Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir jo evoliucija: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro pervežimo į Vokietiją procesas pasikeitė nežymiai, o patys klientai... jie išliko tokie patys: linkę manyti, kad tai vyksta magiškai. Vieną dieną čia dirbate, kitą jau jums reikia viskas išsikraustyti į Berlyną ar Miuncheną, ir viskas turi būti padaryta "vakar". Anksčiau (prieš 10-15 metų) tai buvo tiesiog grynai logistika – įkraunom, vežam, iškraunam. Dabar tai tikras biurokratinis šou, kur reikia žinoti ne tik kur įsiliesti į "autobaną", bet ir kaip neužstrigti ties muitinės dokumentais, nors esame ES erdvėje. Taigi, kas iš tikrųjų pasikeitė ir kodėl tai dabar brangiau? Supainiojus senus "gudrus" metodus su naujais reikalavimais, gaunasi gana įdomi, bet sudėtinga paveikslelė. Čia apie tai ir kalbėsim.

Kaip prasideda visa ši istorija ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka organizuoti biuro pervežimą į Vokietiją?

Tai labai priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate susitvarkyti galvoje. Fiziškai biuro pervežimo į Vokietiją procesas nuo sutarties pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo gali trukti nuo savaitės iki mėnesio. Jei reikia specialios įrangos (serveriai, seifai) perkelti, tai užtruks ilgiau, nes reikia pasirūpinti kėlimo mechanizmais. Vokiškas "Ordnung" neleidžia nieko daryti paviršutiniškai, tad viską reikia suplanuoti iš anksto.

Ar reikia deklaruoti kompiuterius ir techniką, jei važiuojame į ES šalį?

Nors ir Vokietija, ir Lietuva yra ES, technikos serijinių numerių aprašymas būtinas, jei tai ne personalinis, o įmonės turtas. Buvo atvejų, kai vokiškai muitininkai sustatydavo mašinas ir prašydavo originalių pirkimų sąskaitų. Geriau turėti "Inventarizacijos sąrašą" su serijiniais numeriais, kad nepridirbtum bėdų sienoje (nors sienos oficialiai nėra, kontrolė lieka). Geriau būti per daug atsargiam.

Kiek iš tikrų kainuoja toks pervežimas?

Kainos šoktelėjo kaip ir viskas kitas – degalai, darbo jėga. Vidutiniškai biuro pervežimas į Vokietiją kainuoja nuo 2 tūkst. eurų, jei tai nedidelis kontoris, bet gali siekti ir dešimtis tūkstančių. Verta paminėti, kad biuro pervežimo į Vokietiją procesas apima ir draudimą, kuris privalomas, ypač jei keliate brangią techniką. Nenukainokite savo ramybės, ieškodami pigiausio vairuotojo "skelbimuose".

Ar galima nuvežti daiktą sekmadienį?

Vokiškai įstatymai draudžia sunkiasvorioms transporto priemonėms važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis. Taigi, jei planuojate atvykti rytoj, o rytoj yra sekmadienis, vairuotojas teks stovėti aikštelėje. Tai kainos papildomai, nes vairuotojas poilsiauja, o laikas eina. Vokietija neleidžia dirbti, kai kiti ilsisi.

Kas dėl parkavimo miesto centre?

Ten prasideda tikras siaubas. Jei jūsų naujas biuras yra Miuncheno centre, vietos sunku rasti. Reikia iš anksto gauti leidimą statyti mašiną (Stellplatzgenehmigung). Be to, jeigu užimsite vietą ne toje vietoje, baudos yra milžiniškos. Kartais tekančių susitarti su vietine policija, kad leistų užimti vietą valandai ar dvejoms.

Dokumentai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus būtina tur�ti su savimi?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties (jei toks yra), inventoriaus sąrašo ir asmens dokumentų. Vokiški partneriai mėgsta, kai viskas parašyta lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai). Biuro pervežimo į Vokietiją procesas be tvarkingų popierių gali baigtis tuo, kad jūsų daiktai pristatyti nebus, kol nesuprasi, kas viduje yra.

