Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją: praktinis vadovas iš vidaus

Sveiki, taigi, dirbu jau beveik dvidešimt metų šioje srityje ir galiu pasakyti viena – efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją nėra tikrai taip paprasta, kaip atrodo iš šalies. Dauguma klientų galvoja, kad užvedu mašiną, įdedu daiktus ir viskas, bet realybėje tai sudėtingas mechanizmas, kuris dažnai suka dantukas prie dantuko. Vokietija arti, tačiau jų reikalavimai, ypač dėl terminų ir dokumentų, gali sukelti daug nemigą. Čia ne tik nuvažiuoti ten ir atgal, tai reikalauja plano, o šiandien pasakysiu, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių uždažų.

Bendri klausimai apie procesą

Kaip dažnai reikia važiuoti į Vokietiją, kad verslis būtų pelningas?

Čia tikrai nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, ką tiksliai vežate. Jei turite pastovių klientų, pavyzdžiui, automobilių detalių tiekimą, gali tekti važiuoti net kelis kartus per savaitę, nors efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją leidžia sujungti kelias siuntas į vieną reisą. Tačiau pradedantiesiems gali užtekti ir vieno reiso per savaitę, kadangi maršrutų planavimas yra tiesiog meno formelė. Žinoma, jei važiuoja tuščia grįžtant, tai prarandate pinigus, tad reikia gerai ieškoti grįžtamųjų krovinių.

Kiek laiko užtrunka paprastas reisas iki Berlyno?

Paprastai žemėlapis rodo apie 12 valandų, bet realybėje viskas yra kitaip. Vairuotojui reikia poilsio, o Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai ar eismo įvykiai, kurie sustabdo visą srautą. Vakar pats mačiau, kaip įvykis ant A9 autostrados užkliuvo traukiniui ir stovėjome valandas. Taigi, skaitykite maždaug dieną su visais pristatymais, o efektvyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada prideda laiko rezervą nenumatytiems atvejams. Neverkite vairuotojui į ausį, jei jis pavėlavo dviem valandomis – jis tikrai nenori jo stovėti.

Ar sunku susitvarkyti su vokiškais klientais?

Sakyčiau, kad jie yra labai disciplinuoti, o tai mums tik naudinga. Jie tiksliai žino, ką nori, ir neleidžia sau nieko praleisti pro akis, kas kartais sukelia stresą, kai trūksta kokio nors lapelio. Vokiškas klientas nepriims krovinio, jei dėžė bus šiek tiek sudaužyta arba jei etiketė bus klijuota kiek į šoną. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją reiškia tikslumą, kadangi ten viskas turi būti "ordnung" – tvarkingai. Tačiau kai susitari su jais, jie tapo labai lojalūs ir moka laiku, kas mums, logistams, labai svarbu.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai tarp skirtingų rūšių transporto?

Tai klausimas apie kuro sąnaudas ir vairuotojo laiką. Dėlėl sunkvežimio kuro sanaudos yra milžiniškos, be to, jis turi apmokėti kelių mokesčius, kurie Vokietijoje yra vieni didžiausių. Jei siuntele maža, o mašina didelė, tai tiesiog neapsimoka. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją dažnai naudoja dalinius krovinius (partijas), kad padalintų išlaidas tarp keleto siuntėjų. Taigi, brangiau ne todėl, kad mes norime uždirbti daugiau, o todėl, kad technikos išlaikymas kainoja šimtus eurų per dieną.

Ar verta investuoti į GPS stebėjimo sistemas?

Be abejo, tai dabar būtinas dalykas, jei nori žinoti, kur yra turtas. Anksčiau mes tik tikėjomės vairuotojo žodžio, kad jis "jau važiuoja", o dabar matai tikrąją vaizdo padėtį. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją be technologijų yra kaip važiuoti su užrištomis akimis. Sistema leidžia sužinoti, kai mašina stovi per ilgai, arba nukreipti ją į kitą užsakymą, jei šis atsiranda netoliese. Nors kai kurie seni vairuotojai vis dar baiminasi šių "akelių", tačiau verslo ui tai gelbėja.

Kas daryti, jei klientas netikslingai pateikia duomenis?

