Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtą dešimtį ir galiu pasakyti viena – niekada ne visuomet eina taip, kaip piešia mūsų vadybininkai prezentacijose. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir gerai planuotos logistikos. Dažnai klientai ateina pas mane, kai jau viskas pradeda griūti, o terminai degina ant kaktos. Žinoma, kiekvienas nori, kad viskas būtų greita ir saugu, tačiau reikia suprasti, kad tarptautiniai pervežimai turi savo specifiką. Čia ne tik pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, čia yra dokumentai, vokiškas griežtumas ir kelias tūkstančių kilometrų, kuriame gali nutikti bet kas. Tad jei planuojate biuro perkėlimo organizavimą į Vokietiją, geriau pradėkite ruoštis iš anksto, o ne šeštadienį vakare.

Pradiniai žingsniai ir planavimas

Kaip geriausiai pradėti suplanuotą perkėlimą?

Pradžia visada yra svarbiausia, nors dažnai ją nusprendžiama praleisti. Geriausiai prisėsti prie stalo, padaryti sąrašą tų dalykų, kurie tikrai keliauja, ir tokių, kuriuos galite išmesti. Žmonėms dažnai sunku atsisakyti senų arklių, bet kai kalbame apie greitą ir saugų biuro perkėlimo organizavimą į Vokietiją, kiekvienas kilogramas kainuoja. Nustatykite datą ir tiksliai laikykitės jos, nes vairuotojų grafikai griežti. Jei norite sutaupyti pinigų, bandykite derinti su mumis datas, kai mes ir taip važiuojame tu kryptimis, taip kurjeris gali atvykti pigiau.

Kodėl brangiausia tai, ką darote savaitgalį?

Nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis, o Vokietijoje taisyklės dar griežtesnės nei Lietuvoje. Jei reikalaujate, kad krovinys būtų iškrautas šeštadienį ar sekmadienį Vokietijoje, reikės mokėti didelius priemokus. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją reiškia derinti vokišką poilsio laiką su jūsų skubumu. Daugelis firmų to nedaro arba pasako, kad gali, o paskui atsiprašinėja, kad vairuotojas sustojo ramybės. Žinoma, už papildomą mokestį viską įmanoma sutvarkyti, bet ar verta? Patarsčiau planuoti iškrovą darbo dieną.

Ar tikrai reikia vizito į objektą prieš kelią?

Būtų labai gerai, kadangi aš asmeniškai visada rekomenduoju tai daryti. Galime atsiųsti vadybininką, galime net ir video skambutį padaryti, tačiau gyvas akys viskas mato kitaip. Pavyzdžiui, buvo atvejis, kai klientas pasakė, įėjimas erdvus, o ten buvo laiptai su 180 laipsnių posūkiu, kur net su kulniuku nepraeisi, kas gi tada su sofa? Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai kyla dėl tokių smulkių nesusipratimų. Vizitas padeda įvertinti, kiek reikės kombainų, ar prireiks keltuvų, ar galima statyti sunkvežimį prie pat patalpų.

Kiek laiko užtruks visa operacija?

Tai vienas sunkiausių klausimų, nes jei eismas autobane stovi, tai mes dariausime nieko. Vidutiniškai reikia skaičiuoti nuo vienos iki trijų dienų priklausomai nuo to, kur tiksliai einame – į Miuncheną, Hamburgą ar kažkur į gilumą. Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją (o ypač saugus) nedaro stebuklų su fizika. Jei turite 30 dėžių, tai viena diena, jei turite pilną biurą su serveriais ir aplinkosaugos augalais – tai gali užtrukti ilgiau. Geriau turėti atsarginį laiką dienai-dviems.

Ką daryti su tais daiktais, kurie netilps?

Tuomet turi būti sprendimas pirmą minutę. Ar mes juos paliekame čia, ar vežame atgal, ar išmetame? Žinoma, tai papildomai kainuoja. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją apibrėžia tą momentą, kai sunkvežimis užpildytas iki paskutinio centimetro. Jei prieš tai nebuvo atliktas inventorius, gali būti, kad teks rinktis – palikti seną sofa ar vežti viską į du reisus, kas jums kainaus dvigubai. Geriau aptarti tai ankščiau.

Ar galite padėti su iškraustymu prieš tai?

Žinoma, darome tai kasdien. Mūsų komanda atvažiuoja, viską įpakuoja į dėžes, pažymi, užklijuoja. Daugelis klientų mano, kad tai paprasta, bet kai pamatote, kiek yra smulkmenų stalčiuose, suprantate, kad be pagalbos praleistumite savaitę. Saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją prasideda būtent nuo kokybiško pakavimo, kad niekas nesužalotų kelyje, ypač jei kelyje bus duobų ar staigių stabdymų.

