Kraustymo paslaugos biurams visapusiškai į Vokietiją: vadovas be „vandens“

Taigi, nusprendėte keltis. Biuras į Vokietiją – didelis žingsnis, o ne tik keletas dėžių ir kompiuterių. Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu pasakyti viena: niekas niekada nesiseka taip, kaip piešiamoje vizijoje. Viskas prasideda nuo planavimo, baigiant rūpesčiais dėl to, ar vokiečių muitininkai bus humoringi šį kartą. Profesionalios kraustymo paslaugos biurams visapusiškai į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir milžiniška nervų žaidimas. Jei norite išvengti tų situacijų, kai sunkvežimis stovi prie Vokietijos sienos, o jūsų dokumentai „kažkur dingę“, verti skaityti toliau. Čia kalbėsime kaip yra iš tikrųjų, be reklamos brošiūrų.

Dokumentų chaosas ir planavimas

Kiek laiko iš tiesų reikia planuoti tokį kraustymą?

Geriausia pradėti mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius biurus, tai dar anksčiau. Žmonėms visada atrodo, kad „kąką“ galima nuvežti per savaitgalį, tačiau tarptautiniai pervežimai taip neveikia. Reikia rezervuoti mašiną, parengti inventoriaus sąrašus, kurie turi atitikti realybę, o ne Jūsų fantaziją. Vėluojant, kainos šokteli kaip vėjo malūnai, o galimybių rinktis mažėja. Neskubėkite – laikas yra pinigai, o čia dar ir nervai.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Būtinas yra pakavimo sąrašas (packing list), kuris turi būti tikslus. Jei ten parašysite „baldai“, vokiečiai gali pradėti klausinėti, kas tiksliai ten yra. Taip pat reikia CMR konosamentą, kurį duoda vairuotojas, ir power of attorney dokumentą, jei pervežimą organizuoja trečia šalis. Be šių popierių sieną gali praeiti sunkiau. Ir svarbiausia – visi dokumentai turi būti arba lietuviškai su vertimu, arba angliškai/vokiškai. Vokiškai labiau padeda, jei tenka kalbėti su griežtais pareigūnais.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už įrangą?

Jei įmonė veikia legaliai ir daiktai yra įmonės nuosavybė, naudojami verslui, dažniausiai tai yra TFS formos tvarka – t. y. laikinas importas be mokesčių. Tačiau reikia įsitikinti, ar Jūsų atvejis yra „transfer of own goods“. Jei siunčiate daiktus, kurie jau nenaudojami ar yra supakuoti kaip parduodami prekės, gali būti taikomi muitai. Viskas priklauso nuo to, kaip pateiksite informaciją. Aš nėra muitininkas, tačiau matau, kad dažnai problema būna ne mokesčiuose, o blogai užpildytuose laukeliuose.

Kas dėl jautrios technikos – serverių ir duomenų?

Serverius negali tiesiog įmesti į dėžę ir numesti į sunkvežimį. Jie turi būti specialiai užfiksuoti, o geriausia – vežami specialiu transportu. Duomenų saugumas – ne mūsų srity, bet fizinis saugumas taip. Kartais klientai sako, kad viskas uždėta ant „antivibracinio“ kilimiko, bet man atrodo, tai tiesiog paprastas kilimas. Geriau pasirūpinkite dėžėmis su putomis. Jei serveris nukris, nebus svarbu, koks geras vairuotojas vairavo.

Ar galima įtraukti ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai vienas populiariausių klausimų. Taip, galima, bet turi būti aiškiai atskirta. Negalima maišyti biuro kompiuterių su darbuotojo keptuve ir paltu. Asmeniniai daiktai turi būti pažymėti kaip „efektyvus“ arba asmeninis turtas. Jei bus įtarimo, kad tai prekės pardavimui, gali būti problema. Vokiškai tai vadinasi „Umzugsgut“ – tai daiktai, kurie buvo naudojami mažiausiai 6 mėnesius. Naujus daiktus sunkiau įvežti be mokesčių.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir „nemalonumai“

Nuo ko tiksliai priklauso galutinė kaina?

Priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo, svorio ir, labai svarbu, prieigos prie objekto. Kraustymo paslaugos biurams visapusiškai į Vokietiją neįvardina kainos vienam kvadratiniam metrui. Jei reikia nešti daiktus penktu aukšte be lifto arba naudoti specialią techniką, kainos šuoluoja aukštyn. Taip pat įtakos turi sezonas – vasarą viskas brangiau. Dar verta prisiminti, kiek kuro kainuoja Vokietijoje palyginti su Lietuva, tai taip pat įeina į sąskaitą (nors dažnai fiksuota).

