Kaip suplanuoti sandelius daliniams kroviniams į Vokietiją: Patirties Vadybiniko Žinios

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir jei kažką išmokau, tai tai, kad Vokietija – tai ne tik automobilių greitkeliai ir tvarka. Tai ir milžiniška biurokratinė mašina, kuri gali susmulkinti net patį geriausią planą, jei neatsižvelgi į smulkmenas. Kai kalbame apie tai, kaip suplanuoti sandelius daliniams kroviniams į Vokietiją, dažniausiai žmonės galvoja tik apie vairuotoją, kuris vairuoja kelią. Tačiau tikrasis darbas prasideda anksčiau – kai reikia suderinti vietą, laiką ir, žinoma, vokišką precizitetą, kuris kartais virsta absurdu. Šiame straipsnyje nesakysiu jums nieko apie „teorinius idealus“, o pasakysiu, kaip tai vyksta iš tikrųjų – su užstrigęs sunkvežimiais, painiais dokumentais ir vokišku pinguliukiu, kurį reikia įsisukti į galvą.

Bendrai apie tą dalinius krovinius (LTL) ir logistikos chaosą

Ką tiksliai reiškia dalinis krovinys (LTL) ir kodėl taip sudėtinga jį suplanuoti?

Dalinis krovinys, arba LTL (Less-than-Truckload), yra tada, kai tavo prekės neužpildo viso sunkvežimio. Tai atrodo paprasta: susirenki keletą klientų, krauni į mašiną ir važiuoji. Bet realybėje tai yra pavojingas triukšmas. Vokietijoje tai ypač sudėtinga dėl griežtų taisyklių. Reikia surasti sandėlį, kuris gali priimti tokį mišinį, iškrauti jį greitai ir nepadaryti klaidų. Vieną kartą matėme, kaip viena neteisingai padėta paletė užblokavo visą atsargą, ir vairuotojas teko praleisti naktį tiesiog laukdamas, kol ją išims.

Kodėl LTL transportas į Vokietiją dažnai vėluoja?

Vėlavimai yra kaip oras – juos tikisi, bet juo nepatenkinti. Vokietijoje yra daug priežasčių, kodėl tai atsitinka. Bau (statybų uždarai) darbai, greitkelių remontai, ar tiesiog eismo spūstys. Bet dažniausia problema yra ta, kad daliniai kroviniai turi daug sustojimų. Vairuotojas turi nuvažiuoti į penkis skirtingus sandėlius, ir jei viename užtrunka valandą ilgiau nei planuota – visą grafiką galima mesti šiukšliadėžę. Tai yra nuolatinis stresas.

Ar verta rinktis didelius logistikos hubus, pvz., netoli Frankfurto ar Miuncheno?

Didelieji miestai turi savo privalumų – ten yra daugiau sandėlių ir galimybių. Bet jei tavo krovinys turi važiuoti į gylį, tarkime, į Bavarijos kaimus, tai Frankfurto sandėlis gali tik pabloginti situaciją. Ten reikės perkrauti prekes į mažesnę mašiną, o tai papildomi laukimai ir rizika sugadinti prekes. Asmeniškai dažniau linkstu į mažesnius, bet strategiškai patogesnius sandėlius, kurie yra arčiau galutinio vartotojo, nors ir kainuoja brangiau.

Kaip susitvarkyti su krovinio konsolidacija?

Konsolidacija – tai kai susirenki keletą mažų siuntų į vieną didelę. Tai puikus būdas sutaupyti, bet jis reikalauja puikaus sandėlio valdymo. Vokietijoje sandėlininkai yra labai reikalaujantys. Jei atveži netvarkingai surinktą siuntą, gali tiesiog atsisakyti ją priimti. Būtina tiksliai žinoti, kiek svorio ir tūrio užims kiekviena prekė, kadangi vietos trūksta staiga ir netikėtai.

Kiek laiko užtrunka toks krovinys nuo Lietuvos iki Vokietijos?

Teoriškai tai turėtų trukti 2-3 dienas. Praktiškai? Žiūrėk į kalendorių ir orus. Jei yra šventė Vokietijoje, arba, kas dar blogiau, Lenkijoje (kur mes važiuojame per), tai gali užtrukti ir penkias dienas. Visada pridėkite vieną dieną rezervui savo planuose, nes vokiečiai nemėgsta, kai jiems skambina ir klausina, kodėl prekės dar čia nėra.

Ar galima tiksliai numatyti išlaidas LTL siuntoms?