Kainodara ir sutartys

Kiek brangu gali kainuoti toks reisas?

Neklauskite „kiek“, geriau klauskite „nuo ko“. Kaina priklauso nuo tūkstančiaus dalykų – kurioje Vokietijos dalyje esate, kiek svorio, ar reikia keltuvo. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali prasidėti nuo tūkstančio eurų ir baigtis penkiais, jei ten kalbame apie didelę korporaciją. Degus kuras brangesnis už Lietuvoje, o mokesčiai už važiavimą autobaną (maut) kaskart didėja. Taigi, nerašykime sąrašo be prekės kainos.

Ar galite pasiūlyti fiksuotą kainą?

Galime, bet tada turi būti fiksuotos ir sąlygos. Jei jūsų pusėje bus vėluojama su raktais, ar vairuotojas lauks valandą prie sandėlio, tai kaina gali šokti. Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją su fiksuota kaina įmanomas tik tada, kai viskas tiksliai nustatyta tame sutartyje. Jei keičiasi planai, keičiasi ir kaina, tai kaip verslas. Bet stengiamės būti sąžiningi ir nešokinėti be priežasties.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartas yra toks: 30-50 procentų avanso sutarties pasirašymo metu, likutį – atiduodant prekes (krovinį) paskirties vietoje arba prieš tai. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją neleidžia mums vežti krovinių be užmokesčio garantijos, nes kas jei jūs pasprungsite? (Nėra tokio atvejo, kad kas paspruktų, bet buvo, kad atidavė tik pusę). Užsidėkime užklausą ir viskas bus aišku.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeina, bet jis yra bazinis, dažniausiai pagal CMR konvenciją. Tai reiškia, kad jei sunkvežimį užgriūva sraigtasparnis ar susiduria su dinosauriumi, gausite atlyginimą. (Žinoma, su dinozaurais juokauju, bet su gamtinių nelaimių draudimu tai tikrai). Tačiau jei norite draudyti konkrečią brangią technologiją ar meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją be ypatingo draudimo yra rizika, kurią ne visi supranta. Geriau pasirūpinkite savo turtu papildomai.

Kas yra tas „priedinis valandas“?

Tai kai vairuotojas laukia. Jis tai daro nemokamai pirmąją valandą, po to – eina laikmatis. Nėra jokios pavydės, tiesiog jo laikas yra pinigai, ir tą reikia suprasti. Saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją negali būti efektyvus, jei vairuotojas šąla kieme, o jūs ieškote rakto. Šiuo atveju laiko pinigais nebegausime atgal.

Kodėl kaina skiriasi nuo kitų?

Galbūt tie kiti naudoja senus sunkvežimius be klimato kontrolės arba samdo necertifikuotus darbuotojus iš trečios šalies. Mes dirbam savo, mūsų biuro perkėlimas į Vokietiją yra garantuotas, ir kas tame, kas negerai, priimsime atsakomybę. Pigu gali būti tik tada, kai nieko nenustačius ir ką nors sulaužo.

Techninės ir dokumentinės priežiūros

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikalingas inventorius (sąrašas), sutartis su mumis, paprastai reikia įgaliojimo, jei sutartį pasirašo ne direktorius. Jei vežate brangų įrangą, gali prireikti sertifikatų ar deklaracijų, ypač jei tai kažkokia medicinos technika. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją reikalauja, kad viskas būtų rašte, nes vokiškas pareigūnas (Bundesamt) gali sustabdyti ir patikrinti ar tikrai ten kas nenukeliavo neteisėtai.

Ar sunku su muitinės deklaravimu?

Mes esame ES, taigi techniškai tai nėra muitinė, tačiau egzistuoja išvežimo ir įvežimo kontrolės (EXS, ENS). Dabar, po „Brexit“ viskas pasidarė sudėtingiau, net jei kelionės viduje ES. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją keliauja pro Lenkiją, kur kontroliuoja griežčiau. Žinoma, mes sutvarkome visus EMCS procedūras, jei reikia (nors alkoholio dažnai nevežame, tik tai užsiminu). Dokumentai turi būti tvarkingi.

Kas daryti, jei trūksta dėžių?

Gaukite iš mūsų. Mes turime savų dėžių, kurios atėja kartu su krovininiu automobiliu. Nenaudokite senų prekybos centro dėžių, jos gali neužlaikyti sunkių knygų ar dokumentų archyvų. Saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją prasideda nuo pakavimo medžiagų kokybės. Jei jums reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tefloninių dangų (tai tokios apsauginės), visas tai turime nuvežti.

