Efektyvūs biuro perkraustymo procesai į Vokietiją: tiesa be reklaminių fleitų

Dirbu šitoje srityje jau... matyk, beveik 20 metų, ir kas kartas, kai atvyksta užklausa apie efektyvius biuro perkraustymo procesus į Vokietiją, aš šypsosi. Kodėl? Nes klientai visada įsivaizduoja tvarkingą žaisliukų dėžę, o realybėje tai yra chaotas, dulkių kvepiantis maišytuvas, kur vokiškas oras susiduria su lietuvišku „kažkaip įsibrausim“. Perkrausti biurą nėra tiesiog įkelti dėžių į sunkvežimį, ypatinga kai kalbame apie tokius techniškai užsibrėžtus rinkus kaip Vokietija. Čia svarbu ne tik tai, kiek kainuoja kilometras, bet ir tai, kaip greitai mes sugebėsime susitvarkyti su biurokratija, kuri mums gali nutrūkti kaklą jei dings vienas popierius. Taigi, atsikabkite, nes dabar jums papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio „turinio rinkimo“ lako.

Susipažinimas ir kainos (Kodėl tai nėra pigu)

Kiek kažkiek kainuoja toks dalykas?

Žodžiai „kiek kainuoja“ yra pirmieji, kuriuos girdžiu ryte. Viska priklauso nuo tūrio, matyt. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, tai viena, o jei perkrašote visą įmonės padalinį su archyvais ir seifais – tai visai kita. Efektyvūs biuro perkraustymo procesai į Vokietiją prasideda nuo to, kad aš kylaiviu pas jus ir išmatuoju, o ne spėlijuju telefonu. Kaina formuojasi pagal krovinių kiekį, atstumą iki, sakykime, Miuncheno ar Hamburgo, ir darbo valandas. Taip pat, jei reikia specialios technikos ar liftų, tai už tai reikia mokėti atskirai.

Ar galite pasakyti kainą iš karto, be matavimų?

Galbūt, bet būsiu labai nuobodus ją sakydamas – įdėsiu didelią maržą, kad nenukentėčiau, jei pasirodys, kad turite dešimt kartų daugiau daiktų nei galvojote. Nemanau, kad jums to reikia. Geriau jei aš pamatuju, arba jei nusiųsite tikslių sąrašą su matmenimis. Kartais klientai siunčia nuotraukas, bet ten nieko aiškaus nematai, todėl geriau tiesiog susitarti apie apžiūrą. Tai sutaupo laiko ir nervų abiems pusėms vėliau.

Kas dažniausiai brangina tokią kelionę?

Brangina tai, ko nesitikėjate. Pavyzdžiui, jei vokiškame biure nėra krovininio lifto, o stalų reikia nešti į ketvirtą aukštą per laiptus... o dieve, tada vairuotojai reikalauja papildomai mokėti už fizininį darbą, o jie nieko nedaro už maistą. Taip pat brangina greitasis režimas – jei sakote „reikia rytoj būti ten“, tuomet tenka mokėti už skubą. Ir žinoma, benzino kainos, jos šiuo metu.. tiesiog siaubingos.

Ar įmanoma susitvarkyti savaitgalį?

Įmanoma, bet ne visada lengvai. Vokietijoje, ypač dideliuose miestuose, griežtai reglamentuojamas, kada sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą ir kada galima iškrauti. Jei reikės dirbti sekmadienį, gali prireikti specialių leidimų, o tai kain pinigų ir laiko gauti. Tačiau jei susitarsime iš anksto, pavyzdžiui, su verslo centru, kur korpuse esate, tai įmanoma padaryti, tačiau štai jei niekas nesiruošia ir paskubos... tai gali būti problemų.

O jeigu aš turiu labai daug dokumentų archyve?

Tai yra košmaras. Ne būtent jūsų, bet mūsų, nes popieriaus dėžės yra sunkios ir jos slenka jei neteisingai padėsite. Reikės labai daug stiprių dėžių, o ne tų mažų prekybos centrų. Be to, jei ten yra konfidenciali informacija, turime susitarti dėl saugumo – mes užrakiname sunkvežimį, bet tas, kas vyksta iškrovimo metu, jūsų rankose. Taigi, popierius supakuokite protingai, ne visą į vieną krūvą kitaip neišnešome (vėl gi nugaros nebesutvarkys).

