Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos: Realijos ir patirtis

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip įsivaizduojate brūkšnyne. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Dažnai klientai sako: „o mes tik turime keletą stalų ir kompiuterių“, tačiau realybje pasirodo, kad tie stalai yra pritvirtinti prie sienų, o kompiuteriai – seni serveriai, sveriantys toną. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos įmanomas, tai ne mitas, bet jis reikalauja kantrybės ir tikslumo. Vokietija – tai ne Lietuva, ten kitokie reikalavimai, keliai ir, žinoma, klientai. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, geriau pasiruoškite iš anksto, o ne tikėkis stebuklo paskutinę minutę.

Bendrai apie procesą (kaip tai vyksta iš tiesų)

Kaip pradėti rengti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Pradėkite nuo to, kad nustatytumėte tikslų dalykų kiekį. Negaliu būti tikras, kiek kartų buvau situacijose, kai klientas sako „vienas sunkvežimis“, o paskui tenka skambinti ir prašyti dar vieno, nes dėžės tiesiog netelpa. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja vairuotojas, o kai pradedate dėti visus smulkius daiktus į dėžes. Susirašykite sąrašą, nufotografuokite baldus. Vokietijos klientai mėgsta tvarką, jei atvyksite su chaosu, jūsų reputacija kentės. Geriau pradėkite planuoti maždaug mėnesį iki įvykio.

Ar jums patys reikia rūpintis pakavimo medžiagomis?

Galite rūpintis, bet mes dažniausiai patys atvežame. Tai pigiau ir greičiau, nes mes žinome, kokių dėžių reikia. Nėra nieko blogo, jei norite sutaupyti ir rasti pats, bet tada būkite tikri, kad dėžės nebuks po svorio. Kartais klientai superka pačios ploniasia dėžes parduotuvėse, o paskui jos plyšta kėdžių kojoms. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos priklauso nuo to, kokia kokybe užpakuota technika. Mums patogiau atvežti savas, stiprias dėžes, kas juos užpildo, o paskui jas ištuštiname ir paimame atgal. Taip sutaupote laiko.

Kiek laiko užtruks toks biuro perkraustymas?

Tai priklauso nuo to, kur į Vokietiją važiuojame. į Berlyną ar Miuncheną važiuojame ilgiau negu į Hanoverį ar Brėmeną. Paprastai patys pakavimo darbai trunka dieną-dvi, o važiavimas – dar vieną dieną. Žinoma, jei kelias užstrigta dėl eismo įvykių ar remonto (kas Vokietijoje nutinka dažnai), gali pavėluoti. Vienas kartas važiavome į Štutgartą ir tiesiškai stovėjome tris valandas statybos aikštelėje. Taigi, greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos yra santykinis dalykas, geriau planuokite su atsarga.

Kas daryti, jei vairuotojas susiduria su techniniu gedimu?

Tai baisiausia situacija, bet ji nutinka. Mes stengiamės naudoti naujus sunkvežimius, bet technika yra technika. Jei gedimas įvyksta, mes nedelsdami siunčiame pagalbos automobilį arba, jei įmanoma, perkrauname krovinią į kitą automobilį. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis netoli Frankfurto, ir teko skubiai ieškoti vietinio pervežėjo, kuris padėtų nuvežti likusį kelią. Tai branginta mums, ne klientui, nes mes atsakome už terminus. Tokiu atveju drąsiai praneškite savo Vokietijos partneriams, kad bus nedidelis vėlavimas.

Ar reikia gauti specialius leidimus stovėjimui mieste?

Žinoma, ypač jei perkraustote didelį biurą centrinėje miesto dalyje. Vokietijoje policija yra griežta. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prie „pedestrian zone“ ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe arba gauti leidimą laikinam stovėjimui. Kartais tai kainuoja, bet tai pigiau nei bauda. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos neapsieina be biurokratijos. Jei neturite patirties, geriau paprašykite mūsų vadybininkų, kad jie tai padarytų, jie turi kontaktus.

Ką daryti, jei neturiu tikslio inventoriaus sąrašo?

Tai blogiausias variantas. Be sąrašo neįmanoma užtikrinti, kad niekas nepradingsta kelionės metu. Be to, muitinė taip pat gali paklausti, ką vežate. Jei sąrašo nėra, gali atsitikti, kad vairuotojas praleis daug laiko aiškindamas, kas yra toje dėžėje. Rašykite viską, netgi senius spausdintuvus. Vokietijos muitininkai mėgsta tikslumą. Geriau praleisti valandą rašant sąrašą, nei dieną ginčijantis sienoje.

Pinigai, kainos ir kiti svarbūs dalykai

O kiek tai man kainuos, maždaug?

