Kaip suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją efektyviau?

Per dvidešimt penkerius metus, ką dirbu su krovinių pervežimu, mačiau viską – nuo idealiai sudarytų planų iki tokio chaoso, kad vairuotojai norėdavo gražti raktus ir važiuoti namo. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai nėra tik tai, kad padėtum dėžes į sunkvežimį ir nuvažiuotum; čia ypatingas psichologinis procesas ir labai griežta vokiška organizacija. Dažnai klientai man klausia, kodėl brangu, o aš su juodu humoru sakau, kad brangu ne dėl to, kad mes norim uždirbti, o dėl to, kad Vokietijoje už tai, ką padarai blogai, tenka mokėti dukart. Tad jei planuojate perkelti savo verslą į Vokietiją, geriau pasidarykite kava ir skaitykite toliau, nes čia nėra vienas toks „nusipirk bilietą ir važiuok“ reikalas.

Pradinis chaosas ir ką su juo daryti

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nepamirškite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai prasideda ne tada, kai jau iškroviate paskutinę dėžę, o gerokai anksčiau. Reikėtų pradėti ne vėliau kaip prieš 3-4 mėnesius, ypač jei turite daug technikos ar brangių baldų. Vieną kartą turėjau klientą iš Kauno, kuris skambino pirmadienį ir norėjo viską išsivežti penktadienį – pasibaigė tuo, kad mokėjo už skubos paslaugas tris kartus brangiau. Vokietija yra pati savo, ten viską reikia užsakyti iš anksto, nuo keltų iki vietų aikštelėse.

Ar tikrai reikalingas inventorius? Gal tiesiog įkrauname ir važiuojam?

Pasitikiu, kad inventorius yra būtinas, net jei jums atrodo, kad tai kvaila laiko švaistymas. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl kai atvykstate į erdvę prie Berlyno ar Miuncheno, turite žinoti, kur kas stovi. Be to, jei dingsta kažkas vertingo draudžiamo, be sąrašo gausite tik nuleidusius pečius draudikų. Dirbu šioje srityje jau ilgai ir galiu pasakyti – tie, kurie rašė ant dėžių „1 iš 50“, visada patiria mažiau streso.

Ar verta viską daryti savo jėgomis, ar geriau samdyti vyrus?

Žinoma, galite pakviesti savo darbuotojus ir padaryti tai savo jėgomis, tačiau dažniausiai tai pasirodo brangiau dėl laiko švaistymo ir galimybės susižeisti. Profesionalios komandos sužino, kaip supakuoti serverius be to, kad juos sugadintų, kas, tiesą sakant, yra svarbiausia. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai įvyksta tada, kai kiekvienas darbuotojas dirba savo darbą, o jūsų IT specialistas nebegaben spintų.

Kokios dienos geriausios tokiam reikalui?

Stengkitės neplanuoti perkėlimo pirmadienį ar penktadienį. Pirmadieniais Vokietijoje viskas strigsta, o penktadieniais visi nori poilsio. Geriausia sekadienis ar trečiadienis, nors, turiu pripažinti, kartais irgi nėra skirtumo, jei autostradoje įvyksta avarija. Vieną kartą stovėjome ties A9 magistrale 6 valandas, nors planavome būti tik 3. Tokios situacijos neišvengiamos, tad visada turkite maržą.

Kas daryti su slaptais dokumentais?

Tai yra labai jautri tema. Geriausia juos pervežti atskirai, ne kartu su bendrais krovinais. Turiu omenyje, kad patys pervežiate svarbiausius sutartis ir duomenis asmeniškai, o ne pasitikit su vairuotoju prie sienos. Vokietijos muitinė tikrina atsitiktinai, bet jei jie ims klausinėti apie kokią nors keistą dėžę su popieriais, gali užtrukti valandas.

Ar reikia ženklinti dėžes specialiai?

Būtinai, ir ne tik rašyti „knygos“ ar „baldai“. Žymėkite pagal kambarius, pvz., „Vadovo kabinetas“, „Konferencijų salė“. Tai sutaupo laiką iškrovimo metu, kai vokiečiai (ar mūsų vairuotojai) klausia: „O kur šis dalykas eina?“. Niekas nenori šokinėti po naująją erdvę su dežute rankose ieškodamas vietos.

Kas daryti su daugiau nei 100 metrų kabelių?

Nepakelkite jų kamuolyje, tikrai ne. Paimkite rišimo juostas ir suriškite kas 30-50 cm, kitaip iškraunant taps tiesiog nemalonūs mazgai. Kartais padėjusios firmos tai daro taip, kad vėliau IT vadybininkai nori šauktis. Geriau praleisti valandą daugiau pakuodami, nei tris dienas rišdami vėliau.

Pinigai, kainos ir vokiškas pragmaticumas

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Sunku pasakyti tiksliai be vietos matavimų, bet biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai nebus pigus, skaičiuokite nuo kelių tūkstančių eurų. Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo (ar tai Hanoveris arba Miunchenas) ir to, kiek reikia specialios įrangos. Jei kas nors pasako, kad tai padarys už 500 eurų, bėkite toli, taip baigiasi istorijos apie pavogtus kompiuterius.