Kaip normaliai sudaroma sutartis?

Lengvai. Parašome sutartį, kurioje nurodoma, ką vežiame, kada ir kiek kainuoja. Čia svarbiausia – nebijokite klausti dėl detalių. Jei sutartyje nėra parašyta, kad įskaičiuotas baldų surinkimas Vokietijoje, tai vairuotojas jų nesursinks. Jis tiesiog išmes staluą ant grindų ir važiuos toliau. Nemanau, kad norite gauti tokį „servisą“, tad skaitykite tą tekštuką, kad nereiktų vėliau barasintis.

Kelionė ir techniniai dalykai (Vairuotojai ne robotai)

Kiek laiko užtrunka nuvykti ten?

Paprastai tai trunka apie vieną-dvi dienas, priklausomai nuo to, kur exactly važiuojate. į Berlyną pateksime greičiau nei į kaimą netoli Miuncheno. Taip pat reikia skirti laikui pauzeiems, nes vairuotojai turi poilsio režimą, kurio negaliu laužyti, nors ir norėčiau. Jei viskas eina sklandžiai, be eismo spūsčių Lenkijoje ar Vokietijoje, tai galima numatyti konkretų atvykimo laiką, bet... žinote, kokie keliai yra kartais.

Ar vairuotojas gali padėti mums nešti dėžes?

Jūs juokinga? Ne, vairuotojas vairuoja ir užkrauna. Jei jis pradės nešti jūsų dėžes su biuro popieriais, kas bus su kroviniu? Taip, jeigu dėžės yra sunkios, jis gali padėti, tai žmogiškai, bet jis ne samdinys jums. Jei reikia šaltkalvio ar tiesiog fizinių darbuotojų, tai turime juos užsakyti iš Lietuvos arba surasti vietinius Vokietijoje, tai negerai, kai klientas tikisi, kad vairuotojas bus ir keliais.

Kas atsitinka jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai yra blogiausias scenažus, bet kartais nutinka. Jei sugenda technika, mes tada kviečiame pagalbą iš artimiausios serviso stoties. Galiu pasakyti, kad per 20 metų tai nutiko tik vieną ar du kartus, tad statistika gera. Bet jei nutiktų... tuomet delsia. Klientui atsiliepame žodžiu, ir bandomas kažką išspręsti, bet ne visada įmanoma nukeliauti greičiau, nes tikrai neigu sugebesim sujungti ratus.

Ar reikia mokėti už vokiškus tiltus ir kelius?

Žinoma, Vokietijoje yra mokesčiai už naudojimą automagistralėmis – tai vadinama „Maut“. Tas mokestis įskaičiuotas į mano pasiūlymą, todėl jums nereikia stovėti prie kelnės ir mokėti niekam. Aperiu visa tai iš karto. Kartais yra vietų, tokiu kaip tam tikros gatvės miestuose, kur reikia užsisakyti leidimą pravažiuoti, tai irgi mano rūpestis. Jūs tiesiog laukiate kol krovimas atvyksta.

Ar tikrai užtikrinate krovinių draudimą?

Tai ne „tikrai“, tai privaloma. Mes turime CMR draudimą, kuris dengia žalą kelyje, jei pvz., slysta ir daužia kažką ar jei užeina ugnė. Bet, žiūrėkite, jei jūs pats pakratėte brangų serverį ir nenurodėte, kad jis jautrus, draudimas negali padėti. Visą brangią techniką reikia užpildyti sąraše „įskaitant įrašus apie būklę“. Be to, vertė turi būti reali, ne 10 eurų už visą kompiuterinę sistemą.

Ką daryti jei Vokietijoje pradeda lyti?

