biure beveik niekas nėra paprasta – net popieriaus lapai turi numerius ir žmones ant nugaros pečių jau dabar spaudžia terminai. Namuose galima kažką palikti virtuvėje ir grįžti kitą dieną; biure taip negalima daryti labai ilgai dėl nuomos mokesčių už senas patalpas Vilniuje ir naujas patalpas Hamburge ar Kelne. Be to, biuro daiktai dažnai yra nuomojami arba priklauso IT tiekėjui – pavyzdžiui, serveriai ar konferencijų sistemos – todėl negalima jų tiesiog „įmesti į dėžę“ kaip žieminių batų rūsyje (nors kartais atrodo panašiai). Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu turi apimti atsakomybės matricą: kas tikrina inventorių ir kas parašo ant dėžės „finansai“.

Ar galima pervežti biurą į Vokietiją per vieną dieną?

Įmanoma mažam biurui – tarkim penkiolikai darbo vietų iš Klaipėdos iki Berlyno centro – bet tik tada kai viskas supakuota iš anksto ir dokumentai sutvarkyti prieš dieną (arba bent jau taip atrodo). Dideliems biurams viena diena dažniausiai būna graži frazė pardavimų pokalbyje (ir kliento lūkesčiuose), bet realybėje reikia dviejų–trijų dienų darbo su išmontavimu pirmame objekte ir montavimu antrame objekte Frankfurto prie Maino regione arba Diuseldorfe (nors kartais labai norisi tikėtis stebuklo). Svarbu neuždėti visko ant vienos komandos pečių vien dėl datos kalendoriuje; geriau turėti rezervinę brigadą nei paaiškinti generaliniam direktoriui kodėl jo stalas liko Kaune (bloga situacija būna labai tyli). Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu dažnai dirba ne greičiau dėl mašinų skaičiaus o dėl planavimo kokybės (pataisymas: ne tik dėl mašinų).

Kokius baldus reikia specialiai ruošti tarptautiniam biuro perkėlimui?

Specialaus ruošimo reikia stikliniams stalams konferencijų salėse nes jie lengvai braižosi bei skilinėja net nuo smulkios vibracijos ilgoje kelionėje iki Leipcigo ar Štutgarto (nors atrodo tvirti kaip banko seifas). Reikia saugoti reguliuojamas darbo kėdes nes jų mechanizmai nemyli spaudimo bei netvarkingai sukrautų dėžių viršuje kur kažkas padėjo sunkiausią archyvą „tik trumpam“. Dideli posėdžių stalai dažnai išmontuojami dalimis o visos detalės turi būti sunumeruotos kitaip Miunchene prasideda galvos skausmas kur priklauso koja numeris keturiolika ir kodėl jos niekas neranda tarp dešimties kitų kojelių (reali istorija buvo blogesnė nei čia). Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu turėtų numatyti ne tik jėgą bet etiketes lipnią plėvelę bei žmonių kurie supranta kad stalas yra sistema o ne plokštė medžio (ar ko ten dabar tie stiklai).

Ar dokumentų archyvus galima vežti kartu su baldais?

Galima bet aš labai nenoriu kad jie būtų vežami tiesiog kartu kaip papildoma našta šalia fotelių nes popierius turi savo logiką savo terminus ir kartais savo teisinę vertę kurios negalima pamiršti važiuojant iš Vilniaus į Hamburgą (čia jau nebe juokai). Dokumentus reikėtų suskirstyti pagal skyrius pagal konfidencialumą bei pagal tai ar jie bus reikalingi pirmomis dienomis naujame ofise Frankfurte prie Maino ar Diuseldorfe (daugelis pamiršta šį paprastą klausimą kol popieriai guli užraktoje). Jei archyvas didelis geriau naudoti tvirtas arklines dėžes su numeracija o ne minkštus maišus kurie gražūs tik sandelyje kol nepradeda plyšti posūkyje ties Lenkijos siena (nepatogiai sakyti bet taip būna bloguose projektuose). Kraustymosi į Vokietiją paslaugos biurams su pilnu aptarnavimu turėtų turėti tvarkingą inventoriaus sistemą nes dokumentai nėra daiktai kuriuos galima pamesti sakydami jog visada atsiras kopija nes ne visada atsiranda ypač kai kalbama apie buhalteriją ar darbuotojų bylas (čia klaidelė gramatinėj vietoj atsiranda turėtų būti atsiranda jau turėjau bet praleidau greit rašydamas).

