Kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai: kas tikrai laukia jūsų užkulisiuose

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kai sukiu galvą, kiek biurų išvažiavo į Vokietiją, net suskaičiuoti sunku. Žmonės visada galvoja, tai yra tiesiog dėžių kraustymas į vilkiką ir važiuojam, bet realybė yra daug kampingesnė. Ypač kai kalbame apie kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai, nes vokiečiai, nors ir disciplinuoti, mėgsta savo procedūras, o mūsiškiai dažnai viską palieka paskutinę valandą. Esu matęs viską – nuo tobulai suplanuotų operacijų iki to, kai vairuotojas laukia lenktyniaujant su laiku, o klientas dar ieško pasirašyto sutartimo. Čia ne tiesiog logistika, čia nervų valdymas.

Dokumentai ir vokiškas štansas

Ar tikrai reikalinga eksporto deklaracija, jei tai tik perkėlimas į kitą šalį?

Žiūrėk, dauguma man įsivaizduoja, kad jei reikmės tau pačiam, tai jokios deklaracijos nereikia. Vokietijoje tai neveikia taip. Negalima tiesiog taip užvežti 20 kompiuterių ir sakyti, kad tai asmeniniai daiktai, jei įmonės duomenys rodo kitaip. Be gero susitarimo su muitinės atstovu gali laukti nemalonumų, ir tada tas greitas kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai virsta siaubu. Geriau viską užpildyti iš anksto, nei gaišti valandas pasienyje.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių įrengimų techninių pasų ar instrukcijų?

Būna taip, kad instrukcijos pradingsta dar prieš dešimtmetį, o baldus surinko vietinis meistras be jokios schemos. Vokietijoje techninės priežiūros kompanijos gali būti labai griežtos dėl to. Nebūtinai reikia ieškoti originalo, bet bent jau trūkstamus detales reikia aprašyti ir nufotografuoti. Vieną kartą mums teko vežti serverius, be kurių jokios dokumentacijos nebuvo, ir tik geras "draugas" pasienio poste padėjo išsisukti be baudos.

Kiek laiko užtrunka visų permitų gavimas miesto centre, pvz., Miunchene?

Miuncheno valdžia... o jei, čia yra pilnas chaosas. Nesakysiu tiksliai, bet užtrunka ilgiau nei Vilniuje. Reikia prašyti leidimo bent savaitę iki, o ir tada gali atėti atsakymas, kad vietoje kurį norėjėte, statomas dviračių takas. Visada turi turėti planą B, kur parkuoti sunkvežimį, jei vietos nėra. Kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai tokiu atveju reiškia greitai surasti alternatyvą, o ne liūdėti prie uždarų vartų.

Ar verta pasamdyti tarpininką dėl dokumentų ar daryti patys?

Jei turite patyrusią buhalterę, kuri moka vokiškus terminus, darykite patys. Jei ne – pasamdykite. Aš kartą matau situaciją, kai klientas pats bandė kurti sandėrio sutartį su „Google Translate“ pagalba, ir ten gavosi kažkas tokio, kad mūsų vairuotojas vos nebuvo suimtas už nelegalią prekybą. Geriau sumokėti specialistui ir miegoti ramiai.

Kas nutinka su duomenų saugumo reikalavimais (GDPR) pervežiant metus?

Tai yra svarbu. Jums ne tik reikia vežti dėžes, bet ir užtikrinti, kad jų pervežimo metu niekas nepasisavintų duomenų. Mes visada siūlome sutikimų apie duomenų apsaugą rinkinį, bet klientai dažnai tą ignoruoja. Vokietijoje GDPR yra religija, o ne įstatymas, taigi jei dings vienas standžus diskas, problemų bus daugiau nei neišvežus biuro. Svarbu, kad transportas būtų užrakintas ir sekamas.

Ar galima tą patį vilkiką naudoti ir atgal sugrįžtant su šiukšlėmis?

Ne, taip negali daryti be papildomo leidimo, ypač jei tą šiukšlių kategorija yra pavojinga ar elektroninė atlieka. Vokietijos griežtumo dėl atliekų (Müll) tik nepylos. Turėjome atvejį, kai vairuotojas bandė pasiimti senas biuro lazdas važiuodam atgal, ir jį sulaikė vietinė policija. Teko mokėti baudą ir viską iškrauti. Geriau tuščia grįžti.