Jei lyti, mes negalime sustoti, turime vežti. Tačiau krovimo metu reikia būti atsargiems. Jei daiktai yra lauke, o lietus lįsti, mes juos uždenkiame pleistrais. Bet jei jūsų darbuotojai nešina dėžes be dangčių per lietų, tai ne mano problema. Pasakykite jiems, kad reikia dėti dangtus, arba supakuokite viską į atsparias vandeniui dėžes, tada bus aišku – nėra šalčio.

Vokietijos realijos (Ordnung ir problemos)

Ar ten sunku su vietine policija?

Gali būti, jei elgiatės kvailiai. Vokietijos policija yra labai tiksli dėl taisyklių. Jei vairuotojas pastojo kur nereikia arba nėra įjungtos „pirmosios pagalbos“ lėkštutės... tai baudos didelės. Mes stengiamės vesti savo vairuotojus taip, kad jų net neužtiktų. Kartais nutinka, kad apsauga biure šaukia policiją, nes sunkvežimis „per didelis“ jų manymu, bet tai dažniauiau biuro problema, ne mūsų.

Kas su parkavimu prie biuro?

Tai viena didžiausių bėdų efektyviuose biuro perkraustymo procesuose į Vokietiją. Vokiški miestai yra užstatyti, vietos nėra. Jums reikia iš anksto susitarti su savo nuomininku ar administracija, kad jie užrezervuotų vietą (Stellplatz). Jei niekas nepadarytas, sunkvežimis gali važinėti po apylinkes ieškodamas kur pastoti, o tai laikas pinigais. Kartais netgi tenka statyti sunkvežimį gatvės gale ir nešti daiktus 200 metrų.

Vokiški apsauginiai neleidžia įeiti į objektą?

Įvyksta. Dažnai ten dirba tokie... žiūrėtojai, kurems svarbiau ne, kad vežiate stalus, o tai, kad jie turi savo procedūrų. Reikia turėti pranešimą iš jūsų vadovo, kad leidžiama įvažiuoti. Jei vokiečių kalba niekas nemoka, tai gali užtrukti valandą, kol išaiškinsime. Geriau, jei kas nors iš jūsų pusės (gali būti ir pašalpinis) yra vietoje ir užtikrina, kad mes praeisime.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Praktiškai visi mūsų vairuotojai kalba bent truputį: „Guten Tag“, „Ein Ausweis“, „Wo ist der Toilette?“. Tam, kad suprastų instrukcijas, užtenka. Bet jei reikia diskutuoti apie filosofiją ar paaiškinti sudėtingas situacijas su apsauga, tai tiesiog aš skambinu vokiškai aš. Vairuotojas užtikrina vežimą, o komunikacija – mano darbas (jau dvidešimt metų esu į ją).

Ką daryti jei nėra krovininio lifto?

Tada kelsim rankomis arba pasiimsime suhidraulinį keltuvą iš sunkvežimio? Tiksliau, jei yra galimybė, gali atvykti sunkvežimis su „kranu“ (taip vadinama galinė pakėlimo įranga). Jei ne – vėl gi, fizinis darbas. Geriau iš anksto pasakykite, kad nėra lifto, nes vairuotojas gali atvykti su mažu mikroautobusu, kurio nėra įrangos, ir tada bus malonė.

Ar būta problemų su šiukšlių išvežimu?

Žinote, vokiškai įstatymai dėl šiukšlių yra... kaip pasakyti, nekalomi. Negalima tiesiog užmesti pakuotės į juodą dėžę prie gatvės. Jei mes iškrauname ir turiu paimti visą seną stogo dangą ar pakuotes, tai reikia važiuoti į specialų punktą. Dažnai klientai sako „mes patys išvesime“, bet vėliau lieka visos dėžės kieme, o apsauga šaukia mane. Susitarkime dėl šiukšlių iš anksto.

Įranga ir dokumentai (Svarbiausias dalykas)

Kaip saugiai vežti serverius ir IT įrangą?