Kokia informacija būtina prieš parenkant biuro perkėlimo planą į Vokietiją?

Būtina žinoti tikslius adresus abiejuose galuose nes „netoli centro“ Berlyne gali reikšti trisdešimt minučių papildomo laiko dėl zonos taisyklių bei leidimų sunkvežimiui mieste kuris atrodo mažas žemėlapyje o realybėje yra galvos skausmas vairuotojui ryte penktadienį prieš darbadienio pradžią Hamburga arba Kelne taip pat ta pati istorija tik kitu ritmu muzika garsesnė kartais mažiau vietos parkuoti šalia durų labiau nervina administratorius kuris nori popieriaus kopijos dar prieš atvažiuojant komandai iš Lietuvos gerai būtų žinoti kiek aukštų liftas veikia kokio pločio durys kiek daiktų lieka senajame ofise kas turi raktus kas leidžia sustoti kieme kas atsakingas už IT patikrinimą po iškrovimo nes kai kas nors neveikia pirmadienį visi prisimena logistikos kompaniją nors ji galėjo atlikti savo darbą puikiai tiesiog kabelis buvo senas kaip manyčiau mano pirmasis maršruto sąsiuvinis devynioliktųjų pradžioje gerai gal ne taip senas bet vaizdas toks pats nuobodus

DUK apie kraustymosi į Vokietiją paslaugas biurams su pilnu aptarnavimu

Pasirengimas prieš tarptautinį biuro perkėlimą

Kiek laiko prieš kraustymąsi reikia pradėti planuoti biurui į Vokietiją?

Mažiems biurams dažnai užtenka trijų–keturių savaičių jei daiktų nėra labai daug o IT infrastruktūra paprasta tarkim keletas stalų monitoriai dokumentai ir keli spausdintuvai važiuoja iš Šiaulių ar Panevėžio iki Leipcigo tačiau didesniems projektams geriau turėti šešias–aštuonias savaites nes reikia suderinti leidimus pastatuose nuomos perdavimo datas darbuotojų grafiką serverių stabdymą bei naujo plano žymes Frankfurto prie Maino verslo centre arba Hamburgo uosto zonoje kur eismas kartais primena šachmatų partiją be karaliaus geriausia pradėti anksti bent jau nuo sąrašo kas ką palieka senajame ofise nes vėliau atsiranda tų „a dar reikia vežti tą spintą“ kurie sugadina viską gražu tik tada kai visi žino datas o ne kai kas nors rašo žinutę naktį prieš vykimą

Kodėl svarbu atlikti objekto apžiūrą prieš siūlant kainą biurui perkelti?

Objekto apžiūra parodo ką nuotraukose niekada nepamatysi pavyzdžiui siauras laiptinės posūkis Kaune senajame ofise arba Berlyne naujame pastate draudimas sustoti prie įvažiavimo po devynioliktos valandos kai vairuotojas jau planavo iškrauti viską ramiai be policijos tono už nugaros kartais klientas sako kad baldai seni tad bus lengva o realybėje ten stovi solidūs mediniai stalai kurie reikalauja keturių vyrów vietoj dviejų taip pat svarbu pamatyti kiek dėžių tilps kiek kartoniukų dar teks pirkti ar liftas iš viso veikia šią savaitę nes jei neveikia tada tarptautinis biuro perkėlimas virsta rankiniu maratonu aukštyn žemyn o tai kainuoja daugiau nei graži sąmata pradžioje

Ar galima pateikti tikslią sąmatĄ be vizito objekte Lietuvoje arba internetu per vaizdo skambutį?