Tai, tiesą sakant, mūsų kasdienybės košmaras, kuris kartais užtrunka valandas išspręsti. Vakar vienas klientas parašė, kad svoris 500 kg, o iš tiesų jis buvo beveik dviem tonom – mašina tiesiog užsimiegojo prie rampoje. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją prasideda nuo tikslių duomenų, o ne nuo to, ką "kažkas galvojo". Jei pastebite klaidą, praneškite iš karto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų ir niekas neišeina.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas yra sandėliavimo sąrašas, vadinamasis pakavimo sąrašas (packing list), ir komercinė sąskaita faktūra. Be šių dviejų dokumentų jūsų efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją gali sustoti pačiame pradžioje pas sienos kontrolę. Dar reikia CMR konosamento, kuris yra kaip krovinio pasas. Jei trūksta bent vieno parašo ar antspaudą, vokiečiai gali nukreipti mašiną atgal arba baudoti, ir tai nėra smulkios sumos.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra abi ES narės, tai paprastai muitinės kontrolės nėra, tačiau viskas pasikeičia, jei keliaujate iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, per Lenkiją. Jei keliaujate tik tarp ES šalių, efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją reikalauja tik VMI mokesčių atleidimo dokumentų, kurie patvirtina, kad prekės keliauja ES viduje. (Nors kartais, jei vairuotojas atrodo įtartai, jie gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nežiūrite). Geriau turėti visus dokumentus pasiruošusius.

Kas yra EXW ir FOB terminai ir ką jie reiškia man?

Tai labai svarbu, nes nuo to priklauso, kas moka nuvežti prekes iki uosto ar sandėlio. EXW reiškia, kad klientas tik perduoda prekes sandėlyje ir daugiau jis niekuo nesirūpina, o mums reikia viską organizuoti patys. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją dažniau dirba su DAP terminais, kai mes pristatome iki pat durų. FOD (tiksliau FOB) labiau naudojamas jūrų transportui, bet jei susidursite, žinokite, kad atsakomybė pasidalijama tarp pirkėjo ir pardavėjo.

Kaip elgtis, jei prarandate dokumentus kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet vyksta, ypač kai vairuotojas pamineja langus ar tiesiog pasimeta. Pirmiausia nedelsiant reikia susisiekti su biuru ir padaryti kopijas, o jei reikia originalų, gali tekti siųsti kurjeriu. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada turi turėti atsarginius duomenis debesyse. Vokiškai partneriai gali būti labai nelankstūs dėl popierių, todėl reikia melsti ir prašyti, kad jie priktų skenuotą versiją bent laikinai.

Ar sunku gauti specialias leidimas, pvz., pavojingiems kroviniams?

Tai neeilinis procesas, kuris reikalauja specialių sertifikatų ir patirties. Pavojingų krovinių (ADR) gabenimas į Vokietiją yra griežtai reglamentuojamas, o klaidos gali kainuoti ne tik pinigus, bet ir gyvybes. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją šiuo atveju turi įsitikinti, kad vairuotojas turi teises, o mašina įrengta specialia įranga. Neverta rizikuoti su „dirbtiniais“ dokumentais, nes kontrolė ten yra labai intensyvi.

Kokios baudos už netinkamą pažymėjimą?

Vokietijoje tai yra labai jautri tema, ypač jei trūksta specialių etikečių su pavojaus ženklais arba neteisingai nurodytas svoris. Baudos gali siekti tūkstančius eurų, o krovinys gali būti konfiskuotas. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada patikrina, ar etiketės pridėtos dar Lietuvoje, kadangi ten, ant vietoje, tai užtruktų per ilgai. Geriau praleisti valandą čia, nei mokėti baudą ten.

Kainodara ir mokėjimai

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Kilo daug veiksnių, pradedant kuro kainomis rinkoje ir baigiant tuo, kiek tikrai sveria jūsų siunta. Taip pat svarbu, ar reikia kelti krovinį į mašiną (keltuvas), ar galima įvežti su tilteliu. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją turi apskaičiuoti visą maršruto ilgį ir grįžimo tuščia kelią, jei nėra krovinio atgal. Tada pridedame PVM ir mokesčius už kelius, kas Vokietijoje yra gan brangu.

Ar galima susiderėti dėl kainos už nuolatinį darbą?

Žinoma, jei turite pastovių siuntų, mes galime pasiūlyti fiksuotas kainas, kurios bus žemesnės nei vienkartiniai reisai. Ilgalaikis bendradarbiavimas leidžia mums geriau planuoti maršrutus ir užpildyti mašinas kita kryptimi. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją tampa pigesnė, kai mes žinome jūsų grafiką iš anksto. Tačiau neitikite tiems, kurie promise auksinius kalnus už pusę kainos – ten kažkas būna negerai.

Kokios mokėjimo sąlygos dažniausiai pasitaiko?

Standartiškai darome 7 dienų sąskaitą faktūrą mokėjimą po paslaugos suteikimo, bet naujiems klientams dažnai reikalaujame išankstinio mokėjimo arba 50 proc. avanso. Tai apsauga nuo to, kad klientas gali „dingti“ po to, kai krovinys nuvežtas. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją negali veikti su neapmokėtomis sąskaitomis, nes mums patys reikia mokėti vairuotojams ir degalinei. Vokietijos partneriai taip pat mums dažnai moka tik po 30-60 dienų, tad pinigų srautas yra labai svarbus.

