Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą

Jei ruošiatės perkelti biurą iš Lietuvos į Vokietiją, Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą nėra tik „atvešim dėžes“. Čia reikia inventorizacijos, pakavimo, IT įrangos žymėjimo, kėdžių, stalų, serverių, dokumentų, kartais net kavos aparatų. Per 20 metų mačiau, kaip tvarkingai suplanuotas perkraustymas tampa chaosu, kai kas nors pamiršta pasakyti, kad Berlyne liftas dirba tik iki 16 val. Susiję: Daiktų pervežimas į Vokietiją – procesas ir kaina.

DUK

Biuro inventorizacija ir pasiruošimas daiktų pervežimui į Vokietiją

Biuro perkraustymas prasideda ne nuo mašinos, o nuo sąrašo. Realiame gyvenime visada atsiranda dėžių „nežinau kas čia“, senų monitorių, dokumentų, kurių niekas nenori liesti. Jei norite ramybės, nuo pat pradžių žymėkite zonas: finansai, IT, archyvas, vadyba, sandėliukas.

Kiek laiko prieš perkraustymą pradėti planuoti daiktų pervežimą į Vokietiją?

Geriausia pradėti bent prieš 3–4 savaites, jei biuras nedidelis. Jei turite serverinę, archyvą, daug darbuotojų ar naujos patalpos Vokietijoje dar neparengtos, geriau turėti 6 savaites. Praktikoje didžiausia klaida – manyti, kad „viską sutvarkysim paskutinę savaitę“. Nesusitvarkot. Tada pradedate ieškoti dėžių, lipdukų, krovėjų ir dar klausti, ar telpa į mikroautobusą.

Ar reikia inventorizacijos visiems biuro daiktams?

Taip, reikia, ypač jei kalbam apie Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą. Inventorizacija nebūtinai turi būti akademinė lentelė su spalvomis, bet kažkas turi žinoti, kas važiuoja. Stalai, kėdės, monitoriai, dokumentų dėžės, serveriai – viskas turi numerį arba zoną. Be to, po perkraustymo visada atsiras klausimas: „O kur dingo tas vienas adapteris?“ Geriau turėti sąrašą negu spėlioti.

Kas turi pažymėti dėžes: mes ar klientas?

Idealiai – klientas žymi turinį, pervežėjas žymi transporto logiką. Pvz., „FIN-03“ gali reikšti finansų skyriaus trečią dėžę, o mes papildomai klijuojame „iškrauti pirmus“ arba „negalima apversti“. Jei viską žymi tik vairuotojas, jis nemato, kas viduj. Būna, kad dėžė atrodo lengva, bet viduj senos buhalterijos segtuvai.

Ar serverius ir IT įrangą galima krauti kartu su kėdėmis?

Ne, taip nedaryčiau. Serverius, kompiuterius, monitorius, spausdintuvus ir jų priedus reikia vežti atskirai, geriausiai specialiose dėžėse arba ant paletės, pritvirtintus diržais. Kėdės braižo, juda, lenda ratukais kur nereikia. Turėjau atvejį Diuseldorfe, kai monitorius buvo įdėtas „tikrai saugiai“ tarp kėdžių – neatvažiavo toks saugus.

Ką daryti, jei Vokietijoje naujas biuras dar neparengtas?

Tada reikia tarpinio sandėliavimo arba tikslaus grafiko. Galima atvežti dalį baldų, dalį dokumentų, o IT įrangą palikti iki paskutinės dienos. Bet tai reikia sutarti iš anksto, ne tada, kai mašina jau stovi prie Frankfurto sandėlio. Sandėliavimas Vokietijoje gali kainuoti apie 15–35 € už m³ per mėnesį, priklausomai nuo miesto ir sąlygų.

Kainos, draudimas ir atsakomybė biuro perkraustyme

Kaina dažnai atrodo paprasta: „kiek už mašiną?“ Bet biuro perkraustyme kaina susideda iš pakavimo, krovėjų, liftų, aukštų, atstumo, laukimo, draudimo ir kartais nervų. Pigi įmonė ne visada bloga, bet labai pigi įmonė dažnai reiškia, kad kažkas bus „papildomai“.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Mažam biurui, tarkime, 5–8 darbo vietos, kaina gali būti apie 700–1500 €, jei krovinys telpa į krovininį mikroautobusą. Didesniam biurui su baldais, serveriais ir dokumentais – 1800–4500 € ar daugiau. Jei reikia dviejų reisų, krovėjų komandos abiejose pusėse ir draudimo, kaina lipa. Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą be skaičių iš anksto niekada nebus tikslus.

