Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Sveiki, turiu jau beveik dvidešimt penkerius metus patirties šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas retai kada būna toks lygus ir sklandus, kaip vaizduojama brošiūrose. Vakar kalbinau su viena kliente iš Kauno, kai ji klausinėjo, kodėl jos siunta nepasiekė Miuncheno laiku. Viskas tiesiog susideda iš tūkstančio smulkių detalių, kurias reikia sudėti į vieną logistinę dėlionę. Čia ne tik paspausti mygtuką ir laukti, tai nuolatinis derinimas su vairuotojais, muitinės, o kartais ir tiesiog su gamtos sąlygomis. Jei norite suprasti, kaip tai veikia be idealizuotų filtrų, geriau pasidairykite, kas jūsų laukia toliau.

Pagrindai ir dokumentacija (su kuriomis dažniausiai kankinamės)

Kaip pradėti viską, kai turiu tik prekę?

Viskas prasideda ne nu to, kad skambinate brokeriui, o nuo to, ką tikrai turite. Vieną kartą vykdei daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesą, klientas parašė, kad tai „keletas dėžių“, o realiai atvažiavome į sandėlį, ten buvo penkių tonų metalo laužo, nebeįpakuotas. Pradžioje reikia tiksliai išmatuoti ir sverti, nes be to jokia kaina negalės būti tiksl. Tada žiūrime, ar tai pavojinga krovinių kategorija, ar ne. Jei tiesiog baldai ar tekstilė, viskas paprasčiau, jei chemija – tai jau kitas lygis. Reikia nustatyti ir vietą išsiuntimui, ir vietą pristatymui – ar tai yra „kranas“ (krautuvas), ar tiesiog grindys. Be šių pradinių duomenų mes judėti negalime, nes vairuotojas turės žinoti, ką jam ten reikės daryti.

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Absoliučiai būtinas yra prekių invoice, arba sąskaita faktūra. Be jos neišeis nei iš Lietuvos, nei į Vokietiją. Ji turi būti labai tiksliai užpildyta – prekės pavadinimas, svoris, vertė, ir HS kodas (tarifinis kodas). Buvau atvejų, kai klientas parašė tiesiog „įrankiai“, o vokiška muitinė (Zoll) sustabdė visą sunkvežimį, nes norėjo žinoti, ar tai gręžtuvai, ar atsuktuvai. Be to, reikia eksporto deklaracijos, jei kaina viršija 3000 eurų (arba 1000 eurų kai kuriems atvejams, čia reikia pasitikrinti). Jei siunčiate asmeniniais tikslais, reikės paketo deklaracijos CN22 arba CN23, priklausomai nuo vertės. Geriau šiuos dalykus užpildyti iš karto teisingai, nei vėliau mokėti baudas už delsimą.

Kodėl taip svarbu tiksliai nurodyti gavėjo duomenis?

Niekada nenusimėginkite su adresu. Vokietijoje labai griežta tvarka su numeracija – jei rašote „Hauptstraße 15“, o yra „Hauptstraße 15a“, siunta gali sugrįžti atgal. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas sužlunga ties pačia pradžia, jei kurjeras negali rasti vietos. Taip pat būtina nurodyti kontaktinį telefono numerį su šalies kodu +49. Vieną kartą siunta stovėjo pasienyje tris dienas, nes vairuotojas negalėjo susisiekti su gavėju – numeris buvo be kodo arba neteisingas. Ir dar vienas dalykas – įmonės pavadinimas turi atitikti tai, kas yra jų registruose, kitaip gali būti problemų su PVM mokesčio grąžinimu ar priėmimu.

Ar reikia dėl visko skambinti muitininkams?

Ne visada, bet kartais tai išgelbėja situaciją. Jei siunte ką nors brangaus ar neįprasto, pvz., senovinių daiktų, geriau iš anksto sušnekti su muitinės brokeriu. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas yra glaudžiai susijęs su tuo, ar jūsų prekės yra ribotamos. Pavyzdžiui, maisto produktai turi labai griežtas reikalavimus – etiketės turi būti vokiškai, o sudėtis pilnai išvardyta. Jei ne, muitinė tiesiog nusiųs atgal (arba sunaikins, jei tai mėsos produktai iš trečiųjų šalių). Geriau klausti „kvailų“ klausimų iš karto, nei vėliau spręsti problemas su užšaldytu konteineriu Hamburge.