Ar atvykstate į objektą paskaičiuoti nemokamai?

Įprastai taip, jei objektas yra progreso ribose. Jei reikia važiuoti į kažkokį kaimelį be galo Vokietijoje tik tam, kad pasakyti „nuo 1000 eurų“, tai gali būti mokestis už išvyką. Dideliems projektams vizitas privalomas, kitaip mes ir Jūsų rizikuojame. Vieną kartą klientas pasakė, kad daiktų „nedaug“, o atvykus pasirodė trys pilni sandėliai. Be vizito tokio kraustymo neįmanoma suplanuoti realiai.

Kas yra „minimum charge“ ir kodėl jis taip skauda?

Tai minimali kaina už užsakymą. Pavyzdžiui, jei mašina išvyksta iš Vilniaus į Berlyną, ji negali vežti tik vienos kėdės ir uždirbti 50 eurų. Yra kuro, vairuotojo laiko, amortizacijos. Minimali kaina dažnai būna apie 500-800 eurų, priklausomai nuo maršruto. Mažiems biurams tai gali atrodyti brangu, bet tokia logistika. Vieną kartą teko vežti tik vieną didelį seifą – kaina buvo ta pati, kaip ir dėl pusės sunkvežimio.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Patikimumui siekiant – paslėptų mokesčių nebūtų turi būti, tačiau yra „papildomų“. Pavyzdžiui, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei valandą, nes Jūsų darbuotojai vėluoja su raktais, tai laukimo mokestis. Arba jei reikia išmontuoti sudėtingus minkštus baldus. Viskas turi būti aptarta anksčiau. Blogos firmos parašo „nuo...“ o paskui priduoda sąskaitą už pakavimo juostą, kurią naudojo 100 metrų.

Ką daryti, jei biuras turi daug šiukšlių ar senų baldų?

Tai reali problema. Į Vokietiją neįmanoma vežti šiukšlių – ten griežtos taisyklės, kas ir ką gali atvežti į šalį. Senus baldus reikia išvežti į perdirbimą Lietuvoje prieš išvykstant. Mums teko atvežti kliento senus stalus, nes jis „nepaspėjo“ jų išmesti, ir vėliau teko juos vežti atgal ir mesti čia. Dviguba darbas ir dviguba kaina. Neatsižvelkite į tai savo žalai.

Vokietijos realijos: parkavimas, draudimas ir „nepatogūs“ dalykai

Kaip su parkavimu miestuose, pvz., Berlyne ar Miunchene?

Tai košmaras. Vokietijoje sunkvežimis negali tiesiog stovėti ant kelio, jei nėra specialaus leidimo. Reikia iš anksto kreiptis į miesto savivaldybę (Straßenverkehrsamt) gauti „Haltegenehmigung“ – leidimą stovėjimui. Tai trunka kelias savaites ir kainuoja pinigus. Jei bandysite stovėti be leidimo, greitai atvažiuos policija ir paskambins stiebo autovežiui. Tada Jūsų biuro baldų kelionė baigsis ant gatvės. Kraustymo paslaugos biurams visapusiškai į Vokietiją įtraukia ir šį dokumentų valymą, tik jei klientas apie tai neprimena vėlai.

Ar Jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma moka pagrindinius žodžius, kad susitvarkytų su pareigūnais arba suprastų instrukcijas. Tačiau aš negarantuosiu, kad jie galės aptarti filosofiją ar sudėtingas techninės specifikacijas su Jūsų IT vadovu. Užsienio kalbos žinojimas – dalykas svarbus, bet dažniausiai užtenka angliškai arba rankų kalbos. (Kartais turiu abejonių dėl kai kurių vairuotojų gramatikos, bet kalbos supratimas yra geriau nei nieko).

Ką daryti, jei kelyje įvyksta avarija ar daiktai suyra?

Dėl to yra draudimas. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai keli šimtai tūkstančių eurų). Bet svarbu: jei Jūs pats supakote daiktus blogai, draudimas negali mokėti. Jei supako mūsų komanda – mes atsakome. Vieną kartą mums vairuotojas pramušė vartus Lenkijoje – tai buvo baisu, bet viską išmokėjo draudimas. Svarbu viską užfiksuoti vaizdo arba foto įrankiu, kai įkeliame.

Ar galima vežti biurą penktadienį ir iškrauti šeštadienį?

