Biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimo ir pristatymo planu: kaip išgyventi be nervų lūžio

Sveiki, ilgai nedirbau šitoje srityje – beveik dvidešimt metų praleidau vairuodami ir organizuodamas krovinius. Nemažai tų biuro pervežimų į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymo planu matau, ir žodis „pilnas“ čia dažnai reiškia pilną galvos skausmą, jei viskas neapgalvota. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį, bet realybėje tai komplikuotas mechanizmas, kur viena sugedusio dviračio detalė sustabdo visą procesą. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šitą straipsnį – ne kaip reklamos agentas, o kaip vairuotojas, kuris yra matęs viską: nuo subyrėjusių dėžių iki dėlės dingusių serverių.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl verta nešiotis galvą

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek dėžių man reikės biurui?

Žinoma, galima naudoti kokį nors skaičiuoklę internete, bet jos dažnai meluoja. Geriausia eiti paprastu būdu – žiūrėk į stalus ir spintas. Vidutiniam biurui vienam darbuotojui tenka apie 3-4 didelės dėžės, o jei dar turi tuos visus archyvus su popieriais, tai skaičius dvigubai. Buvau atvejų, kai klientas sakydamas „turime šiek tiek dokumentų“, turėjo omenyje tris pilnas patalpas, kurioms reikėjo atskiro sunkvežimio. Taigi, nebijok pasakyti mums tiesą apie savo chaosą, mes matėme blogiau dalykus. (Turiu omenyje, ne jus asmeniškai, o apskritai).

Ar tikrai verta rinktis pilną pakavimo paslaugą, ar galima patys supakuoti?

Klausimas klausimą. Jei turite laiko ir norite nusipirkti dešimtis metrų burbuliuko plėvelės, kodėl gi ne? Bet biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymo planu turi vieną privalumą – atsakomybę. Jei jūs supakuosite monitorių į dėžę be užpildo, ir jis susilaužys, niekas to nekompensuos. O jei supakuojame mes – mes mokame. Beje, mūsų vyrai tai daro greičiau, nes jie žino, kur dėti sunkusius dalykus, kad sunkvežimis nevirstų į šoną. Taip, tai kainuoja, bet nervai taip pat verti pinigų.

Kiek laiko užtrunka toks reikalas nuo pradžios iki galo?

Nesakyčiau, kad tai daroma per valandą. Paprastai, jei kalbame apie vidutinį biurą, reikia planuoti bent dvi dienas – viena pakavimui ir išvežimui, kita pristatymui į Vokietiją. Bet čia yra ir „bet“. Vakarų Vokietija arba pietinė dalis gali reikalauti daugiau laiko dėl eismo. Kartai vyrai sustoja pavalgyti arba pasikrauti degalų, tai taip pat užtrunka. Taip pat, jei naujose patalpose nėra lifto, tai pristatymas gali užtrukti visą dieną. Geriausia planuoti su rezervu, o ne viltis, kad viskas vyks kaip laikrodis.

Ar reikia daryti inventoriaus sąrašą, ar jūs patys susitvarkote?

Vokiškas biurokratas mėgsta popierius. Net jei tai yra ES viduje, krovinių manifestai yra būtini. Mes, žinoma, padarysime sąrašą, bet jei turite labai brangios įrangos, geriau ją pažymėkite arba nufotografuokite. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas prarado „MacBook“ proą, o sąraše buvo tiesiog parašyta „nešiojamas kompiuteris“. Vėliau buvo daug ginčų. Taigi, kuo tiksliau parašysite, kas yra kurioje dėžėje, tuo lengviau bus visiems. Nereikia būti pedantui, bet bent jau grupuoti pagal skyrius.

Kas dėl draudimo? Ar jis įeina į kainą?

Standartinis draudimas, kurį turi kiekvienas vežėjas, dažnai yra labai mažas – gal keletas eurų už kilogramą. Biuro technika kainuoja daugiau. Todėl rekomenduoju papildomą draudimą „All Risk“. Taip, tai brangiau, bet kai vairuotojas staigiai stabdo prieš raudoną šviesoforą Berlyne, o jūsų serveris nukrenta, norėsite turėti tą apsaugą. Sakyčiau taip: nebijokite klausti apie draudimo sąlygas prieš pasirašant sutartį, o ne po to, kai įvyko nelaimė.