Kas tas HS kodas ir kur jį rasti?

Tai toks magiškas skaičių rinkinys, kuris nusako, kas tai per daiktas. Jis reikalingas ne tik muitinei, bet ir mokesčių skaičiavimui. Rasti jį galima Lietuvos muitinės svetainėje arba tiesiog paklauskite manęs, jei nežinote. Būna, kad klientai bando nurodyti kodą, kuris yra pigesnis (mažesnis muito mokestis), bet tai pavojinga. Vokiška muitinė turi labai geras skanerius ir žino, kokia kaina rinkoje. Jei kodas neatitinka prekės, gali būti bauda ir viskas bus peržiūrėta rankiniu būdu, o tai kainuoja laiką. Geriau pasirinkti teisingą kodą ir miegti ramiai.

Kainodara ir paslėpti mokesčiai (ką dažnai pamirštame)

Kaip susiformuoja kaina, ką aš mokuju?

Kaina nėra tik už važiavimą. Ji susideda iš kuro priemokos (kuri šiuo metu, tiesą sakant, laksto kaip priekabas), pervedimo mokesčio (tarifas), ir galbūt vietinių mokesčių Vokietijoje. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi būti skaidrus, bet dažnai klientai stebisi, kodėl gavęs sąskaitą matau „priedus“. Tie priedai gali būti už krovinių įkrovimą (jei reikėjo keltės), už ilgiau laukiantį vairuotoją (jei sandėlyje buvo eilė), arba už specialią pakuotę. Jei norite tikslios kainos, pasakykite iš karto apie visus galimus kliūtis, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų vartų.

Kas dėl PVM mokesčio – ar jis įeina į kainą?

Čia dažniausiai kyla nesusipratimų. Jei esate įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, tada atliekame intra-Community supply (vidinės prekybos operacija), ir PVM Vokietijoje neturėtų būti taikomas (0 %), jei pateikiate teisingą mokesčių mokėtojo numerį. Tačiau jei siunčiate fiziniam asmeniui (pvz., dovaną draugui Berlyną), tada gavėjas turi sumokėti Vokietijos PVM (19 % arba 7 %, priklausomai nuo prekės), o kartais ir importą muitą, jei vertė viršija 150 eurų. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi apimti ir šį patikrinimą, nes jei neužpildysite formos IOSS, kurjerys gali paprašyti mokesčių iš gavėjo pristatymo metu, kas sukelia nemalonumus.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Nepasitikėkite kaina, kuri gavote prieš mėnesį. Rinka labai dinamiška. Prieš savaitę kuro kaina šoko 10 centų, o tai reiškia kelias šimtus eurų skirtumo maršrutui Vilnius–Kelnas. Be to, Vokietijoje yra kelių mokesčiai (Maut), kurie irgi kinta. Dar vienas dalykas – tranzito vizos ar leidimai, jei važiuojame per trečiąsias šalis (nors į Vokietiją dažniausiai važiuojam per Lenkiją, bet vis tiek reikia žiūrėti situaciją). Aš visada sakau savo klientams – užsakykite krovinią kuo anksčiau, tada užfiksuojame kainą (bet ne ilgam).

Ar verta rinktis pigų pervežėją?

Sakau taip: jei kas siūlo pervežti toną metalo už 50 eurų, bėkite toliau. Tai arba apgavystė, arba jie vėliau pridės mokesčių už kiekvieną žingsnį. Buvo atvejis, kai viena firma pasiėmė užsakymą, paskui reikalavo pinigų už „stovėjimą“, nes nebuvo susitarę dėl iškrovimo laiko. Pigu pigu, bet galiausiai išeina brangiau, nei pas normalų vežėją. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi būti paremtas pasitikėjimu, o ne tik kaina. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, kad siunta ateitų sveika, nei ieškoti, kur dingo jūsų prekės kelyje tarp Poznanės ir Frankfurto.