Galima pateikti orientacinę sąmatĄ bet aš nenoriu vadinti jos geležine jei nemačiau objekto gyvai ypač kai kalbama apie biurĄ kurio detalės atrodo paprastos kol nepradedi klausinėti apie seifĄ serverių spintĄ senĄ fotelį konferencijoms skirtĄ stalĄ glaudintĄ virtuvės zonĄ kurioje stovi daiktai visom šeimonom skirti tikrai vaizdo skambutis padeda ypač jeigu klientas ramiai parodo kiekvienĄ kambarĮ sandėlĮ koridoriÁ bei aukštÁ tačiau jis neatstoja akies kuri mato grindis duris kampus liftÁ bei tas vietas kur sunkvežimis negali privažiuoti kaip norėtųsi Hamburge Kelne ar Miunchene todėl geriausia kombinacija vaizdo apžiūra plius papildomi klausimai plius rezervÁ kainoje jeigu informacija neišsami kitaip vėliau visi pykstasi o pykstis logistikoje retai padeda

Kas nutinka jeigu klientas pakeičia sąrašĄ likus dviem dienom iki kraustymo į VokietijĄ?

Tada prasideda tas nemalonus pokalbis kurį visi nori apeiti bet niekas nenori būti tas kuris paaiškina jog sąrašo keitimas likus dviem dienom gali kainuoti papildomĄ laikĄ darbuotojus medžiagas kartais kitĄ transporto priemonę arba net nukelti datĄ jeigu furgonas jau suplanuotas kitam maršrutui tarp Lietuvos Lenkijos bei Vokietijos ypač jeigu papildomas daiktas yra didelis stalas konferencijoms skirta sistema ar dokumentŲ archyvas kuriam reikia atskirŲ dėžių blogiausia kai sakoma jog tai tik kelios dėžės o jos sveria tiek kad du vyrai tyliai persižiūri tada gera praktika fiksuoti pakeitimus raštu nes vėliau visi pamiršta ką pažadėjo telefonu ypač penktadienĮ vakare kai ore jau jaučiasi savaitgalio kvapas

Pakavimas žymėjimas ir inventoriaus kontrolė biurui perkelti

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius monitorius bei smulkiĄ IT technikĄ?

Kompiuterius monitorius klaviatūras peles dok stotis bei laidus reikėtų pakinti atskirai pažymint kabelius lipdukais nes kitaip naujame biure Miunchene Frankfurte prie Maino ar Diuseldorfe kas nors praleidžia pusdienĮ bandydamas sujungti monitorių kuris neturi tinkamo laido nors laidas guli kitoje dėžėje pažymėtoje HR vietoj IT smulkmena didelę problemĄ daranti gerai naudoti originalias dėžes jeigu jos išsaugotos tačiau dažniausiai tenka naudoti specialias IT dėžes antistatines medžiagas bei etiketes kurios neplyšta pakeliui per LenkijĄ kai temperatūra keičiasi ryte šalta po pietŲ šilta vakare vėl šalta jeigu serverių spinta keliauja kartu tada ją reikia stabdyti testuoti transportuoti vertikaliai arba kaip rekomenduoja gamintojas nes čia ne kavinės krėslo klausimas

Ar verta numeriUOTI kiekvienĄ dėžę prieš kraustymosi dieną?

Taip verta labai verta net jeigu kam nors atrodo kad tai biurokratija kuri sugeria laikĄ numeracija yra paprasčiausias būdas rasti finansŲ dokumentus archyvinius aplankalus kavos aparatŲ filtrus rezervinius monitorius bei tas vienintelę dėžę kuri reikalinga pirmadienio rytĄ naujame Berlyno ofise kiekvienoje dėžėje turėtų būti numeris skyriaus pavadinimas trumpas turinys bei nurodymas kur ją statyti pavyzdžiui sandelis A arba buhalterija lentyna dešinėj pusėj jeigu numeracijos nėra žmonės bado dėžių kalnus kaip miškĄ rudenĮ o tada prasideda frazės mes čia dirbam jau trečią valandĄ kodėl nerandate tos vienos dėžės atsakymas paprastas ji buvo pažymeta flomasteriu ant lipnio popieriaus kuris nukrito ties Poznanės apylankomis

Kodėl inventoriume turi būti nurodytas baldŲ būklės aprašymas prieš kelionę?