Kaip apsaugoti kompiuterius ir techniką?

Viskas turi būti išjungta (būtina), laidai surišti, monitoriai uždėti į putą. Geriau naudoti originalią pakuotę, jei jos dar liko. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada sukelia siaubą IT skyriuje, kai paaiškėja, kad serveris nebuvo išjungtas teisingai ir „sufrozę“ (užšalo). Mums patinka, kai klientas turi savo IT žmogų, kuris viską užkalba ir užkalba. Mūsų darbas – fizinis.

Ar reikia rūpintis automobilių stovėjimo leidimais Vokietijoje?

Visiškai tikrai. Vokietijoje už tai baudos didžiulės, o mūsų vairuotojas neprisimins kurioje gatvėje galima stovėti tik 30 minučių. Jūs turi susitvarkyti „Ladeverbot“ ar leidimą iš savivaldybės (Ordnungsamt). Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją pasidaro labai brangus, jei sunkvežimį nuveša į konfiskavimo aikštelę. Pasirūpinkite tuo iš anksto, tai ne mūsų galva.

Kas nutinka su dėžėmis su konfidencialiais dokumentais?

Jos turi būti užplombuotos ir pažymėtos. Mes nežiūrime, kas viduje, mums svarbu, kad indeksas sutaptų. Biuro perkėlimas į Vokietiją susideda ir iš pasitikėjimo. Jei dėžė suplyšo (tai retai, bet gali būti, jei buvo blogai suklijuota), mes susitvarkome, bet tą atsakomybę riboja sutartis. Geriausia svarbius dokumentus vežti su savimi mažame automobilyje, jei galite.

Problemos ir nesklandumai realiame gyvenime

Kas darote, jei vairuotojas susirga ar bėda kelyje?

Tai reali situacija. Tada skambiname pakaitiniam arba skubiai samdome vietinį pervežėją. Ir čia gali būti problema su kaina, nes skubos paslauga Vokietijoje... (velnias, pameną, kaip kainavo vilkiko tempimas prieš Berlyną). Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją turi numatyti ir šį scenarijų. Turime draudimą ir kontaktus pagalbai, bet gali atidėti iškrovą valanda ar dvi.

Ar buvo atvejų, kuomet praradote kliento daiktus?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dėžė su nuvilkta etikete nuklydo į kitą vietą. Tai buvo ne biuro perkėlimas į Vokietiją, o kur kas pavojingesnis reisas su mixed kroviniu. Bet mes visada rastosime atpildyti. Nors labai nemalonu tada kalbėti su klientu, kai jis laukia svarbių dokumentų. Dabar naudojame barkodus, kad tokios situacijos išnyktų.

Ką daryti, jei paskirties vietoje neleidžia įvažiuoti sunkvežimiui?

Tai dažnai būna miestuose, pavyzdžiui, senamiestyje. Tada reikia naudoti „sufler“ – mažesnį sunkvežimį su kranu. Žinoma, tai brangu, bet kitaip neišsiversite. Saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją reikalauja lankstumo. Mes negalime važiuoti ten, kur yra uždrausta ženklas „3,5t apribota“. Reikėjo tai patikrinti anksčiau, bet jei ne – iškrauname gatvėje ir pernešame rankomis.

Kas būna su tais vokiškais kaimynais?

Jie yra labai aktyvūs. Jei pastovėsite su varikliu įjungtu ilgiau nei 3 minutes, jau gali būti skambutis policijai. Labai nepatogu yra kai reikia iškrauti ryte, o kaimynas verčia išjungti variklį. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją reikalauja gerumo ir ramumo su aplinkiniais. Nerekomenduoju garsiai mėtųti dėžių ir šnekėti mobiliuoju ryšiu tiesiogiai po jų langais.

Ką veikiate su šiukšlėmis prieš išvykstant?

Mes juos išvežame į artimiausią šiukšliadėžę, jei tai susitarta, arba paliekame jums pasirūpinti. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra beveik religija, negalima sumesti visko į vieną krūvą. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai baigiasi tuo, kad klientas sako, o šitą mes išmesim čia, o sakome – ne, čia negalima. Mums teka mokėti už atliekų utilizavimą, o tai įeina į sąskaitą.

Ar kas nutinka su vandeniu akvariume?

