Kaip organizuoti biuro perkėlimą į Vokietiją sklandžiai: vadovas iš vidaus

Sveiki, draugai. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nesu vykęs taip, kaip planuojama Excelio lentelėje. Viskas paprastai: susitari dėl datos, atvyksta vairuotojai, pakrauna ir važiuoja. Bet realybėje visada kažką praleidi. Vokietija yra arti, tačiau jų kelių nuostatos ir muitinės gali padaryti didelių rūpesčių, jei nesiruošiate. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip išvengti didžiausių bėdų ir nuspręsti, ką daryti patys, o ką patikėti profesionalais. Sėkmės reikia, o ne tik tikėjimo.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį kelionę?

Geriau pradėti mažiausiai prieš du mėnesius. Žinau, skamba kaip per daug, jei jums skubu, bet pasitikėk manimi. Vokietijoje dėl leidimų stovėjimui miestuose, ypač Berlyne ar Miunchene, galite prarasti savaites. Jei bandysite viską suorganizuoti per savaitę, kainos šoks į dangų, o rizika, kad sunkvežimis neįvažiuos į gatvę, didelė. Turite laiko susitvarkyti dokumentus ir pasirūpinti, kad darbuotojai žinotų, ką daryti.

Ar verta samdyti specialų perkėlimo vadybininką?

Jei turite didelę įmonę, tada – taip. Jei tai mažas biuras su penkiais kompiuteriais, galit susitvarkyti patys. Vadybininkas padeda išvengti tos situacijos, kai visiems atrodo, kad ką nors padarė, bet iš tikrųjų niekas nepadaryta. Jis sujungia logistiką su jūsų IT skyriumi, kuris visada bando atsitraukti. Bet jei biudžetas ribotas, skirkite atsakingą žmogų iš savo komandos, tik ne tą, kuris visada prasideda vėluoti.

Kas nutinka su dokumentais, kai juos veža per sieną?

Čia svarbiausia yra inventorizacija. Be detalaus sąrašo, kur nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, vokiška muitinė gali sustabdyti jus valandoms. Jie mėgsta tvarką. Rašykite ant dėžių ne tik "biuro reikmenys", bet ir "popieriaus lapai, spalvotiniai pieštukai, 5 vnt.". Tai atrodo kvailai, bet kai keliai užsikerta, tai išgelbėja nervus. O dar geriau, jei turite duomenų saugojimo serverius – juos reikia deklarituoti atskirai, kitaip gali būti nuspręsta, kad jūs gabenate prekes.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nereikia?

Atsikratykite jų prieš perkėlimą. Seriozai. Nėra prasmės mokėti už senius, apdulkėjusius failus ar sulūžusius kėdes, kurios stovi sandėliuke nuo 2010 metų. Pervežimas į Vokietiją kainuoja, kubiniai metrai nebegamina. Paskaičiuokite: ar verta vežti tą seną spausdintuvą, kuris neveikia jau metus? Nėra. Išmeskite arba duokite kam nors, tiesiog nekraukite į sunkvežimį.

Techninė pusė ir logistika

Koks mašinos dydis būtinas tokiam perkėlimui?

Tai priklauso nuo to, kiek daug turite baldų. Jei tik stalai ir kėdės, užtenka 3,5 tonos sunkvežimio su kėbulu. Bet jei turite didelius "open space" biurus, su sekcijomis ir conferencine įranga, reikės 7,5 ar net 20 tonų vilkiko. Vieną kartą mačiau, kaip klientas bandė viską sutalpinti į per mažą mašiną, ir teko daryti dvi keliones. Tai dvigubina kainą ir laiką. Geriau pakviesti specialistą, kad jis apžiūrėtų vietą gyvai.

Ar reikia specialios technikos sunkiems daiktams?

Jei turite serverius ar didelius seifus, tai tikrai taip. Negalima jų nešioti rankomis, nors vairuotojai kartais ir bando pasirodyti herojais. Vokietijoje darbuotojų saugumo taisyklės griežtos, jei kas nors nusirgs, baudos milžiniškos. Keltuvas ar hidraulinė platforma – ne prabanga, o būtinybė. Niekada nesiūlykite vairuotojui pakelti daugiau, negu jis gali, nes tuomet jūs atsakote už jo nugarą.

Kaip apskaičiuoti realią kainą?

Neklauskite "kiek kainuoja kilometras", nes tai neturi prasmės. Kainą lemia krovimo darbai, iškrovimas, kelionės laikas, degalai ir mokesčiai už patekimą į miesto centrą. Paprastai biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja nuo 1,5 tūkst. euro, bet gali siekti ir 10 tūkst., jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti visus baldus. Prašykite išsamią sąmatą, ne tik galutinę sumą.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugedžia kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Vokietijoje "Autobahn" greitis didelis, varikliai įkaista. Jei įvyko avarija, jūsų sutartyje turi būti parašyta, kas moka pagalbinę techniką. Geriausios firmos turi draudimą, kuris dengia alternatyvų transportą. Buvau situacijoje, kai vairuotojas sėdėjo prie Hanoverio trys dienas, o mes turėjome skubiai vežti dokumentus. Dabar visada įrašau punktą apie pagalbinį transportą.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuria miesto gatve?