Kas yra „fuel surcharge“?

Tai kuro priedas, kurį imame visiems, nes kuras nebe kainuoja tiek, kiek prieš metus. Jis skaičiuojamas pagal procentus nuo bazinės kainos. Kartais klientai sako, kad tai papildomas uždarbis, bet, tiesą sakant, jis padengia tik realius išlaidas. Be šio priedo dauguma vežėjų tiesiog sustotų važiuoti, nes marža sušluktų tik benzinui. Suprantu, tai nepatogu, bet tokia logistikos realybė dabar.

Logistika ir transportavimo specifika (kaip tai vyksta realiame gyvenime)

Kiek laiko užtrunka važiavimas iki Vokietijos?

Teoriškai iki Berlyno galima važiuoti 10–12 valandų, jei nėra eismo įgūčių. Tačiau daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas įtraukia ne tik vairavimą. Reikia laiko surinkti krovinius (jei tai dalinis krovinys), paimti juos iš sandėlio, važiuoti pro muitinę (kur gali būti eilė), o paskui dar rasti vietą prie gavėjo sandėlio. Vidutiniškai planuokite 2–3 dienas nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki to momento, kai prekės atsiduria pas gavėją. Jei skubite, reikia žiūrėti ekspresines siuntas, kurios brangnesnės, bet važiuoja tiesiai.

Kaip veikia daliniai kroviniai (LTL)?

Tai labai paplitusi praktika, kai neturite pilnos priekabos. Mes surinkime keletą klientų siuntų į vieną sunkvežimį ir važiuojame ratu. Čia yra svarbus daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas, nes reikia suderinti maršrutą. Vieną dieną važiuojame į Štutgartą, kitą – į Hamburgą, todėl jūsų siunta gali šiek tiek „pasilaukti“ sandėlyje. Tai geresnis variantas pinigams, bet ne laikui. Būkite kantrūs, jei matote, kad jūsų siunta stovi Vilniuje – tai reiškia, kad laukiame, kol surinksime grupę, kad nebūtų važiuoti tuščiomis.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Saunu, jei viską padarote teisingai. Draudimas būtinas. Dažnai klientai sako, „o, aš pasidraudsiu savo“, bet tada, kai kažkas nutinka, būna problema, nes draudimo kompanijos reikalauja specifinių dokumentų. Mes pasirašome sandorio (konosamento) kopijas, kurios patvirtina, kad krovinią perėmėme. Vieną kartą vairuotojas užlipo ant šalkelio Drezdene ir pramušė siuntą su televizoriais. Dėl to, kad buvo uždrausta, viską atlyginome per keletą savaičių. Be draudimo ši istorija baigtųsi teismu. Taigi, daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas privalo įtraukti ir draudimo sąlygų analizę.

Kas dėl pakuotės – ką naudoti?

Neklauskite manęs, ar galiu uždėti prekę į seną „Lietuvos pašto“ dėžutę, jei tai sveria 30 kg. Ne, negalima. Vokietijos logistikoje standartas yra EUR paletė (120x80 cm) arba industrinė (120x100 cm). Jei siunte mažas dėžutes, jos turi būti suklijuotos (ne tik rišamos lipnia juosta, bet ir suklijuotos), o viršuje – stiprios. Jei prekės subręsta (pvz., vynas), jos turi būti užfiksuotos, kad nesužlumtų. Matėme, kaip virtuvės komplektas iškrito iš priekabos lenktame, nes buvo uždėtas ant nepilnos paletės. Geriau perkaisti pakuotę nei vėliau gailėtis.

Ar reikia vairuotojui padėti iškraunant?

Tai priklauso nuo to, ką užsakovote. Jei užsakote „pristatymą iki durų“, tai dažniausiai reiškia, kad vairuotojas atveša iki pirmosios galimybės iškrauti. Jei jis neturi keltės (tail lift), o jūsų sandėlyje nėra kranininko, vairuotojas gali atsisakyti liesti siuntos, nes jis ne krovikas. Vokiškuose sandėliuose dažniausiai yra įranga, bet jei tai privatus asmuo, reikia suspėti. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi numatyti šį momentą – ar mums reikia siųsti sunkvežimį su keltuvu, ar pakaks paprasto šasės. Nuo to priklauso kaina.

