Biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas niekada neina taip lygiai, kaip piešiama PowerPointe. Ypač kai kalba eina apie biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai, čia visada pasitaiko nematytų akmenų. Vokiečiai tikslūs, mums – lietuviams – reikia prisitaikyti prie jų standartų, o kartais ir tiesiog pergudrauoti sistemą, kad viskas vyktų laiku.Šiame straipsnyje nepaaiškinsiu teorinių dalykų, kuriuos rasite vadovėliuose. Čia kalbėsime apie tai, kas vyksta iš tikrųjų: kaip išvengti chaoso, ką daryti, kai vairuotojas nesupranta vokiškai, ir kodėl geriau pasidaryti kavą pats, kol krauname dėžes. Taigi, žiūrėkime, kaip tai atrodo praktiškai.

Pradinis chaosas ir planavimas (arba jo trūkumas)

Kaip tinkamai suplanuoti persikraustymą į Vokietiją?

Planavimas pusėlės sėkmės, bet per daug planavimo gali užstrigti vietoje. Pradžiai reikia tikslaus inventoriaus sąrašo, ne tik „kėdės ir stalai“, o tikrus kiekius. Vokiečiai mėgsta, kai viskas aišku iš karto. Jei pradėsite varytis paskutinę minutę, kainos šoks į dangų. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, jei norite, kad biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai būtų ne tik frazė, o realybė.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo?

Tikrai, ir tai ne dėl mūsų, o dėl vokiečių muitinės. Kai įvažiuojate į Vokietiją, jie gali sustabdyti sunkvežimį ir klausti, ką vežate. Jei neturite sąrašo, gali tekti mokėti baudą arba laukti dieną pasienyje. Buvau atvejų, kai klientai sakydavo „o mes tiesiog turim kelias dėžes“ – pasirodo, to nepakako. Rašykite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi sandėliuke jau penkerius metus.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia susisteminti dar prieš pakavimą. Geriau juos sudėti į aiškiai pažymėtas dėžes ir, jei įmanoma, pasiimti su savimi (ne pervežti sunkvežimiu). Yra rizika, kad dėžė gali pasimesti arba, Dievo malonė, sušlapsti (nors mes stengiamės tai išvengti). Jei dokumentų daug, galite susitarti dėl specialių seifų pervežimo, tai papildoma kaštų dalis, tačiau saugumas už viską.

Ar galima persikraustyti šaltuoju metų laiku?

Galima, bet nerekomenduoju, nebent būtinai reikia. Žiema Vokietijoje gali būti neprognozuojama – vieną dieną lyg, kitą – minus dešimt ir sniegas. Kelių sąlygos gali pavėlinti pervežimą. Be to, šaltuke daiktai gali pasidaryti trapūs (ypač elektronika). Tačiau jei biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai, turime planą B ir šiltas patalpas kroviniams laikinai saugoti.

Kiek laiko užtruks pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir ar pakuojate patys, ar mes. Mažam biurui (10-15 žmonių) užtenka vienos dienos, jei viskas paruošta. Didesnėms įmonėms gali prireikti savaitės arba darbo savaitės galo. Kartais klientai mano, kad tai užtruks valandą – tada aš juos nuliūdinu. Geriau skirti per daug laiko negu per mažai.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Nerašykite tiesiog „biuras“. Pažymėkite, kas viduje, pvz., „buhalterija – stalai“ ar „virtuvė – indai“. Taip greičiau iškrausime naujoje vietoje. Vokiškai pažymėtos dėžės taip pat padeda vairuotojams suprasti, kur dėti ką, jei jie padeda iškrauti (nors tai neįtraukta į standartinę paslaugą, kartą pagelbėsime).

Kelionės rūpesčiai ir vokiška biurokratija

Kaip su muitine? Ar sudėtinga?

Viduje ES erdvės (jei persikraustote iš Lietuvos) formaliai muitinės neturėtų būti, tačiau kontrolės egzistuoja. Ypatingai jei vežate techniką, kuri atrodo kaip nauja. Turi turėti TIR dokumentus arba CMR sąskaitas. Kartais gali pristoti pareigūnas ir klausti, ar tai ne komercinis siuntinys. Tuomet reikia parodyti sutartį ar raštą, kad tai yra įmonės turto perkėlimas, ne prekyba.