Ar kaina skaičiuojama pagal kubus ar pagal mašiną?

Dažniausiai derinama abu. Pervežėjui svarbu, ar krovinys telpa į mašiną, kiek svorio, ar reikia dviejų žmonių, ar bus grįžtamasis krovinys. Kubai svarbūs, bet ne viskas. Trys europaletės kompaktiškų dėžių ir trys paletės kėdžių užims skirtingą vietą. Todėl nuotraukos, matmenys ir sąrašas labai padeda.

Kodėl pigiausias pasiūlymas kartais brangiausiai baigiasi?

Nes kai kurie pasiūlymai atrodo gražiai tik pirmame puslapyje. Vėliau paaiškėja, kad iškrovimas su liftu mokamas atskirai, dėžės neįskaičiuotos, laukimas po 30 min. apmokestinamas, o draudimas „pagal standartinę atsakomybę“. Ne visos įmonės taip dirba, bet taip būna. Todėl klauskite ne tik „kiek?“, bet ir „kas įeina?“.

Ar verta pirkti papildomą draudimą?

Jei vežate senas kėdes iš Ikea, gal ir ne. Jei vežate serverius, monitorius, klientų dokumentus ar brangią įrangą – taip. Papildomas krovinio draudimas dažniausiai kainuoja apie 0,3–0,8 % deklaruotos vertės, bet sąlygos skiriasi. Svarbu žinoti, ar draudimas dengia pakrovimo/iškrovimo metu padarytą žalą, ar tik eismo įvykį.

Kas atsako, jei stalas subraižomas iškraunant?

Atsako tas, kas pasirašė sutartį ir kas faktiškai sukėlė žalą, bet praktiškai viskas remiasi į dokumentus. Jei priėmimo akte parašyta „be pastabų“, vėliau ginčytis sunkiau. Todėl iškrovimo metu reikia apžiūrėti bent svarbiausius baldus ir įrangą. Jei stalas subraižytas, fiksuoti nuotraukas iškart, ne po trijų dienų.

Maršrutas, laikas ir iškrovimas Vokietijoje

Iš Lietuvos į Vokietiją dažniausiai važiuojama per Lenkiją: Via Baltica, A2, A4, priklausomai nuo miesto. Berlynas gali būti pasiekiamas per 1–2 dienas, Hamburgas per 2–3, Miunchenas dažniau per 3–4. Bet tai nereiškia, kad visada taip būna.

Kiek dienų trunka daiktų pervežimas į Vokietiją iš Lietuvos?

Jei tai pilnas mikroautobusas be tarpinių sustojimų, Vilnius–Berlynas gali užtrukti 1–2 dienas. Vilnius–Hamburgas dažniau 2–3 dienas, Vilnius–Miunchenas 3–4 dienas. Jei krovinys komplektinis, gali būti ilgiau, nes renkami kiti užsakymai. Todėl Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą turi turėti rezervą.

Ar reikia muitinės, jei pervežame biuro įrangą?

Lietuva ir Vokietija yra ES, tad paprasto biuro turto muitinės procedūrų paprastai nėra. Bet jei vežate komercinę įrangą, nuomai skirtus daiktus, pavyzdinius produktus ar naujas prekes, gali prireikti sąskaitų, CMR, PVM duomenų, kartais EORI. Nežinau 100%, kaip kiekviena įmonė tai tvarko, bet dokumentus turėti pravartu.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Gali, bet ne visada ir ne viskas. Vairuotojas nėra nemokama krovėjų brigada. Jei biure reikia nešti stalus į trečią aukštą be lifto, reikia krovėjų. Mikroautobuse dažnai būna vežimėlis, diržai, paklodės, bet tai nereiškia, kad vienas žmogus iškraus 800 kg baldų per valandą. Geriau sąžiningai sutarti.

Ką daryti, jei liftas Vokietijoje neveikia?

Pirma – nepanikuoti. Antra – skambinti administratoriui, nes kartais liftas tiesiog užrakintas raktu. Trečia – tikrinti, ar galima naudoti laiptinę, ar reikia leidimo. Jei nėra lifto ir aukštas trečias ar ketvirtas, kaina gali keistis, nes reikia daugiau žmonių ir laiko. Būna, kad klientas pamiršta pasakyti, jog „biuras modernus“, bet liftas senas kaip mano pirmas telefonas.

Ar galima sustoti pakeliui, pavyzdžiui, Lenkijoje?