Būklės aprašymas nėra nepatikėjimas vairuotojams ar pakavimo komandai tai normalus draudiminis bei organizacinis dalykas ypač kai vežiama tarptautiniu maršrutu Lietuva–Lenkija–Vokietija per šimtus kilometrŲ jei stale jau buvo Įbrěžimų prieš kraustymasi tai tai turi būti užfiksuota kitaip naujame Hamburgo ofise visi matys tą brěžimĄ ir sakys jog jis atsirado kelionėje blogiausia kai senieji baldai atrodo gražiai kol juos pradeda judinti tada paaiškėja kad stalviršiai lankstosi kojelės girgždėja lentynos neturi galinio laikiklio todėl inventoriume reikia rašyti trumpai bet aiškiai brěžimas kampelyje trūksta rankenos durelės nusidėvėjimas ant nugarėlės taip vengiamA daugelio ginčŲ kurie sugadina gerÀ projektÀ

Kokia pakavimo medžiaga geriausia vežant didelius biuro baldus per tarptautinĮ maršrutÀ?

Dideliems baldams geriausia naudoti storÀ gobtuvine plěvelę kartoninius kampus medines paletes jei baldas sunkus susitraukiančiÀ plěvelę lipnią juostÀ kuri nebijo temperatūros pokyčiŲ bei etiketes kurios nepalieka kliju kaip ant seno lako paviršiaus ko gero nenorite po iškrovimo Frankfurte prie Maino matyti lipnumo ant konferencijŲ stalo briaunos taip pat verta naudoti audinio gobtuvus brangiems foteliams nes paprasta plěvelé gali subraiždyti odÀ arba audinį jei judinama per greitai blogoje šviesoje sandelyje čia nėra vietos taupyt centui ant medžiagos kuri saugo daiktÀ vertingÀ keliasdešimt tūkstančiŲ eurŲ kartais klientui atrodo brangu kol nepamatome nuotraukŲ po blogo bandymo taupyti tada pokalbis tampa kitoks

Transportavimo organizavimas Lietuva–Vokietija maršrutu

Kokios transporto priemonės naudojamos perkraunant mažÀ vidutinį arba didelį biurÀ?

Mažam biurui dažniausiai užtenka furgono iki trijų penkiŲ tonŲ jeigu daiktŲ nėra daug kelias trumpesnis pavyzdžiui Klaipeda–Berlynas arba Kaunas–Leipcigas vidutiniam biurui reikalingA didesnA furgonA su liftu arba nedidelis sunkvežimis nes čia jau atsiranda stalAi kédés dokumentAi virtuvés zona vitrina kavos aparatas dideliam biurui dažniausiai planuojamas sunkvežimis su pakaba liftu dviem ekipomis bei atsarginiu transportu daliniam kroviniui jeigu kažkas nepakimba grafikelyje svarbu ne tik talpa bet aukštis plotis svorio pasiskirstymas liftelio keliamoji galia bei miesto ribojimai Hamburge Kelne Miunchene kur sunkvežimiui centre negalima elgtis kaip kaime po derliaus nuémimo važiuojant tiesiai prie durŲ

Ar reikia specialiŲ leidimŲ važiuojant iš Lietuvos į VokietijÀ su biuro krautiniu?

Dažniausiai tarptautinis komercinis pervežimas vykdomas pagal CMR dokumentacijÀ T carneta nereikia vidaus ES maršrutuose nebent krovinys specifinis o bendriems biuro daiktams jis nereikalingas tačiau miesto centruose gali reikėti atsiţvelgti Į sunkvežimiŲ įvažiavimo apribojimus aplinkosaugines zonas parkavimo draudimus pastatŲ iškrovimo langus todėl logistas turi patikrinti adresÀ Berlyne Hamburge Frankfurte prie Maino Diuseldorfe ar Štutgarte prieš siunčiant ekipÀ kitaip vairuotojas gali stoveti keliasdešimt metrŲ nuo durŲ ir aiškintis kodėl negali privaţiuoti artiAu blogiausiu atveju tenka organizuoti mažesnĮ transportà persikrauti sandélyje arba laukti nakties kada kainuoja daugiau nei grazi eilutë sutartyje jog maršrutas suplanuotas optimaliai

Kodël svarbu derinti iškrovimo laikà su pastato administracija Vokietijoje?