Greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu

Įvadas

Greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu nėra stebuklas, bet ir ne toks dalykas, kurį galima mesti „nuo penktadienio vakaro“. Per 20+ metų mačiau, kaip vienas nepakeltas serveris arba neteisingai užsakyta aikštelė Hamburgą paverčia košmaru. Geras planas reiškia apžiūrą, sąrašą, pakavimo medžiagas, mašiną, žmones ir rezervą laiko. Tada viskas juda ramiau.

DUK

Greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu: pirmi žingsniai

Ar greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu tikrai gali būti paprastas?

Gali, jei nebandoma visko spręsti paskutinę dieną. Paprastumas čia reiškia ne tai, kad niekas nevyksta, o tai, kad žinai, kas vyksta. Pirmiausia susirašome, kas kraunama: stalai, kėdės, spintos, dokumentai, IT įranga. Tada žiūrime liftus, duris, aikšteles. Jei Frankfurte biuras trečiame aukšte be lifto, jau planas keičiasi.

Kiek laiko prieš perkėlimą reikia pradėti ruoštis?

Normaliam biurui iš Vokietijos į Lietuvą geriausia pradėti prieš 2–4 savaites. Jei kalbame apie mažą kabinetą, galima ir per 7–10 dienų, bet tada nervų daugiau. Dideliems biurams su serveriais, archyvais ir baldais reikia daugiau laiko. Aš nežinau 100%, ar jūsų pastato administracija duos leidimą tą pačią dieną. Todėl geriau klausti anksčiau.

Ką daryti, jei biuras Frankfurte ar Miunchene dirba iki paskutinės dienos?

Tada reikia dirbti etapais. Pavyzdžiui, pirmiausia išvežame archyvus, retai naudojamus baldus, sezono prekes. Paskutinę dieną lieka tik darbo vietos, kompiuteriai ir dokumentai, kurių negalima palikti. Esu matęs biurą Kelne, kur viską paliko paskutiniam vakarui – liftas užimtas, darbuotojai bėgioja, o dėžės dar nepažymėtos. Gražu nebuvo.

Ar reikia atvykti į Vokietiją apžiūrėti krovinio?

Ne visada, bet apžiūra labai padeda. Galima nuotoliniu būdu: video skambutis, nuotraukos, planas, inventorizacija. Tačiau jei baldai seni, nestandartiniai arba yra daug technikos, geriau, kad žmogus pamatytų gyvai. Kartais nuotraukose atrodo, kad telpa 18 m³, o realybėje – 26 m³. Taip būna, nes žmonės nemato tarpų.

Kiek kainuoja tokio biuro perkėlimo planavimas?

Jei planuojame tik organizaciškai, be faktinio krovimo, tai gali būti 150–400 €, priklausomai nuo biuro dydžio. Jei planas įeina į visą pervežimą, dažniausiai jis neatskiriamas nuo bendros kainos. Mažam biurui iš Vokietijos į Lietuvą galima matyti 700–1500 €. Didesniam – 2500–6000 € ir daugiau. Kaina krenta, kai viskas paruošta prieš atvykstant.

Kas yra inventorizacija ir kodėl ji gelbsti?

Inventorizacija yra paprastas sąrašas: kiek stalų, kėdžių, dėžių, monitorių, spintų. Skamba nuobodžiai, bet tai gelbsti, kai po iškrovimo Kaune trūksta dviejų dėžių arba Berlyne kažkas pamiršta kavos aparatą. Be sąrašo visi sako: „buvo, buvo“. Su sąrašu galima tikrinti. Mes dažniausiai pažymime dėžes numeriais, o ne spalvomis, nes spalvos painiojasi.

Terminai, maršrutai ir kaina

Kuriuo maršrutu geriausiai vežti į Lietuvą?

Dažniausiai žiūrime į Berlyną, Dresdeną, Poznanę, Varšuvą ir toliau į Kauną arba Vilnių. Iš Vokietijos vakarų, pavyzdžiui, Kelno ar Diuseldorfo, kelias ilgesnis. Iš pietų, Miuncheno ar Štutgarto, dažnai važiuojama per Čekiją arba Lenkiją. Geriausias maršrutas priklauso nuo aikštelių, leidimų sunkvežimiams ir vairuotojų darbo laiko. Kartais trumpesnis kelias nėra greitesnis.

Ar telpa visas biuras į vieną sunkvežimį?

Mažas ir vidutinis biuras dažniausiai telpa į vieną 82–92 m³ vilkiką. Bet čia svarbu ne tik tūris, o kaip daiktai sudėlioti. Stalai išardomi, kėdės kraunamos į bokštus, dokumentai į dėžes. Jei yra daug nelygių baldų, spintų, seifų ar IT stelažų, tūris „sudega“ greitai. Esu matęs, kad 40 m³ telpa gražiai, o 35 m³ netelpa, nes visi daiktai keisti.

