Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam: kaip išvengti nervų lūžio

Sveiki, vėl čia aš, tas pats, kuris jau dvidešimt metų keliauja pirmyn ir atgal į Vokietiją ir atgal. Matyta daug – ir subliuškusių stalų, ir dingusių dėžių, ir klientų, kurie nori viską per valandą. Dažnai gaunu klausimą, ar įmanomas greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam įvykdyti be pykties. Žodis "greitas" čia yra sąlyginis, nes Vokietijoje viskas priklauso nuo to, kiek ašarų pralės vokiečių administratorius prieš išduodant raktus. Esu matęs situaciją Frankfurte, kai viena komanda turėjo laukti 6 valandas, kol "Hausmeister" atėjo įleisti juos į liftą. Taigi, jei norite suprasti, kaip tai veikia be reklaminių frazių, skaitykite toliau. Čia bus tiesiogiai, kartais šiokių tokių žodžių, bet tikrai naudinga.

Kaip tai prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek reikia laiko, jei organizuojamas greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam?

Viskas priklauso nuo to, ką vadinate "greičiu". Jei tai tik keli stalai ir kėdės, tai įmanoma per dieną, jei viskas eina kaip pagal laikrodį. Bet jei turite pilną biurą su serverine ir seifais, tai tai jau nebe viena diena. Paprastai Vokietijoje reikia skirti bent vieną pilną dieną pakrovimui (dėl jų griežtų taisyklių) ir vieną iškrovimui. Viena komanda viskam įgyvendinti gali per 24-48 valandas suvažiuojant. Niekada nesakau "per valandą", nes tai melas. Vieną kartą Berlyne mes sugebėjome išsivežti viską per 6 valandas tik todėl, kad klientas viską jau buvo išmontavęs – tai buvo stebuklas, ne standartas.

Ar tikrai viena komanda įveikia visą darbą ar tai gąsdinimas?

Vidutiniškai viena komanda – tai 3-4 žmonės. Vienas vairuotojas ir du krovėjai. Tai pakanka 90 proc. biurų. Jie sugeba ir išmontuoti, ir užpakruoti, ir nuvežti. Problema prasideda, jei reikia labai greito tempo, o keltuvas neveikia. Tada viena komanda gali užstrigti. Aš asmeniškai visada rekomenduoju vieną komandą, nes mažiau žmonių – mažiau chaoso koordinacijoje. Kai suvažiuoja dvi skirtingos įmonės, viena nebežino, kur padėjo kita dėžę. Viena komanda viskam kontroliuoti procesą yra saugiau, nors ir lėčiau, jei daug daiktų. Bet geriau lėčiau, nei su dėžėmis gatvėje.

Ką reikia padaryti iš anksto, kad viskas nevisktų į chaosą?

Būtina susitarti dėl parkavimo vietos. Vokietijoje tai yra pagrindinė bėda. Jei neužsiteisite vietos prie pat įėjimo, gausite baudą arba girdėsite pyktį iš kaimynų. Taip pat reikia žinoti, ar reikia specialių leidimų dėl sunkvežimio priėjimo prie aikštelės. Viena komanda viskam parengti gali ir dėžes, bet geriau, jei tai daro klientas arba mes tai numatome brangiau. Geriausia yra turėti planą, kur dėsime ką. Be šito, jei tik atvažiuojame ir žiūrime "kur dėti", tai prarandame valandas.

Ar jūs pats ar kas nors iš komandos atvyksta į vietą vertinti?

Esu atvykęs pats, kai buvo didesni projektai, pavyzdžiui, gamyklos perkėlimas iš Miuncheno. Bet paprastam biurui nėra prasmės važiuoti antrosios ekipažo vadovu, nes tai kainuotų klientui papildomai. Dabar dažniausiai viską sprendžiame pagal nuotraukas arba vaizdo skambučius. Kartais nusiprenuoju, bet... tikrai nežinau 100%, ar sienos nebus per plonos, kol nepamatysiu gyvai. Vakar vienas klientas siuntė nuotraukas, kuriose liftas atrodė didelis, o gyvam jis net neįleido standartinės dėžės. Tokios netikslumos kainuoja laiką.

