Greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją: patirtis be lakštutų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo padidėjusios prostatos vairuotojams dėl ilgo maršruto iki to, kai klientas bandė įvežti į Vokietiją savo seną sovietinę spintą, kuri neprilėjo net pro liftą. Kasdienis darbas su krovinių pervežimu moko vieno – niekas niekada nevyksta taip, kaip parašyta vadovėliuose. Kai kalbame apie greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją, tai dažniausiai reiškia vieną dalyką: klientas viską atidėjo iki paskutinės sekundės, o dabar reikia stebuklo, kad pirmadienį įmonė veiktų Miunchene, o ne Vilniuje.

Aš čia ne tam, kad džiaugtumės idealizmu. Straipsnis skirtas tiems, kurie nori sužinoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be rėmelių ir šlapių rankų. Persikraustymas yra stresas, bet jis gali būti valdomas, jei žinai, į ką įsikišti. Tiesiog nepamirškite, kad Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka kita, o olandiškojo „kempingo“ priekaba ant autostrados gali užtrukti valandą, jei tenka dirbti su daugiau nei 3,5 tonų svorio. Taigi, kaip tai padaryti greitai ir nespręsti problemų vos atvykus?

Apie pasiruošimą (ir kodėl jums jo trūksta)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susitvarkyti dokumentus?

Dokumentus reikia tvarkyti ne prieš pat išvykimą, o bent savaitei iki jo. Jei planuojate greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją, turiu pasakyti, kad vokiškas biurokratas nemėgsta skubos. Reikės CMR sąvokos, sąskaitų faktūrų, o jei vežate techniką – tai ir serialų numerių sąrašų. Kartais gali prireikti TIL dokumentų (tarptautinis krovinių pervežimo draudimas), bet dažniausiai mus užtikrina įmonės polisas. Vieną kartą turėjau klientą, kuris, atvykęs į sieną, sužinojo, kad neturi teisingų dokumentų įrangai. Tenka stovėti, rašyti paaiškinimus, o laikas bėga. Geriau viską turėti iš anksto.

Ar tikrai verta viską daryti savo jėgomis?

Galvojate, kad paversite savo darbuotojus krovėjais ir taip sutaupysite? Neperspektyvu. Jūsų vadybininkas, kuris įprastas spaudžiant mygtukus, po pusvalandžio nebeveiks. Turiu omenyje fizinę būklę. Profesionali komanda padarys tai dvigubai greičiau. O jei norite greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją, laikas – tai pinigai. Be to, jei darbuotojas nusitrenks koją ant laiptų, jums teks mokėti kompensaciją. Geriau pasamdyti vyrus, kurie kasdien nešioja spintas ir žino, kur jas laikyti, kad nenutūžtų nugarą.

Kaip supakuoti kompiuterius, kad jie neatsirastu laužytų?

Čia dažna klaida. Žmonės meta monitorius į dėžes be putų. Tegu jie būna ką tik nupirkti, važiuojant pro duobę Vokietijos kelyje (o ten jų dažnai randama) gali viskas nutrūkti. Kiekvieną monitorių ir sisteminį bloką reikia užpakuoti į burbuliukų plėvelę, o tada į stabilias dėžes. Pažymėkite dėžes: „IT technika – handled with care“. Anksčiau vežiau vienai įmonei, kurie visus kabelius sumaišė į vieną didelį mazgą. Vadybininkai Miunchene praleido naktį jungdami viską atgal. Nekelkite sau galvos suriškite kabelius pačiai.

Ar reikalingas inventorius (krovinių sąrašas)?

Absoliučiai taip. Be jo nepraeisite net muitinės (jei atsitiktinai sustos), o vokiškose patalpose be sąrašo susirinksite šiukšles. Inventoriaus turi būti tikslus. Parašykite, kas yra dėžėje: „5 stalų, 10 kėdžių, 1 virdulys“. Jei dėžės turinys neatitiks sąrašo, gali kilti įtarimų, kad vežate kažką nelegalaus (pavyzdžiui, tabaką be akcizo, kas mums buvo). Tai sutaupo daug laiko patikrinimo metu.

