Kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir sakysiu tiesiai – kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai, sunku apibrėžti viena sakiniu. Vieni keliai lygus, kiti kaip siaurojami vokiški kaimeliai, kur net sunkvežimis nebesuka. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik „pakrovėm-vežėm“, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Esu matęs viską: nuo sėkmingų reisų per 24 valandas iki tokių, kai vairuotojai užstrigdavo ties Miunchenu be pašto. Štai paprastas, bet nuoširdus žvilgsnis į tai, kas laukia, kai nuspręsite perkelti savo verslį į Vokietiją.

Pradžia, planavimas ir visi tie popieriai

Kada geriausia pradėti planuoti tokį reisą?

Nepabandykite tai daryti prieš pat šventes ar pietų pertrauką. Idealus laikas – mažiausiai mėnesis, o dar geriau šešios savaitės. Vokietijoje viskas tvarkingai, todėl jei ten reikia gauti leidimą stovėjimui centre (ir dažnai reikia), tai gali užeiti savaitę. Turite patikrinti, ar naujieji biurai turi liftą, ar ten tik laiptai (kaip buvo vienoje vietoje Štutgarte – siaubas). Taip, kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai, priklauso nuo to, kiek anksti pradėjite šauktis vairuotojų.

Kokius dokumentuos tikrai reikės turėti sau Rankose?

Sąrašas ilgas, bet pagrindinis yra krovinio manifestas ir inventoriaus sąrašas. Be to, jei vežate techniką, reikia serijinių numerių (nusipirkau kartą problemų dėl to). Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti net jei važiuojate iš Lietuvos, ypač jei daiktai atrodo kaip nauji. Pasirašykite sutartį su pervežėju, kurioje aiškiai būtų parašyta, kas vyksta, jei kažkas sugenda ar dingsta. Nepasitikėkite tik žodžiu.

Ar verta rūpintis dėžėmis patiems ar duoti pervežėjui?

Geriau imti iš pervežėjo, nes jis turi standartines dėžes, kurios telpa ant europaletės. Jei paimsite „Maxima“ dėžes, jos gali suirti Kelne esant drėgmei. Profesionalios dėžės stovos ant kitos, o tai sutaupo vietos sunkvežimyje. Taip pat, jei dėžės sutampa, vairuotojui lengviau krauti. Vienas klientas bandė krauti senais spaudiniais – rezultatas buvo katastrofiškas.

Kaip suskaičiuoti, kiek vietos reikės sunkvežimyje?

Tai dažniausiai klaidingai atliekamas darbas. Žmonės sako: „o, mes turime tik tris stalus“, bet pamiršta apie sekcijas, vienkates spinteles ir turginę virtuvę. Geriausia padaryti „matavimus iš akmens“ – t.y. išmatuoti kiekvieną daiktą arba pakviesti specialistą, kuris žiūri akimi ir turi patirties. Aš dažnai klystu (priduodu 10–20 proc.), bet geriau taip nei vėliau mokėti už antrą mašiną.

Pinigai, kainos ir biudžeto nuleidimas žemyn

Kodėl kainos toks skirtingos pas skirtingas firmas?

Nes vienos firmos turi savus vairuotojus, kitos – samdomus. Vienos vežia tiesiai, kitos – surenka tris klientus viename reise (kas yra blogia, jei skubate). Taip pat įeina draudimas, kuro kainos (o Vokietijoje kuras brangus) ir mokesčiai už užvažiavimą į miestus. Pigiausia pasiūlymas dažnai pasirodo brangiausias, kai sugenda sunkvežimis arba dingsta dėžė (kaip buvo vienoje firmoje, kurios nenoriu vardinti).

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynes ir maistą?

