Kaip efektyviai valdyti biuro perkraustymo logistiką į Vokietiją ir neišprotėti

Šioje srityje jau prisibučiau dvidešimt metų, o Vokietija visada išlieka Vokietija – tvarkinga, bet kažkietokia tokia... užduota. Kai klientai sako, kad reikia biuro perkraustymas į Vokietiją, aš dažnai matau paniką jų akyse. Ne visada tai vyksta taip kaip mums pasakoja greitieji darbuotojai, kartais vairuotojai užstrigo dėl techninių gedimų, o kartais paprasčiausai pasigauna blogą orą ant kelio A6. Čia ne tik apie tai, kaip padėti stalus ir stalčius į sunkvežimį. Tai apie tą tarpą, kai dokumentai turi būti tvarkingi, o vokiečiai pamišę dėl jų taisyklių. Jei norite išvengti tų situacijų, kai stovite prie sienos ir nežinote, kur dėti serverius, geriau pasiskirkite laiko ir viską suplanuokite iki smulkmenų, kitaip kainos gali išaugti į astronominius aukštis.

Paruošiamieji darbai ir ką daryti prieš išvykstant

Ar tikrai verta kviesti specialistus ar pats galima suvežti?

Žinoma, galima ir pats, jei turi dvynukų važiuoklę ir nerasi prieštaraujančių kolegų, bet aš tokias istorijas girdėju dažnai, ir jos paprastai baigiasi nulūžusia nugarą ar sulaužytais serveriais. Biuro perkraustymas į Vokietiją tai ne žaidimas, ten keliai greiti, o vokiečių policija nemėgsta, kai svetimšaliai važinėja su krūva senų stalų be užrakintų diržų. Profesionalai turi ne tik mašinas, bet ir draudimą, kuris padengs žalą, jei kas nors nutiks per lenkijos ar Vokietijos automagistralę. Tad jei brangia technika – nedaryk pats.

Kiek laiko reikia skirti dėžių pakavimui?

Tai vienas dažniausiai užmirštamų dalykų. Visiems atrodo, kad „vėlai piū“ ir susirinks per vakarą, bet realybėje tai trunka tris kartus ilgiau. Turėkite omenyje, kad kiekviena dėžė turi būti pasirašyta, o turi būti tikslus inventoriaus sąrašas, kitaip sienos kitoje šalyje nebus praleistos (nors čia kalbu apie vidines problemas, o ne muitinę, nes esame ES). Pakavimas tai 60 proc. sėkmės, nepadėjus properly – susigrumsite prieš pat atidarymą.

Kas su tais pačiais serveriais ir jautria technika?

Šitą dalyką reikia tvarkyti ypatingai, nes viena netvarkinga bumps kelias gali užbaigti viso biuro gyvenimą. Aš visada sakau vairuotojams – vairuok kaip su kiaušiniais, nors jie ir taip žino. Serveriai turi būti išjungti pagal instrukcijas, o ne tik paprastai ištraukti iš lizdo, nes paskui gali neužeiti. Beje, vienas kartą matėme, kaip klientas bandė vežti monitorių be originalios pakuotės, rezultatas... nelabai gražus. Naudokite putlas, o ne senus laikraščius.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Be galo svarbu. Įsivaizduokite, kai atvykstate į Berlyną ar Miuncheną, o čia šimtas pilkų dėžių ir niekas nežino, kur yra vadovo pasas arkas ar kas yra „virtuvės reikmenys“. Rašykite ant viršaus ir šonų, kitaip vairuotojai tiesiog iškraus viską kaip ant pilkos juostos. Pasitikėjimas – tai puiku, bet etiketės tai tas dalykas, kuris išgelbės jūsų nervus pirmosiomis dienomis naujoje vietoje.

Ką daryti su baldų išmontavimu?