Ne visada. Vokietijos miestuose daug "Environmental zones" (aplinkos apsaugos zonų), į kurias negali važiuoti seni, ne Euro 6 standarto sunkvežimiai. Be to, senamiestyje gatvės siauros, o vairuotojas gali tiesiog neįvažiuoti. Reikia iš anksto patikrinti, ar nėra ženklų, draudžiančių sunkiasiasias transporto priemones. Kartais teka palikti mašiną pakrautę ir viską pernešti rankomis per pusę gatvės. Tai nepatogu, bet taip yra.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar sunku gauti leidimus stovėjimui prie naujojo biuro?

Gali būti labai sunku, jei esate miesto centre. Vokietai labai griežtai laikosi taisyklių. Jei užimsite vietą be leidimo, greitai atvyks "Bundespolizei" ir paskirs baudą, kuri gali siekti šimtus eurų. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) mažiausiai savaitę iki atvykimo. Jie gali leisti stovėti tik valandą arba nurodyti specialią vietą toliau.

Kas su tuo mokesčiu už kelius "Maut"?

Jei važiuojame sunkvežimiu, "Maut" mokėti privaloma. Tai įeina į mūsų sąskaitas, tačiau jei organizuojate patys, nepamirškite. Jis mokamas už kiekvieną kilometrą automagistralėje. Kainos keičiasi, bet vidutiniškai tai apie 15-20 centų už kilometrą. Jei bandysite važiuoti apkelių, kad sutaupytumėte, prarasite laiką ir sugadinsite važiuoklę – vokiški keliai geros būklės, bet vietiniai keliai gali būti prasti.

Ar vairuotojai turi kalbėti vokiškai?

Būtų gerai, jei bent kas nors suprastų pagrindinius žodžius. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai ar rusiškai, bet su vokišku policijos pareigūnu arba muitininku tai nesuveiks. Aš visada stengiuosi siųsti brigadą, kurioje yra bent vienas žmogus, galintis paaiškinti situaciją. Taip sutaupote valandas, praleistas pasienio punkte.

Ką daryti, jei nepavyksta iškrauti laiku?

Tai reali problema. Jei vairuotojai atvyksta penktadienį vakare 16 valandą, o jums dar nėra raktų nuo patalpų, jie turi eiti poilsiauti. Vokietijoje darbo laikas ir poilsio laikas kontroliuojami labai griežtai. Negalima priversti vairuotojo laukti 10 valandų ir tuomet vairuoti – tai nelegalu. Jums teks mokėti už laukimą (Standgebühr), kuris nėra pigus. Tikslumas čia svarbiau už kainą.

Ar dažnai tikrina muitinė?

Į Vokietiją įvežant biuro įrangą, kuri buvo naudojama Lietuvoje, muitinės tikrinimas retas, jei tai ne prekybinis krovinys. Bet jei įrangos yra daug ir ji atrodo kaip nauja (pavyzdžiui, 50 vienodų kompiuterių), gali sustabdyti. Tada reikia įrodymų, kad tai ne prekė pardavimui, o įmonės turtas, perkeliamas į kitą padalinį. Geriau turėti "Intra-Community Supply" dokumentus užpildytus.

Pinigai, rizikos ir neapykantos

Kokia vidutinė kaina tokio projekto?

Kaip jau minėjau, skaičiai labai svyruoja. Mažam biurui (apie 50 kv. m.) galite susitvarkyti už 1500–2000 eurų. Didelėms įmonėms, kurios perkelia šimtus darbuotojų, biudžetas gali siekti 50 tūkst. eurų. Neapsileiskite su tuo. Pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi tuo, kad jums reikės papildomai mokėti už iškrovimą arba dėžių nešimą laiptais, nes lifto nebuvo.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Nors vairuotojai yra profesionalai, variklinis vežimas yra rizikingas. Kas gali nukristi, kai pasuka sunkvežimis? Bet kas. Standartinis draudimas dengia apie 10-12 EUR už kilogramą, bet tai mažai, jei vežate brangų serverį. Galite pasirašyti papildomą draudimą brangiai įrangai. Geriau praleisti 50 eurų draudžiui, negu verkti dėl 10 tūkst. vertės serverio, kurio "netyčia" užgriuvo.

Kas, jei kažkas sulūžo pervežimo metu?