Įprastai taip, jei tai nėra įskaičiuota į sutartį. Vairuotojai ne robotai, jiems reikia miegoti ir valgyti. Vokietijoje viešbučiai brangūs, ypač miestuose. Jei norite, kad jis važiuotų naktį (kad pristatyti ryte), tai papildomai kainuoja, nes tai pažeidžia poilsio režimus. Geriau padaryti tvarkaraštį taip, kad jis atvažiuotų ryte ir pradėtų darbą.

Kas nutinka, jei aš neturiu pakankamai pinigų gale?

Nebus malonu. Pervežėjas gali neišleisti krovinio iki kol neužmokėsite (turi tokias teises). Taip pat gali būti baudos už vėlavimą, jei jau buvo sudarytas laikas. Geriau iš anksto susitarti dėl mokėjimo grafiko arba dalinio mokėjimo. Pas mane buvo atvejis, kai klientas negalėjo sumokėti, ir mes teko statyti biurą lauke, kol pinigai „atėjo“.

Ar galima taupyti ant draudimo?

Nerekomenduoju. Vokietijoje, jei užkliūsite į kažką brangaus (pvz., pramoninis printeris ar serveriai), be draudimo liusite rankas. Minimalus draudimas neuždengs visos žalos. Kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai, taip ir draudimas turi būti solidus, kad miegotumite ramiai. Žinoma, tai brangiau, bet tas ramumas vertas daug.

Ar yra mokesčių už „užstrigimą“ pietų metu ar dėl kliento kaltės?

Taip, dauguma firmų tai įrašo į sutartį. Jei vairuotojas atvažiuoja į adresą, o jame niekas nėra arba raktų nėra, laikas eina. Jis nėra慈善家 (filantropas), jam moka už valandą arba dieną. Vokietijoje toks laukimas kainuoja brangiai, todėl pasirūpinkite, kad kažkas būtų pasiruošęs priimti krovinį.

Vokietijos specifika ir vokiečių tvarka

Ar tikrai reikia gauti leidimą stovėjimui prie biuro?

Absoliučiai taip, jei esate miesto centre arba „tankioje“ statybos zonoje. Vokiečiai (Ordnungsamt) nieko nesuprato iš mūsų „aš tik penkias minutes“. Jie duoda bilietą iš karto. Leidimą (Verkehrszeichen) reikia užsakyti iš anksto, ten nurodoma tiksli vieta ir laikas. Be to, gali reikėti uždėti kelio ženklų. Vienąkart Berlyne mus be to vos nenuvežė į aikštę.

Kaip elgtis su kaimynais, jei juos trikdysme?

Pasiimkite keletą dešrelių arba kavos (vokiečiai mėgsta kavą). Nustatykite laiką, kada nebus triukšmo. Jei statote liftą, informuokite juos iš anksto. Geri santykiai su kaimynais gali išgelbėti nuo skundų policijai, o blogi – padaryti, kad biuro kraustymasis tiks į akmens amžių. Vienas klientas nusipirko alaus darbininkams, ir viskas praėjo lyg smėliu.

Ar sunku rasti kelią Vokietijos miestuose su sunkvežimiu?

Navigacija padeda, bet ji visada nežino apie naujus ribojimus (Environmental zone – Umweltzone). Jei neturite žaliosios kortelės sunkvežimiui, į centro negalėsite važiuoti. Taip pat yra daug takų, kur uždrausta. Geriausia, kad vairuotojas būtų ten buvęs anksčiau arba turėtų gera žemėlapį (ne telefoną).

Kas daryti, jei kelias užblokuotas statybomis?

Tai Vokietijoje dažnas dalykas. Tada reikia rasti apvažiavimą, kas suvalgo laiką ir kurą. Kartais priverčia iškrauti krovinį toliau ir vežti rankomis. Negalima tikėtis, kad statybininkai pajudės tik dėl jūsų. Reikia tur�ti planą B, pvz., mažesnę transporto priemonę (puspriekabę arba „vandiką“).

Ar yra kokių nors keistų taisyklių, apie kurias nežinome?