Pakavimo procesas: kas vyksta „už scenos“

Kaip jūs elgiatės su pačiais kompiuteriais ir serveriais?

Čia svarbiausia yra atjungimas visko. Mes ne esame IT specialistai, todėl negalime garantuoti, kad visi kabeliai bus vėl sujungti taip pat, kaip buvo (nors vyrai dažnai padeda). Geriausia, jei jūsų IT žmogus padeda išjungti ir pažymėti visus laidus. Serverius supakuojame į specialias dėžes su šokso absorberiais – tai ne taip paprasta kaip supakuoti knygą. Biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymo planu visada įtraukia ypatingą dėmesį į techniką, nes ji yra jūsų verslo širdis.

Ar galite supakuoti seifus ir kitus labai sunkius daiktus?

Seifai... o jeigu, tai mano mėgstamiausia dalis (sarkazmas). Jei seifas tuščias, jis ne toks sunkus, bet jeigu jame yra pinigų ar dokumentų, tada tai kita istorija. Mes juos galiame perkelti, bet reikia žinoti svorį ir matmenis. Kartais reikia specialių keltuvų. Vieną kartą teko nešti seifą per trečią aukštą be lifto – vairuotojai po to buvo pavargę taip, tarsi būtų bėgę maratoną. Taip, mes galime, bet pasiruoškite, kad tai gali kainuoti papildomai dėl sudėtingumo.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima vežti surinktus?

Didelius stalus ir spintas geriau išmontuoti. Pirmiausia, tai užima mažiau vietos sunkvežimyje. Antra, mažiau tikimybė, kad kažkas nulūž per posūkį. Mūsų komanda turi įrankių, tai jums nereikės rasti savo atsuktuvo. Vienintelis dalykas, kurį galima palikti surinktą, yra mažos spintelės, jei jose nėra jautrių dalykų. Bet tada reikia labai gerai užsegti juos sraigtais, kad jos neatsidarytų važiuojant per Vokietijos kelius, kurie vietomis būna labai lygūs, o vietomis... na, žinote.

Kokias medžiagas naudojate pakavimui? Ar tai saugu?

Naudojame standartines kelių sluoksnių dėžes, burbuliukų plėvelę, gofruotą kartoną. Nieko ypatingo, bet tai veikia. Jei turite labai brangių meno kūrinių ar vitrinų, naudojame medines dėžes. Tiesa, pasakyčiau, kad kartais klientai klausia, ar galime supakuoti į juos paties dėžes iš parduotuvės „Iki“. Galime, bet jos dažnai būna per plonos. Geriau pasitikėkite mūsų profesionalia medžiaga, nes ji atlaiko 500 kilogramų spaudimą viršuje.

Kas nutinka su dėžėmis, kai jau atvežame viską į naują vietą?

Tai priklauso nuo jūsų. Mes galime jas palikti, ir jūs turėsite didžiulę kraičio aikštelę savo naujame biure Vokietijoje. Arba mes galime jas išvežti ir išmesti (už papildomą mokestį). Vokiškos šiukšlių išvežimo taisyklės yra griežtos – negali tiesiog padėti dėžių prie konteinerio, jei jos neturi tam specialios žymės. Taigi, dažniausiai klientai mums pasako: „imkite viską su savimi“. Tai paprasčiau.

Kelionė į Vokietiją: kelių, muitų ir vairuotojų realybė

Ar mums reikia rūpintis muitinės deklaracijomis?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, fiziniai daiktai (biuro baldai, kompiuteriai) eina be muitų. Bet! Jei pervežate alkoholį ar tabaką dideliais kiekiais arba kažką, kas atrodo įtartai, muitinė gali sustabdyti. Taip pat, jei daiktai yra ne jūsų nuosavybė, o, tarkime, išnuomoti, gali reikėti dokumentų. Paprastai biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymo planu yra „paprastas“ keliavimas, bet visuomet reikia turėti CMR draudimą ir inventoriaus sąrašą su savimi.

Kiek laiko trunka važiuoti iki Vokietijos?