Ką daryti, jei reikia palikti dalį baldų sandėlyje?

Tada planuojame sandėliavimą Vokietijoje arba Lietuvoje. Tai normalu, kai naujos patalpos dar neparuoštos, o senas biuras jau reikia atlaisvinti. Sandėliavimas Vokietijoje dažniausiai kainuoja apie 40–90 € už paletę per mėnesį, bet gali būti daugiau. Svarbu pažymėti, kas išvažiuoja iškart, o kas lieka. Kitaip sandėlyje po mėnesio visi klausia, kam priklauso tos 12 dėžių.

Ar galima vežti serverius ir brangią IT įrangą?

Galima, bet čia jau ne „imam ir vežam“. Serveriai, kompiuteriai, NAS įranga, monitoriai ir telefonijos sistemos turi būti išjungti, pažymėti, kartais išardomi specialistų. Kabelius reikia fotografuoti prieš išjungimą. Jei IT skyrius to nepadarė, paskui prasideda detektyvas. Brangiai įrangai rekomenduojamas papildomas draudimas, nes standartinis gali turėti išimčių.

Kiek trunka kelionė iš Kelno iki Vilniaus?

Grynas vairavimo laikas gali būti apie 18–22 valandos, bet realiai reikia skaičiuoti ilgiau. Vairuotojo darbo laikas, sustojimai, sienos su Lenkija, eismas prie Varšuvos, oro sąlygos – viskas turi įtakos. Jei pakrovimas Kelne baigiasi penktadienį vakare, iškrovimas Vilniuje gali būti sekmadienį arba pirmadienį. Todėl data visada derinama su abiem pusėmis.

Ar savaitgaliais kraunama Vokietijoje?

Kartais taip, bet reikia žiūrėti pastato taisykles. Verslo centruose Berlyne, Hamburge ar Miunchene savaitgalinis krovimas gali būti leidžiamas tik tam tikromis valandomis. Gyvenamuosiuose rajonuose triukšmas ir sunkvežimis taip pat gali kelti problemų. Jei reikia krauti šeštadienį, tai geriau įrašyti į sutartį. Žodinis „ai, bus gerai“ kartais nelabai gerai baigiasi.

Pakavimas, demontavimas, saugumas

Kas atsako, jei kėdės subraižomos?

Atsakomybė priklauso nuo sutarties, draudimo ir pažeidimo aplinkybių. Jei kėdė buvo sena, jau įbrėžta, o po perkėlimo atsirado nauja žymė, reikia tai fiksuoti iškart. Todėl prieš pakrovimą verta turėti nuotraukas. Gerose įmonėse pažeidimai fiksuojami CMR arba pridėtame akte. Blogesnės tiesiog sako: „taip ir buvo“. Todėl popieriai nėra formalumas.

Ar darbuotojai išrenka stalus ir spintas?

Dažniausiai taip, jei tai numatyta pasiūlyme. Paprasti biuro stalai, posėdžių stalai, spintos ir lentynos išrenkami vietoje. Bet jei baldai seni, pigūs arba jau laisvai byra, tada rizika didesnė. Kartais geriau vežti nesuardžius, jei telpa. Esu matęs spintą Drezdene, kurią bandė išardyti, o ji tiesiog nebeatlaikė. Tokiu atveju klientas turi žinoti realybę.

Ar reikia specialių dėžių dokumentams?

Taip, ypač kai dokumentai keliauja iš Vokietijos į Lietuvą. Geriausia naudoti vienodo dydžio dėžes, kad jos lengvai krautųsi. Ant kiekvienos dėžės rašome numerį, skyrių, galbūt atsakingą asmenį. Konfidencialūs dokumentai turi būti uždaryti ir atskirai supakuoti. Jei dokumentų daug, galima daryti sąrašą pagal dėžių numerius. Po to niekas neieško „tos vienos dėžės su sutartimis“ visame sandėlyje.

Ką daryti su augalais, kavos aparatu, mikrobandele?

Augalus vežame atsargiai, bet ne visada rekomenduoju ilgą kelionę žiemą. Kavos aparatas turi būti išvalytas, vanduo išleistas. Mikrobangė, šaldytuvas, virdulys – viskas turi būti sausa ir saugi. Smulkmena, bet svarbi: jei šaldytuvas buvo išjungtas tik prieš pat pakrovimą, po kelionės gali kvapuoti kaip mažas pelkių kampas. Todėl buitinę techniką ruošiam iš anksto.

Ar draudimas dengia viską?