Kas su vairuotojais? Jie kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai supranta baziniu lygmeniu, o vokiškai... na, pasakysime, moka tris žodžius: „Ausfahrt“, „Stau“ ir „Bier“. Tačiau tai nesutrukdo jiems vežti. Jei reikia rimtesnių derybų su statybos viršininku Vokietijoje, aš asmeniškai paskambinu arba radome vietinį koordinatorių. Profesionalus valdymas tai ir užtikrina.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti jums nuorodą, kur matysite, kur dabar yra jūsų biuras ant ratų. Tačiau ne visada tikslus signalis, pvz., Vokietijos miestuose arba požeminiuose tuneliuose signalas dingsta. Vakar vienas klientas panikavo, kad sunkvežimis stovi vietoje jau 3 valandas – tiesiog vairuotojas miegojo (turi poilsio režimus!).

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai galimybė, su kurią susiduriame kasmet. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą partnerių Vokietijoje. Jei gedimas didelis, organizezuojame krovinio perkrovą į kitą sunkvežimį. Tai gali pavėlinti procesą dienai-dviem, bet svarbiausia – daiktai pasiekia tikslą. Nepamirškite, kad biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai reiškia, kad mes sprendžiame problemas, o ne jums.

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui prie naujo biuro?

Berlyne ar Miunchene tai gali būti tikras košmaras. Jei gatvės siauros arba yra „žalioji zona“ (Umweltzone), sunkvežimiui negalima važiuoti. Reikia gauti leidimus iš savivaldybės arba susitarti dėl laikinos stovėjimo vietos. Vieną kartą teko iškrauti 500 metrų nuo biuro, nes vokiečių policija parvežė vairuotoją ant ratų. Taip, reikia viską iš anksto susiplanuoti su vietinėmis tarnybomis.

Ar tenka mokėti už važiavimą po miestą?

Vokietijoje daugelyje miestų yra mokamas įvažiavimas į centrą arba aplinkkelius (pvz., uosto mokesčiai). Tai įeina į sąskaitą, tačiau reikia apie tai žinoti. Kartais klientai stebisi, kodėl kaina aukštesnė – tenka aiškinti apie „Maut“ mokesčius ir kitus niuansus, kurių Lietuvoje nėra.

Ką daryti su senais daiktais?

Jei norite atsikratyti senų baldų, tai nebus taip paprasta. Vokietijoje šiukšlių ivežimas griežtai reglamentuojamas. Negali tiesiog mes juos užmesti į pirmąją konteinerį. Reikia rasti specialias utilizejimo aikšteles. Galite pasakyti mums, ką norime mesti, o mes susirandame vietą (už papildomą mokestį, žinoma). Geriau tai padaryti anksčiau nei įsikrausime į sunkvežimį.

Technika, baldai ir jų saugumas

Kaip pervežti IT techniką?

IT technika – tai jūsų verslo širdis. Mes ją kruopščiai užrašome, sudedame į specialias dėžes su putomis. Būtina išjungti visus serverius ir kompiuterius prieš pakavimą. Vieną kartą klientas pamiršo išjungti NAS serverį – važiavome 10 valandų su veikiančiu disku ant viršaus. Viskas atsitiko gerai (stebuklas), bet biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai nenumato stebuklų, numato atsargumo priemones.

Ar galima pervežti pianiną?

Galima, bet tai reikalauja specialios technikos (krautuvo su kėlimu arba stiprausių vyriškių). Pianinas yra ne tik sunkus, bet ir jautrus. Reikia atsižvelgti į laiptus, liftų dydį. Vokiški namai dažnai turi siaurus laiptus. Prašome nufotografuoti laiptus iš anksto, kad žinčiau, ką reikia pasiimti.

Kaip su baldų surinkimu ir išmontavimu?