Tai labai priklauso nuo to, kur būtent einate. Į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 10–12 valandų, jei nėra didelių spūsčių. Jei reikia važiuoti į Miuncheną, tai tai jau kelios dienos su poilsio pertraukomis. Vairuotojai turi taisykles – negali vairuoti 4.5 valandas be pertraukos. Taigi, neskubėkite skambinti ir klausinėti „kur jūs“, jei išvažiavote tik prieš valandą. Vokietijoje taip pat dažnai vyksta remonto darbai keliuose, dėl ko susidaro didelės eismo spūstys, ypač aplink Frankfurtą.

Ar galite pristatyti daiktus iškart penktadienį vakare?

Galime, jei planuojame atvykti ankstesnę dieną ir nakvyne. Bet dauguma Vokietijos biurų dirba iki 17:00 valandos. Jei atvyksite 18:00, niekas ten nebus. (Arba bus apsauga, kuri nežino, kas vyksta). Geriauiau derinti pristatymo laiką su naujojo biuro administracija dar prieš išvykstant. Kartais galima susitarti dėl savaitgalio pristatymo, bet tai kainuoja brangiau, nes vyrai dirba poilsio dienomis.

Kas dėl automobilių stovėjimo mieste? Ar jums padėsime rasti vietą?

Vokiški miestai yra griežti dėl stovėjimo. Negali tiesiog sustabdyti sunkvežimio priešais įėjimą „penkiems minutėms“. Policija atvyks greičiau nei mes spėsime iškrauti dėžes. Jums arba reikia iš anksto gauti specialų leidimą (Stellplatzgenehmigung) iš savivaldybės, arba susitarti dėl vietos privačiame kieme. Mes padėsime, jei žinome adresą, bet galimybių ten nėra daug. Tai viena dažniausių problemų, su kuriomis susiduriame pervežimus į centrinius miestų rajonus.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Pagrindiniai mūsų vairuotojai kalba lietuviškai ir rusiškai. Angliškai kalba tiek, kiek reikia suprasti kelių ženklus arba paprastus nurodymus. Vokiškai... turi vienas ar du vyrai, kurie susikalbės, bet ne laisvai. Jei reikia sudėtingų dalykų aiškinimo su vokišku saugos darbuotoju, geriau, kad jūs būtumėte pasiruošę padėti vertimu per telefonu. Nereikia tikėtis, kad mūsų vairuotojas aptars su vokiečiu filosofiją ar detales apie krovinių iškrovimą.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą, bet jei sugenda variklis Vokietijos automagistralėje, gali užtrukti valandas, kol atvyks techninė pagalba. Tokiu atveju stengiamės iš karto informuoti klientą. Pasakyčiau taip: pasiruoškite nenumaldomumui. Vieną kartą padangos plyšo ties A9 ir dėžės su dokumentais buvo vėluojamos dviem dienoms. Klientas buvo nepatenkintas, bet mes padengėme viešbučio išlaidas jo komandai.

Pristatymas ir iškrovimas: pabaigos pradžia

Kaip vyksta iškrovimas naujame biure?

Atvirkščiai nei pakavimas. Mes išnešame dėžes ir statome tas patalpas, kur jūs norite (arba kur reikia pagal planą). Jei turite planą, kur turi stovėti stalas B12, tai puiku, jei ne – mes tiesiog sukrausime viską vienoje kambario pusėje, kad neužstotumėte praėjimo. Biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymo planu baigiasi tada, kai paskutinė dėžė yra išnešta, o ne kai sunkvežimis išvažiuoja. Būkite patalpose, kad nurodytumėte kryptį.

Ar padedate surinkti baldus atgal?

Taip, tai mūsų darbas. Atsukame varžtus, surinkime stalus, pasistato spintas. Kartais gali likti keletas skyrių, jei kažkas nulūžo arba dingbo (vyrai sukalba viską, kas įmanoma). Jei turite labai kompleksinių sistemų, rekomenduoju turėti montuotoją, o ne tik pervežėjus. Mūsų tikslas yra padaryti, kad biuras atrodytų gyvenamas, o ne kad jame būtų idealių baldų tiesumo.

Kas dėl šiukšlių? Ar išvežiate pakuotės atliekas?