Daugelis klientų mano, kad viskas gali važiuoti surinkta, bet dideli staliniai kompleksai turi būti išmontuoti, kitaip tiesiog netilps į liftą ar duris, o Vokietijoje pastatai dažnai būna seni ir su siaurais koridoriais. Mūsų komanda atveža savo įrankius, tai jų darbas, bet jei bandysit patys – užtruksite visą dieną. Ir svarbu – visus varžtus sudėkite į pažymėtas maišelių su prikabinta etikete prie paties baldo, prarasti varžtą yra lengviau nei atrodo.

Ar verta susitarti dėl liftingo iš anksto?

Absoliučiai taip. Ypač jei esate 4 aukšte be lifto (kas Vokietijoje retoka, bet pasitaiko senesniuose rajonuose). Nenurodžius iš anksto, vairuotojas gali tiesiog atvykti be liftininkų ir tuomet tau teks mokėti stovėjimo mokestį už sunkvežimį, kol ieškomi pagalbininkai. Geriau šitą klausimą išspręsti dar biure Lietuvoje, o ne gatvėje Frankfurte.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kas tiek CMR važtaraščiai ir kodėl jie svarbūs?

CMR tarptautinis krovinių vežimo važtaraštis tai jūsų draugas ir priešas vienu metu. Be jo, joks normalus vairuotojas neisišvažiuos iš šalies, o Vokietijoje jį gali paprašyti patikrinti bet kurios kontrolės metu. Jame turi būti tiksliai nurodyta, ką vežame, svoris ir kiek dėžių. Jei bus nurodyta „baldai“, o viduje bus ir elektronika, gali būti nemalonumų su draudimu. Patikrinkit du kartus prieš pasirašant.

Ar mums reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Geriau turėti. Oficialiai dokumentai gali būti ir anglų kalba, tačiau jei reikės kalbėti su Hausmeisteriu (namų ūkvedžiu) ar vietine policija, jei blokuos kelią, vertimas padės. Aš asmeniškai visada rekomenduoju turėti „Inventarverzeichnis“ (inventoriaus sąrašą) išverstą, tai užtikrina, kad vietiniai žmonės nepiktžastės dėl keistų žodžių. (Nors dažnai supranta ir anglų, bet geriau saugu).

Ką daryti su mokesčiais ir PVM?

Esant vežimams tarp ES šalių, PVM klausimas yra gana specifinis ir dažnai klaidinantis. Jei esate PVM mokėtojas, turite pateikti PVM mokėtojo numerį, o sąskaitą faktūrą išrašyti su 0 proc. PVM tarifu. Čia svarbu neužmiršti, kad jei klaidosite, vokiečių Finanças (finansų institucija) gali būti labai nepatenkinta ir pradėti tyrimą. Geriau pasikonsultuot su savo buhalteriu prieš vežiant.

Ar yra kokių nors specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Taip, Vokietijoje yra tokia kaip „Umweltzone“ – aplinkosaugos zona. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standartų (o kas su senesniais, tai Euro 5), jis tiesiog negali važiuoti į daugelį miestų centrų, pvz., į Hamburgą arba Štutgartą. Reikia užsakyti specialų leidimą arba nusipirkti žaliąją kortelę, kitaip gausite baudą, kuri yra... štai, gana didelė. Patikrinkit mašinos klasę.

Kaip elgtis su sienų užtvaromis (buvęs pasienio kontrolės)?

Nors šiuo metu ir nėra kontrolės kaip anksčiau, tačiau kartais gali būti atsitiktinių patikrų, ypač jei vairuotojas atrodo įtartamai. Bet dažniau problema yra ne sienos, o kelių mokesčiai Maut, kuriuos reikia mokėti už kiekvieną kilometrą. Mūsų vairuotojai turi tam specialius įrenginius, o jei neturite – teks įsivažiuoti į kelių mokėjimo punktus, o tai užtrunka laiko.

Kaip susisiekti su vokiečiais, jei vairuotojas nekalba?