Galbūt ne keistų, bet griežtų. Pavyzdžiui, sunkvežimis negali važiuoti tam tikrose gatvėse sekmadieniais arba švenčių dienomis. Taip pat, jei vairuotojas bus pagautas gėręs (net 0,1 promilės), bus didžiulės problemos – ne tik bauda, bet ir krovinio konfiskavimas. Taigi, rūpinkitės patikimais žmonėmis.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai patys brangiausi ir jautriausi daiktai. Geriausia juos išjungti ir pažymėti laidus (fotografuoti prieš išjungiant). Geriausia, jei IT specialistas lydi juos arba sujungia prieš išvežimą. Nekraukite jų į tą pačią dėžę su kėdėmis. Vienas klientas sumaišė serverius su mikrobangų krosnele ir rezultatas buvo... kažkoks (sudegė maitinimo blokas).

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet tik jei jie nėra saugomos rūšys. Žolės ir žemės dažnai nėra leidžiama vežti (fitosanitarinė kontrolė). Geriausia augalus supakuoti į dėžes, kad neišbirtytų žemė, arba juos palikti ir nusipirkti naujų (Vokietijoje gėlės nėra brangios). Jei pervežate, pasirūpinkite, kad jie nebūtų ant grindų, nešaldytų (žiemiais keliuose).

Ką daryti su dideliais baldais, kurie neina pro duris?

Išmontuoti. Nėra kito būdo. Vokietijos biuruose dažnai senos pastatai, o durys standartinio dydžio. Jei neįmanima išmontuoti, gali reikėti išimti langą arba net dalį sienos (kaip buvo Hamburge, bet tai kainavo pinigų). Užsirašykite matmenis iš anksto.

Ar reikia ištuštinti spinteles ir stalus?

Būtina. Jei paliksite dokumentus ar daiktus spintoje, spintė gali atsivėrę pervežimo metu (taip jau nutinka, kai sukasi sunkvežimis). Taip pat tai padidina svorį. Stalų viršus geriau nuimti. Viskas turi būti užfiksuota ir uždaryta.

Kas su „smėliuku“ arba kavinės aparatu?

Jis turi būti išleistas iš vandens (jei ten yra vanduo) ir sutvirtintas. Vokietijoje dažnai reikalauja sertifikatų, kad aparatas yra techniškai tvarkingas (HACCP ir t.t.). Jei pervežiate jį be to, gali būti problemų įrengiant. Geriau pasikalbėti su techniku prieškeliaujant.

Vairuotojai, darbas ir problemos kelione

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Geri vairuotojai paprastai moka bent „Kelio“ vokiškai (stop, go, links, rechts). Bet ne visi. Jei reikia kalbėtis su muitine arba policija, geriau, kad vairuotojas turėtų kontaktą kas kalba arba su jumis būtų ryšys per telefoną (jei mokate vokiškai). Nebūkite nustebę, jei jis tiesiip tarškys angliškai.

Ką daryti, jei vairuotojas sustoja ir neatsiliepia?

Pirmiausia – nepanikuoti. Gali būti techninė problema arba tiesiog miego laikas (tachoografas). Paskambinkite dispečeriui. Kartais jie tiesiog užšąla navigacijoje (kaip buvo vienas mūsų lenkas prieš du metus). Bet jei jis nebeatsiliepia valandą – tada skambinkite policijai (nurodant vietą).

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet labai padeda susikurti gerą nuotaiką. Jei jis laukia, kol jums iškrauninėjate dėžes, duodamas katalogas arba sultys bus įvertintas. Tas pats ir su duona. Biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai taip pat priklauso nuo to, kaip jaučiasi žmogus prie vairo.

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis?

Tuomet reikia skubiai ieškoti pagalbos. Geros firmos turi pagalbos paslaugą visoje Europoje. Jei ne – gali tekti laukti dienomis (ypač jei sugenda savaitgalį). Krovinys gali būti perkraunamas į kitą mašiną. Tai brangu ir ilgai, todėl rinkitės firmas su technika ne senesne nei 5 metus (nors tai garantija tik 50 proc.).