IT įranga yra pati jautriausia. Mes turime specialiuos dėžes su putomis, bet reikia, kad jūsų IT specialistas išjungtų viską ir pažymėtų kabelius. Buvau atvejų, kai atvažiavome, o kompiuteriai vis dar veikia.. tiesiog ištraukią kištuką iš lizdo! Ne, taip negali. Jei serveris yra vokiškame biure, reikia užtikrinti, kad jis nekrėtų kelyje. Geriausia juos vežti atskirai, ne su stalais.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Atvykstame, išsukame stalus, išimame vitrinas. Vokietijoje vėl susirenkame. Vienas dalykas – jei baldai yra seni ir sprogsta sriegiai, mes galime juos palikti išmontuotus, nes būna, jog tiesiog nebegalima sujungti be sugadinimo. Užsirašome visus varžtus į maišelius, kad dingtų, kitaip vėl nebesusirinksite tos lentynos (patikrinta).

Kokius dokumentus reikia parengti išvykiant?

Reikia eksporto deklaracijos (jei reikia), prekių sąrašo (pakavimo sąrašas), kur parašyta ką vežiame. Jei reikia, padedu su CMR draudimu. Svarbu, kad prekių sąraše nebūtų „baldai ir įranga“, o būtų konkretus: „4 stalai modelis X, 10 kėdžių modelis Y“. Vokiška muitinė mėgsta tikslumą. Be to, jei vežate alkoholį ar tabaką (kaip dovaną renginiui), tai visai kita istorija.

Ką daryti su PVM ir muitinės formalumais?

Jei tai įmonės perkraustymas, tai dažniausiai taikoma 0 proc PVM tarp ES šalių. Tam reikia tinkamai užpildyti sąskaitas-faktūras ir PVM mokėtojo kodus. Aš nėra muitininkas, bet esu dirbęs su jais pakankamai, kad žinociau – jei trūksta kokio numerio sąskaitoje, gali visiškai užstrigti sienoj (o ne tik vokiškojoje). Užtikrinkite, kad jūsų buhalteris duoda gerus dokumentus.

Ar galima vežti gyvas gėles ar augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Žiemos metu jie gali užšalti sunkvežimio priekyje, nors tenka šilta, ne visada tikslu. Vasarą gali perdegti. Be to, kelyje gali būti patikra dėl kenksmingų organizmų (ypač jei vežate daug žemės augalų). Vieną kartą vežėme didžiulę palmę į banką Frankfurte, ir sakau, buju džiaugsmas, kad ji nepatyrė žalos, bet buvo nervina.

Kas dėl asmeninių daiktų, kurie stovėjo stalų stalčiuose?

Vairuotojai paprastai nežiūri, kas yra viduje, jei dėžė uždaryta. Tačiau jei stalčius atidaromas ir ten yra piniginės ar juvelyriniai dirbiniai – mes neatsakingi. Paprašykite darbuotojų išimti savo asmeninius daiktus dar prieš krovimą. Būta atvejų, kad rudenį dingdavo po šiltusmegztinius, o pavasarį... tiesiai sakant, niekas nepasigailėdavo, kas juos pasiėmė.

Kaip elgtis jei po atvykimo kažkas dingsta ar sulūžo?

Tuomet rašome CMR protokolą (pažymą) vietoje, prieš vairuotoją išvažiuoja. Nurodoma, kas trūksta ar sugedo. Be šio lapo draudimas negalės mokėti kompensacijos. Negalima laukti dieną ar dvi ir tuomet skambinti sakydamas „kas man daryti, mažas raktas nuo seifo dingo“. Reaguokite iš karto, tada yra galimybė viską išspręsti greitai ir ramiau.

Išvados

Apibendrinant, efektyvūs biuro perkraustymo procesai į Vokietiją priklauso ne nuo to, kiek brangų sunkvežimių turite, o nuo detalaus planavimo ir jūsų atsakomybės. Per dvidešimt metų mačiau, kaip firmos dėl vienos prastos dienos prarasdavo kontraktus,todėl kad jų IT direktorius buvo palikęs kabelius namie arba niekas nebuvo susitaręs dėl parkavimo. Būkite atidūs, kalbėkite su savo logistiku ir nebandykite taupyti ant draudimo – tai tas retas atvejis, kai pinigai iš tiesų sveria daugiau už nervus. Sekmės!