Ar reikia mokėti PVM pervežimo metu?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas tarptautiniam transportui, bet reikia tiksliai nurodyti sutartyje. Aš visada patariu pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistas, ne teisėjas. (Nors dažniausiai sutarčių rašymu užsiima draugė advokatė, ji visada verkia dėl tų formų). Žinoma, jei turite nuolatinius atstovybes Vokietijoje, taisyklės gali skirtis.

Kas dėl atliekų tvarkymo? Ar galima išvežti šiukšles su savimi?

Negalima. Vokiškai įstatymai labai griežti dėl atliekų. Negalima tiesiog užmesti į mašiną senų stalų ir išmesti jų pirmiame mieste. Reikia turėti specialias atliekų surinkimo sutartis arba tai daryti per savo nuomotoją. Niekada nebandykite išmesti biuro šiukšlių į gatvės konteinerius – vokiečiai turi "Müllpolizei" (šiukšlių policiją), kas yra reali pastaba ne iš piršto sužiūrėta.

Ar CMR konosamentas yra privalomas?

Taip, be CMR (tarptautinio vežimo dokumento) niekur neisiųsite. Jis įrodo, kad krovinys buvo priimtas, ir nustato atsakomybę. Be šio popieriaus biuro pervežimo į Vokietiją procesas yra nelegalus. Viskas turi būti užpildyta tiksliai, o jei trūksta vietos, rašykite ant lapo ir pridėkite priedą. Vokietijoje dokumentas yra svarbesnis už žodį.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Draudimas apima tik tai, kas užrašyta inventoriaus sąraše. Jeigu jūs pamiršote nurodyti brangų paveikslą ar "nesvarbų" serverį, ir jis dings, niekam nepareikšsite. Būtinai patikrinkite, ar draudimo suma atitinka jūsų turto vertę. Vieną kartą klientas pridarė bėdų, nes draudė kompiuterius už 100 eurų vienetą.

Ar reikia vokiškai kalbančio lydinčiojo?

Labai padėtų. Nors dauguma vokiškų vadybininkų kalba angliškai, bet kai ateina prie dėžių žymėjimo ar specifinių nurodymų, gimtoji kalba gelbsti. Biuro pervežimo į Vokietiją procesas tampa žymiai lengvesnis, kai nebūna kalbos barjero su vietinėmis apsaugos tarnybomis ar vaizdo stabdžių montuotojais.

Fizinis darbas ir techninės pusės

Kaip pervežti serverius ar jautrią techniką?

Tai reikalauja specialių "anti-static" dėžių ir patyrusių krovėjų. Negalima tiesiog mesti serverių į pilną krepšį. Dažnai naudojame specialias kėdutes su ratukais. Pastaruoju metu biuro pervežimo į Vokietiją procesas vis dažniau įtraukia IT specialistus, kurie atjungia ir vėl prijungia įrangą, nes mūsų vairuotojai nežino, kaip prijungti "cloud" sistemą prie žemės.

Ar jūs pakuojate dėžes ar aš turiu pats?

Galime pasiūlyti "full service", t.y. mes atvykstame su dėžėmis, popieriumi ir viską supakuojame. Tačiau tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, galite pakuti patys, bet tada užtikrinkite, kad dėžės neprasidurs. Vokietijoje neįprasta, jei atvyksta nusyvusios dėžės – tai rodo neprofesionalumą.

Ką daryti su didele biblioteka ar archyvais?

Knygos ir dokumentai yra sunkūs. Reikia mažesnių, tvirtesnių dėžių, kad krovėjai nenusimuštų nugarų. Archyvus reikia žymėti labai tiksliai, kad vėliau nerastum "Sutartis 1998 metams" dėžėje, pažymėto "Kavos puodeliai". Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas pametė visą 2020 m. apskaitą... tai buvo ilga diena.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Sienoje gali būti tikrinama dėl kenkėjų. Be to, augalams reikia specifinių sąlygų – negalima palikti mašinoje -10 laipsnių šaltumo. Jei turite brangų medžių, geriau juos pergabenti specialiu transportu, o ne su biuro spintomis vienoje vagonėlėje.