Būna, kad vairuotojas iš Ukrainos ar Baltarusijos ir kalba tik rusiškai ar savo kalba. Tada reikia turėti kontaktinį asmenį, kalbantį vokiškai ar angliškai, kuris galėtų paaiškinti kelią ar spręsti konfliktus su vietiniais. Aš vieną kartą mačiau, kaip vairuotojas nesugebėjo paaiškinti, kur reikia važiuoti iškrauti, ir rezultate buvo šaukiama pagalbinė tarnyba. Nepatogu.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas be vieno atsakymo, nes priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo. Bet jei kalbame apie mažą biurą 5-10 žmonių, tai gali kainuoti nuo 2-3 tūkstančių eurų, o didesniems projektams – kainos lipa aukštyn. Kainą formuoja ne tik benzinas, bet ir vairuotojų atlyginimai, maitinimas ir dienvikai. Ir žinoma, geriau paprašyti fiksuotos kainos, o ne pagal valandas, nes spūstys ant A9 automagistralės gali padidinti sąskaitą dvigubai.

Ar kaina įeina draudimas?

Standartinis krovinių draudimas (CRT) yra, bet jis dažnai ribotas, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, gausite tik 200 eurų žalos atlyginimą. Tokiu atveju reikia papildomo draudimo (All Risk), kuris šiek tiek padidins galutinę kainą, bet suteiks ramybės. Pasitikėkite, geriau permokėti už draudimą nei griesti galvą dėl prarasto turto.

Kas dėl papildomų išlaidų, kurių nesinumačia?

Visada būna ką nors. Pavyzdžiui, jei reikia naudoti keltą (nors į Vokietiją retai tenka, bet priklauso nuo maršruto), tai papildomai. Arba jei sunkvežimis negali priartėti prie pat įėjimo ir reikia perkrauti į mažesnę mašiną (shuttle). Tai vadinama „last mile“ paslauga ir ji kainuoja. Viską aptarkite iš anksto, kad nustebtumėte (geriau taip, kad nustebtumėte teigiamai, o ne neigiamai).

Ar galima sutaupyti važiuojant naktį?

Teoriškai taip, kadangi mažiau spūsti, tačiau Vokietijoje yra naktinis ramiųjų režimas ir taisyklės, kurios draudžia tam tikrus veiksmus naktį, pvz., iškrovimą gyvenamuosiuose rajonuose. Be to, vairuotojų darbo laiko apribojimai (tachografas) neleis jiems važiuoti amžinai. Taigi, naktis gali duoti laiko taupymą, bet gali sukelti problemų su vietiniais gyventojais, kurie myli skųstis dėl triukšmo.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Nebijokite derėtis. Mes, logistikos srityje, įpratę į tai. Jei turite tvirtą biudžetą, pasakykite iš karto. Kartais galime pasiūlyti kitą datą, kai mums tinka tuščia grįžimo mašina (backload), ir tada kaina gali nukristi 30-40 procentų. Tiesiog būkite nuoširdūs ir nesakykite, kad „kitur pigiau“, jei tai tiesiog melas.

Mokėjimo sąlygos – kada reikia mokėti?

Daugelis kompanijų prašo avanso, užtikrinant, kad klientas nebegins vaidinti „žaidimo“ kai mašina jau važiuoja. Likusi dalis paprastai mokama atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Lietuvos, jei tai mažesnės įmonės. Reikia suprasti, kad mes turime uždeginti kurą ir sumokėti vairuotojams, tad be pinigų mašina nejudės. Tai verslas.

Vairuotojai, sunkiasvoriai ir keistas įstatymai

Ar vairuotojai yra patikimi?

Dauguma taip, kaip ir visur, bet kartais pasitaiko ir tokių, kurie tiesiog nori greičiau pabaigti ir nueiti miegoti. Todėl svarbu turėti kontaktą su dispetcheriu, o ne tik su vairuotoju, kuris gali neįsileisti telefono ar būti „pikto“ nuotaikos. 20 metų patirtis sako, kad geriausi vairuotojai tie, kurie nebijo klausti ir prašyti pagalbos, o ne „herojai“.