Kainos labai svyruoja. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo ir to, kiek darbuotojų reikia pakrovimui bei iškrovimui. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų. Mažam biurui gali tekti 1500–2000 eurų, o dideliam – ir 10 tūkstančių. Benzino kainos Vokietijoje aukštesnės, o keliai mokesčiai (muitinės mokesčiai) taip pat dideli. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos nėra pigus malonumas, bet jei pasirašysite sutartį su fiksuota kaina, jums bus ramiau.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina darbo valandos (pakavimas, įkėlimas), kuro sąnaudos, kelių mokesčiai ir draudimas. Tačiau į kainą dažnai neįeina dėžės (jei jas nusiperkate) arba papildomos paslaugos, tos pačios pianino pernešimas (nors biure jo retai būna). Vokietijoje taip pat gali būti mokesčiai už atliekų ivežimą, jei paliksite senus baldus. Viską aptarinėkime iš anksto, kad nesusidurtumėte su staigmenomis paskutinę dieną.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais pinigais?

Dabar tai darosi vis sunkiau dėl priešgrybinių įstatymų. Mums patogiau, kai klientas perv pinigus į sąskaitą, nes vairuotojams neleidžiama turėti didelių sumų grynaisiais. Jei esate fizinis asmuo ir norite sumokėti vairuotojui, tai gali būti problema, jei suma viršija kelis šimtus eurų. Geriau sutarkite su vadybininku apie PVM sąskaitą faktūrą. Taip jūs turite dokumentą, o mes – aiškų mokėjimą.

Kodėl viena firma kainuoja 500 eur, o kita 2000?

Tai klasikinis klausimas. Už 500 eurų jums gali atvažiuoti vairuotojas be pagalbininkų su sena furgonu, kuris gali sugesti pusiaukelėje. O už 2000 eurų gausite pilną paslaugą: dėžes, vyrus, draudimą ir garantiją. Yra daug „kišenių“ firmų, kurios paima užsakymus ir paskui juos perparduoda kitems, nekokybiškoms įmonėms. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi kainoti realiai. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip ir yra – ten kažkas negerai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Vokietijoje?

Gali būti mokesčių už „Umweltplakette“ (ekologinę vinjetę), jei važiuojate į žalias zonas. Taip pat, jei reikia statyti keltuvus (liftus) gatvėje, tai taip pat kainuoja. Kartais klientai pamiršta apie tai, kad Vokietijoje už viską reikia mokėti – net už parkingą, jei ilgai stovi. Mes stengiamės apie tai pranešti iš anksto, bet geriau paklauskite patys.

Ar draudimas yra privalomas?

Be abejo. Jei vairuotojas užkliūna į būgną ir visi jūsų serveriai skyla į dulkes, be draudimo prarastumite viską. Mes turime standartinį draudimą, bet jis dengia tik tam tikrą sumą. Jei vežate labai brangią įrangą, praneškite mums, reikės papildomo draudimo. Vokietijoje kelių eismo taisyklės griežtos, avarijos nutinka, todėl geriau būti saugiam.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Jums reikės sąrašo (inventoriaus), sutarčių su nuomininkais (jei reikia leidimo įleisti vairuotoją) asmens dokumentų (jei patys važiuojate). Jei įmonė veža prekes, reikės prekių sandėliavimo dokumentų. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos be popierių neįvyksta, ypač dabar, kai kontrolės yra griežtesnės. Pasirūpinkite, kad visi dokumentai būtų paruošti lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai) kopijomis.

Ar dažnai sustoja pas muitinę?

Statistiškai retai, jei tai tik biuro inventorius, o ne prekybos prekės. Tačiau jei vairuotojas atrodo įtartinai arba sunkvežimis perpildytas, gali sustoti. Vieną kartą mūsų vairuotoją sustabdė, nes jis buvo pavargęs ir neįvykdė darbo laiko apribojimų (tachografo duomenys). Tai buvo bėda, teko mokėti baudą. Taigi, ne tik daiktai svarbu, bet ir tai, kaip vairuotojas vairuoja. Vokietijos policija tikrina viską.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada gali tekti stovėti sienoje iki kol išsiunčiate trūkstamus dokumentus. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Kartais leidžia praeiti su pažadu, kad atsiųsite vėliau (su bauda), bet ne visada. Geriau patikrinti viską du kartus prieš išvykstant. Nėra nieko blogiau, nei kai biuras laukia kompiuterių, o jie stovi sienoje nes dingo viena byla.

Ar galima vežti brangią elektroniką be problemų?

Galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai ne naujos prekės o naudotas biuro turtas, tai paprastai nebekainuoja muito. Tačiau serialų numerius privalu užrašyti. Vokietijos muitinė turi duomenų bazę, todėl jei bandysite vežti 50 naujų „iPhone“ be dokumentų, tai bus laikoma kontrabanda. Biuro technika dažniausiai eina kaip „personal effects“, bet tik jei tai tikrai naudojami daiktai.

Ar reikia TIR karneto ar kažko panašaus?

Nereikia, jei tai ne komercinis siuntimas į kitą šalį neperdirbimui. TIR karnetas reikalingas tiems, kurie važiuoja be muitinės patikros, o mūsų atveju dažniausiai važiuojame „pilnas“ režimas. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos paprastai vyksta pagal bendrąsias transporto sutartis (CMR), todėl TIR čia per daug. Galbūt tik jei vežate labai brangų turtą ir norite maksimalios garantijos, bet tai retai būna būtina.