Problemos ir nesklandumai (kai kažkas ne taip)

Kas daryti, jei siunta dingo?

Pirmiausia – nepanikuokite. 90 % atvejų siunta nedingo, o tiesiog buvo „užstrigusi“ sistema arba buvo persiųsta į kitą terminalą rūšiavimui. Vokietijoje (ypač DPD arba DHL terminaluose) yra didelės apimtys, kartais dėžė užkrenta po kita. Pradedame ieškoti per tracking sistemą, jei jos nerodome, skambiam partneriui. Vieną kartą siunta buvo prarasta dvi savaites, o paskui ji pasirodė... gatvėje prie terminalo, nes buvo nupulta nuo transportieriaus. Bet dažniausiai viskas randa kelią atgal į jūsų rankas.

Kas, jei prekė atėjo su defektais?

Čia svarbiausia yra „protokolas“ (pranešimas apie žalą). Jūs negalite tiesiog nufotografuoti ir mums atsiųsti po savaitės. Vairuotojas, iškraunant, turi pastebėti, kad dėžė sutrupėjusi, ir tai užrašyti į dokumentus. Jei pasirašote dokumentus, kad viskas tvarkoje, o paskui atidarote ir matote, kad stiklas laužytas – mūsų draudimas tai nebeatlys. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas moko mus būti atidžiems būtent tą momentą, kai vairuotojas palieka sandėlį. Nedarykite to, ką padarė vienas klientas – pasirašė viską, o paskui reikalavo atlyginimo už „vidinį gedimą“, kurio nebuvo įmanoma pastebėti iš išorės (čia jau gamintojo kaltė).

Kodėl vokiškas brokeris neatsiliepia?

Jie labai užimti, o dar ir labai griežti dėl taisyklių. Jei trūksta vienos mažos detalės, pvz., prekės kilmės sertifikato, jie tiesiog sustabdo procesą ir laukia. Jie nebus niekada skambinti ir klausti, kur tas dokumentas – jie tiesiog laukia. Todėl daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas reikalauja, kad dokumentai būtų idealūs dar prieš išvykstant. Kartais galiu padėti tartis su jais, jei esu geras draugas su tuo brokeriu, bet dažniausiai ten veikia tik raštiškas komunikacija (el. paštu), kur užtrunka dieną.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimai dėl oro sąlygų?

Žiema Vokietijoje gali būti nelengva, jei prieš tai nėra numatyta. Kalnai (Alpės), jei ten važiuojame, gali būti uždaryti, o tai reiškia, kad sunkvežimis stovi ir laukia. Bet dažniau vėluojame ne dėl orų, o dėl eismo įvykių arba dėl „stausų“ prie sankryžų. Prieš savaitę vienas mūsų vairuotojas praleido 4 valandas stovėdamas eilėje prie vieno didelio sandėlio, nes ten buvo gedimas. Tai nėra mūsų kaltė, bet klientui vis tiek vėluoja siunta. Tokios situacijos įprastos.

Kas nutinka, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai blogiausia scenarijus. Tada vairuotojas privalo važiuoti atgal su kroviniu, o jums teks sumokėti už važiavimą į abi puses (galbūt ir sandėliavimą). Vieną kartą klientas siuntė prekes į bankrotususią įmonę, o sužinojo tik tada, kai mūsų vairuotojas atvyko. Vokietijoje įmonių bankrotai yra greiti, todėl visada patikrinkite, ar jūsų partneris vis dar veikia. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi apimti ir gavėjo patikrinimą (credit check), kad netyčia nevažiuotumėte į pragarą.

Specifiniai atvejai ir klausimai (ką dar pamiršom paklausti)

Ar galiu siųsti maistą į Vokietiją?