Ką daryti su baldais, kurie neina pro duris?

Tai klasika. Nupirkote milžinišką vyriausiojo direktoriaus stalą, bet jis neįeina į liftą arba pro biuro duris Vokietijoje. Prieš išvežant reikia išmatuoti ne tik baldus, bet ir pravažiuojamus kelius tarp durų. Kartais teka išmontuoti stalą ar net nupjauti dalį rėmo (vėliau sukalame atgal). Nuo tokio scenarijaus apsidraugti sunku, jei neįsivaizduojate galutinio taško. Geriau išsiųskite mums nuotraukas iš anksto.

Ar galima persikraustyti savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduoju. Greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją vyksta sėkmingiausia, kai nereikia konkuruoti su darbo eigoje. Jei išvykstate šeštadienį, pirmadienį jūsų darbuotojai jau gali dirbti naujoje vietoje. Tačiau atminkite, dauguma vokiškų biurų centų savaitgaliais uždaryti, todėl reikia iš anksto susitarti dėl raktų priėmimo. Vieną kartą laukėme po duris valandą, nes vadybinikas pamiršo pranešti apzeldėtojams, kad atvažiuosime kelti baldus.

Pinigai ir biurokratija (kur pinigai dingsta)

Kaip susiformuoja kaina ir ar ji fiksuota?

Kaina priklauso nuo tūkio, atstumo ir darbo valandų. Paprastai darome įkainį už kilometrą ir už valandą. Jei kalbame apie greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją, tai gali kainuoti brangiau dėl skubos ar naktinio važiavimo. Nefikuokite, jei norite važiuoti šeštadienį – tai papildomas mokestis. Aš visada saku: geriau pasakykite man tiesą apie biudžetą, mes susitarsime, nei mes važiuojame, o paskui skambinate ir sakinėte, kad mums per brangu.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir vežate savo turtą, paprastai taikoma PVM 0 % proc. tarifas (vidutinės trukmės pervežimas). Bet reikia užpildyti atitinkamus dokumentus. Jei įmonė Vokietijoje jau registruota, gali tekti mokėti vietinį PVM, bet dažniausiai tai tvarkoma per apskaitą. Aš čia ne teisininkas, tik vairuotojų viršininkas, bet patirtis rodo, kad su sąskaitomis geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš išvykstant, o ne kai jau sulaikomas krovinius.

Ką daryti, jei pasikeičia kiekis daiktų?

Tai nutinka beveik kiekvieną kartą. Sutartom 10 kubinių, o paskui pasirodo, kad dar reikia vežti archyvą, kurį radote rūsyje. Nenuostabu. Jei daiktų padaugėja reikšmingai, gali tekti keisti mašyną arba vežti dviem reisais. O tai jau papildomi kaštai. Pasakykite iš karto, jei planuojate vežti dar ir tą dviračią, kuris stovi koridoriuje.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima daiktus, jei jie užpakuoti tinkamai. Jei jūs patys supakavote porcelianą į popieriaus maišelį ir jis suskilo, draudimo kompanija nemokės. Svarbu perskaityti sutarties sąlygas. Mūsų atveju, imame atsakomybę už krovinius, bet tik jei juos pakavome mes arba jei pakavimas atrodo tvarkingas. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl „įsipareigojimo nešti riziką“, taigi nebijokite klausti apie draudimo limitus.

Ar galima apmokėti atvykus?

Geriausia, kai mokama pavedimu prieš išvykimą arba dalimis: 50 % užstatą, likutį – atvykus į vietą. Vokiški vairuotojai (ypač jei samdomi vietiniai) gali nenorėti išleisti krovinio, kol gausite pinigus ant rankų arba patvirtinimą apie mokėjimą. Nenorime, kad sėdėtume prie Miuncheno anglo ir lauktumėte, kol Lietuvoje atsivers bankas.

Kas daryti, jei įmonė apsigauna?