Kuo skiriasi Ex Works nuo DDP?

Trumpai tariant – Ex Works reiškia, kad jums patys reikia susitvarkyti viską iki mūsų sunkvežimio, o DDP reiškia, kad mes viską atvežame tiesiai į jūsų biurą Vokietijoje ir mums nereikia jūsų pagalbos. DDP brangesnis, bet patogesnis. Dauguma klientų renkasi DDP, nes nenori sukti galvos su Vokietijos formalumais. Aš asmeniškai rekomenduočia DDP, jei norite išvengti streso.

Techniniai dalykai ir kas vyksta kelyje

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Vairuotojams – ne, jie pripratę. Bet kelių kokybė vietomis prasta, o statybos visur. Be to, Vokietijoje yra daug miestų zonų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti (Umweltzone). Jei vairuotojas nepastebės ženklo, gaus baudą. Mes turime navigacijas, kurios rodo šiuos draudimus, tačiau klaidos įvyksta. Vieną kartą teko važiuoti apšiptais keliais prie Kelno, tai buvo tiesiog košmaras.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka pagrindinius žodžius – „hallo“, „danke“, „nein“. Tačiau sudėtingesniems dalykams reikia vertėjo arba mūsų pagalbos telefono. Jei su jumis reikia kalbėtis vietine vadove, geriau, kad jūs ar kas nors iš jūsų komandos mokėtų angliškai. Vokiškai mūsų vairuotojai kalba retai, tai tiesiog nėra būtina kasdienei veiklai, bet kartai trukdo susitarti dėl stovėjimo vietos.

Ką daryti su senais biuro baldais, kuriuos nebevežiu?

Jūs turite juos išvežti. Negalime tiesiog padėti juos gatvėje Vokietijoje, tai yra nelegalu ir baudžiama. Galime juos nuvežti į šiukšlių aikštelę (Wertstoffhof), bet tai kainuoja. Vokietija labai griežta apie atliekų rūšiavimą. Senus stalus reikia atskirti nuo metalo. Jei norite atsikratyti senių daiktų, pasakykite mums iš anksto, susirinksime tinkamą vietą.

Ar galima įvežti maisto produktų į biurą?

Negalima, arba labai ribotai kiekis. Jei vežate kavą ar sausainius darbuotojams, tai gali būti problema, jei nėra sertifikatų. Muitinė gali laikyti tai prekyba. Geriau nusipirkti maisto Vokietijoje. Nereikia rizikuoti dėl dėžės sausainių, kai rizikuojate visa siunta. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos nėra vien apie baldus, bet ir apie tai, kas draudžiama įvežti.

O jei reikia laikinai padėti dėžes kur nors sandėlyje?

Mes turime sandėlius Lietuvoje ir partnerių Vokietijoje (pavyzdžiui, Duisburge arba netoli Berlyno). Galime padėti dėžes savaitę ar mėnesį. Tai papildoma paslauga, bet kartais būtina, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti. Vienas klientas taip padarė – mes atvežėme viską į sandėlį, o paskui po savaitės išvežėme tiesiai į patalpas. Viskas vyko sklandžiai.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai stipri, todėl vairuotojai negali dirbti be poilsio. Be to, Vokietijoje sekmadieniais draudžiama triukšminga veikla (įkėlimas, iškėlimas) gyvenamuosiuose rajonuose. Jei norite perkraustyti sekmadienį, reikės specialaus leidimo, o tai beveik neįmanoma gauti. Geriau planuokite darbo dienomis.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis, jei tokių turiu?

Spalvų, lakų, cheminių medžiagų vežti negalima be specialių leidimų (ADR). Jei turite keletą dažų indelių, tai gali praeiti, jei gerai uždaryta, bet jei tai didelės talpos – ne. Mes neturime ADR licencijos (tiek laiko) kiekviename reise, todėl apie tai praneškite iš anksto. Pavojingos atliekos turi būti išvežtos specializuotomis firmomis, ne mūsų.

Kaip suprasti, kad perkraustymo firma yra tikrai gerai?

Pažiūrėkite, kiek jie egzistuoja rinkoje. Mes čia jau daugiau nei dvidešimt metų. Skaitykite atsiliepimus, bet ne tuos, kurie atrodo kaip parašyti viena diena. Jei firma atsisako atvykti į matavimus nemokamai, tai blogas ženklas. Tikros firmos nori pamatyti, ką turi vežti, kad galėtų pasakyti tikslią kainą. Greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos įmanomas tik su patikima komanda, kuri nebijo atsakomybės.

Išvada

Viskas susideda iš planavimo ir pasitikėjimo savo partneriu. Perkraustymas į Vokietiją nėra tikras mokslas, bet jis reikalauja, kad žinotumės, ką darote. Jei bandysite sutaupyti viskuose, gali baigtis tuo, kad jūsų biuras stovi be stulpo vieną savaitę. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina. Gerai suplanuotas greitas ir saugus biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos leis jums susirūpinti tik savo verslu, o ne dėžėmis. Sėkmės kelionėje, ir jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, paaiškinsiu.