Sunku. Yra bazinė kaina, bet visada atsiranda papildomi mokesčiai. Už „manevrus“ sandėlyje, už laukimą, už dokumentų patikrinimą. Kartais man atrodo, kad šie papildomi mokesčiai yra didesni už pačią vežimo kainą. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kastos, kuri įtrauktų visus galimus „nepriotikinumus“, nors ne visi vežėjai su tuo sutinka.

Kaip čia su vietomis ir sandeliais Vokietijoje?

Kur geriausia laikyti prekes prieš išvežant juos klientams (cross-docking)?

Cross-docking (tarpinis sandėliavimas) yra būtinas, kai nori greitai apsukti prekes. Vokietijoje tokių vietų yra daug, bet jos yra užpildytos. Reikia rezervuoti vietą arba savaitę, ar net dvi iš anksto. Kartais neturiu laiko to daryti, ir tada tenka važiuoti „akimirksniu“, kas dažnai baigiasi tuo, kad mašina stovi kieme ir laukia, kol išlaisvės dokas.

Ar reikia savo sandėlio Vokietijoje, ar galima nuomotis?

Savo sandėlio išlaikyti brangu – nuoma, darbuotojai, mokesčiai. Jei tik pradedi ar turi nereguliarius srautus, nuoma yra geresnis pasirinkimas. Yra daug 3PL (trečiųjų šalių logistikos) paslaugų, kurie pasiūlys sandėliavimą. Bet būk atsarges – kai kurie iš jų yra tiesiog dideli angarai be jokios technikos, kurie tik laukia, kad padarytum klaidą ir galėtų iš tavęs pinigus ištraukti.

Kokius reikalavimus turi atitikti Vokietijos sandėliai?

Vokietija yra griežta dėl saugos ir standartų. Sandėlis turi būti sausas, apsaugotas nuo vandens (kas atrodo logiška, bet pamenu vieną atveją Hamburge, kur lietus per skylę stoge užliejo mūsų drabužius), ir turi turėti visus reikiamus sertifikatus. Be to, ten dirbantys žmonės dažnai nemoka angliškai, tik vokiškai, tad komunikacija gali būti rimtas iššūkis.

Kaip parinkti sandėlio vietovę pagal geografiją?

Nesigaudyk į centrinę Vokietiją, jei tavo klientai yra Šiaurės Reino-Vestfalijoje. Geografija čia lemia viską. Kuras Vokietijoje brangus, tai nereikia važinėti šiaurės-pietūs kelią be reikalo. Išsiaiškink, kur yra tavo pagrindiniai vartotojai, ir ieškok sandėlio arčiau jų. Duisburgas yra puikus hubas, jei dirbi su jūrų ir geležinkelio transportu, bet jei prekes veži sunkvežimiais – gali būti per daug užkimštas.

Ar verta rinktis sandėlius su papildomomis paslaugomomis (pakuotės surinkimas, etiketės)?

Absoliučiai taip. Vokiečiai mėgsta, kai prekės atvyksta paruoštos. Jei sandėlis gali uždėti jums reikiamas etiketes (su GS1 kodais) ar surinkti komplektus, tai sutaupys daug laiko ir problemų pasienyje arba tiesiog prie kliento durų. Vieną kartą teko siųsti vyrą atgal į sandėlį pakeisti etiketę, nes klientas atsisakė priimti prekę su „neteisingai matomu“ kodu.

Kas dėl „Last Mile“ pristatymo iš sandėlio?

Tai yra paskutinė ir dažniausiai brangiausia grandis. Jei turi sandėlį Vokietijoje, gali naudoti vietinius kurjerius (DHL, Hermes), kurie yra greitesni ir pigesni nei vežti savo sunkvežimį po miestus. Bet vėlgi, reikia tiksliai supakuoti prekes, nes vietiniai kurjeriai su jomis elgiasi kaip su plytomis – nieko nežinodami, kad tai yra jautrus įrenginys.

Pinigai, mokesčiai ir nemalonūs dalykai

Kiek vidutiniškai kainuoja sandėliavimas Vokietijoje už kvadratinį metrą?

Kainos svyruoja stipriai. Miunchene ar Frankfurte gali tekti mokėti nuo 8 iki 12 eurų už kvadratą per mėnesį (arba net daugiau dabar, kai infliacija), o rytinėje Vokietijoje gali būti pigiau. Bet neapsisuk tik pagal kainą – pigus sandėlis gali neturėti apsaugos, ir tada tavo prekės tiesiog „išgaruos“.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių reikia bijoti?