Taip, galima, bet tai turi būti suderinta. Vairuotojui galioja darbo ir poilsio laikas, tachografas, saugaus krovinio tvirtinimo taisyklės. Jei sustojimas tik nakvynei degalinėje – normalu. Jei reikia atidaryti dureles, perkrauti dėžes ar kažką perduoti – jau sudėtingiau. Todėl maršrutą reikia planuoti realiai, ne „nuo iki“.

Pakavimas, žymėjimas ir dokumentai

Pakavimas biuro perkraustyme yra tas dalykas, kurį visi nori pigiau, kol pamato išbarstytus kabelius. Gera sistema sutaupo laiko. Bloga sistema sukuria klausimą: „Kam priklauso šitas beprotiškas laidų kamuolys?“

Kaip pažymėti dėžes, kad Vokietijoje nekiltų chaosas?

Naudokite paprastą sistemą: skyrius + numeris + turinys. Pvz., „HR-07 – dokumentai“, „IT-02 – laidai“, „ARCH-12 – 2021 m.“. Spalvų lipdukai padeda, bet vien spalvų neužtenka, nes ne visi mato vienodai, o apšvietimas sandėlyje kartais baisus. Geriau turėti trumpą lapą, kurį gautų ir pervežėjai, ir biuro atsakingas asmuo.

Ar reikia fotografuoti daiktus prieš pakavimą?

Labai rekomenduoju, ypač brangiai ar jautriai įrangai. Monitoriai, serveriai, spausdintuvai, kavos aparatai – nufotografuoti prieš pakavimą užtrunka 10 minučių, bet ginčo metu gali sutaupyti valandų. Nuotraukos turėtų rodyti būklę prieš transportavimą. Tai nėra nepasitikėjimas, tai normalus darbas.

Kokius dokumentus reikia ruošti biuro perkraustymui?

Paprastai reikia paslaugų sutarties, krovinio aprašo, CMR važtaraščio, draudimo sąlygų, kontaktų abiejose pusėse. Jei vežate kompiuterius su duomenimis, verta turėti vidinį atsakomybės patvirtinimą. Jei baldai nuomotiniai, gali prireikti savininko sutikimo arba inventorinio numerio sąrašo. Dokumentai atrodo nuobodūs, bet jie gelbsti.

Ar galima vežti dokumentus be dėžių?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju. Segtuvai kraunasi netvarkingai, dyla kampai, drėgsta, o iškraunant sunku juos suskaičiuoti. Geriau naudoti stiprias dokumentų dėžes, o ypač svarbius archyvus vežti atskirai. Jei dokumentai konfidencialūs, reikia uždarytų dėžių, numerių ir priėmimo akto. Kitaip vėliau ieškosite, kas pasiėmė „tik vieną dėžę“.

Ką daryti su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Geriausia atskirti. Darbuotojams galima duoti asmenines dėžes su jų vardais, o įmonės turtą žymėti kitaip. Asmeniniai daiktai dažnai dingsta ne dėl vagystės, o dėl painiavos. Buvo atvejis, kai darbuotojo batai išvažiavo į Kelną, o jo kompiuteris liko Vilniuje. Juokinga tik po metų, tada dar buvo nelabai.

Po perkraustymo ir blogi scenarijai

Po perkraustymo visada būna tyla. Ne ta gera tyla, o tokia, kai visi ieško savo kėdės. Todėl reikia plano pirmajai dienai: kas tikrina IT, kas dalina dėžes, kas tikrina baldus, kas tvarko pretenzijas.

Kaip sutvarkyti grįžtančias dėžes ir pakavimo medžiagas?

Jei pervežėjas teikia grįžtamąjį pakuočių surinkimą, tai geriausias variantas. Kitaip dėžes reikia arba palikti klientui, arba sutarti dėl išvežimo. Vokietijoje atliekų tvarkymas griežtesnis, tad negalima tiesiog palikti kalno kartono kieme. Geriau tai numatyti sutartyje: kiek dėžių lieka, kas jas surenka, kada grįžta vežimėliai.

Ar reikia pasirašyti priėmimo aktą?

Būtinai. Priėmimo aktas neturi būti ilgas romanas, bet jame turi būti data, krovinio kiekis, pastabos, pažeidimai, jei jų yra. Jei viskas gerai, rašoma „priimta be išorinių pastabų“. Jei kažkas negerai – rašoma konkrečiai, ne „kažkas daužta“. Tai taikoma ir Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą, nes be popieriaus sunku gintis.