Yra ir tokių. Pasamdyta „pigia“ firma, kuri pasiima užstatą ir dingsta. Pasitikėkite rekomendacijomis. Dirbu šioje srityje 20 metų, todėl galiu parodyti atliktų darbų nuotraukas. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa – tai greičiausiai klaidinga. Vokietijoje darbas yra brangus, tad tikėkitės adekvačios kainos.

Kelionės ir vairuotojai (kaip tai atrodo iš vairo)

Kiek laiko užtrunka nuvykti į Vokietiją?

Priklauso nuo maršruto. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12–14 valandų, atsižvelgiant į eismą. Jei reikia greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją, tai reiškia, kad reikia rinktis optimalų maršrutą, o ne trumpiausią, nes trumpiausias gali eiti per miestus su daug žiburių. Vieną kartą spėjome į Miuncheną per 10 valandų, bet vairuotojas buvo tokios nuomonės, kad vėliau jis miegojo dieną.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba rusiškai ir angliškai, vokiškai – pagrindinės frazės. Bet komunikacija su vokišku personalu (pvz., logistikos centre) paprastai nebe problema, visi supranta anglų kalbą arba kalbame rankomis. Jei reikia specifinių dalykų, pvz., derėtis dėl stovėjimo vietos, aš visada stengiuosi siųsti vairuotoją, kuris turi patirties su Vokietija.

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Turiu draudžiamąjį techninę pagalbą visoje Europoje. Jei mašina sustoja prie Kauno arba po Berlynu, išvykiame pagalbos automobilis, o krovinys perkraunamas. Tai užtrunka, bet užtikrina, kad greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją nebaigtųsi kelyje. Esu matęs, kaip variklis užsidega vos prieš pasienį, tai tikrai nėra smagu, bet mes sugebame išsiversti.

Ar sustojame pamedžioti (arba pailsėti)?

Vairuotojai turi poilsio režimą (tachografas). Negalima važiuoti 10 valandų be sustojimo. Todėl planuokite, kad gali būti sustojimas. Paprastai sustojime valgome, geriam kavą. Aš draudžiu vairuotojams gerti alkoholio, aišku, bet kava – būtina. Jei reikia skubaus pristatymo, dirbame dviem vairuotojais, tada važiuojame be ilgų pertraukų (tik keičiantis vairuotojams).

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Jei neįstengiame iškrauti pirmą dieną (pvz., atvykta vėlai į Vokietiją), mašina užrakinama ir pastatoma saugioje vietoje (priežiūros aikštelėje arba sandėliuje). Negalima tiesiog palikti sunkvežimio gatvėje prie biuro, jei nėra apsaugos. Vokietijoje gatvėse gali būti „nepageidaujami asmenys“, kurie gali pamėginti atidaryti krovinių skyrių. Geriau užtrukti valandą ir pastatyti saugiai.

Kaip elgtis su muitine (jei sustoja)?

Nors ES viduje muitinis dažniausiai tikrina tik tam tikrus krovinius, kartais gali sustabdyti. Reikia turėti dokumentus paruoštas. Jei viskas tvarkinga – leidžia toliau. Jei radę kažką įtartino (pvz., asmeninių daiktų tarp biuro krovinių), gali pradėti smulkmenų tyrimą. Tada greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją tampa lėtas ir nervuojantis. Geriausia nevežti jokių draudžiamų daiktų.

Ar reikia leidimo važiuoti į „Umweltzone“ (ekologinę zoną)?

Vokietijoje daug miestų turi žalias zonas, kur negali važiuoti senos mašinos. Mūsų parkas atnaujintas, visos sunkvežimiai atitinka Euro 6 standartą, todėl problemų nėra. Bet jei samdytumėte ką nors senesnio (kažką iš Rytų Europos senųjų firmų), galėtumėte gauti baudą, kuri nėra smulkmena. Vokiškai policija tai seka labai aktyviai.

Specifika vietovėje (Vokietijos realijos)

Ar sunku rasti stovėjimą prie biuro?