Kas įeina į kainą, o kas gali būti papildomai?

Įprastai kainoje yra pakavimo medžiagos, darbas ir transportas, tačiau dažnai užmirštama apie liftus. Jei Vokietijoje nėra lifto arba liftas per mažas, kaina šoktynuoja, nes reikia kelti rankomis arba keltuvu. Pasitikrinkite iš anksto, ar gabenama įmonė įskaičiuoja „ilgą nešą“ (kai reikia nešti daugiau nei 50 metrų).

Ar draudimas tikrai būtinas?

Be abejo. Vokiečiai yra labai draudžiami žmonės, ir be draudimo tenka būti labai nervingam. Jei sugadinate net kaimyninio biuro langą iškrovimo metu, be draudimo turėsite mokėti iš savo kišeno. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau pradžioje ir miegoti ramiai.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Galite, bet tai rizikinga. Naudotos dėžės gali būti sugedusios, o jei dugnas iškrenta su serveriu viduje... tai bus brangus džiaugsmas. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai reikalauja investicijų į pakavimą. Naudoti dėžių pervežimui gali tikrai padėti taupyti, jei jos tvirtos, bet ne taip, kurios skyla nuo vieno prisilietimo.

Kas daryti, jei biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai labai dažna situacija. Tada reikia sandėliavimo paslaugos Vokietijoje. Krauname į sunkvežimį Lietuvoje, vežame, iškrauname į sandėlį Frankfurte ir laukiame, kol jūsų statybininkai baigs sienas dažyti. Tai papildomai kainuoja, bet geriau taip nei stovėti su krovininiu gatvėje maitinant siurblinius.

Ar mokėti PVM?

Jei esate veikianti įmonė ir turite PVM kodą, tarpininkavimas dažnai yra be PVM (intra-community supply), tačiau paslaugos Lietuvoje gali būti su PVM. Su vokiečiais viskas aišku – jie išrašo sąskaitas su savo PVM, kurį galite atgauti (jei registravęs Vokietijoje). Viską aptarkite su buhalteriu prieš pasirašant sutartį.

Ar galiu atsiskaityti kortele?

Dauguma didelių compnanių priima kortelias, tačiau mažesnės gali reikalauti banko pavedimo ar grynųjų pinigų (kas, tiesą sakant, yra keista šiais laikais, bet dar tokia yra). Patikrinkite iš anksto, kad nereikėtų bėgioti po bankomatus Miuncheno centre su maišeliu pinigų.

Kas daryti, jei kaina staiga pasikeičia?

Tai įvyksta tada, kai klientas sako: „O, aš pamiršau pasakyti, kad turime du safus po 300 kg“. Tada logistika keičiasi, reikalinga kita technika. Būkite sąžiningi iš pradžių, kad nereiktų ginčytis dėl galutinių sąskaitų.

Vokietijos specifika – dokumentai, leidimai ir t.t.

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienai kirsti?

Šiuo metu, esant ES erdvei, fizinės sienos nėra, bet krovinys turi būti apdorotas teisingai. Reikalingas CMR kontraktas (transportavimo sutartis), prekių sąrašas (packing list) ir, jei reikia, eksporto deklaracija. Nėra nieko blogiau nei stovėti prie sienos neturint parašyto CMR, nes vokiečiems tai šventa.

Ar reikia „Anmeldung“ (registracijos) perkėlimui?

Tai ne mūsų, bet jūsų reikalas – registruoti įmonę Vokietijoje (Gewerbeanmeldung). Mūsų darbas yra tik parvežti daiktus, bet turime turėti adresą, kur vežame. Jei adreso nebus, kur dėti kravinius? Vokietijos biurokratija neleidžia tiesiog palikti dėžių parkelėje gatvėje.

Kaip su parkavimu mieste?

Vienas didžiausių galvos skausmų. Vokiškuose miestuose sunku rasti vietą sunkvežimiui. Reikia kreiptis į savivaldybę dėl specialaus leidimo (Verkehrsbeschränkung). Vieną kartą turėjome situaciją, kada mums neleido įsivažiuoti į centro zoną, nes trūko vieno parašo ant popieriaus. Tai kainavo laiko.

Ar vokiečiai tikrina kėbulą?

Galiu pasakyti tikrai – kartais taip. Jei atrodote įtartai ar vairuotojas per daug pavargęs, gali sustabdyti patikrai. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai reiškia ir tai, kad technika turi būti tvarkinga. Nereikia vežti tokių „šrotų“, kurie nepraėtų techninės apžiūros Lietuvoje, nes ten baudos yra gerokai didesnės.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie namo?

Neįsivaizduojate, kiek nelengva, jei tai rezidentinė zona arba senamiestis. Ten reikia pridėti lentyną su laiku ir telefono numeriu. Būna, kad kaimynai skambina policijai, jei sunkvežimis užstoja važiavimo juostą. Geriau tai numatyti prieš savaitę ir gauti leidimą „Halteverbot“ (stojimo draudimo panaikinimą).

