Kaip planuoti logistiką biurų perkraustymo į Vokietiją: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo mažų startųlių, kurie vežia tik kelis nešiojamuosius kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, kurios perkelia visus aštuonis aukštus. Sakyčiau, biurų perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip loterija, jei nepasiruoši tinkamai. Vokiečiai yra disciplinuoti, mūsų vairuotojai – gyvi, o keliai – visada pilnai neprognozuojami. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog užsakymas "krovininio taksi", bet realybėje tai sudėtingas voras iš dokumentų, dėžių ir nervų. Todėl štai jums nuoširdus, be jokio "marketingo" cukraus, vadovas, kaip tai padaryti taip, kad nenukristų verslas.

Pasiruošimas ir dokumentacija

Kada geriausia pradėti planuoti perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinsite pirmadienį, o antradienį jau važiuosite. Profesionalus biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja laiko, geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius objektus – tai ir prieš du. Turiu omenyje ne tik fizinį perkėlimą, bet ir dėžių surinkimą, techninės įrangos išjungimą bei, svarbiausia, dokumentų sutvarkymą. Vieną kartą klientas skambino pavėluotai, ir teko mums tiems vairuotojams pramokaiti už viešbutį, nes jie negalėjo iškrauti savaitgaliu.

Ar tikrai reikalingas inventorius? Kas jame turi būti?

Absoliučiai taip, ir tai ne tas, kurį rašote "kišenėje". Vokiečiai mėgsta tvarką, ypač jei keliaujate į Miuncheną ar Frankfurto apskritis. Inventoriuje turi būti išvardyta visa: nuo "Stalas su 4 stalčiais" iki "Pakabinta lenta su markeriais". Jei rasite "kai kuri baldai" ar "biuro technika", muitinė ar gaisrinė gali sustabdyti krovininį ir prašyti detalaus aprašymo vietoje. Geriau praleisti dieną rašant sąrašą, nei stovėti prie sienos Vokietijoje.

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas – važiavimo leidimai CMR draudimas, bet svarbiausia yra techninės įrangos deklaracijos, jei vežate ne tik stalus, bet ir serverius. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, biurų perkraustymas į Vokietiją su daug brangios technikos vis dar gali kelti klausimų apie PVM mokėjimą ar turtinės teisės perdavimą. Turiu omenyje, kad reikia turėti sutartį su vairuotoju ir, jei reikia, T2L dokumentą, kuris patvirtina prekių ES statusą, nors dažnai paprasta invoice užtenka (nepasitikiu 100%, jei įmonė yra specialios paskirties).

Ar verta rūpintis draudimu?

Žinoma, standartinis CMR apsaugo tik labai mažai, kažkas apie 8-10 SDR už kilogramą. Jei sugadinsite brangų serverį ar dizainerio stalą, tie pinigai neužteks. Užsakykite visavertį krovinio draudimą "viską už viską" (all risks). Buvo atvejų, kai vairuotojas stačiai stabdydavo, ir visa technika nukrito nuo paletės – be gero draudimo tas biuras bankrotuotų dabar.

Kaip tvarkyti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai nuobodus dalykas, bet reikia aiškiai atskirti. Darbuotojai dažnai bando paslėpti savo privatų drabužį ar augintinio maistą biuro dėžėse. Negalima taip daryti. Jei tokių daiktų yra daug, reikia juos pažymėti atskirai arba netgi vežti kitaip. Vokiečių pareigūnai mėgsta "kasti", kai matai maišelį su skalbimo milteliais tarp dokumentų.

Transportas ir techninė įranga

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai pati didžiausia baima. Niekada nekelkite įrenginių, kai jie įjungti, nors kai kurie "ekspertai" sako, kad "pajudės ir taip". Išjunkite, ištraukite laidus, viską uždėkite į putų dėžes. Biurų perkraustymas į Vokietiją kainuoja brangiai, o serverio atstatymas – dar brangiau. Kartais net reikia iškviesti specialistą, kad jis jums užkoduotų diskus prieš vežimą (nors aš tokių smulkmenų nebežinau).

Ar reikia specialių dėžių?

Būtinai. Nenaudokite paprastų "Maximos" dėžių, jos suyra po pusės valandos. Rūpinkitės stipriomis, dvigubomis sienelėmis dėžėmis, kurios atlaiko 30-50 kg. Turiu vieną prastą prisiminimą, kai klientas norėjo taupyti ant dėžių, ir pusė jo archyvo užpilo keliasdešimt metrų autostrados... šiaip sau kalbant, tai buvo katastrofa.

Kokį transportą rinktis?