Mes tai darome. Atsivežame savo įrankius, įvairius raktus (ir net tokius, kurių jūs matę nebuvote). Viską išmontuojame, užrašome detalius dalis (kad nesumaišyti krėslų kojų), o vėliau naujoje vietoje surinkome atgal. Atkreipkite dėmesį, kad jei baldai seni ir sprogę, surinkimas gali būti sudėtingas – kartais tiesiog nelieka ką prisukti.

Ar reikia drausti krovinius?

Be abejo. Standartinis draudimas apima 10 EURų už kilogramą (arba daugiau, jei susitariame). Jei turite brangios technikos, reikia ją deklaruoti atskirai. Vieną kartą buvo atvejis, kai klientas neprisipažino apie brangų meninį kūrinį – jis nukrito (ne mūsų kaltėm, tiesiog nestovi stabiliai) ir draudimas nepadinėjo pilnos sumos. Būkite sąžiningi, mes padėsime susitarti dėl draudimo.

Ką daryti su augalais?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet griežtai tikrinami dėl kenkėjų. Jei turite didelius vazonus, gali tekti turėti fitosanitarinį pažymėjimą. Mažus vazonus galima įvežti be problemų jei ne per daug. Geriau juos vežti atskirai, ne su bendru kroviniu, kad jie neiššoktų ir ne sulaužytų.

Ar saugu palikti dėžes koridoriuje?

Naujoje vietoje Vokietijoje dažnai griežtai saugumo taisyklės – negali užblokuoti išėjimų gaisro atveju. Dėžes reikia statyti tiesiai į kabinetą. Jei kabinetas neužrakintas, reikia susitarti dėl apsaugos. Kartais vokiški namo valdytojai (Hausmeister) yra labai griežti ir gali įnikti dėl netvarkos koridoriuje.

Kaip elgtis su jautriais duomenimis?

Duomenų saugumas ne mūsų kompetencija, mes fiziniai žmonės. Tačiau galime pasiūlyti plombuojamas dėžes arba seifus. Jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti asmeniškai. Mes tik užtikriname, kad fizinė dėžė nepasikrašto. Už duomenų nutekėjimą atsakingas jūsų IT skyrius.

Pinigai, pataisymai ir neaiškumai pabaigoje

Kaip formuojama kaina?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, darbo valandų ir papildomų paslaugų. Pateikiame fiksuotą kainą, jei visoje informacijos. Tačiau jei vietoj 10 dėžių pasirodo 50, arba reikia išmontuoti papildomą spintą, kaina gali keistis. Geriau pasakyti iš karto viską, kad neturėčiau pildyti sąskaitos vėliau (ir aš nemėgstu to daryti, sukarštinia klientus).

Ar priimate kreditines korteles?

Taip, galima apmokėti kortele, tačiau mums patogiau bankinis pavedimas (SEPA), nes mokesčiai už kortelės apmokėjimą tarptautiniu mastu gali būti dideli. Jei norite mokėti grynaisiais – tai tik tada, kai atvežame krovinius (grynaisiais vokiečiškai, ne lietuviškai, jei kas klaustų).

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo?

Apie tai reikia pranešti iš karto. Turiu užpildyti specialią formą (protokolą). Tada kreipiamės į draudimo kompaniją. Procesas gali užtrukti kelias savaites, bet paprastai gaunate kompensaciją. Jei tai mūsų kaltė (pamečiau dėžę arba numečiau), atsilyginame iš savo kišENės, kad išlaikytume reputaciją. (Nors retai kada nutinka, kad dėžė dingsta be pėdsakų).

Ar galima užsakyti papildomą valandą darbo?

Žinoma, jei pabaigoje paaiškėja, kad dar liko daugiau daiktų arba reikia pastatyti spintelę prie sienos 10 kartų, kol ji lygi. Mūsų komandos dirba iki 18-19 valandos. Po to reikia mokėti viršvalandžius arba sutikti, kad grįžtums rytoj. (Vokiečiai pikoje, jei darotojai triukšmauja po 18 val).

Ar padedate su išmetamųjų atliekų surinkimu?