Kas dėl atliekų? Vokiškas „Mülltrennung“?

Vokietija griežtai atskiria atliekas. Pakuojant reikia susirūpinti, kad neliktų daug šiukšlių, kurias reikėtų mesti vokiškuose konteineriuose be kortelės. Kartais klientai bando įvežti senus spintas į Vokietiją, kurios netinka naudoti, o tada tenka juos mesti mokant didelius mokesčius.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Ne visiškai būtina, bet angliškai turi mokėti bent vairuotojas. Vokiečiai, ypač senesni kartos, gali nekalbėti angliškai, todėl bet kokios kalbos barjeras gali uždelsti procesą. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai vyksta tada, kai nebūna „tarptautinių“ nesusipratimų gatvėje.

Ar yra kokių nors apribojimų naktį?

Taip, naktinio važiavimo apribojimai sunkvežimiams yra griežti, vasarą (nuo birželio pabaigos iki rugsėjo) sekmadieniais ir švenčių dienomis negalima važiuoti visai. Tai vadinamasis „vaizdo apribojimas“. Planuokite tai, kitaip stovėsite po vieninteliu degaliniu skamba.

Kelionės metu ir iššūkiai tikslo vietoje

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Nesijaudinkite per daug, jei tai 2-3 valandos, tačiau praneškite naujajam biurui, kad laukia. Vieną kartą (kai dar buvo jaunesnis) teko važiuoti pats pakeisti vairuotoją, kuris susirgo. Tiesa, nežinau, ar dabar legalu taip daryti su vairuotojo pažymėjimais, bet situacijos įvairios būna.

Kaip elgtis su IT išmontavimu ir montavimu?

Geriausia, jei jūsų IT specialistas lydi vairuotojų arba važiuoja atskirai automobiliu. Mes ne esame IT inžinieriai, mes gabename dėžes. Jei mėginsim pajungti serverius, galiu garantuoti, kad jie nebeveiks. Mūsų užduotis – pristatyti visą „geležį“ sveiką.

Ką daryti su augalais biure?

Vokietija turi griežtas fitosanitarinius reikalavimus, nors ES viduje tai lengviau, bet vis tiek reikėtų tikrinti, ar tai nėra saugomos rūšys. Augalai gali būti pamesti kelyje, jei šaltai, o vokiška žiema gali būti nepalanki. Gal geriau juos atiduoti kaimynams Lietuvoje?

Ar galima vežti alkoholį?

Asmeniniam naudojimui – taip, bet nereikėtų vežti pilno sunkvežimio alaus, nes gali būti įtariama prekyba be licencijos. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai nereiškia „alkoholio perkėlimo“, nors klientai kartais mėgsta įdėti kelių butelių „naujiems kolegoms“.

Kas daryti jei pažeistas kambarys iškrovimo metu?

Nedelsiant praneškite vadovui ir užfiksuokite nuotraukomis. Nereikia slėpti vokiškiems namų savininkams, jie pastebės kiekvieną įbrėžimą. Draudimas padės, tik reikia viską dokumentuoti. Gėda vėliau sakyti, kad „mes nežinojome“.

Ar reikia padėti vairuotojui pakuoti iš naujo?

Jei jis vienas, tai būtų labai džiugu. Vairuotojai yra žmonės, jie pavargsta, o jei jūsų komanda padės dėti įrenginius vietose, procesas įgytas greičiau. Be to, tai taip pat ir dora, kurios, deja, dabar trūksta.

Kaip suorganizuoti pietus peržiūrą?

Nereikia rūpintis mūsų maistu, mes susitvarkome, tačiau jei pasiūlysite kavą arbatą iškrovimo metu – tikrai neatsisakysime. Geriausia atmosferą sukuria ne brangios sutartys, o paprastas žmogiškas požiūris.

Kas daryti jei pasilikta nereikalingų daiktų?

Galiu pasakyti, kad geriau juos palikti Lietuvoje. Vežti šiukšles į Vokietiją nėra efektyvu. Jei jau taip atsitiko, turite susirasti vietinę atliekų utilizacijos firmą, kuri priims „šrotą“ už mokestį.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dažnai sutartyje būna punktų, kad paliksite patalpas tvarkingos. Vokiečiai yra labai detalūs, net po spintos gali nusibraukti dulkes. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai baigiasi tik tada, kai senas šeimininkas pasirašo perdavimo aktą su šypsena (o ne su rūpesčiu).

Viskas susumavus

Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviai nėra viena diena, tai procesas, kuriam reikia kantrybės ir gero planavimo. Nėra idealios formulės, nes visada kažkas ne taip – užstringa sunkvežimis, dingna raktai arba vokiečiai reikalauja papildomų dokumentų. Jei pasiruošite geriau kaip galite ir pasitiksite patyrusių logistikos partnerių, viskas bus tvarkingiau. Sėkmės jums tame naujame etape, tik nepaisykite mano patarimo dėl pakavimo, tai tikrai išsaugos nervus.