Kaip susitarti dėl laiko, jei Vokietijoje yra griežti darbo laikai?

Vokietai labai mėgsta taisykles. Vėluoti nėra priimtina, bet ir atvykti per anksti taip pat – niekas nebus atidaryta. Visada deriname laiką su "Hausmeister" arba atsakingu asmeniu. Jei greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam jums svarbiau už taisykles, turime įsidėti į galvą, kad gali tekti papildomai mokėti už darbą po 18:00 valandos arba savaitgaliais. Aš asmeniškai stengiuosi vengti savaitgalių, nes vairuotojai taip pat žmonės, nors už papildomą mokestį viskas įmanoma.

Vokietijos specifika ir biudėtas (kodėl tiek brangu?)

Kodėl Vokietijoje perkėlimai visada brangesni negu Lietuvoje?

Ten viskas brangiau – nuo degalų iki užkandžių automatuose. Be to, Vokietijos įmonės (tarpiniukai) mums dažnai moka po 2-3 savaites, o mums reikia mokėti vairuotojams iš karto. Taigi rizika didesnė. Dar vienas dalykas – draudimas. Vokietijoje dažniau reikalingas ypatingas draudimas įrenginiams. Taip pat, jei reikia išmontuoti įmontuotas spintas ar virtuvės biure, tai ten darbininkai laiko daugiau. Lietuvoje mes tiesiog "nuryjame" viską ir vežame, o ten reikia dažniau atsargumo. (Nors tiesa sakant, lietuviai dažnai dirba greičiau, tiesiog mažiau šneką).

Ar kainuoja daugiau, jei reikia išmontuoti baldus?

Žinoma, kainuoja. Nėra tokios paslaugos "montavimas nemokamai". Vienas vyras gali nusukti 10 stalų per valandą, bet jei tai sudėtingos sistemos tipo "USM Haller", tai tai jau nebe 5 minučių darbas. Tada reikia meistro, kuris supranta brėžinius. Viena komanda viskam suvaldyti gali, jei ji yra "universali", bet tuomet kaina aukštesnė. Paprastai sakau: jei galite išmontuoti patys – padarykite, tai taupysite šimtus eurų. Jei ne – mums reikės įkainoti laiką ir riziką, kad suknysime ne tą varžtą.

Ar paimate ir atliekančiąją techniką (kava virduliai, skalbimo mašinos)?

Paimame, bet turiu pasakyti – tai nuobodžiausia dalis. Pirmiausia reikia nuleisti vandenį, išjungti, užfiksuoti kabelius. Dažnai klientai palieka pilnus vandens bakus, ir tada kelyje lieja vandenį visame krovežyje. Vieną kartą teko džiūvinti kilimus Vilniuje dėl to. Jei norite, kad greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam įvyktų be tokių nesusipratimų, prašome išjungti techniką prieš mūsų atvykimą. Mes tai padarysime, bet tai užtruks ir papildomai kainuos, nes vairuotojas nėra plėvelės montuotojas.

Kas daryti, jei pastate nėra liftų, o biuras penktame aukšte?

Tai košmaras. Tiesioginis košmaras. Jei taip yra, kaina šokteli dvigubai, nes reikia nešti per laiptus rankomis. Tai ne tik lėčiau, bet ir pavojinga – ir žmonėms, ir baldams. Vokietijoje daug senų pastatų, kur liftas tik "žvejų" tipo, t.y. mažas. Tada tenka nešti rankomis arba naudoti kraną iš lauko, o tai reikalauja leidimų ir uždaros gatvės. Vieną kartą Hamburg mes nešėme seifą 4 aukštus žemyn – vairuotojas vos neatsikrautė. Tikrinkite liftus iš anksto.

Ar reikia mokėti už parkingą Vokietijos miestuose?