Jau minėjau, bet pakartuosiu, nes tai svarbu. Vokiška sistema dėl šiukšlių yra... įdomios. Negali tiesiog išmesti visko į vieną dėžę. Mes paprastai susirenkame visas mūsų pakuotes (jei jos nenusuplėšė) ir vežame juos atgal į Lietuvą arba į specialias perdirbimo aikšteles, jei tokios yra netoliese. Jei norite, kad mes išmestume jūsų seną biuro šiukšles, tai tai kainuoja papildomai, nes mums reikia sumokėti už šiukšlių išvežimą Vokietijoje.

Ar galite padėti dėl technikos prijungimo?

Kaip jau sakiau, mes ne esame IT. Mes galime padėti pastatyti monitorių ant stalo, bet jei reikia sujungti serverius su priešgaisrine siena arba konfigūruoti routerius, tai mes tiesiog sugadinsime. Geriau, jei jūsų IT specialistas laukia paruoštas. Žinau, kad daugelis nori, kad viską padarytų vieni žmonės, bet kai kurias dalykus geriau palikti profesionalams. Mūsų profesionalumas yra fizinis darbas.

Kas dėl taisymų, jei kažkas sužaloja sieną ar grindis?

Tai nemaloni dalis. Jei mes nulaužiame rankeną arba įbręžiame grindį spynos transportuodami, mes tai sutvarkome. Mes turime civilinę atsakomybę. Bet jei siena jau buvo įtrūkusi prieš mūsų atvykstant, mes tai užfotografuojame ir pranešame. Nenoriu skambinti apie tai, bet buvo atvejų, kai klientai mėgino „pakišti“ savo senus gedimus mums. Todėl visada darome preliminarią apžiūrą prieš pradedant dirbti.

Ar galiu būti ten pat ir vadovauti procesui?

Žinoma, netgi rekomenduoju. Bet nereikia būti per daug „užnugaryje“. Vieną kartą klientas stovėjo tiesiog virš vairuotojo peties ir sakė „ne, ne taip“ kiekvieną minutę. Tai erzina ir sulėtina darbą. Geriau duoti bendrus nurodymus: „viskas į šią patalpą“, „tai – į tą“. Pasitikėkite mumis šiek tiek, mes darome tai kasdien. Jei matote kažką pavojingo, užkilkite, bet jei tiesiog nenorite, kad dėžė stovėtų kairiau nei dešiniau, tai palikite ramiau.

Kainos ir mokėjimai: pinigai kalba

Kaip susiformuoja kaina? Ar ji fiksuota?

Dauguma įmonių duoda fiksuotą kainą remdamasi apytiksliais matmenimis. Mes stengiamės būti tikslūs. Kainą lemia tūris (kubiniais metrais), atstumas, darbo valandų skaičius ir papildomos paslaugos (liftas, kelias aukštų). Biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymu planu nėra pigus, bet jei gavote pasiūlymą, kuris atrodo per daug geras, kad būtų tikras, tikėkitės, kad pridės mokesčius vėliau. Geriau gauti brangesnę, bet fiksuotą sumą.

Ar reikia mokėti užsakymo mokestį (deposit)?

Dažnai taip, ypač jei reikia nupirkti daug medžiagų (dėžių, plėvelės). Paprastai tai 10–30 proc. nuo galutinės sumos. Tai apsaugo mus nuo to, kad klientas tiesiog nenuvažiuotų arba atšauktų paskutinę minutę, kai mes jau esame paruošę viską. Likusią sumą mokate gavę daiktus arba prieš tai, priklausomai nuo sutarties. Mes nesame bankas, negalime skolinti pinigų medžiagoms.

Kokios mokėjimo priemonės priimamos?

Grynaisiais pinigais – nerekomenduoju, nes pavojinga ir nepatogu. Banko pavedimu – geriausias variantas. Kai kurios didelės įmonės priima kortas, bet mūsų vairuotojai tiesioginio mokėjimo terminalų dažnai neturi (arba jie neveikia Vokietijoje dėl ryšių). Geriausiai apsibrėžti iš anksto, kad nebūtų keblu, kai sunkvežimis jau stovi sukrautas ir laukia, kol jūs ieškote bankomato Berlyno centre.

Ar kainuoja papildomai, jei reikia laikinai saugoti daiktus?