Kaip elgiamasi su baldais, kurie neina pro duris?

Tiesiog išardiname. Mūsų komanda turi įrankius, kurie leidžia išardyti spintas, stalus, seifus. Vokietijoje dažnai seni pastatai turi siauras duris, tad biuro pervežimo į Vokietiją procesas be irklų ir atsuktuvų būtų neįsivaizduojamas. Viską vėliau surenkame atgal – bent jau mūsų užduotis.

Ar reikia apsaugoti grindų dangą prieš iškrovą?

Absoliučiai taip. Vokiški nuomotojai yra labai jautrūs dėl savo grindų. Nusimovėme vieną plytelę – mokėkite už visą kvadratą. Mes vėlžiuome grindis ir naudojame apsauginius kilimus. Niekada neikilkite su purviniais batais į naują biurą, tai yra blogas tonas.

Senovė ir šiandien – kaip viskas pasikeitė

Kaip atrodė biuro pervežimas prieš 20 metų?

O, tai buvo laisvė. Tada nebuvo tiek daug kamerų, tada nebuvo elektroninių sąskaitų. Gavai popierių, įkėlei dėžes ir važiavai. Dabar biuro pervežimo į Vokietiją procesas yra susietas su GPS stebėjimu, elektroniniais parašais ir nuolatiniu ryšiu. Tada buvo daugiau pasitikėjimo žodžiu, o dabar – viskas užfiksuota.

Ar senais laikais buvo pigiau?

Degalai buvo pigesni, o algos – žemesnios. Taip, tai buvo pigiau. Bet ir rizika buvo didesnė – dažniau dingdavo daiktų, o tai surasti be technologijų buvo beveik neįmanoma. Dabar, jei kas nors dingsta, žinome tiksliai, kur tai įvyko (arba bent jau turime įrodymų, kad tai ne mes).

Kuo skiriasi vokiški klientai nuo lietuviškų?

Vokiečiai viską planuoja mėnesiais iš anksto. Jie turi "Zeitplan" (laiko planą) ir laikosi jo. Lietuviai dažniausai skambina padienį: "Galvakas, reikia kelti rytoj?". Vokiškame biuro pervežimo į Vokietiją procese toks požiūris būtų nepriimtinas. Reikia derinti laiką su pusmečiu užuomina.

Ar evoliucionavo ir patys sunkvežimiai?

Žinoma. Dabar važinėjame naujais "Mercais" su visais patogumais. Bet sunkvežimiai tapo didesniais, o miestuose – siauresniais. Kartais sunku privažiuoti prie seno pastato, kur anksčiau "Gazelė" laisvai užsukdavo. Dabar reikia specialių leidimų dideliems mašinams.

Ką daryti, jei pervežimo metu sulūžo liftas Vokietijoje?

Tai problema. Vokietijoje liftų priežiūra gali būti lėta. Jei sulūžo, teks nešti rankomis arba laukti meistro, kuris gali atvykti tik po dienos. Tai visada įtraukiama į rizikos vertinimą. Vieną kartą nešėme biuro stalus 5 aukštus, nes lifto sutikimo išvydome tik pirmadienį ryte (o atvykome penktadienį).

Ar dabar naudojate daugiau plastikines dėžes?

Taip, tai didelis žingsnis į priekį. Anksčiau gaudome tūkstančius kartoninių dėžių, kurias paskui reikėjo išmesti. Dabar naudojamos tvirtos plastikinės dėžės su dangčiais. Jos tvirtos, stovi viena ant kitos, o po pervežimo jas tik plauname ir grąžiname. Ekologiškiau ir patogiau.

Bėdos ir nesklandumai, su kadais susiduriame

Kas dažniausiai sugenda pervežimo metu?

Kojos nuo stalų ir vitrinos. Žmonės pamiršta nusiversti vitrinas, o jos yra labai sunkios ir trapios. Taip pat dažnai "dingsta" maži daiktai – pripjovos, kabeliai, pelės. Viską reikia sudėti į mažas dėžutes su užrašais "Maži daiktai", kitaip jų niekada nerasite.

