Įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu: kaip išgyventi be nervų lūžio

Perkraustyti biurą – tai ne tik dėžių nešiojimas ir spinta į fūrą įmečimas. Ypač kai kalbame apie įmonių biuro perkraustymą tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu, čia susiduria viskas: ir vokiškas kietas standartas, ir mūsiškių „mes įveiksime“ požiūris, ir kelias šimtus kilometrų. Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo to, kaip vokiečiai bando suimti vairuotojus už trupmeninio svorio nukrypimą, iki to, kaip Lietuvos įmonės pamiršta inventoriaus sąrašus ir sėda pasienyje be maisto. Tai procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, kadangi viena klaida gali kainuoti dienų ar net savaičių delsa. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti, į ką įsijungiate.

Dokumentai, muitinė ir biurokratinis siaubas

Ką reiškia „pilnas servisas“ tiesiogiai ant kelio?

Kai sakome įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu, dažniausiai turime omenyje, kad mes ne tik vežame, bet ir supakuojame, iškrauname ir padedame su dokumentais. Vokiškas servisas yra konkrečus – jie turi būti tikslūs, be jokių „pabandysim, kaip bus“. Tai reiškia, kad atvykstame su dėžėmis, burbuliukais, įrankiais, išmontuojame kompiuterius, juos pažymime (o tai labai svarbu, kadangi vokiečiai mėgsta tvarką), ir įkrauname į transportą. Viskas daroma taip, kad klientas neturėtų nuleisti rankų, nebent nori padėti pilti kava į puodukus.

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Žiūrėk, be dokumentų niekur neisi. Mums reikalingas tikslius inventoriaus sąrašas, jis negali būti parašytas „ant kelio“ su pieštuku. Turi būti nurodyta, kas yra kas: ar tai naujas kompiuteris, ar naudotas stalas. Vokiškai muitinei tai šventas dalykas. Be to, jei prekės yra naujos (nepanaudotos), reikės mokėti PVM ir muito, o jei naudotos – tai turi būti įrodyta (pirkimo-sandorio sutartis ar senas sąskaitas faktūros). Geriausia turėti viską paruoštą iš anksto, o ne ieškoti jų, kai fūra jau stovi pasienyje.

Kas daryti, jei pasienio pareigūnai užstrigs?

Būna taip (ir ne kartą matęs), kad pasienio pareigūnai turi blogą dieną arba tiesiog abejoja kokia nors detalė. Tada gali tekti atidaryti fūrą ir rodyti kiekvieną dėžę. Tai pavojinga dėl brangių daiktų – gali sulūžti. Geriausias sprendimas yra turėti tvarkingus dokumentus ir, jei įmanoma, vokiškai kalbančį delegatą, kuris galėtų aiškintis. Mūsų patirtis rodo, jei viskas aišku, jie net nenori ilgai laukti.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne. Tai yra didelė raudona vėlielė. Muitinės taisyklės skiria komercinį krovinią nuo asmeninių daiktų. Jei fūroje ras jūsų šeimos drabužių ar vaikišką žaislą, gali prasidėti didelis tyrimas arba bauda. Įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu turi būti švarus verslas. Negerai, kai vairuotojas bando „pridėti“ savo dalykus, tai gali sugadinti visą procesą.

Kas tas TIR karnetas arba eksporto deklaracija?

Tai dokumentai, kurie leidžia judėti be mokesčių (arba juos atidėlioti). TIR karnetas – tai kaip pasas prekėms, leidžiantis kirsti sienas be sustojimų muitinėje (bet ne visada veikia taip lengvai). Eksporto deklaracija – tai oficialus pranešimas, kad prekės išvežamos iš ES (jei reikia) arba juda tarp ES šalių. Jei nežinai, ką rinktis, paprašyk pervežėjo patarimo, jie dažniausiai tai sutvarko patys.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Jei turite viską paruošę – tai valanda, dvi. Jei turite chaosą savo archyvuose – gali užtrukti ir dieną. Reikia prisiminti, kad vokiečiai mėgsta, kai visos raštinės tvarkingos. Vienas kartas teko laukti, kol klientas surado sąskaitą faktūrą, kuri buvo prieš 5 metus, kad įrodytų, kad serveris nėra naujas. Geriau tam skirti laiką iš anksto.

Pakavimas, baldai ir technika

Kaip supakuoti IT įrangą, kad ji nesužlūžtų?