Kodėl taip svarbu tachografas?

Vokietijoje policija tikrina tachograafus labai griežtai. Jei vairuotojas vairavo ilgiau nei leidžiama, jis gali būti sustabdytas ir priverstas ilsėtis 9 ar net 11 valandų vietoje. Tai reiškia, kad jūsų biuras nebus atidarytas laiku, o klientai lauks. Todėl maršrutas turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojai turėtų poilsio laiką (nuo 45 minučių iki 11 valandų).

Ką daryti, jei mašina su lūžiu?

Techniniai gedimai tai dalykas, kurio niekas neįsivaizduoja, kol jis nutinka. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje, bet jei lūžta važiuoklė tai gali užtrukti. Nenusiminkite, tiesiog reikia kantrybės. Geriau, kad tai nutiktų tuščia kelyje nei kertant miesto centrą su pilna krove. Kartais netgi tenka iškrauti krovinį į kitą mašiną, o tai jau papildomi kaštai.

Ar galima važiuoti pro miestus su 40 tonų sunkvežimiu?

Labai ribotai. Miestuose yra daug ženklų, draudžiančių sunkiasvorius transporto priemones, ypač centro zonose ar netoli pėsčiųjų zonos. Jei nusimatysite maršrutą su Google Maps, kuris neatsižvelgia į sunkiasvorių apribojimus, galiu garantuoti, kad užstrigsite po tiltu. Patikrinkit profesionaliuose žemėlapiuose.

Kaip elgtis su „Fahrverbot“ (važiavimo draudimu) atvejais?

Vokietijoje yra daug specialių draudimų, pvz., perkėjus per tam tikras vietas arba per šventes (kaip Vakarų Vokietijos regionuose). Jei ignoruosite ženklą, bauda gali būti didelė, o be to, gali būti konfiskuoti raktai, kol mokėsite baudą. Geriau vairuotojui duoti aiškius nurodymus, kad jis laikytųsi visų ženklų, nors jų ten daugybė.

Ar vokiečių policija dažnai sustabdo sunkvežimius?

Taip, ypač netoli sienų ar didelių miestų. Jie tikrina ne tik tachograafus, bet ir krovinių fiksavimą. Jei dėžės sušoks ant automagistralės, bausmė bus griežta. Todėl mūsų įmonė visada deda Didžiosios Britanijos tipo diržus, o ne tas pigias „gumelės“, kurios plėšiasi po pusę metų. Saugumas viršija visus.

Problemos (kelias eina) ir sprendimai

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma ar nėra elektros. Jei galite, išsinuomokite sandėliavimo vietą (Lager) Vokietijoje trumpam laikui. Tai pigiau nei laikyti mašiną su vairuotoju stovintį. Vokiečiai smarkiai baudžia už vėlavimus, jei tardote profesionalią įrangą, tad pabandykite išvengti šios situacijos.

Kaip sužinoti, kiek tiksliai vietos reikės?

Matavimai. Be jų niekas nebus aišku. Ne tik grindų plotas, bet ir aukštis, ir durų pločio. Vienas klientas taip neteisingai išmatavo, kad didžiausia spinta netilpo pro angą ir teko ją išmontuoti ir langą išimti. Dabar jau juokaujame, bet tada buvo labai rimta. Nenaudokite „akių“, imkite metrą.

Ką daryti su atliekomis (pakuojama)?

Vokietija griežtai laikosi atliekų rūšiavimo. Negalima tiesiog palikti šimto dėžių prie kiemo. Reikia susitarti dėl their išvežimo arba surinkti viską į vieną vietą ir vairuotojas galės pasiimti grįžtant atgal (jei dar yra vietos). Už šiukšlių išvežimą tenka mokėti, tai ne be nemokamai.

Ar galima sekmadienį iškrauti?