Miestai kaip Miunchenas, Frankfurtas ar Štutgartas turi siauras gatves. Didelis sunkvežimis su priekaba negali užsukti į bet kurį kiemą. Kartais reikia specialaus leidimo stovėti gatvėje iškraunant. Mes paprastai iš anksto išsiunčiame kurjerį arba patys patikriname vietą (naudojame „Google Street View“, bet kasdienybėje tenka ir klaidų). Vieną kartą teko iškrauti per 100 metrų, kadangi negalėjau priartėti prie pat įėjimo.

Kaip elgtis su šiukšlėmis (pakuoju) po iškrovimo?

Negalima tiesiog padėti dėžių ant gatvės ir pasakyti „valio“. Vokietijoje šiukšlių sistema labai griežta. Kartais reikia vežti pakuoja į specialią statybių atliekų aikštelę, už tai mokama maža suma. Jei paliksite šiukšles kieme, savininkas gali paskaičiuoti didelę „apvalymo“ sąskaitą. Geriau susitarti dėl pakuojimo išvežimo iš karto.

Ar reikia pranešti apie persikraustymą namo bendroms?

Taip, jei persikraustote į nuomojamus patalpas (Business Center). Reikia pranešti administracijai apie atvykstamą sunkvežimį, kad jie paruoštų liftą (jei reikia) ir išimtų durų apsaugas. Kartais padėjėjai ten būna draugiški, kartais – ne. Esu patyręs, kai namo valdytojas bandė neįleisti, nes nebuvo gavęs raštiško pranešimo.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai dažnai. Pasiekiame vietą, o ten dar dažoma siena arba nėra elektros. Tada reikia greitai spręsti – ar laukti, ar dėti dėžes koridoriuje. Mes esame lankstūs, bet laukimas mokamas pagal valandas. Jei žinote, kad biuro nebus, geriau nukelti pervežimą diena ar dviem. Nėra prasmės mokėti už vairuotojo sniegą, kuris jis gali gerti tiesiog stovėdamas.

Ar Vokietijos klientai reikalauja specialių batų (batų dangtelių)?

Kai kurios firmos, ypač techninių ar medicinos srityse, reikalauja, kad vairuotojai užsidėtų batų dangčius arba specialius drabužius, kad nenešiotų purvo. Mes turime tokią aprangą su savimi. Geriau pasiklausti iš anksto. Niekas nenori valyti grindų po to, kai dešimt vyrų su puriais batais įžengia į švarų biurą.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą biuro kroviniu?

Gali būti problemų. Jei tai biuro vakarėliui skirtas alkoholis, tai kažkaip praeina, bet jei tai prekybai – jau kita. Muitinė gali sulaikyti, jei kiekis didelis (tūkstančiai butelių). Maistas taip pat turi būti tinkamai supakuotas, kad neišsitekėtų kelyje. Ne kartą matęs, kai sultyžių skardinės suskilo dėl šaltuko ir užtežė visus baldus.

Kaip su jumis susisiekti, kai jūsų nėra ryšio?

Mes turime GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur yra mašina bet kuriuo metu. Jei reikia skambinti, aš arba dispečeris visada laikome ryšį (kol ne miegu). Nors kartais Vokietijos kalnų vietovėse ryšys prastas, bet palydovinių telefonų padeda. Nebijokite varginoti, geriau klausti daug kartų, nei nerimauti.

Išvada

Viskas apie greitas ir operatyvus biuro persikraustymas į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi daryti viską paskutiniu momentu. Esu matęs tą pačią filmą daug kartų – sumaištis, dėžės be etikečių, dingę raktai, vairuotojai, kurie nežino, kur važiuoja. Bet jei pasiruošiate ir pasitiki meistrais, viskas gali vykti lygiai. Mano darbas yra užtikrinti, kad jūsų baldai ir technika atvyktų saugiai, o jūs galėtumėt toliau dirbti be pertraukų. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina, ir viskas bus gerai. Sėkmės naujoje vietoje (ten tikrai geresnė kava, nei pas mus, pripažinkime).