Kokios rizikos, jei įmonės registracijos duomenys sutartime neatitinka realių?

Tai tiesiog pražūtinga. Jei sutartyje parašyta „UAB Vėjas“, o sienose kabo „UAB Audra“, muitinės pareigūnai sustabdys viską. Jie tikrina kiekvieną detalę, o kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai tampa neįmanomas, kai turi aiškintis, kodėl dokumentai skiriasi. Visada tikrinkite duomenis prieš pasirašant ant kurio nors popieriaus.

Baldai, technika ir pakavimas

Kaip elgtis su didele konferencijos stalu, kuris neina per duris?

Turime pjūklus. Vžiau įkelti, o paskui surinkti vėl vietoj. Ne visada tai įmanoma padaryti be žalos, bet gerą meistrą tai nebedominys estetika, jis tiesiog padarys, kad praeitų. Vieną kartą teko išmontuoti visą stiklinę sieną, kad praleisti vieną milijoninius (vertės) regalą. Vokietijos klientai buvo šokiruoti, kad darome tokius dalykus, bet rezultatas svarbiau.

Ar reikia išmontuoti visus kompiuterius ar galima juos vežti surinktus?

Gali vežti surinktus, tik rizikuoji, kad monitorius nukris, ir tuomet viskas. Monitorių stovai dažnai būna labai trapūs. Rekomenduoju išmontuoti bent stovus ir pačius ekranus uždėti į specialiuas dėžes. Ypač jei kelias vingiuotas – vokiškų kelių kokybė gerokai geresnė už mūsų, bet bet kas gali nutikti stabdant.

Kaip vežti serverius, jei nėra originalių dėžių?

Reikia juos uždėti ant putų (pripučiamų) arba užimti specialiai tam skirtas krepšys. Negerai kai juos krepšioja į paprastas dėžes su putplasčiu, nes jis gali sutepti ventiliatorių. Esu matęs, kaip atėjo serveris, padengtas putplasčio dulkiemis, ir IT vadybininkas beveu išsigando. Turime būti atsargūs su šia brangia technika.

Kokios pakavimo medžiagos geriausios tinka biuro knygoms?

Knygos yra sunkios. Nenaudokite didelių dėžių, nes jas neįmanoma pakelti. Geriau mažesnės, stiprios dėžės, kurių dugnas neišlepš. Knygos turi būti padėtos statmenai, kad neišsitemptų viršus. Kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai dažnai žlugsta dėl to, kd darbuotojai susižaloja nugaras nešiodamos per daug sunkias dėžes su knygomis.

Ar galima paklausti savo darbuotojų padėti su pakavimu?

Galima, bet tik jei jie žino, ką daro. Dažnai jie užpildo dėžę tiek, kad ji plyšta. Ir kas svarbiau – draudimas nebeveikia, jei pakavimą daro ne mūsų komanda. Jei dėžė suirus ir sudužtų brangus servas, neatsakysime. Geriau mokėti už mūsų pakavimo paslaugas ir būti ramiesniems.

Kaip saugiai vežti biuro augalus toli?

Tai ne visuomet įmanoma peržiemoti, o ypač jei žiema. Reikia juos gerai įvynioti, kad nenusiltų, bet ir neuždusintų. Vokietijos klientai labai mėgsta savo "Zamioculcas" augalus, bet kartais tiesiog reikia pasakyti, kad juos geriau palikti čia ir nupirkti naujus. Neverta rizikuoti visa mašina dėl vieno palmo, kuris gali užšalti.

Ar įeina į kainą baldų surinkimas galinėje vietoje?

Įprastai įeina, bet tik tas, kas išmontuotas čia. Jei ten reikia kažką daryti iš nulio, tada tai papildomas darbas. Vieną kartą Minske teko surinkti biurą be jokios instrukcijos, tai užtruko dvi dienas vietoj dviejų valandų. Geriau iš anksto susitarti dėl to, kas ir kiek kainuoja surinkti, kad nektų siuntinėti papildomų sąskaitų vėliau.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (sąsajos, laidai)?