Galima, bet tai labai sudėtinga. Jei tai yra prekybinis siuntimas (parduotuvė), reikia tūkstančių leidimų. Jei tai asmeninis siuntimas (pvz., šaltibarščiai mamai), tai turi būti originalioje, uždarytoje pakuotėje, su ingredientų sąrašu. Vokietijos veterinarinės tarnybos labai atidžios. Buvau atvejo, kai sulaikė keletą dėžučių su lietuviška duona, nes buvo įtarimas, kad joje yra neleistinų sėklų (buvo sezono). Geriau nesiųsti maisto, nebent tikrai žinote, ką darote.

Kaip elgtis su pavojingais krovinais (ADR)?

Jei tai dažai, degikliai arba chemija, tai viskas keičiasi. Reikia specialaus vairuotojo (su pažymėjimu), specialios priekabos (pavojingų krovinių), o dokumentai turi būti užpildyti pagal ADR konvenciją. Daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas šiuo atveju užtrunka ilgiau, nes ne visi pervežėjai toks priima. Vieną kartą teko važiuoti ratu per visą Vokietiją, nes vienas tunelis neleido važiuoti su kategorija 3 (deguonį reaguojančios medžiagos). Planuokite šiuos siuntimus ypatingai atidžiai.

Ar reikia apdrausti siuntą 100 % vertės?

Draudimas paprastai apima apie 8,33 SDR (specialiųjų traukimo teisių) vienetai už kilogramą, tai nėra pilna vertė. Jei siunčiate auksą ar labai brangius elektronikos komponentus, reikia papildomo draudimo (all risk). Klientai dažnai mano, kad jei sako „draudimas“, tai jis dengia viską. Ne, tai ne taip. Skaitykite sutartis mažu šriftu. Aš visada patariu apdrausti bent 80 % rinkos vertės, kad praradus nebūtų skausminga.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba nei lietuviškai, nei vokiškai?

Tai dažna problema, jei pervežėjas yra iš trečiosios šalies (pvz., Ukrainos arba Baltarusijos – nors dabar situacija pasikeitė, bet vis tiek). Dažniausiai jie kalba rusiškai arba angliškai. Geriau visus susitarimus rašyti žodžiu (SMS arba WhatsApp), kad būtų įrodymų. Vieną kartą vairuotojas supainiojo adresus ir iškrovė siuntą ne toje vietoje, bet nesugebėjo nieko paaiškinti. Teko važiuoti vietiniam partneriui viską išsiaiškinti. Todėl daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas turi numatyti ryšio kanalus su vairuotoju.

Ar galima siųsti padanges?

Galima, bet jos laikomos pavojingomis (jei nėra suklijuotos poromis ir uždėtos ant palečių). Vokietijoje yra griežti reikalavimai dėl padangų utilizavimo, todėl jei siunte naudojamas padangas, gali būti problema. Naujos padangos lengviau, jos tiesiog prekė. Bet nepamirškite, kad padangos daug sveri, o tai didina kainą (svoris). (Beje, užtektų tiek to svorio, kad nebūtų problemų su vairuotojo darbo laiku).

Kaip sekti siuntą realiu laiku?

Dauguma sistemų duoda linką, kur galite matyti, kur yra sunkvežimis. Tačiau ne visada tai tikslu. Kartais GPS rodo, kad jis važiuoja, o jis stovi prie kavinės pietų metų (ir tai yra normalu, jie turi poilsį). Vokietijoje vairuotojai turi griežtas poilsio taisykles – tachografas neleis apgauti. Todėl jei matote, kad siunta nejudėjo valandą – nebijokite, greičiausiai vairuotojas tiesiog miega arba valgo.

Išvada

Taigi, daiktų pristatymo į Vokietiją užsakymo planavimo procesas nėra tiesiogas ir paprastas kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Jis reikalauja kantrybės, tikslumo ir gerų partnerių. Nėra nieko blogiau, nei kai suprantate, kad praleidote kokį nors mažą dalyką dokumentuose, ir viskas stovi. Bet jei viską suplanuojate iš anksto (ir paklausote mano patarimų), viskas gerai sueis. Sėkmės jūsų siuntoms ir laukiu jūsų skambučių, tik prašau – nesiųskite man šaltibarščių be etikečių, aš jau per daug tų istorijų girdėjau.