Ar yra papildomi mokesčiai, kurių nepasakome iš karto?

Stengiamės būti nuoširdūs, bet kartais atsiranda neišvengiamų išlaidų, pavyzdžiui, už laukimą prie iškrovimo vietos, jei klientas pavėluoja. Taip pat gali būti mokestis už užšaldymą arba specialų apsaugą. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada įtraukia pagrindines išlaidas į sąskaitą, o visas galimas problemas aptarinėjame iš anksto. Jei kažką praleidžiame, tai tik dėl to, kad tiesiog nenumatėme, o ne iš blogos valios.

Kodėl kuras taip stipriai įtakoja kainą?

Sunkvežimis sunaudoja daugiau degalų per 100 km nei jūsų automobilis per mėnesį, o kainos degalinėse šoka kaip lunatikai. Vokietijoje degalai dažnai brangesni nei čia, todėl reikia įskaičiuoti kuro papildymą kelyje. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją turi sekti rinkos tendencijas, o jei kuras šoka, mes privalome padidinti kainas, kad nesudegtume. Tai niekieno kaltė, tiesiog tokia ekonominė realybė.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Labai dažnai pasakau: „jei atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip yra“. Pigi kaina gali reikšti, kad mašina sena, be remonto, arba vairuotojas dirba be poilsio, kas yra nelegalu ir pavojinga. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją turi užtikrinti saugumą, o ne tik pigumą. Užsisakyk pas patikimus, net jei kiek brangiau, o po to gausi mažiau galvos skausmo su sugedusiomis mašinomis.

Problemų sprendimas ir rizikos

Kas nutinka, jei mašina sugenda autobane?

Tai situacija, kuri labai neramina, bet mes turime pagalbos tarnybą, kuri dirba 24/7. Vokietijoje pagalba atvyksta greitai, bet remontas gali trukti, todėl reikia galvoti apie krovinio perkelimą į kitą mašiną. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją numato ir šias rizikas, todėl turi draudimą. Vakar vienas mūsų vairuotojas padūrė padangą prie Miuncheno, bet dėka greito reagojimo, krovinys atvyko tik su valanda pavėlavimu.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Sėkmės, šiais laikais tai jau pasitaiko retai, dėl GPS ir stebėjimo sistemų, tačiau pavojus vis dar egzistuoja, ypač mažesnėse stovėjimo aikštelėse. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada nurodo saugias parkavimo vietas, kuriose yra apsauga arba apšvietimas. Nerekomenduoju palikti brangios prekės neapsaugotoje vietoje net ir valandai, nes vagys vaikšto greitai.

Kaip elgtis, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai labai nemaloni situacija, kurią kartais sukelia klientų klaidos arba sutarčių nesutarimai. Jei gavėjas Vokietijoje atsisako, mes negalime tiesiog mesti prekių gatvėje – reikia vežti atgal arba sandėliuoti pas juos (kas kainuoja). Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją visada turi susitarti dėl to iš anksto – kas moka už grįžtąjį kelią, jei kas nors nepavyks. Geriau užtikrinkite, kad jūsų partneris tikrai laukia prekių.

O dėl eismo įvykių, ar jie dažni?

Vokietijoje autostrados yra greitos, o eismo įvykiai ten sunkūs, ypač dėl didelio greičio skirtumo tarp sunkvežimių ir lengvųjų automobilių. Mūsų vairuotojai yra draudžiami važiuoti greičiau nei 80 km/h ribiniu greičiu (arba 90 priekaboje), tačiau kiti kelyje gali būti agresyvesni. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją reikalauja nuolatinių vairuotojų mokymų ir atsakomybės. (Tikrinau duomenis – vakar buvo 3 dideli įvykiai A7 autostradoje, tai tikrai ne šnekos).

Ar sunku surasti grįžtamąjį krovinį iš Vokietijos?

Kartais labai sunku, ypač šventiniu laikotarpiu arba sezono metu, kai visi veža viena kryptimi. Vokietija didelė rinka, tačiau konkurencija ten milžiniška. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją naudoja tarpininkus ir biržas, kad rastų bent kažką, nors tai gali būti tik dalinis krovinys. Jei grįžtum tuščia, tai nuostolis būtų didelis, todėl kartais tenka derėtis dėl žemesnės kainos, tik kad nevažiuoti tuščia.

Kas daryti, jei klientas skundžiasi prekių būkle?