IT įranga – tai jautriausia dalis. Monitoriai, serveriai, tamsenės – viską reikia apvynioti oro burbuliukais, uždėti į specialias dėžes. Būna, kas klientas sako: „o, šis monitorius senas, nenukris“, ir tada jį meta į dėžę be apsaugos. Nežinau, kodėl taip daroma, bet tada tas monitorius atvyksta sulaužytas. Mes stengiamės kontroliuoti šį procesą, bet jei klientas insistuoja... (mes neatsakome už sugadusius dalykus, kuriuos pats supakavote).

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, tai yra serviso dalis. Atvykstame su grąžtais, veržliarakčiais, atsuktuvais. Išmontuojame stalus, spintas, sekcijas. Vokiški baldai dažnai būna sudėtingi, turi daug detalių, jas reikia žymėti, kad nesumaišytum. Vieną kartą teko montuoti labai brangų vokišką stalą, kurio instrukcijos nebuvo, tai teka galvoti paties. Gerai, kad mūsų meistro patirtis didelė.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai ir pan.)?

Tonerius, dažus, chemines medžiagas negalima tiesiog mesti į dėžę. Jos gali išsilieti, jei fūra suksis arba bus aštri stabdymas. Reikia juos sudėti į hermetiškus indus, uždaryti. Kartais netgi draudžiama vežti tam tikrus kiekius be leidimų. Geriausia juos išvežti atskirai arba pasitikslinti su pervežėju.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Be abejo. Be žymėjimo bus chaosas. Ką gi darysite atvykę į naują biurą Berlyne ar Miunchene? Atidaryti visas dėžes? Žymėjimas turi būti aiškus: „Prieškambarys“, „Buhalterija“, „Vadovo kambarys“. Taip pat, jei dėžėje yra trapių daiktų – reikia užrašyti „TRAPIA“. Įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu be žymėjimo yra būdas įgyvendinti savo nervų suirimą.

Kaip elgtis su labai sunkiais seifais ar serverinėmis spintomis?

Čia jau nebe paprasta krova. Reikia specialių keltuvų, o gal net ir „stebuklingų“ (žinote, tokius su pneumatinėmis pagalvėmis). Kartais reikia išimti langą arba išmontuoti dalį laiptinės. Vieni vokiečiai buvo labai nustebę, kai mes sugebėjome įvežti 300 kilogramų spintą per siaurą liftą be jokių įbrėžimų. Tai reikalauja patirties, o ne jėgos.

Ar galite padėti su atliekų išvežimu?

Taip, dažnai klientai nori palikti senus baldus ar dėžes. Mes tai galime susitvarkyti – nuvežti į šiukšliadėžę arba reciklavimo centrą. Vokiškoje aplinkosaugos sistemoje tai yra griežtai reglamentuota, negalima tiesiog mesti į mišką. Reikia užpildyti formą, sumokėti mokestį. Tai nėra brangu, bet reikia žinoti, kur važiuoti.

Kelias, laikas ir logistika

Kiek laiko trunka kelionė iš Lietuvos į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur važiuojate. į Berlyną arba Hamburgą gali užeiti maždaug 12-14 valandų važiavimo (be sustojimų). Jei į Miuncheną – tai jau beveik 16 valandų. Reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką – jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės. Taigi, dažniausiai tai užtrunka vieną dieną su nakvyne arba ankstyvą ryto išvykimu.

Ar vairuotojas gali būti ir montuotojas?

Dažniausiai ne. Vairuotojas vairuoja, o montuotojų komanda (paprastai 2-3 žmonės) važiuoja atskirai arba yra tame pačiame transporte, jei yra vietos (bet tai retai su didelėmis fūromis). Geriausia, kai atvyksta komanda, kuri tikrai ruošiasi dirbti, o ne tiesiog išlipo iš kabinos po 10 valandų vairo.

Kas nutinka, jei fūra sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą, bet tai neatspėja laiko. Kartais tekvėsta skubiai ieškoti kitos fūros arba remonto paslaugų Vokietijoje. Vokiškia kelių pagalba paslaugos yra greitos, bet brangios. Jei esame atsakingi, mes sutvarkome, bet gali būti delsa. Todėl svarbu turėti rezervą laike.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar jau beveik visada taip. GPS sekimas yra standartas. Galite matyti, kur jūsų biuras dabar stovi – ar jau pasiekė Lenkijos sieną, ar sustojo pietų pertraukai. Tai duoda ramybės, ypač kai įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu vyksta pirmą kartą ir jūs nervinatei.

Kokia yra geriausia savaitės diena perkraustymui?

Antradienis, ketvirtadienis arba penktadienis. Pirmadienis yra blogas, nes visi pradeda savaitę, gali būti spūstys pasienyje arba įmonėje darbuotojai dar neįsijungę. Sekmadienis – daugelis vietų uždarytos (pavyzdžiui, naujasis biuras gali būti užrakintas). Geriausia aptarti su abiem pusėmis.