Be abejo. Miestuose kaip Miunchenas, Štutgartas, Hamburgas, vieta sunkvežimiui kainuoja. Kartais tai yra 10 eurų per valandą, kartais reikia pirkti specialią zoną. Jei neįsigyjate bilieto, gausite baudą, kuri ateina po mėnesio į Lietuvą. Aš visada įskaičiuju šias išlaidas į sąmatą, kad netyčia klientas nepasakytų "kas tai?". Neklausote, ar reikia mokėti už vėją, taip ir čia – tai miesto mokesčiai. Kartais pavyksta susiderėti su pastato administracija, kad leistų stovėti kieme už mažesnį mokestį arba nemokamai, jei greitai išvažiuojame.

Gėdos istorijos ir pavojai (ir kaip jų išvengti)

Ar dažnai nutinka, kad kažką sudaužo?

Sakyčiau, dažniau tai nutinka ne dėl neatsargumo, o dėl blogo įpakavimo. Vokietijos klientai dažnai mano, kad "dėžėje viskas saugu", bet įdėta stiklinė lenta be putų. Žinote, ką nutinka, kai sunkvežimis užlipo ant "rampos" Vokietijoje? Girdžieti šūksmą. Tiesiog garsus suskilimas. Mes drąsiai apdraudžiame krovinius, bet stiklo ir keramikos draudimas yra atskira istorija. Geriau duokite mums putplasčio daugiau, nei jums reikia. Vieną kartą sudaužėme brangų 3D spausdintuvą, nes klientas paliko jį ant ratukų be fiksacijos – nuvažiavome 10 metrų ir jis nuskrido į sieną.

Kas su kompiuteriais ir serveriais? Ar jūsų vairuotojai supranta IT?

Mūsų vairuotojai yra geri krovėjai, bet jie ne IT inžinieriai. Jie gali perkelti serverinę spintą, jei ji užrakinta ir paruošta. Bet jei reikia išjungti serverius, ištraukti kabelius ir pažymėti juos – tai jau ne mūsų darbas. Aš visada įspėju: jei leidžiate vyrui su pirštinėmis liesti jūsų duomenų serverį, tuomet nebeskųskite, kad nebeveikia. Viena komanda viskam įgyvendinti negali, jei reikia specifinių IT žinių. Užsirašykite savo IT specialistą, o mes perkelsime "geležį".

Ar reikia rūpintis dėžėmis?

Galite rūpintis, ir tai bus pigiau. Mes taip pat galime atvežti dėžių, tai nėra problema. Klausimas tik tas, ar jums jos reikalingos po to, ar mes jas turime išvežti atgal (tai kainuoja, nes tuščias vaziuoti neapsimoka). Geriausias variantas – mes atvežame pilną komplektą, užpildome, išvežame, o dėžes paliekame jums arba paimame atgal už simbolinį mokestį, jei grįžtame tuščiomis. Pabandykite rasti dėžių Vietos "Lidl" prekybos centre, ten dažnai paduoda nemokamai, jei prašote gražiai.

Kas nutinka, jei vairuotojas suserga ar sustoja sunkvežimis?

Tai realus pavojus. Jei lūžta sunkvežimis, mes skubiai ieškome pakaitalų. Esu dirbęs srityje 20 metų ir matau viską. Kartais tai gali užtrukti 4 valandas, kartą teko laukti parą, kol atvežė rezervinį variklį (nors dabar dažniau tiesiog keičia mašiną). Tokiu atveju greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam tampa nebe toks greitas. Klientai pyksta, bet mes nedraudžiame stichinių nelaimių. Svarbiausia – drąsiai pranešame, kad vėluojame. Meluoti apie "priekabą prie sienos" nėra verta, nes GPS viską parodo.

Ar galima patikėti raktus nuo biuro, kad jie vežtų, kol aš dirbu?