Ką tikrinti pirmą dieną po perkėlimo?

Pirmiausia IT įrangą, dokumentų dėžes, serverius, spausdintuvus ir svarbiausius baldus. Po to galima skaičiuoti kėdes. Skamba banalu, bet kėdės dažnai išsivaikšto po visą biurą. Jei dirbate su klientais nuo pirmos dienos, internetas ir telefonai turi būti prioritetas. Gražiai sudėliotos dėžės nepadės, jei niekas negali prisijungti.

Ar galima prašyti grąžinti dalį daiktų atgal į Lietuvą?

Galima, bet tai jau naujas pervežimas arba grįžtamasis reisas, jei transportas dar grįžta. Kaina priklausys nuo svorio, tūrio, laiko ir vairuotojo grafiko. Kartais pigiau palikti daiktus Vokietijoje arba atiduoti, nei organizuoti atgalinį reisą. Ypač jei tai seni baldai. Kartais emocija sako „vežti atgal“, o logika sako „palikti“.

Kaip išvengti chaoso po biuro perkraustymo?

Reikia vieno atsakingo žmogaus iš kliento pusės ir vieno iš pervežėjo pusės. Be to, reikia plano, kas kur sėdi, kurios dėžės iškraunamos pirmos, kur laikomi kabeliai, kas tikrina pažeidimus. Jei visi klausia vairuotojo, chaosas garantuotas. Vairuotojas turi vežti, o ne būti biuro administratore, nors kartais atrodo, kad jis viską žino.

Ką daryti, jei darbuotojai nepažymėjo dėžių?

Tada reikia greitai sukurti laikiną sistemą pagal turinį ir svorį. Sunkios dėžės su dokumentais – į archyvo zoną. IT dėžės – prie atsakingo žmogaus. Asmeninės dėžes – ten, kur žmonės gali jas atpažinti. Bet tai yra avarinis variantas. Geriau prieš pakavimą priminti visiems: „pažymėkit, nes Vokietijoj niekas jūsų stalčiaus neatpažins“.

Ar verta vežti senus baldus į Vokietiją?

Ne visada. Jei baldai seni, sunkūs, pigūs ir sunkiai išardomi, kartais ekonomiškiau pirkti naujus vietoje. Pervežimas gali kainuoti daugiau negu baldų likutinė vertė. Bet jei tai ergonomiškos kėdės, geros kokybės stalai ar firminė įranga, vežti verta. Sprendimas turi būti skaičiuojamas, ne sentimentais.

Ką reiškia „pilnas biuro perkraustymas“ realybėje?

Tai reiškia, kad pervežėjas ne tik atveža mašiną, bet padeda su išardymu, pakavimu, žymėjimu, apsauga, iškrovimu, išdėliojimu pagal planą ir kartais pakuočių surinkimu. Bet „pilnas“ kiekvienoje įmonėje reiškia skirtingai. Todėl reikia klausti konkrečiai: ar įeina dėžės, ar krovėjai, ar išardymas, ar draudimas.

Kada geriau rinktis sandėlį tarpininką?

Jei naujos patalpos Vokietijoje neparuoštos, jei perkraustymas vyksta etapais arba reikia laikinai saugoti dalį dokumentų ir baldų. Sandėlis tarpininkas gali priimti, suskaičiuoti, pažymėti ir vėliau išsiųsti dalimis. Tai kainuoja daugiau, bet sumažina riziką. Ypač kai biuras dar statomas, o darbuotojai jau turi pradėti dirbti.

Kokį patarimą duotum prieš pasirašant sutartį?

Perskaitykite, kas neįeina į kainą. Tai svarbiausia. Laukimas, aukštas be lifto, ilgas nešimas nuo mašinos, dėžės, pakavimo medžiagos, draudimas, iškrovimo laikas – viskas turi būti aišku. Ir dar: duokite pervežėjui tikrus kontaktus abiejose pusėse. Jei Vokietijoje niekas neatsiliepia, net geriausias vairuotojas stovės prie durų.

Išvada

Daiktų pervežimas į Vokietiją planuojant biuro perkraustymą bus ramesnis, kai turite sąrašą, atsakingus žmones, aiškią kainą ir realų terminą. Biuro perkraustymas visada turi netikėtumų, bet jie nėra baisūs, jei apie juos pagalvojama prieš pakraunant. Geriausias patarimas paprastas: neslėpkite detalių nuo pervežėjo, nes jos vistiek išlįs kelyje.