O, taip, jų yra. „Handling fees“, „storage fees“, „longevity fees“. Vienas sandėlis man mokėjimo sąskaitoje parašė „konsultacijos mokestį“, nors niekas nieko nekonsultavo. Tiesiog paklausiau, kur yra tualetas. Visada tikrinkite sąskaitas dėltažiūriai. Vokiečiai mėgsta detaliai išvardyti kiekvieną judesį, net jei jis truko 5 minutes.

Kaip mokesčiai už sandėliavimą įtakoja galutinę prekės kainą?

Tiesiogiai. Jei planuoji pardavinėti prekes Vokietijoje, turi įskaičiuoti sandėliavimo kaštus į savo maržą. Daugelis lietuvių verslininkų to nepadaro ir stebisi, kodėl pelnas nyksta. Sandėliavimas Vokietijoje ne toks pat pigus kaip Kaune, tai reikia suprasti ir priimti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo sandėliams?

Didelės kompanijos (pvz., logistikos gigantai) gali gauti 30 ar net 60 dienų atidėjimą. Bet jei esi mažas žaidėjas, tikėkis mokėti iš karto arba per savaitę. Vokiečai yra konservatyvūs pinigų klausimais – jei nesumokei laiku, tavo krovinys gali būti „užšaldytas“ tol, kol neatnešai čekį.

Kaip susitvarkyti su draudimu sandėlyje?

Draudimas būtinas. Bet dažnai žmonės manyk, kad jei turi draudimą Lietuvoje, tai jis veikia ir Vokietijoje. Ne visada. Vokietijos sandėliai dažnai reikalauja savo draudimo poliso arba pridėtinio. Patikrink, ar tavo draudimas apima prekes užsienio sandėliuose, ypač jei tai yra brangios elektronikos ar maisto produktai.

Ar verta investuoti į sandėlio valdymo sistemą (WMS)?

Jei turi tūkstančius pozicijų – taip. Jei turi dešimt paletės – ne. Vokiečiai mėgsta skaitmeninius sprendimus, bet smulkiam verslui tai gali būti peružmena. Paprastas Excelis dažnai veikia geriau, nei sudėtinga programa, kurios niekas nemoka naudoti (ypač jei ten dirbantys vokiečai kalba tik savo kalba).

Dokumentai, muitinė ir kita būtina šunybė

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sandėliavimui Vokietijoje?

Sąrašas ilgas. CMR konosamentas (būtinai!), prekių sąrašas (packing list), pirkimo-sutarties kopija, o jei prekės yra iš užsienio (pvz., iš Azijos), tai ir muitinės dokumentai. Be vieno lapelio gali sustoti sienoje arba sandėlyje valandoms. Vieną kartą dėl trūkstamo deklaravimo dokumento teko iškrauti visą sunkvežimį patikrinimui.

Ar reikia EORI numerio?

Be abejo. Jei prekių kelyje yra siena (net jei tai tik Vokietija ES viduje, o prekės atėjo iš ne ES šalies), EORI numeris būtinas. Be jo neįvyks joks importas ar eksportas. Gauti jį Lietuvoje lengva, bet užmiršti jo panaudoti – paprasta, ir brangia.

Kas dėl IOSS numerio, jei prekės yra iš Kinijos į Vokietiją?

Jei prekiaujate el. prekyba ir siuntote mažas siuntas (iki 150 eurų) iš trečiosios šalies tiesiai į Vokietiją, IOSS (Import One-Stop Shop) numeris pravers. Tai leidžia sumokėti PVM vienoje vietoje. Bet jei siunčiate į sandėlį Vokietijoje didesnį kiekį, tada tai veikia kaip įprastas importas, ir IOSS čia nepades.

Kaip elgtis, jei sandėlyje randama trūksta prekių?

Tai košmaras. Pirmiausia, nedaryk panikos (nors aš dažnai panikuoju). Patikrink dokumentus – ar tikrai buvo įkrauta? Jei taip, rašyk pranešimą (claim) vežėjui ir sandėliui. Vokietijoje reikia turėti nuotraukas su įrodymais. Be nuotraukų niekas nesutiks atlyginti žalos. Būk tikras, kad turi visas nuotraukas iš pakrovimo Lietuvoje.

Ar reikia vokiškų etikečių ant prekių?

Labai rekomenduojama. Net jei sandėlio darbuotojai supranta angliškai, etiketės turi būti vokiškai. Ypač jei tai yra pavojingos medžiagos ar maistas. Vokiečių inspektoriai yra labai griežti dėl etikečių – jei nėra vokiško aprašymo, gali būti nubausta už neteisingą ženklinimą.