Teoriškai galima, tačiau Vokietijoje yra naktinio poilsio ir poilsio dienų apribojimai sunkvežimiams. Šeštadieniais ir sekmadieniais negalima važiuoti tam tikrais maršrutais ir negalima dirbti (išskyrus išimtis su papildoma apmokestinimu). Jei reikia iškrauti šeštadienį, reikia specialaus leidimo „Ausnahmegenehmigung“. Be jo, rizikuojate gauti didelę baudą. Dažniausiai stengiamės planuoti atvykimą į naują biurą darbo dieną.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti į tam tikrus rajonus?

Kai kurie seni miestų centrai (pvz., old town) yra tiesiog neįveikiami sunkvežimiui. Gatvės per siauros, žemės paviršius apsileidęs, arba yra aukščio apribojimai. Tada reikia naudoti mažesnes transporto priemones („trucks“ iki 3.5 tonos) arba net pervežti daiktus rankomis per tam tikrą atstumą. Tai užtrunka ilgiau ir kainuoja brangiau. Niekas nenori įstrigti su 18 tonų sunkvežimiu užnugaryje, kur nėra kur pasisukti.

Pakavimas, įranga ir smulkmenos, kurios erzina

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš išvykstant?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spinteles ištuštinti, vitrinas nuimti. Jei paliksite sudėtingą spintelę su durelėmis, ji gali nulūžti vibracijos metu. Mūsų komanda tai gali padaryti, bet reikia apie tai pranešti. Kartais klientai mano, kad spintelė „užlips“ į sunkvežimį pilna, bet fizikos dėsniai tokie pat, kaip ir čia – sunku nešti, kai krenta.

Kuo skiriasi biuro pakavimas nuo buitinio?

Biure daugiau elektronikos, popieriaus ir smulkių detalių. Reikia daugiau dėžių, vienodos dydžio, kad lengviau būtų statyti vieną ant kitos. Taip pat naudojame specialius dėklus kompiuteriams („computer cases“). Buitiniame kraustyme daugiau šiukšlių ir maišytų daiktų. Biure viskas turi būti etiketėta, kad vėliau Miunchene ar Hamburge neieškotum spintos su dokumentais tarp kavos virimo aparato dalių.

Ar pateikiate dėžes ir pakavimo medžiagą?

Taip, tai įeina į paslaugų paketą. Atvežame standartines dėžes, antspaudus, burbuliukų plėvelę. Jei reikia ypatingai daug ar specialių dėžių (pavyzdžiui, vaizduokliams), tai aptariama atskirai. Nerekomenduoju naudoti parduotuvės dėžių, jos neturi pakankamo stiprumo laikyti knygoms ar dokumentams. Matęs buvau, kai tokios dėžės tiesiog susprogo vienoje krūvoje.

Kas dėl „smulkiųjų“ daiktų – puodų, augalų, kanceliarijos?

Kanceliarija tiesiog supakuojama į dėžes. Augalus į Vokietiją vežti galima, bet reikia tikrinti, ar jie ne saugomos rūšys (nors dažniausiai biuro augalai tai paprasti fikusai). Puodų – jei jie švarūs, nėra problemų. Jei maisto likučiai – išmeskite čia. Buvo atvejis, kai klientas norėjo vežti pilną šaldytuvą, nes „maistas brangus“. Mums teikia nusižiūrėti, nes tai higienos klausimas ir kvapo.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinių sunkvežimis?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą. Galiu siųsti nuorodą arba tiesiog parašyti pranešimą „vairuotojas yra ties Magdeburgu“. Tačiau neįsivaizduokite, kad aš galiu skambinti vairuotojui kas valandą – jis vairuoja. Geriausia susitarti dėl pranešimo taisyklių iš anksto. Sąsajos su Vokietija dažnai būna blogos, todėl atnaujinimas gali vėluoti.

Išvados ir patarimai iš kiemo

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paprastas dalykas. Tai reikalauja kantrybės, detalaus planavimo ir sąžiningo pokalbio su pervežėju. Kraustymo paslaugos biurams visapusiškai į Vokietiją gali būti sklandžios, jei neskubate ir nesigaunate pigiausių pasiūlymų iš nepatikimų šaltinių. Rūpinkitės dokumentais, leidimais stovėjimui ir tikėkitės nedidelių nesklandumų – taip būna visada. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, jūsų verslis ten užsibus geriau nei čia. O jei reikės pagalbos – žinote, kur rasti.