Jei turite tik 5 stalus, nereikia vilkiko. 3.5 tonų sunkvežimis su keltuvu gali pakakti, tik tikrinkite, ar jis gali važiuoti į miesto centrą (Umweltzone). Didesnėms įmonėms reikės 7.5 arba daugiau tonų mašinos su liftu. Be lifto vairuotojai išsigers prieš iškraunant 100 dėžių į trečią aukštą be lifto (o dauguma senų pastatų Vokietijoje lifto neturi arba jis per mažas).

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas neprasmingai delsia?

Tai yra reali problema. Pasirašykite sutartyje baudas už vėlavimą, bet nepamirškite, kad vairuotojas – gyvas žmogus. Jei užstrigo ties Kaunu dėl avarijos, jis nebegali nieko padaryti. Geriausia dirbti su patikimomis firmomis, o ne su "skrajūnais", kurie paėmė užsakymą per "Facebook" grupę. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra viena diena, planuokite rezervą.

Ar reikia rūpintis pietumis vairuotojams?

Tai smulkmena, bet dirbtuvių vadybininkai to neįsivaizduoja. Vairuotojai yra paprasti žmonės, jei juos uždarysite be pietų 6 valandų į iškrovimą, jie bus piktas. Nupirkite jiems kavos ar sumuštinių – tai padarys juos draugiškesniais ir greitesniais. Ypač jei tai Vokietija, kur valgymas brangus.

Ką daryti su baldais, kurie naiškinami?

Nenaikinkite jų! Jei nebūsite tikri, kaip surinkti, užrašykite ant skyrių su pieštuku arba nufotografuokite. Buvo atvejis, kai viename Hamburge biure teko laukti šešias valandas, kol kolėda su lentomis atsidūrė ant grindų, nes niekas nežinojo, kuris storis įeina kur. Pasirūpinkite, kad surinkėjai būtų užsakyti iš anksto.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, tirpikliai)?

Tiksliai galiu pasakyti, kad be deklaracijos ADR – ne. Jei turite sandėlyje senų dažų ar chemijos, jas reikia išvežti atskirai kaip pavojingą krovinią. Negalima tiesiog užmesti į sunkvežimį su biuro stalais, gausite didžiulę baudą. Kai kurios firmos tiesiog atsisako tokių krovinių (ir teisingai daro).

Vokietijos specifika ir kita

Ar Vokietijoje reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Taip, beveik visi didieji miestai turi "Umweltzone" (ekologines zonas). Jei jūsų sunkvežimis nekelia atitinkamos žalios kortelės, jums neįleis į centrą. Tai viena dažniausių problemų, su kuriomis susiduriame vykdant biurų perkraustymą į Vokietiją. Vairuotojai dažnai pamiršta pasidėti ant stiklo tą lipduką, ir tai baigiasi baudomis.

Kaip elgtis su muitine (jei kyla įtarimų)?

Nors tai yra vidinė ES prekyba, muitinė gali sustabdyti, jei atrodo, kad prekės parduodamos (perkamos), o ne perkeliamos kaip įmonės turtas. Būkite sąžiningi. Jei užfiksuojamą klaidą sąraše, geriau pripažinkite iš karto. Mėginimas meluoti tik pablogins situaciją, vokiečai to nemėgsta.

Ar reikia kalbos mokėjimo iš vairuotojų?

Angliškai dažnai pakanka, tačiau senesni klierkai ar pareigūnai gali atsisakyti kalbėti angliškai (ypač rytinėje Vokietijoje). Turiu omenyje, kad geriau, jei vairuotojas išmokos keletą frazių vokiškai, pvz., "Wo ist die Rampe?" (Kur rampa?) ar "Entschuldigung" (Atsiprašau). Tai labai palengvina gyvenimą.

Ką daryti, jei naujieji biurai dar nebaigti?

Tai klasika. Vykstate į Vokietiją, o ten vis dar daromi remonto darbai, nėra šviesos ar net liftas neveikia. Tokiu atveju reikia turėti planą B – galbūt sandėlį netoliese, kur laikinai galima padėti daiktus. Nekelkite daiktų į dulkių debesį, bus nemalonumų su klientu.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie biuro?

Milžiniškai sunku. Berlyno ar Miuncheno centre stovėjimas 20 tonų sunkvežimiui – tai kosminė kaina. Reikia iš anksto (savaitėmis!) gauti leidimą iš miesto savivaldybės uždengti kelio juostą arba rezervuoti vietą. Jei tiesiog sustosite ant "pavarų", gausite baudą ir traukinys galvojau, kad greit patrauksit (nepatikėtum, ką aš mačiau).