Pirmiausia reikia patikrinti CMR konosamentą, kuriame vairuotojas turi užfiksuoti visas trūkumas priimant krovinį. Jei dokumentuose parašyta „viskas tvarkingai“, o vėliau randama dūžtas, tai mums pagalba mažai. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją moko vairuotojus tikrinti kiekvieną dėžę prieš išvykstant. Jei klaida padaryta jų pusėje, mes atsakome, bet jei klientas pats blogai supakavo – tuomet jis ir atsako.

Ar kinta įstatymai, kuriuos reikia žinoti?

Pastoviai, ypač dėl aplinkosaugos zonų (Green Zone) didžiuosiuose Vokietijos miestuose. Be tam tikros spalvos dangčio (Umweltplakette) negalima važiuoti į miesto centrą, o baudos didelės. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją turi sekti šiuos pakeitimus, nes kitaip mašina gali būti sustabdyta ir nukreipta. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas neatneša prekę, nes negal�jo važiuoti į miestą.

Vokietijos specifika ir kultūra

Ar vokiečiai tikrai tiek griežti apie laiką?

Taip, jie labai gerbiantys savo ir kitų laiką, o pavėlavimas dviem minutėms gali būti laikomas nesąžiningumu. Jei sutarte, kad bus 8:00 ryte, reikia būti 7:50, kad paruošti dokumentus. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją yra paremta būtent šiuo tikslumu, ir jei įsirūpinate savo partnerių laiku, jie tai įvertina daugiau nei bet kokia dovanė. Vokiškas punktualumas – tai ne stereotipas, tai jų darbo etika.

Ar reikia kalbėti vokiškai, kad susitvarkyti?

Pagrindinės kalba yra anglų, dauguma vadybininkų ja kalba laisvai, tačiau kalinime su senesniais žmonėmis arba smulkiais sandėlininkais vokiškai padeda labai daug. Nereikia būti filologu, pakanka keleto frazių. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją yra lengvesnė, kai supranti jų mentalitetą ir kalbą, nors ir be to galima išgyventi su vertimu telefone.

Kokios yra pagrindinės klaidos, kurias daro lietuviai?

Dažniausiai klaida yra ta, kad viską paliekiama paskutinę akimirką – dokumentai, pakavimas, pinigai. Taip pat lietuviai kartais per daug pasitikinti savimi ir važiuoja be konkretaus plano, tikėdamiesi „kaip nors pavyks“. Vokietijoje toks požiūris nelabai veikia. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją reikalauja gero parengimo, kitaip jūs tiesiog prarasite pinigus ir klientų pasitikėjimą.

Kaip elgtis su vokiškomis firminėmse valandomis?

Ten tiksliai laikomasi darbo laiko, ir paprastai po 16:00 arba 17:00 valandos niekas nebeįleis į sandėlį, net jei jums lieka tik viena dėžė. Reikia planuoti maršrutą taip, kad atvyktum darbo laiku. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją įtraukia ir šiuos apribojimus į grafiką. Jei pavėluosite, teks laukti iki ryto, o tai reiškia papildomą vairuotojo maitinimo ir nakvynės sąnaudas.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių mašinoms?

Vokietijoje griežtai tikrinama masė ir aukštis, o tiltai yra žemesni nei čia, tad reikia žiūrėti ženklus. Taip pat neleidžiama stovėti ant autostrados išskyrus specialiose vietose, o tai mūsų vairuotojai kartais pamiršta. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją privalo įspėti apie šiuos dalykus prieš išvykstant, nes baudos už pažeidimus yra vienos didžiausių Europoje.

Ką padaryti, jei reikia iškrauti bet kurią dieną?

Reikia užtikrinti, kad sandėlyje yra kas nors, kas gali priimti prekes, ir tai reikia patvirtinti raštu. Vokietijoje dauguma sandėlių dirba pirmadienį-penktadienį, o savaitgaliais viskas uždaryta. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją turi numatyti šias pertraukas, o jei reikia skubaus pristatymo savaitgalį, tai reikia to ieškoti iš anksto ir papildomai užmokėti.

Išvada

Viso šito suktuko vystymas reikalauja patirties, o ne tik teorijos, kaip dažnai galvoja naujokai. Efektyvi logistikos organizacija siuntinių gabenimui į Vokietiją – tai nuolatinis procesų tobulinimas, gerų ryšių palaikymas ir gebėjimas greitai reaguoti į nenumatytas situacijas kelyje. Jei norite, kad jūsų verslas augtų, rinkitės tuos partnerius, kurie žino kiekvieną dežės kampą ir yra pasirengę padėti bet kurią dieną ar naktį. Geriau investuoti į kokybę ir ramybę, nei ieškoti pigiausio keliuko, kuris veda į nuostolius. Sėkmės jūsų reisuose ir prisiminkite – planuokite iš anksto, o viską kitą mes pasirūpinsime.