Kas vyksta, jei pasibaigia galiojimo laikas dokumentams sandėlyje?

Tuomet tavo prekės tampa „blokuotos“. Negali nei išvežti, nei perkelti. Reikės greitai rūpintis dokumentų atnaujinimu, o tai kainuoja pinigus. Kartais sandėliai už tai ima didelius mokestis už „specialų aptarnavimą“, todėl visada seki savo dokumentų galiojimo laikus.

Realios problemos ir patarimai iš aikštės

Kaip suvaldyti situaciją, kai vairuotojas tiesiog „dingsta“?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Vairuotojas užsirašo poilsį arba tiesiog neatsiliepia. Tuomet reikia skambinti dispečeriui, o jei jis neatsiliepia – skambinti į policiją (ypač jei mašina su GPS rodo, kad stovi vietoje jau 10 valandų). Vokietijos policija gerai išmano savo darbą, bet tai gali užtrukti.

Ar saugu duoti prekes vokiškiems sandėliams be stebėjimo?

Nėra nieko saugaus. Net didžiausių kompanijų sandėliuose dingsta daiktų. Visada turėk savo stebėjimo sistemas arba pasitikėk tik patikimais partneriais. Aš vieną kartą neteko 20% siuntos, nes buvo padėta „neteisingoje zonoje“. Ir niekas nieko nežinojo.

Kokios ypač dažnai pasitaikančios problemos su paletėmis?

Vokietijoje labai populiarus EPAL paletės standartas. Jei atveži ne EPAL paletę, gali tekti jas keisti (mokant). Be to, būk pasiruošęs, kad tavo gražios naujos paletės gali būti pakeistos į senas, laužytas. Tai vadinama „paletės mainais“, ir kartais jaustumiesi kaip tavo turtas buvo pavogtas.

Kaip elgtis su vokišku pinguliuku (biurokratija)?

Tiesiok kantrybės. Vokiečiai mėgsta formas, parašus ir antspaudus. Jei bandysi „pralęsti“ arba „susitarti“ kaip lietuviškai – nieko neiseis. Viską daryk pagal taisykles, pildyk formas tiksliai, ir netgi tada gausi papildomų klausimų. Tai kultūra, su kuria reikia susitaikyti.

Ar verta turėti atstovą Vokietijoje?

Jei turi didelį srautą – taip. Lokalus atstovas gali išspręsti problemas per valandą, kiek tu iš Lietuvos spręsti galėtum savaitę. Jis gali eiti į sandėlį, patikrinti prekes, kalbėti su vokiečiais jų kalba. Tai investicija, kuri save atperka ramybe.

Kas daryti, jei krovinys sugadintas pervežimo metu?

Skubiai fotografuok. Neleisk niekam nieko perkrauti, kol nufotografuoji žalą. Tada skambėk į draudimą. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl sugadintų krovinių – jei nepateiksi įrodymų iš karto, gali būti kaltinamas, kad pats sugadinai prekes prieš tai.

Ar yra kažkokių specifinių taisyklių dėl maisto produktų?

Maistas – tai atskira planeta. Reikia HACCP sertifikatų, temperatūros režimų kontrolės (termografo duomenys būtini!), ir specialių sandėlių. Jei bandysi veži mėsą ar sūrį per paprastą sandėlį, busi nubaustas labai griežtai. Vokietijos maisto inspekcija (Lebensmittelüberwachung) neturi humoro jausmo.

Kaip planuoti sezono metu (Kalėdos)?

Kalėdos Vokietijoje – tai chaosas. Visi sandėliai užpildyti, vairuotojai dirba 24/7. Jei planuoji siuntą lapkričio-gruodžio mėnesiais, rezervuok vietą ir mašiną bent mėnesį iš anksto. Kainos tuo metu šokiruoja – gali padvigubėti.

Pabaigos mintys ir išvados

Galiausiai, tai, kaip suplanuoti sandelius daliniams kroviniams į Vokietiją, nėra tikslus mokslas, o daugiau meno ir intuicijos mišinys. Nėra vieno universalaus recepto, kuris tiktų visiems, todėl būkite pasiruošę klaidoms ir nukrypimams nuo grafiko. Svarbiausia – turėkite patikimus partnerius ir visada laikykite akis ant dokumentų bei realaus laiko. Gera logistika nėra tai, kai niekas nevyksta negerai, o tai, kai kils problemą, žinote, kaip ją išspręsti per pusvalandį. Sėkmės keliuose, ir tegul Vokietijos keliai būna linksmesni nei jų biurokratai.