Galima, bet... aš asmeniškai nerekomenduočiau palikti vienišų brangių daiktų be priežiūros. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, visada yra rizika, kad kažką gali įtarti, arba jei atsitiko nusikaltimas (pvz., įlaužimas į tuščią biurą). Geriau, kad ten būtų bent kas nors nors iš jūsų darbuotojų. Be to, vokiečiai mėgsta protokolus, jei kas dingsta be liudytojų – bus problemų su draudimu. (Nors buvo atvejų, kai klientai mums tiesiog įmesdavo raktus į pašto dėžutę ir važiuodavo atostogų – šiek tiek rizikinga).

Popieriniai ir mokesčiai (nuobodžiausia bet būtina dalis)

Ar reikalingi kokie nors specialūs dokumentai perkėlimui iš Vokietijos?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES, muitų nėra (deja, ar ačiū). Tačiau reikalingas krovinių sąrašas (packing list) ir CMR draudimo kvitas. Be CMR negali važiuoti sunkvežimis – tai bauda. Taip pat, jei pervežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą sumą, gali tekti rodyti pirkimo sutartis, kad neįtartų vagyste. Viena komanda viskam dokumentus paruošia, bet jūs turite pateikti duomenis. Vokietijos policija dažnai sustabdo lietuviškas mašinas ir tikrina, ar neveža "šiukšles" legaliai.

Kaip su PVM mokesčiais? Ar mums reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Paprastai ne, jei tai perkėlimo paslauga, reglamentuota ES taisyklėmis. Paslauga yra apmokestinama Lietuvoje (jei čia esate registruoti). O jei pervežame tik daiktus be paslaugų (t.y. jūs nuomajatės mašiną ir vežiate patys), tai gali būti kita istorija, bet mes dirbame su pilna paslauga. Apskritai, buhalterija nėra mano stiprioji pusė, bet mūsų buhalterė sako, kad viskas tvarkoma su PVM sąskaitomis faktūromis "atgal". Tiesiog duokite mums savo PVM kodą ir viskas bus tvarkoje. Būkite tikri, kad sąskaita faktūra būtų išrašyta teisingai, kad vokiečiai nešauktų.

Ar apdraudžiate krovinius automatiškai?

Taip, kiekviena CMR turėtų turėti draudimą. Standartiškai jis yra apie 1-2 eurų už kg arba fiksuota suma (paprastai apie 100 000 eurų). Bet tai neleidžia pirkti "aukso" ir neleidžia daryti klaidų. Jei turite brangų meno kūrinių ar unikalių serverių, reikia pasakyti iš anksto, kad padidintume draudimo sumą. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad gaus 10 000 eurų už sudaužytą seną biuro stalą, kuris realiai vertas 200 eurų – draudimo kompanija tikrai sumokės rinkos kainą, ne jūsų prisegimą.

Kas nutinka, jei vokiečiai pareikalauja papildomų dokumentų sienoje?

Sienos technikai nėra (deja, ar ačiū), bet yra policijos patikros. Jei mašina atrodo įtartai (pvz., perpildyta), gali sustabdyti. Tada reikia rodyti, kad tai ne šiukšlės, o legalus verslas. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų išvežimo – "Wertstoff" ir "Müll". Jei bandysite išvežti biuro šiukšles kaip krovinius, gausite milžinišką baudą. Mums vieną kartą teko grąžinti pilną mašiną atgal, nes klientas paslėpė senus kompiuterius tarp naujų. Naudingi patarimai: neapsigaukite, šiukšles mokėkite vietose.

Ar galima apmokėti kortele ar reikia grynųjų?

Geriausia banko pavedimu, sąskaitą apmokant iš anksto (arba 50 proc. iš anksto, likutį – atvykus). Kortelėmis vairuotojai reti kas imasi, nes yra didelės komisiniai ir rizika. Grynaisiais taip pat nebūtina, o ir pavojinga mašinai turėti daug pinigų. Mes dirbame oficialiai, su sąskaitomis faktūromis. Jei kas nors reikalauja tik grynųjų "į ranką" be dokumentų – bėkite, tai sukčiai arba "grynoliukai", kurie nebus atsakingi, jei kas nors dingsta.