Kokia situacija su kainomis dabar?

Kainos šokuoja kaip pakvaišę. Degus labai brangūs, o reikalavimai vairuotojams (minimum wage) Vokietijoje griežti. Nežiūrėkite į pasiūlymus, kurie atrodo per pigūs. Jie dažnai pasibaigia tuo, kad reikia papildomai mokėti už iškrovimą arba už kilnojimus aukštyn. Biurų perkraustymas į Vokietiją kainuoja pinigus, ir tai geriau sužinoti iš karto.

Ar reikia rūpintis šiukšlių išvežimu?

Taip, dažnai susitaria, kad seni baldai ar supakuotės lieka vietoje. Aiškiai susitarkite, kas moka už konteinerius. Vokiški šiukšlių išvežimo paslaugos yra ne iš pigiausių, ir vairuotojas neprisiras vežti jūsų senų lentynų atgal į Lietuvą nemokamai.

Problemos ir nesusipratimai

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Pirma – nepanikuokite, antra – tikrinkite, ar ji nebuvo palikta gale arba painiojama su kita. Jei tikrai dingė, skambinkite dispečeriui. Rašykite pretenziją nedelsiant. (Nors aš asmeniškai vieną kartą dėžę su svarbiaisiais dokumentais radau po vairuotojo lova, jis tiesiog užmiršo ją iškrauti). Tai gėda, bet tikra istorija.

Kaip elgtis su blogai supakuota technika?

Jei pažiūrėsite į dėžę ir matote, kad monitorius juda viduje, nedelsiant nufotografuokite tai ir neduokite pasirašyti vairuotojui, kol jis nepastebi žalos. Vėliau bus per vėlu įrodyti, kad jis nebuvo sulaužytas jau anksčiau. Vokiečai čia labai griežti dėl protokolo.

Ar verta pasamdyti koordinatorius vietoje?

Jei perkeliate didelę įmonę, absoliučiai taip. Koordinatorius Vokietijoje, kur kalba vokiškai ir žino vietinius įstatymus, yra auksas. Jis išsprendžia problemas su liftu, su policija, su namų ūkiu. Be jo, jūsų vadybininkas iš Lietuvos gali tik verkti telefonu.

Ką daryti, jei vairuotojas girtas ar nepagydomas?

Tai baisiausias scenarijus. Skambukas į policiją – vienintelis variantas. Neskubėkite leisti jam važiuoti toliau, nes jei įvyks avarija, atsakomybė bus ant jūsų. Naudokitės tik patikimomis firmomis, kurios tikrina vairuotojus (nors ir tai ne visada apsaugo, žinau).

Ar yra skirtumas tarp "Vakarų" ir "Rytų" Vokietijos logistikos?

Ypatingai ne techninėje prasme, bet Rytuose (Drezdenas, Leipcigas) kai kurios vietos gali būti šiek tiek "lankstesnės" arba tiesiog lėtesnės infrastruktūra, o Vakaruose viskas labai automatizuota. Bet jei klaustumėte mane, kuriažiau, sakčiau – vairuotojų požiūris skiriasi labiau negu kelias.

Kaip planuoti laiko grafikus, atsižvelgiant į sustojimus?

Vokiečiai turi griežtus poilsio laiko taisykles. Vairuotojas negali vairuoti 10 valandų be pertraukos. Planuokite iškrovimą taip, kad jis neatvyktų tiesiai po 9 valandų vairavimo, jam reikės 45 minučių (arba 9 valandų) poilsio. Nusimano, kada klientas stovi ir keikia, kad vairuotojas geria kavą, o ne vežia.

Ar reikia rūpintis elektros instaliacija prieš atvykstant?

Būtina patikrinti, ar pakanka maitinimo šaltinių serverių kambariuose. Kartais atvykstate, o ten nėra trifazės srovės, arba rozetės ne tokio tipo. Biurų perkraustymas į Vokietiją nebaigiasi, kai dėžės nuleidžiamos ant grindų – jis baigiasi tik kai visas technika įsijungia.

Kas daryti su pervežimo apsauga (liftų iškėlimas)?

Jei biure nėra lifto, arba jis per mažas, reikės naudoti kraną arba liftą pro langą. Tai papildoma kaina ir papildoma rizika. Užsakykite tai iš vietinių firmų, lietuviškoms sunkvežimiams dažnai tenka taip pat samdyti vietinius.

Ar galima veži augalus į biurą?