Ar reikia rezervuoti vietą naujame biure sunkvežimiui?

Taip, būtinai. Vokiškuose miestuose vieta griežtai reglamentuota. Jei fūra atvyks ir nebus kur pastatyti – gausite baudą arba teks važiuoti ratu aplink kvartalą. Reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės arba užtikrinti, kad yra privatus kiemas.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo kiekio (kubinių metrų arba tonų), atstumo, darbo užmokesčio (pakavimas/išpakavimas) ir papildomų paslaugų (liftas, neįprastos krovos darbai). Negaliu pasakyti tiesiog „nuo 500 eurų“, tai būtų melas. Reikia apskaičiuoti. Kartais klientai klausia, kiek kainuoja viena dėžė – tai ne taip veikia.

Ar kaina gali pasikeisti procese metu?

Gali, jei pasikeitė sąlygos. Pavyzdžiui, jūs pasakėte, kad yra 10 dėžių, o jų paaiškėjo 30. Arba reikėjo nešti daiktus į 4 aukštą be lifto (tai papildomas mokestis). Mes stengiamės įvertinti iš anksto, bet jei klientas pats sukuria papildomą darbą, tai kainuoja.

Kas yra „valandinis“ įkainis ir kuo jis gresia?

Kai sutartis pagrįsta valandomis, o ne fiksuota suma, klientas nerimti, kad mes lėtinsime. Bet mums labiau naudinga dirbti greitai – kuo greičiau baigsime, tuo greičiau važiuosime kiton užsakymą. Tačiau turi būti aiškus apibrėžimas, kas įeina į tą valandą (ar kelias į vietą skaičiuojamas, ar ne).

Ar reikia mokėti užsidarą (avansą)?

Įprasta prašyti 30-50 proc. avanso. Tai užtikrina, kad klientas nepasitrauks paskutinę minutę, kai mes jau esame paruošę fūrą ir komandą. Be to, reikia sumokėti degalams ir keliui. Jei įmonė neduoda avanso – mes dažniausiai neimame tokio darbo.

Kokie mokesčiai gali būti Vokietijoje?

Vietiniai mokestis už „LKW-Maut“ (kelių mokestis sunkvežimiams), taip pat galimai mokestis už vietą (Stellplatz), jei reikia ilgai stovėti. Taip pat, jei reikia specialios leidimo, tai taip pat kainuoja. Paprastai tai įskaičiuota į mūsų pasiūlymą, bet reikia patikrinti.

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Draudimas paprastai yra atskiras, bet mes jo neįsivaizduojame be jo. Yra standartinis draudimas (pvz., 10 eurų už kg), bet jis gali neužtekti brangiems daiktams. Rekomenduoju susitarti dėl papildomo draudimo, jei vežate labai brangų techniką. Vienas kartas klientas nebuvo sutaręs, ir jam nukrito serveris... (buvo labai liūdna).

Servisas ir kliento patirtis

Kuo skiriasi „ekonom“ ir „premium“ perkraustymas?

Ekonom – mes tik vežame. Jūs viską patys supakavote, patys įkėlėte (arba mes padėjome tik su sunkiausiais), patys iškraunate. Premium – mes atvykstame ryte, supakuojame viską iki paskutinio pieštuko, išvežame, atvykstame į naują vietą, iškrauname, sumontuojame, netgi surenkame kompiuterius ir padedame prijungti prie interneto. Skirtumas didelis.

Ar galite padėti su elektros instaliacija naujame biure?

Mes ne elektrikai. Mes galime pajungti kompiuterius į lizdus, bet jei reikia laidų laidoti sienose arba keisti lizdus – tai jau ne mūsų kompetencija. Geriau pasikviesti vietinį elektriką Vokietijoje, jie žino vietinius standartus (kurie skiriasi nuo mūsų, pvz., jungtys).

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžta pervežimo metu?

Skubiai susisiekite su vadovu. Padarykite nuotraukas. Užpildykite prašymą-draudimui. Mes turime sąžiningą požiūrį – jei mes sulaužėme, mes atsilyginame. Jei sulaužėte patys (nekokybiškai supakavote), tai tada jau ne mūsų kaltė. Svarbu viską fiksuoti iš karto.

Ar galima pasitikėti su „gėrimais“ ar maistu vairuotojams?

Žinoma, tai yra draugiškas gestas. Bet vairuotojams negalima duoti alkoholio. Kava, arbata, užkandziai – tai puiku. Vokiškose vietose darbuotojai dažnai pasiduoda „kavos ritualą“, tai padeda sukurti geresnę atmosferą. Tik neperlenkite lazdelės su alumi.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai problema. Mes negalime palikti dėžių ant drėgnų grindų arba dulkių kambariuose. Reikia bent vieno kampo, kur būtų sausa ir tvarkinga. Kartą teko laikinai padėti dėžes sandėliuke, nes darbininkai tebeėrežė grindis. Tai sukūrė papildomo streso visiems.