Jį reikia išpilti. Nebegalime vežti vandens, jis sutekėja, lūžta stiklas. Žinoma, buvo klientų, korie bandė, bet jis nebegyveno toje kelionėje. Labai svarbu, kad serviso biure būtų išjungti visi vamzdynai, nes jei kas suklysta su hidraulika po perkėlimo, tai vėlgi mūsų kaltė. (Nebūtinai mūsų, bet visą tiek tenka klausinėti mūsų). Tikrai geriau išdžiūvinti visas baseinus.

Varioji dalis ir patarimai

Ar verta rūpintis elektros prijungimu prie atvykimo?

Absoliučiai taip. Vokiečiai gali neduoti laikino įjungimo be sutarties. Jei atvykstate penktadienį vakare, o savo nebus, sėdėsite tamsoje. Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją nusako, kad patalpos turi būti paruoštos. Jei nėra šviesos – neįmatysime, kur įstatyti dėžes, o tai pavojinga.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriausia leisti jiems pačims pasiimti tai, kas jiems svarbu, iš anksto. Mes neesame atsakingi už piniginę, paliktą stalčiuje, ar dantų šepetį. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją apima įmonės turtą. Asmeninės kuprinės, paliktos kėdėse, gali būti pajuodamos arba tiesiog sumestos į bendrą dėžę, iš kurios sunku bus išsirinkti.

Kodėl vairuotojai dažnai negali kalbėti lietuviškai?

Nors mes esame lietuvių firma, kartais dirbame su subrangovais iš kitų šalių, o mūsų vairuotojai gali būti užsiėmę. Tačiau vadybininkai visuomet kalba. Svarbu, kad jie galėtų susikalbėti su jūsų atstovu vokiškai ar angliškai, jei reikia susitarti dėl iškrovimos vietos (ne, ne vietos, bet vietovės, štai mano klaida). Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai tarptautinis procesas, kalbos barjerasai retai, bet būna.

Kaip padaryti, kad darbuotojai nustotų panikuoti?

Jums reikia juos informuoti. Padarykite paprastą gido, kada reikia susirinkti, kada išsikraustyti iš stalų. Kai matyti, kad vadovas viską kontroliuoja, ir mūsų komanda atvyksta laiku, tada ramybė gražį. Saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją yra pusė sėkmės, kita pusė – tai jūsų darbuotojų supratimas. Jei jie žino, kur jų dalykai keliaus, jie nedirbs blogiau kitą dieną.

Ar galite užtikrinti, kad niekas nebus pavogta?

Mes turime draudimą ir užrakstomas priekabas. Tačiau jei paliksite biurą atidarytą naktį prieš išvežimą, tai mūsų kaltės nebus. Biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją baigiasi tada, kai užrakiname duris išėjimo metu. Mes stengiamės stebejti krovinius, bet savikontrolė taip pat svarbi.

Ką daryti su smulkmenomis, kaip krapštukai ir knygų komplektai?

Įpakuokite į mažas dėžutes arba maišelius. Negalima mesti visko į vieną didelę dėžę, nes ji taps nekeliamas. Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją priklauso nuo to, kaip gerai jūs suskirstote smulkmenas. Knygos labai sunkios, todėl knygų lentynoms reikia atskirų dėžių, kitaip dugnas iškris.

Kokias garantijas galiu gauti iš jūsų?

Rašytinę sutartį ir draudimo polisą. Tai realios garantijos. Žodžiai vėjui nėra verti. Mes esame rinkoje jau ilgai, mūsų reputacija yra mūsų kapitalas. Biuro perkėlimas į Vokietiją su mūsų firma yra užtikrintas tuo, kad mes neišnyksime rytoj. Jei kils problemų, mes busime pasiekiami.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Vokietijoje?

Dažnai nauji pigiau, jei atsižvelgiate į pervežimo kainas. Vokiškai parduotuvės siūlo grečią pristatymą. Tačiau jei tai yra brangūs dizaino baldai ar istoriniai, tai žinoma, vežkite. Biuro perkėlimas į Vokietiją kartais tampa sąmatos dėl „gargaro“ (ne, ne gargalo, o senų daiktų išvežimo) mažinimo. Svarstykite, kas jums labiau apsimoka.

Pabaigai noriu pasakyti, kad nors šis procesas atrodytų sudėtingas, su gerais partneriais viskas įmanoma. Svarbiausia yra nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Greitas ir saugus biuro perkėlimo organizavimas į Vokietiją neįvyks savaime, jam reikia darbo, bet kai pamatysite, kaip jūsų naujas biuras vokiškame mieste pradeda veikti, tuomet suprasite, kad buvo verta. Tiesiog pasitarkite su mumis iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi kieme. Sėkmės susitvarkant!