Viskas turi būti surūšiuota ir užrašyta. Negali tiesiog mesyti viską į vieną didelę dėžę "visi kažką". Tai ateityje sukels didžiulį galvos skausmą IT komandai, kurie bandys surasti tinkamą laidą prie printerio. Mes naudojame maišelius su užrašais, tai tikrai pagreitina procesą surinkimo metu.

Laikas, pinigai ir vairuotojai

Kiek realiai užtrunka kelionės į Berlyną su pilnu siuntu?

Priklausomai nuo srautų, bet paprasčiausiai tai apie 15-18 valandų važiavimo. Jei reikia operatyvaus kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai, geriau duoti vairuotojui galimybę ilsėtis bent šiek tiek arba siųsti du vairuotojus. Pavargęs vairuotojas praras daugiau laiko pasienyje arba gali tiesiog užmigti.

Ar galima sutarti, kad atvyksime naktį, kad nevežtų darbo laiko?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje naktiniai viršvalandžiai ir darbo saugumo reikalavimai griežti. Be to, reikia įsitikinti, ar naujieji biuro patalpos turi leidimą dirbti naktį, nes kaimuose gali būti triukšmo reikalavimų. Vieną kartą teko šaukti policiją, nes kaimynai skųstėsi per didelį triukšmą 3 valandą ryto.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda Vokietijos autostradoje?

Tuomet kviečiame vietinę pagalbą. Nesinaudojame savo, nes jų technika negali važiuoti toliau. Vokietijos gelbėjimo tarnybos veikia tikrai greitai, bet jos brangios (teko mokėti beveik tūkstantį eurų už paprastą tempimą). Svarbu turėti atsarginės dalys ir pasitikėjimą savo technika, kad to išvengtume.

Ar yra papildomų mokesčių už vairuotojo valgyklą ar nakvynę?

Įprastai tai įeina į diennakčius, bet jei klientas reikalauja ypatingo patogumo (pvz., viešbutis vienoje stotyje vietoj guolyje kabyje), tada toks reikalavimas turi būti apmokėtas papildomai. Vairuotojai nėra karalius, bet juos reikia gerbti, kad jie vežtų kruopščiai.

Kaip elgtis su kainų pakeitimais degalams brangtant?

Degalai kainuoja, tad ir kaina šiek tiek kyla. Mes stengiames įtraukti degalų komponentą į sutartį, bet jei jie pakyla 30%, tai turi ieškoti kompromiso. Negrįžta tokia situacija, kai įmonė bando nuspėti kainą metus į priekį, o tuomet nuostolių tenka nešti pervežėjui.

Ar galiu atidėti mokėjimą iki biuro įrengimo?

Galima susitarti, bet tik su daline avansu. Mes nevyksime be 50% įmokos, nes pervežimas kainuoja. Vokietijos rinka beveik niekada nedirba be išankstinio apmokėjimo, ypač jei čia mažos ar vidutinės įmonės (taip sakant, ne „西门子“ tipo). Pasitikėjimas turi eiti iš abiejų pusių.

Ką daryti, jei vairuotojas nėra surandamas adreso?

Tada jis skambina mums (koordinatoriams), o mes – klientui. GPS Vokietijoje veikia puikiai, bet bet kas gali nutikti – pvz., gatvė pervardinta arba uždaryta. Reikalingas tikslus adresas su kodu (Postleitzahl), o ne tiesiog „prie to didelio pastato“. Kartais naudojame vietinius taksi vairuotojus, kad nueistų parodyti kelią.

Ar reikia mokėti už vairuotojo kalbos žinias vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai ar angliškai, vokiškai – labai baziniai žodžiai. Jei jums būtinas komunikacijos su vietiniais darbuotojais vokiečių kalba, turbūt reikės siųsti mūsų vadybininką kartu. Tačiau dažniausiai vienas angliškas „Halo“ užtenka suprasti, kur reikia pastatyti vilkiką.

Specifiniai nesklandumai ir realybė

Ar galima susitvarkyti su biuro šiukšlėmis taip pat?