Turi būti nurodyta protokole. Vairuotojas negali tiesiog pasakyti "oops, atsiprašau". Jūs turite susirašinėti pažeidimų aktą (Schadensprotokoll) vietoje. Jei pastebite sulūžusį stalą tik po to, kai vairuotojas išvažiavo, bus sunku įrodyti, kad tai ne jūs padarėte vėliau. Tikrinkite viską akimirksniu, kol jie dar ten yra. Nuotraukos padeda labai daug.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Galima, bet ne visada. Jei pasakykite, kad turite mažiau daiktų nei planavote, sumažinsime. Jei bandysite derėtis dėl valandinio tarifo, greičiausiai gausite atsakymą, kad tai yra fiksuota kaina. Tačiau jei sutinkate mokėti grynaisiais (pavyzdžiui, vairuotojui duodami "pinigus į rankas" už greitą iškrovimą), tai gali pagreitinti procesą, nors aš to nepripažįstu oficialiai.

Kas tikrai vyksta (ir kas suklijuoja)

Ar visada vyksta pagal planą?

(Čia aš nusišypsosiu). Žinote, aš mačiau tik vieną kartą, kai viskas vyko tiksliai laiku. Visais kitais kartais kažkas trūksta. Vieną kartą vairuotojas užmiršo paimk raktus nuo užrakinto sandėlio Lietuvoje ir teko laukti ryto. Kitą kartą vokiškas klientas negalėjo atidaryti durų, nes pamiršo kodą. Planas yra tik norimas scenarijus, realybė – tai improvizacija.

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jie sako, kad gali atvykti rytoj. Jie neduoda rašytinės sutarties. Jie neduoda sąskaitos faktūros, o prašo tik grynųjų. Ir svarbiausia – jie neklausia apie krovimo sąlygas (ar yra liftas, ar galima privažiuoti). Jei pervežėjas neinteresuojasi, ką jis veža ir iš kur, tai bėda. Girdėjau istorijų apie firmas, kurios pasiėmė avansą ir išnyko. Patikrinkite reitingus.

Ar verta skųstis?

Jei darbai atlikti blogai – taip. Bet pirmiausia susitarkite. Dažnai problemos sprendžiamos vietoje (pavyzdžiui, duodama nuolaida dėl nubraižytos grindų lentos). Skųstis valstybinei institucijai verta tik tada, jei jums padaryta didelė žala ir įmonė nieko nedaro. Bet būkite pasiruošę, kad tai užtruks. Man atrodo, kad geriau iškarto pasirinkti patikimus partnerius.

Ką daryti po to, kai viskas baigta?

Gerkite kavą. Ir patikrinkite, ar visi kompiuteriai veikia. Dažnai po perkėlimo pasirodo, kad trūksta kabelių arba jungčių. Geriausia turėti IT specialistą, kuris prijungia viską iš karto. O dar svarbiau – nepamirškite padėkoti vairuotojams. Jei elgėtės gerbiai, jie padės ir tiems, kurių neįtraukėte į sutartį (pavyzdžiui, pastums tą sunkią spintą į kampą).

Ar sunku susigrąžinti pakuotės medžiagas?

Jei naudojote profesionalias dėžes, dažniausiai jas reikia grąžinti. Jos brangios. Jei jas sugadinate arba išmesite, sąskaitoje bus papildoma mokestis. Jei naudojote savo (pavyzdžiui, iš prekybos centro), dėžių galite atsikratyti vietinėje atliekų surinkimo vietoje Vokietijoje. Vokietai labai rūpinasi atliekų rūšiavimu, todėl negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą gatvėje.

O dar tas vairuotojo poilsis?

Taip, aš pamiršau paminėti. Jei kelionė trunka ilgiau nei 9 valandas, vairuotojas privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Jis negali jos praleisti. Tai reiškia, kad jei jūsų biuras yra 10 valandų nuotoliu, jums reikės planuoti, kad vairuotojas atvyks ryte, o ne naktį. Nusižiūrėkite į tachografą. Jis nemeluoja.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – taip, jei tai nėra prekės. Bet jei kiekvienas darbuotojas nori pervesti savo dviratį ar seną sofą, tai tampa komerciniu pervežimu. Geriau apie tai pasikalbėti atskirai. Mes kartai sutarėme, kad darbuotojai užpildo deklaracijas, jog tai asmeniniai daiktai, naudojami ne prekybai, bet tai visada rizika. Muitinė gali manyti, kad jūs darote "šešėlinį" verslą.

Kaip suorganizuoti biuro perkėlimą į Vokietiją sklandžiai, jei neturite laiko?

Samdykite mus. Arba kitą gerą firmą. Iš tiesų, didžiausia klaida yra mėginti tai daryti patys su "draugo vilkiku". Biuro perkėlimas į Vokietiją sklandžiai įvyksta tada, kai kiekvienas žino savo vaidmenį: vadybininkas planuoja, vairuotojas vairuoja, o jūs geriate kavą ir tikrinote, ar viskas atvyko. Nesistenkite būti herojumi, jei nemokate.

Pabaigos mintys

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės. Pasiruoškite, kad kils problemų, ir tuomet jos nebebus toks šokas. Svarbiausia – nebijokite klausti specialistų ir nedarykite prielaidų. Vokietija mėgsta taisykles, o mes mėgstame, kad viskas vyktų sklandžiai. Sėkmės jūsų naujame biure, vokiškai tvarkingame ar ne.