Ne visada. Standartinis krovinio draudimas dažniausiai dengia pagrindines rizikas, bet gali būti išimčių dėl netinkamo pakavimo, senų baldų, elektronikos be originalios pakuotės. Jei vežate labai brangią įrangą, verta pirkti papildomą draudimą. Kaina dažniausiai skaičiuojama procentais nuo deklaruotos vertės. Klientai kartais nustemba, bet geriau žinoti prieš, ne po įvykio.

Kodėl kartais reikia filmuoti pakrovimą?

Filmavimas nėra nepasitikėjimas, nors kai kurie taip jaučiasi. Tai paprasčiausiai apsauga. Jei po iškrovimo matyti, kad dėžė perpilta, spinta įtrūkusi arba monitorius daužtas, vaizdo įrašas padeda suprasti, kada tai įvyko. Ypač kai krovinys keliauja per Lenkiją, o kelias ilgas. Mes filmuojame trumpai: bendrą vaizdą, pažeidimus, sunkiai kraunamus daiktus. Ir tiek.

Rizikos, dokumentai, realybė

Kokios klaidos dažniausiai viską sujaukia?

Didžiausia klaida – manyti, kad biuro perkėlimas yra kaip namų kraustymasis. Biure daugiau smulkių daiktų, daugiau atsakomybės, daugiau žmonių, kurie „tikrai žino, kur kas yra“. Dar viena klaida – nepasakyti apie liftą, laiptus, parkavimo leidimą. Trečia – neatsijungti technikos. Jei Frankfurte pamirštate rezervuoti aikštelę sunkvežimiui, galite praleisti pusę dienos aiškindamiesi su pastato valdytoju.

Ar CMR dokumentas būtinas iš Vokietijos?

Tarptautiniuose kroviniuose CMR dažniausiai yra pagrindinis dokumentas. Jis patvirtina, kas, ką, iš kur ir kam veža. Biuro įranga, baldai, dokumentai, technika – viskas gali būti įrašyta. Jei tai tik vidaus pervežimas Vokietijoje, dokumentacija gali skirtis. Bet kai kalbame apie maršrutą Vokietija–Lietuva, CMR yra labai naudingas. Tiksliau, dažniausiai būtinas praktiškai.

Kas vyksta, jei klientas pamiršta pasakyti apie liftą?

Tada komanda atvyksta su planu, o realybė sako: „lifto nėra“. Tokia situacija buvo viename biure prie Hanoverio – penktas aukštas, senas pastatas, tik laiptai. Krovimas užtruko dvigubai ilgiau, reikėjo daugiau žmonių, o klientas galiausiai mokėjo papildomai. Tai nepatogu visiems. Todėl prieš pasiūlymą klausiame apie aukštus, liftus, durų plotį ir aikštelę. Ne iš smalsumo.

Ar galima keisti išvežimo datą?

Galima, bet kuo vėliau keičiate, tuo daugiau chaoso. Jei data keičiama prieš savaitę, dažniausiai sutvarkoma. Jei prieš dieną – gali būti problema, nes mašina, žmonės ir maršrutas jau suplanuoti. Kartais tenka mokėti už laukimą arba naują reiso organizavimą. Vokietijoje griežtai žiūrima į pastatų krovimo langus, tad ne visada galima tiesiog perkelti į kitą rytą.

Kuo blogos įmonės gadina biuro perkėlimus?

Blogos įmonės duoda pigią kainą telefonu, o po to pradeda skaičiuoti viską: dėžes, aukštą, liftą, rankas, laiką, kvėpavimą. Dar blogiau, kai atsiunčia žmones be pakavimo medžiagų arba su vienu vežimėliu visam biurui. Pervežimuose pigiausias pasiūlymas kartais yra brangiausias. Ne visada, bet dažnai. Todėl reikia klausti, kas tiksliai įeina į kainą, o ne tik „kiek kainuoja iki Vilniaus“.

Koks būtų mano trumpas patarimas prieš pradedant?

Prieš pradedant greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu turi tapti ne šūkiu, o sąrašu. Pasidarykite inventorizaciją, nuotraukas, dokumentų dėžes, IT išjungimo planą ir vieną atsakingą žmogų iš jūsų pusės. Jei tai bus, daug kas išsisprendžia. Jei ne – kiekvienas klausimas skris į skirtingus žmones. O tada prasideda tas žinomas biuro šurmulys.

Išvada

Greitas ir paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos su planavimu pavyksta tada, kai neskubama prieš pat kraunant. Reikia žinoti, kas vežama, kiek vietos reikia, kur stovės sunkvežimis, kas išardoma ir kas draudžiama. Vokietija turi savo tvarką, pastatai turi savo taisykles, o krovinys mėgsta sąrašus. Geras planas sutaupo ne tik pinigų, bet ir nervų.