Ar buvo atvejų, kai klientas nepasiruošė?

O, ką tik! Viena firma Vilniuje sakė, kad viskas padaryta. Atvažiavome, o darbuotojai dar sėdi prie kompiuterių ir dirba. Kaip aš turiu pakrauti, jei jie dar dirba? Tai buvo chaosas. Biuro pervežimo į Vokietiją procesas turi baigtis prieš tai, kai atvažiuoja sunkvežimis, o ne prasidėti tada.

Kas dėl "paprastųjų" vairuotojų be patirties?

Nenaudojame jų. Vokietijoje reikia žinoti kelius ir taisykles. Jei vairuotojas užkliuns į "Rettungsgasse" (gelbėjimo juostą), bauda bus 300 eurų ir daugiau. Mums reikia profesionalų, kurie žino, kad važiuoti dešine eismo juosta "autobane", kai kairėje tuščia – taip pat yra baudžiama.

Ar pasitaiko vagysčių?

Retai, bet pasitaiko. Ypač pavojinga yra stovėjimo aikštelėse prieš pat sieną arba didmiesčiuose. Vieną kartą praradome visą biuro kavinę – pasidarė koks nors "narkomanas" ir išnešė viską. Dabar stebime mašinas GPS ir naudojame apsaugos spynas.

Kaip elgtis, jei vokiškas klientas nenori priimti krovinio?

Tai pavojingiausia situacija. Reikia turėti dokumentus, kur įrašyta, kad krovinys yra "gamybos defektas" arba kažkas panašaus, kad sumokėtume PVM (nors tai ne tiesa). Geriausia viską išsiaiškinti iš anksto su vadybininkais, kad nepatektum į toką situaciją. (Nors aš asmeniškai niekada neparodau negatyvių atsiliepimų, nes blogas žodis sklinda greitai).

Ar reikia gerti kavą su vokiečiais prieš iškrovą?

Nenukenkėsite. Vokiečiai mėgsta protokolą. Jei atvyksite ir tiesiog pradėsite barškinti dėžėmis, jie gali nusivilti. Pusvalandį pokalbio apie orą arba kelią gerai sušildo santykius. Tai mano 20 metų patirties pamoka.

O kas dėl tobulumo – ar jūsų įmonė kuo nors ypatinga?

Mes ne tobuli. Kartais užsimirštam padėti vieną dėžę arba pavėluojame valandą dėl striukų kelyje A9. Bet mes visada sakome tiesą. Jei sužinojome, kad vėluojame, skambinam ir sakykame. Geresnis blogas naujienas, nei tylėjimas. Tai dalis biuro pervežimo į Vokietiją proceso, kurio negalima kontroliuoti.

Gal turite patarimo tiems, kurie dar tik planuoja?

Neiduokit visko į vieną didelį maišą. Žymėkite dėžes. Ir, svarbiausia, nepamirškite pasidžiaugti, kai viskas baigsis. Pervežimas į Vokietiją – tai ne tik stresas, tai ir naujas pradžiamoksvis jūsų verslui.

Išvada

Galiausiai, biuro pervežimo į Vokietiją procesas nėra tik apie tai, kaip perkelti stalus iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas žaidimas, kuriame susiduria vokiečių griežtumas, mūsų patirtis ir jūsų, kaip kliento, pasiruošimas. Nors daugelis dalykų pasikeitė – technologijos, dėžės, dokumentai – svarbiausia išlieka pasitikėjimas ir žmogiškas požiūris. Nesvarbu, kiek gera yra jūsų "Excel" lentelė, jei vairuotojas nežino, kur rasti dangčią nuo kėbulo. Taip pat, nepamirškite, kad kiekvienas toks pervežimas yra mažas gyvenimo epizodas, kuris lieka atmintyje – kartais kaip siaubingas košmaras, o kartais kaip sėkmingai įgyvendintas projektas. Sėkmės kelyje ir saugaus važiavimo "autobanu"!