Galima, bet tik su fitosanitariniu pasu, jei tai daug ir jei tai yra retos rūšys. Paprastus kaktusus niekas ne tikrins, bet jei turite didelę oranžeriją biure, gali kilti problemų sienoje. Tiesiog neneškite žemės ant drabužių, tai visada sukelia papildomus tikrinimus.

Pinigai ir organizacija

Kaip išvengti paslėptų mokesčių?

Viską užrašykite sutartyje. Už ką mokate? Ar užeina iškrovimas "iš durų į duris"? Ar užeina dėžių surinkimas po to? Dažnai klientai sužino, kad reikia mokėti už kiekvieną laiptą, kai jau per vėlu. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti įkainotas "iš visko" (all-in), jei norite ramybės.

Ar reikia mokėti depozitą?

Daugelis gerų firmų prašo avanso ar depozito. Tai normalu. Jei firma atsisako imti avansą ir sako "mokėkite gale", būkite budrūs. Gali būti, kad jie tiesiog ieško pinigų degalams, kad užsuktų pas jus, o tada reikalaus daugiau.

Ką daryti, jei biuras Vokietijoje dar nėra pasiruošęs?

Jeip, tai vėlgi realus dalykas. Atvykstate, o apsauga neleidžia įleisti, nes trūksta leidimo. Pasirūpinkite, kad jūsų kontaktinis asmuo Vokietijoje būtų vietoje prieš 1 valandą. Neleiskite savo vairuotojams laukti kieme, jų laikas – tai jūsų pinigai.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti, bet nežiūrėkite, kad tai yra turgus. Kainą sudaro degalai, mokesčiai ir darbo užmokestis. Jei kas nors siūlo kainą 30% žemesnę nei rinkos, tai arba jis pavogs krovinių, arba niekas nepyks.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Gerai suskaičiuokite dėžes. Vieną dėžę laikykite už 0.5 kubo metrą. Pridėkite 10% padangai. Jei tiksliai nenurodysite, sunkvežimis gali netilpti, ir teks užsakyti antrąjį kursą (kas yra labai brangu). Nenaudokite "aš mačiau akimis" metodo.

Ar verta vežti mažas krovejas per siuntų tarnybas?

Nė ne. Profesionalus biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja vienos mašinos, kad viskas atvyktu vienu metu. Jei siuntys atvyks po vieną per savaitę, jūsų darbuotojai dirbs be stalų ar be kompiuterių. Tai nuostolis verslui, kuris viršija transporto kainą.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Geriausia bankiniu pavedimu, kad būtų įrodymas. Pinigus "į rankas" vairuotojui duoti – tai rizika. Jei vairuotojas praras kvitą arba kažką pamirš, jums bus žodis prieš žodį. Sutartyje nurodykite sąskaitos faktūros išrašymo tvarką.

Ar reikia patikrinti vairuotojo dokumentus?

Jei esate labai paranoidiškas, taip. Ypač jei tai ne jūsų nuolatinis partneris. Bet dažniausiai logistikos kompanija tai daro už jus. Visgi, pasidomėkite, ar vairuotojas tai "Drivers card" (važiavimo kortelę), be jos negali važiuoti.

Kas nutinka su dėžėmis po perkraustymo?

Daugelis firmų jas pasiima atgal, jei jos yra geros būklės. Susitarkite dėl to iš anksto. Nenuveskite jų į šiukšliadėžę, gana brangios. Vokiečiai labai mėgsta pakartotinio naudojimo packą (recycling).

Ar reikia pranešti apie perkraustymą kaimynams?

Vokietijoje kaimynai gali būti... įkyrūs. Jei užimsite visą gatvę sunkvežimiu ir trukdysite jiems išvažiuoti, gali būti skambutis į policiją. Geriau padėkite nedidelį lapelį į pašto dėžutes prieš dieną. Paprasta mandagumas nulemia nuotaiką.

Galutiniai patarimai planuojant biurų perkraustymą į Vokietiją?

Klausykite savo logistiko, jis mato daugiau negu jūs. Nekelkite savęs į vadybininko vietas, jei nesuprantate plombų ir svorių. Pasitikėkite, bet tikrinkite. Ir svarbiausia – gerbkite vairuotojus, be jų jūsų verslas tiesiog nekeliaus iš vienos vietos į kitą.

Išvada

Galiausiai, biurų perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Nėra tobulo pasiruošimo, visuomet kažkas nuslysta (kaip tas vienas kartas, kai užstrigome ties Tilžės dėl sniego), bet su gera komanda viskas įmanoma. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina, ir viskas gerai sueis. Sėkmės kelyje, ir tegul jūsų serveriai niekada nenukrenta.