Ar vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, jei tai sudaryta sutartyje. Standartiškai jie tik veža, bet už papildomą mokestį gali būti ir krovėjai. Nevilkite jų į fizinį darbą be sutarimo, jie gali tiesiog atsisakyti arba reikalauti didelių pinigų vietoje (ką ir daro).

Pabaiga, išvados ir smulkmenos

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko sveika?

Turite savo inventoriaus sąrašą. Eikite prie sunkvežimio ir tikrinkite kiekvieną dėžę ar daiktą. Jei trūksta dėžės – nedėkite parašo. Jei yra žala – užfiksuokite ją (nuotrauka). Vokietijoje reikalavimai aiškūs, be dokumentų nieko nebeišsiteisinsite (net jei žinot, kad jie padarė).

Kas su šiukšlėmis? Ar jie jas išveža?

Dažniausia ne, išskyrus jei sutarta. Šiukšles (pakuotės, senios dėžės) reikia susitvarkyti patys. Vokietijoje atliekų surinkimas griežtas, negalima tiesiog mesti į konteinerį ką norite. Klauskite savo naujojo valdytojo, kur dėti „Sperrmüll“ (didelius atliekas).

Ar reikia palikti arbatpinigių?

Nėra privaloma, bet jei vairuotojai padarė gerą darbą, padėjo, ne suklydo – dešimt ar dvidešimt eurų kuriam nors bus malonu. Tai nedidelis investicijai į gerus ryšius (jei dar kartą reikės).

Kaip suorganizuoti darbą naujame biure, kad neužstrigti?

Viską suplanuokite iš anksto – kur stovės spintos, kur stalai. Geriausia ant grindų užklijuoti lipdukus su pavardėmis arba skyriais. Taip vairuotojai dės viską į savo vietas iš karto, o ne į krūvą centre (kas būna dažnai, jei nėra instrukcijų).

Kas daryti, jei randame dingusį daiktą po savaičių?

Tikrinkite angas, po stalais, tarp sienų. Kartais dingsta ne dėl vagystės, o dėl to, kad buvo užkasta po kitais daiktais. Jei tikrai dingo – skambinkite firmai. Turi būti draudimo byla (bet darykite tai kuo greičiau, negu vėliau).

O kas su mano automobiliu? Ar galiu jį vežti su sunkvežimiu?

Galite, jei yra vieta (puspriekabėje telpa maždaug 2-3 automobiliaus priekiai viršuje). Tam reikia specialių įtaisų. Arba galima jį užvesti ir vežti ant priekabos (bet tai brangiau). Paprasčiausia pavairuoti pats (jei turite ką).

Kaip efektyviai užbaigti visą šį procesą?

Nepalikite visko paskutiniam dienai. Gerkite kavos, užduokite klausimus, būkite vietoje. Sėkmės priklauso ne tik nuo pervežėjo, bet ir nuo jūsų organizacijos.

Galų gale, ar verta kreiptis į profesionalus?

Absoliučiai taip. Nors kainuoja, bet tai sutaupo jūs� nervus (ir galbūt nugarą). Kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai, taip ir verslo perėjimas – tai turi būti sklandu, kad galėtumėte dirbti kitą dieną.

Tarkim, aš kažką pamiršau paminėti apie drabužius (jei darbo drabužių saugykla). Bet esminis dalykas – nebijokite klausti. Geriau paprašyti per daug, nei gailėtis vėliau.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kas laukia kelyje. Nėra idealų sprendimų, yra tik geriausias įmanomas pasirinkimas konkretiu momentu. Svarbiausia – nebijoti klausti ir derėtis su pervežėjais, nes jie taip pat žmonės (nors kartais atrodo robotai). Kaip vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją efektyviai? Tai paviršutiniškai chaosas, kuris su gera komanda tampa tiesiog darbo diena. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų serveriai nepasiekins žemės.