Taip, tai įeina į kompleksą, jei aptariame iš anksto. Atsivežame didelius maišus, surinkame dėžių popierių, plėvelę. Viską išvežame į perdirbimo centrą Vokietijoje (jiems labai svarbu, kad atliekos būtų rūšiuojamos). Negerai, jei paliksite mums maišus su kava ir obuoliais – mes ne šiukšliavežiai (nors kartais ir tenka būti).

Ką daryti, jei naujas biuras nepasiruošęs?

Tai dažna problema. Viena kartą atvažiavome, o statybininkai dar džiovinė grindis. Teko laukti iki 14 valandos kol pradėjome kelti. Klientui tai kainavo papildomai laiko, o mums – nervingą rytą. Galiausiai biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai sugebėjo susitvarkyti ir užbaigti darbą naktį. Tačiau patariu – patikrinkite, ar raktai veikia.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Vokiškoje kultūroje tai nėra būtina, tačiau mūsų vairuotojai visada vertina malonumą. Jei duodate kavą arba užduodate geros nuotaikos, darbas eina greičiau. Tai ne oficialus taisyklės, o gyvenimo išmintis. (O jei jie padės susirasti gerą piceriją vietovėje – būtinai nusipirkite jiems).

Kaip tikriname, ar viskas atvyko?

Turiu sąrašą (inventoriaus), kurį pasirašome abiejose pusėse. Iškrauname dėžes, jūs patikrinote, ar numeriai sutampa. Jei trūksta dėžės – ieškome. Paprastai ji pasislėpė giliau kablyje arba buvo palikta senajame biure (taip, taip ir taip nutinka).

Ką daryti su drabužiais (jei darbuotojai turi spintas)?

Jeigu turite darbuotojų spintų su drabužiais, tai sudėtingiau. Mes negalime ištraukti svetimų drabužių. Geriausia, kad darbuotojai išsiimtų drabužius prieš mūsų atvykimą. Jei ne – spintas užrakiname ir pervežame užrakintas. Atsakingi už turinį liktumėte patys.

Galite įrengti biurą, o ne tik sudėti dėžes?

Taip, mes sudedame stalus, montuojames lentynas, pasukame kėdes. Jei reikia prikabinti lentas arba kabinti LCD ekranus – turime ir gręžtuvą, ir lygį. (Tik patikrinkite, ar leidžia gręžti sienas – kai kurie nuomotojai Vokietijoje už tai gaus pinigus iš jūsų).

Ar padėsite su vietiniais paslaugų tiekėjais?

Mes turime kontaktų. Jei reikia elektriečio, santechniko arba interneto tiekėjo Miunchene, galiu paduoti numerį. Negaliu užtikrinti, kad jie kalba lietuviškai, bet dažnai randame kažką, kas supranta rusiškai (Vokietijoje daugiau šios kalbos žinotojų negu lietuviškų).

Kada galima laukti galutinės sąskaitos?

Sąskaitą išrašome iš karto po paslaugos atlikimo arba kitą dieną. Jei buvo papildomų išlaidų (pvz., mokesčiai už užstatą arba naktinio darbo mokestis), jas įtraukiame. Būkite tikri, kad visos išlaidos yra pagrįstos – aš pats stebiu pinigus, kaip sakant, „kaip akį“.

Pabaigos pastabos ir rekomendacijos

Visas šis procesas, kai biuro persikraustymo į Vokietiją procesas valdomas profesionaliai, atrodidamas sudėtingas tik tada, kai bandote tai daryti patys be pagalbos. Su patirtimi viskas tampa rutina, nors visada pasitaiko staigmenų. Svarbiausia – bendraujame. Jei kažką nežinote arba abejojate, tiesiog klauskite, geriau paklausti dešimt kartų nei vėliau spręsti problemas tarptautiniame telefone.

Profesionalumas čia ne tik dėl to, kad mes turime didelius sunkvežimius. Tai dėl to, kad mes žinome, kur yra tos bedugnės ir kaip jas apeiti. Nuo pirmojo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo, mūsų tikslas – kad jūsų verslas nenukentėtų. Gero persikraustymo (ir tikrai, nepamirškite pasidaryti kavos mūsų vairuotojams, jie taip dirba geriau).