Taip. Jei naujasis biuras dar nebaigtas arba raktų negavote laiku, mes galime nuvežti daiktus į sandėlį. Saugojimas mokamas kas diena. Nerekomenduoju to daryti be reikalo, nes kasdienė kaina susumuojama greitai. Geriau derinti datas. Kartais klientai sako: „palikite ten savaitgalį“, o tada pasirodo, kad biuras nebus paruoštas ir mėnesį. Sandėlis ne šokia tokia pramoga.

Ar PVM mokestis taikomas?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje, mes išrašome sąskaitą su PVM. Jeigu esate privatus asmuo arba užsienio įmonė be PVM kodo ES, taikomos kitos taisyklės. Dažnai kainos, kurias matote reklamoje, yra be PVM. Būkite atidūs skaitant sąskaitą faktūrą. Vokietijoje PVM skaičiuojamas pagal jų taisykles, jei ten įsiregistruojate laikinai, bet mūsų atveju viskas vyksta per Lietuvos įmonę.

Kas nutinka, jei aš atšaukiau pervežimą paskutinę minutę?

Tada prarandate užsakymo mokestį, o jeigu mes jau buvome išvykę iš Lietuvos, gali tekti mokėti ir kelionės išlaidas. Sunkvežimio degalai ir vairuotojo darbo valandos niekur nedings. Nemanau, kad jums tai aktualu, bet verta žinoti, kad atšaukimas nėra nemokamas. Mes suprantame, kad verslo aplinka kinta, bet mes taip pat turime savo išlaidas.

Galutiniai patarimai ir išvados

Kuo labiausiai klientai dažnai nusivilia?

Tikėjimais, kad viskas vyks taip lygiai, kaip filme. Žmonės pamiršta, kad yra eismas, kad gali lijti, kad gali sugesti liftas. Biuro pervežimas į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymu planu yra sudėtingas logistinis žaidimas. Nusivylimas dažniausiai kyla ne dėl mūsų kaltės, o dėl to, kad klientai per daug optimistiškai vertina laiką. Būkite realistais – planuokite 20 proc. daugiau laiko, nei jums atrodo reikalinga.

Ar turite ką nors patarti apie biuro įrangą, kurią neverta vežti?

Negėrimų vandens butelius, senus, sugadintus baldus, kurias tik planuojate išmesti iš karto. Vokietijoje šiukšlių išvežimas brangu. Taip pat, augalus. Sunkvežimio sandėlyje yra šalta ir tamsu, augalai dažnai miršta arba užšąla (žiemos metu). Palikite augalus kaimynams arba dovėkite juos. Nėra prasmės vežti mirtiną kaktusą per visą Europą, tik kad jį išmesti priešais naują biurą.

Kaip pasiruošti savo komandai pervežimui dieną?

Pasakykite jiems, kad nedirbs tą dieną. Arba leiskite dirbti nuotoliniu būdu. Jei bandysite dirbti, kai aplink degs spynos, nešami dėžės ir triukšmas, niekas nepasieks. Geriausia uždaryti kompiuterius anksčiau, o ne tada, kai vairuotojas jau laukia su dėže rankose. Komunikacija su darbuotojais yra pusė sėkmės.

Kodėl verta rinktis būtent mus, o ne „CheapMove“ iš skelbimų?

Nes mūsų vairuotojai nebegers vairuodami (tikiuosi). O seriožiau – mes turime patirties, draudimą ir žinome, ką daryti, kaip kažkas nueina ne taip. „CheapMove“ gali atvykti su pavogtu sunkvežimu arba tiesiog dingti su jūsų serveriais. Mums svarbus ilgas ryšys, o ne vienas greitas pinigas. Be to, mes žinome, kur Vokietijoje gera valgyti kebabą, tai vairuotojai bus laimingesni.

Išvada

Na, štai ir viskas apie tą biuro pervežimą į Vokietiją su pilnu pakavimu ir pristatymu planu. Ne taip baisu, kaip atrodo iš pradžių, jei viską suplanuojate protingai. Svarbiausia – nebijokite klausti klausimų, būkite sąžiningi apie savo daiktų kiekį ir pasitikėkite profesionalais. O jei kas nors nueina ne taip – ne panikuokite, viskas gali būti išsprendžiama. Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, kad jūsų kava naujame biure skonis geriau nei senajame.