Galima, bet tai atskira paslauga, vadinama „išvežimas į sąvartyną“. Negali tiesiog mesti senų baldų į mūsų sunkvežimį, nes tai užslenka vietos. Geriau tai padaryti iš anksto. Vokietijoje šiukšlių išvežimas gana brangus, tad verta svarstyti, ar nusipirkti naujus baldus Vokietijoje pigiau nei nešti senius.

Kas nutinka, jei pažeidžiame kaimyno (ne kliento) turtą?

Turime civilinę atsakomybę draudimą, kuris padengia žalą. Tai yra įprasta praktika – lengvai gali pabrėžti elektros liniją arba griuvėsį ant kitų mašinos. Svarbu apie tai pranešti iš karto ir neišsigąsdami bėgti iš vietos. Vokietijos baudos už pasislėpimą nuo įvykio vietos yra milžiniškos.

Kodėl kartai vairuotojai atvyksta vėlai?

Nesakyčiau, kad mes visada vėluojame, bet kartais techniniai nesklandumai ar eismo įvykiai daro savo. Vieną kartą Lenkijoje užstrigome tiesiog dėl to, kad sunkvežimai buvo užblokuoti dėl avarijos, ir stovėjome 6 valandas. Kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai reiškia ir lankstumą iš kliento pusės suprasti, kad keliai yra neprognozuojami.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus drauge su biuro reikmenimis?

Negali (nelegalu). Muitinė gali nuspręsti, kad tai prekyba, jei matys asmeninius daiktus kartu su komercinėmis siuntomis. Turėtum tai atskirti. Kartai gauname prašymus „pamest keletą dėžių su knygomis“ – geriau to nedaryti, nes gali sukelti problemų visam ketvirčiui.

Kokios yra sankcijos už neteisingą deklaravimą?

Jos gali būti nuo paprasto įspėjimo iki krovinio koniskavimo (pavogimo). Nebūkime naivūs – vokiečai nemoka juokautis su tokiomis detalėmis. Jei tu deklaravai 10 stalų, o veži 15, jie gali nuspręsti, kad tu slapi prekybą ir mokesčius. Geriau paskaityčiu dukart ir deklaruotič teisingai.

Ką daryti, jei biure pasilikė pavojingos medžiagos (pvz., tušinukai su degiu skysčiu)?

Jei turi tokių dalykų, turi mums pranešti iš anksto. Negali tiesiog mesti dėžės su pavojingomis medžiagomis be žymėjimo. Vokietijoje yra griežtos taisyklės, vadinamos ADR, ir už jų pažeidimą gali ne tik gauti baudą, bet ir atimti vairuotojo pažymėjimą.

Ar verta naudoti sekimo sistemą realiu laiku?

Būtinai. Tai leidžia mums ir jums matyti, kur yra krovinys. Taip pat tai padeda išvengti nuskundimų, kad „jau 2 valandos niekas neatsiliepa“. Galima pamatyti, kad tiesiog stovi įrūkyje prie pasienio. Tai duoda ramybės.

Kaip elgtis su nepageidaujamais dovanomis (seni kavos aparatai)?

Jei jie nėra nurodyti sąraše, mes juos nevežiame. Neštas nereikalingų daiktų tik daro spūstis. Vieną kartą klientas bandė įkelti seną „faksą“, kuris svėrė kaip didelis akmuo ir nebeveikė. Mes atsisakėme, nes buvo sutarta vežti tik veikiančią techniką.

Išvados

Viskas su tuo kraustymasis biurui į Vokietiją operatyviai ir lanksčiai atrodo paprasta tik brošiūrose, bet realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kuriam reikalingi tikslūs žingsniai. Nuo dokumentų tvarkymo iki paties krovinio iškrovimo – kiekviename etape gali slėptis paslėpti akmenys. Svarbiausia yra nepabandyti daryti viso pagal „galva“ ir pasikliauti tiems, kas turi patirties. Jei viską suspėsite suplanuoti, skrisite lyg ant sparnų, o jei bandysite taupyti laiką dokumentuose – laukite naktinių pokalbių su pareigūnais. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, jūsų biuras Vokietijoje veiks be trikdžių.