Kaip užtikrinti, kad paslaptys (dokumentai) neprarasti?

Dokumentus reikia užrakinti specialiose dėžėse su spynomis. Mes neturime jų atidaryti. Jei yra labai slaptų duomenų, geriausia, kad juos vežtų atsakingas asmuo iš įmonės (pvz., vadovas savo automobiliu), o ne bendrame krovininyje. Pasitikėjimas – tai dalykas, bet geriau būti saugiam.

Ar reikia kalbėti vokiškai su darbuotojais naujame biure?

Jei jūsų komanda nemoka vokiškai, tai gali būti problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai, bet su vietiniais (pvz, namų administratoriais) geriau kalbėti vokiškai. Galite susitarti, kad jūs būsite ten rytoj ir viską koordinuosite telefonu.

Ką daryti su senais raktais ir pultais?

Nepamirškite gražinti senų raktų (prieš tai pasižymėkite, kurie raktai priklauso kuriai spintai). Pultus nuo garso ar šviesos taip pat reikia palikti seniems savininkams. Vieną kartą teko važiuoti atgal 50 km, nes klientas pasiėmė raktus nuo sandėlio Vilniuje.

Kaip pasiruošti darbuotojams?

Informuokite juos iš anksto. Jie turi susirinkti asmeninius daiktus, išvalyti stalus. Jei darbuotojas nežino, kad jo stalą veš, gali būti nuliūdęs. Komunikacija su komanda yra pusė sėkmės.

Ar galima susiderėti dėl laiko (naktinis perkraustymas)?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Naktinis darbas, darbo poilsio laikas – viskas turi savo kainą. Vokiškose miestų centruose dažnaileidžiama krauti tik naktį, kad traukinio ne trukdytų. Bet tai turi būti suplanuota labai tiksliai.

Kas daryti, jei fūra negali prieiti prie įėjimo?

Reikia gauti leidimą arba sustatyti užtvaras. Vienas kartas Vokietijoje policija nuvežė mūsų fūrą į aikštelę, nes mes stovėjome ant „važiuojamosios juostos“. Niekas nepasakė, kad ten negalima. Būkite atsargūs su ženklais.

Ar galite padėti su interneto jungimu?

Mes galime padėti perkelti routerį (maršrutizatorių), bet jo sukonfiguruoti – tai jau IT srities darbas. Jei jūsų IT specialistas negali būti ten, reikia susitarti su vietiniu poskyriu, kad jie laukia. Be interneto šiandien biuras neveikia.

Ką daryti su augalais?

Augalus galima vežti, bet tik jei jie nėra saugomi rūšys (reti). Taip pat reikia, kad jie nebūtų užkrėsti kenkėjų. Sienos tikrina labai griežtai. Jei augalas peržėlė – gali būti konfiskuotas.

Kaip apskaičiuoti laiką išpakavimui?

Paprastai išpakavimas trunka trumpiau nei pakavimas, nes nereikia rūpintis apsauga (tik išimti ir padėti). Bet jei reikia sudėti į vietas, tai užtrunka. Planuokite, kad išpakavimas užims maždaug 70-80 proc. pakavimo laiko.

Ar galite išvežti biurą į sandėlį laikinai?

Taip, darome tokius dalykus. Kartais naujas biuras dar nebaigtas, o seną reikia išvalyti. Vežame į sandėlį, laikome, paskui vežame į galutinę vietą. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus.

Kodėl verta rinktis jus, o ne „skelbimų portalą“ vairuotoją?

Nes mes žinome, ką darome. Skelbimų portalų vairuotojas gali atvykti su pavogta fūra (taip, ir toks dalykas buvo), gali būti girtas, gali tiesiog dingti. Įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu reikalauja atsakomybės. Mes turime draudimą, sutartis, patirtį. Už ta ramybę verta mokėti.

Išvada

Galiausiai, Įmonių biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos su servisu nėra paprasta logistinė užduotis, o sudėtingas projektas, reikalaujantis planavimo ir patirties. Nors viskas gali atrodyti sudėtinga ir brangu, investicija į profesionalų komandą atsiperka, kai jūsų komanda rytoj galėti dirbti naujoje vietoje be jokio streso. Pasitikėkite savo pasirinkimu ir leiskite mums nuspręsti apie techninius dalykus, o jūsų įmonei liks tik mėgautis nauju pradėjimu.