Išimtinai retais atvejais ir tik su specialiu leidimu. Vokietijoje galioja „Sonntagsfahrverbot“ – sekmadienio ir švenčių važiavimo draudimas. Vairuotojui gresia didelė bauda, o įmonei – bėdų. Geriau planuokite atvykimą į penktadienį arba šeštadienį ryte (iki 14:00 priklausomai nuo federalinės žemės).

Kaip elgtis su Hausmeisteriu (namų ūkvedžiu)?

Jis turi raktus. Jei jį įžeisite ar neįspėsite apie atvykimą, jums gali tekti laukti kieme kelias valandas. Vokiečiams ši pareigybė labai svarbi, geriau su juo sudraugauti ir padovanoti kažką nedidelio (kavos ar dešrelės), tai padės išvengti nemalonumų. Jis yra toje vietoje „karalius“.

Ar reikia pranešti apie tai gretimiems kaimynams?

Jelabai, kad gyvenamųjų namų rajonuose tai būtų mandagu. Vokiečai dažnai skųstasi dėl triukšmo, o jei juos informuosite iš anksto, jie bus užgniaužti. Niekas nenori bylinėtis su Policija dėl triukšmo sekmadienio ryte.

Kas daryti, jei dings dėžė?

Patikrinkite CMR važtaraštį – jei dėžės ten nėra, jos nebuvo ir perduotos. Taip atsitinka, kai klientiškai pamiršta uždėti dėžę į mašiną arba ją paslėpė kertą. Niekada nepamirškite padaryti galutinio patikrinimo (Walkthrough) prieš išvykstant iš senojo biuro Lietuvoje.

Techniniai dalykai ir įranga

Kokias mašinas naudojate?

Priklausomai nuo krovinio. Tai gali būti 3,5 tonų „Gelės“ (nereikalauja vairuotojo pažymėjimo C), kurios gerai įsivažiuoja į miestus, arba dideli 40 pėdų sunkvežimiai (Semitrailer). Jei daug daiktų, gali prireikti keleto mašynų, kadangi netilps į vieną. Kartais derinam – didelis į miesto pakraščio, o mažas į centrą.

Ar įrenginiate tamsos (lift)?

Didelėje mašinoje dažniausiai yra hidraulinis liftas (Ladebordwand), bet jis tinka tik iki 750-1000 kg. Jei turite labai sunkų seifą ar stakles, gali prireikti sukinio krano (Autokran) arba vairuotojų komandos, kuri tiesiog išneš. Nesikreipkite į liftą kaip į stebuklą, jis gali sugesti.

Ar apsaugote grindis ir duris?

Taip, mes pasistengiame dėti apsaugines kilimėlis (Profilfolie) ant grindų ir apsaugas ant durų rėmų. Jei tai nepadaryta, pasitaiko, kad atsiranda įbrėžimų, o už juos reikia mokėti. Vienas klientas sugebėjo įbrėžti brangias parketo grindis per 5 minutes... mes padengėm, bet vairuotojas nespėjo.

Kaip su „pilkosiomis“ dėžėmis (Eurobox)?

Jei neturite savo, mes galime pasiūlyti išsinuomoti arba nusipirkti. Jos patogios, nes vienodos, ant vienos kitos užsidės ir neužima daug vietos. Idealios tinka biuro perkraustymas į Vokietiją, nes jose talpinama daug smulkių daiktų. Tik reikia uždaryti antspaudais, kad neišslystų.

Ar turite GPS stebėjimą?

Žinoma, mūsų dispetcheris mato, kur mašina yra realiu laiku. Jei užstrigote spūstyje arba užtrukote pietuose, mes jau žinome. Tai leidžia mums tiksliai nustatyti atvykimo laiką jums, kad nereikėtų laukti kieme su šalta kava. (Nors kartais signalas dingsta tarp kalnų, tai tenka laukti).

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (plunksnospaudės, pasai)?

Vežkite juos su savimi asmeniškai (Hand luggage). Nepadėkite į bendrą krovinių dalį, nes gali susimaišyti ar dingti. Svarbi dokumentai turi būti pas jūsų rankinėje, o ne po tona dėžių. Tai patarimas iš patirties, ne iš instrukcijų knygos.