Viskas į viena vietą (ir kas liko neįvykdyta)

Ar krovinių sekimas realiai veikia, ar tai tik užsidegimas?

Dabar GPS yra beveik visur. Mes galime pasakyti, kur mašina yra realiu laiku. Deja, tai nereiškia, kad ji neužstrigo eilėje. Kartais GPS rodo, kad mašina stovi vietoje 3 valandas – tai reiškia, arba vairuotojas miegoja (tai legalus poilsis), arba stovi eilėje prie lenktynių trasos (kas Vokietijoje nutinka dažnai). Neklauskite manęs kas 15 minučių "kur jūs?", nes tai neduoda jokių rezultatų, tik erzina vairuotoją. Pasitikėkite procesu.

Kas nutinka su statybiniu šiukšlių ir pakuočių atliekom?

Tai problema. Vokietijoje turite mokėti už šiukšlių konteinerius ("Wertstoffhof"). Mes negalime tiesiog išmesti jūsų senų dėžių į pirmą krūvą gatvėje – baudos didelės. Galime susitarti, kad mes išvežame šiukšles į Lietuvą (jei turime vietą), bet tai kainuoja. Dažniausiai klientai patys išmeta dėžes į savo konteinerius po to, kai iškrauname krovinius. Geriau susiderėti iš anksto, kad nereikėtų užpildyti mūsų sunkvežimio senais popieriais.

Ar galima pakrauti ir asmeninius daiktų darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai užfiksuota sąraše. Negalima tiesiog "užmesti" kelių dėžių be žinios. Jei dėžė su asmeniniais daiktais dingsta arba sugenda, draudimas jos nedengia (arba padengia labai ribotai). Kartais darbuotojai bando paslėpti alkoholio ar kitų draudžiamų daiktų – tai gali būti problema, jei sustos policija. Pasakykite savo žmonėms, kad neveža nieko nelegalaus ar labai brangaus (žiedų, pinigų) be pranešimo.

Kaip elgtis su augalais biure?

Augalai – tai gyvos būtybės (nors ir nebe). Juos neleidžiama vežti su šaknimis purvuose, reikia įdėti į dėžes, kad neberdytų žemės. Taip pat reikia, kad augalai nebūtų saugomos rūšys (nors tai retai pasitaiko biuruose). Vokietijoje fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, jei mašina atrodo įtartai. Viena komanda viskam sužaloti gali, jei paliksite augalus mašinoje per šaltai ar per karštai. Žiema reikia uždengti, vasarą – vėdinti. Aš ne augalininkas, bet žinau, kad gerberos dažnai numiršta po tokio kelionės.

O jei reikia palikti ką nors Vokietijoje sandėliuke trumpam?

Tai įmanoma, bet reikia rasti sandėlį. Mes neturime savo sandėlių kiekviename Vokietijos mieste (nors turime partnerių). Tai kainuos ne tik už laikymą, bet ir už perkrovimą (iš mūsų mašinos į sandėlį, ir atgal). Jei greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam nesusitinka dėl laiko (pavyzdžiui, naujas biuras dar nebaigtas), sandėlis yra vienintelis išeitis. Negeriausia yra palikti daiktų sunkvežimyje ir mokėti vairuotojui, kad jis lauktų dieną-dvi – tai labai brangu.

Išvada

Na, tiek apie šią istoriją. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su viena komanda viskam yra realus dalykas, jei nesitikite stebuklų ir pasiruošiate tam, kaip vokiečiai vadina "Planung". Esu matęs daug, ir geriausia patirtis yra ta – geriau leisti šiek tiek daugiau laiko planuoti, nei versti vairuotojus bėgioti kaip triušiams. Vokietija nepriima chaoso. Jei viską susitarsite, dokumentus užpildysite ir neleisite vairuotojų vienų su brangia technika – viskas nueis glotniai. O jei kas nors bus ne taip – skambukite man, mes kažką išgalvosime (arba bent jau paaiškinsime, kas nutiko). Sėkmės perkėlime ir nepykite ant vairuotojų, jie ir taip pavargę.