Įvairūs klausimai ir galutiniai dalykai

Ar galima užsisakyti tik transportą be krautuvų?

Žinoma, tai vadinama „Self-loading“. Jūs užpildote mašiną, mes vezame. Tačiau tada atsakomybė už užrakinimą ir fiksavimą tenka jums. Jei kas nukris – tai jūsų rizika. Rekomenduojama tik tada, jei turite patirties arba labai nedaug daiktų.

Kaip greitai galite atvykti jei viskas skubu?

Greitai. Esame gana lankstūs. Jei reikia, mes galim surasti laisvą vairuotoją tą pačią dieną ar kitą rytą. Tačiau skubos mokestis (Express) gali būti 50-100 proc. didesnis. Geriau nedaryk tokių dalykų paskutinę minutę.

Ar pervežiate augalus į Vokietiją?

Taip, bet atsargiai. Yra fitosanitarinių reikalavimų, nors tarp ES šalių jie ne tokie griežti, jei tai tik namų augalai. Tik reikia juos uždaryti į dėžes, kad neišbėgtų žemės ar lapai kelyje. Vokietijai labai svarbu ekologija.

Kas dėl vyno ar alkoholio vežimo?

Jei tai yra įmonės nuosavybė, pvz., duonos prekybos įmonės prekės, tai be problemų. Jei tai asmeninis vadovo rinkinys, tai gali būti įtariama kaip prekyba be licencijos. Geriau paskelbti tai kaip „Asmeninis turtas“ inventoriaus sąraše. (Aš tikrai niekada nesu matęs, kad kas nors būtų baudžiamas už 6 butelius vyno, bet formalumų visada reikia).

Ką daryti jei kelyje užstrigs?

Informuokite mus. Mes radome galimybes išvengti didelių spūsčių, pvz., pro Čekiją ar Lenkiją, jei Vokietijoje eismas stovi. Kartais ilgesnis kelias bet greitesnis negu stovėjimas A2 autostradoje. Dispetcheris tiesiog peradresuos vairuotojui.

Ar pasirūpinsite galiniu valymu?

Paprastai ne, mes esame logistika, ne valymo firma. Bet galime padėti surasti kontaktus Vokietijoje, kas tai padarys. Geriau sutarti dėl valymo ten, nei vežti purviną dėžę atgal.

Ar galima sekti siuntos būklę realiu laiku?

Jūs gaunate nuorodą, kurioje matote, kur mašina yra. Tai suteikia psichologinio ramumo. Žinoti, kad jau pasiekė Poznanę arba artėja prie Berlyno, padeda planuoti savo dieną.

Ar tikrai sunku sukalbėti su vokiškais dokumentais? Nebūtinai, jei viskas tvarkingai. Bet jei turite sudėtingas sąskaitas ir specifinius reikalavimus, geriau turi vokiškai kalbančio buhalterio. Vokiečiai myli „Ordnung“ (tvarką), jei dokumentuose chaosas, jie sustabdė visą procesą kol neištaisysite.

Ką daryti su baldų surinkimu kitoje pusėje?

Mes tai darome. Turime komandas, kuri gali atvykti ir surinkti biurą. Tai užtikrina, kad viskas stovės tvarkingai, o ne sugriūs ant viršaus vadovo. Surinkimas įeina į kainą, jei tai susitarta dviem pusem.

Galėtumėte paminėti keletą patarimų paskutinę minutę?

Gerkite kavos su vairuotojais (jei jie to nori), būkite mandagūs su Hausmeisteriu ir tikrai patikrinkite, ar neužmiršote kablys prie sienos. Ir svarbiausia – nenaudokite plastikinių maišelių vietoj dėžių, tai blogiausias dalykas, kurį galite padaryti. Tai paspartins visą procesą.

Na, štai ir turite visą vaizdą. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir plano, bet jei viską padarysite teisingai, tai tiesiog kitas darbo diena, o ne košmaras.