Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės sužino, kad reikia kraustyti biurą, pradeda panikuoti. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba – tai ne tiesiog įkelti dėžes ir važiuoti, o sudėtingas orkestro valdymas. Ten ir keliai, ir specifinės taisyklės, ir tiesiog žmogiškasis faktorius, kai vairuotojas pavargęs ar klientas nepadėjo nieko į vieną vietą. Čia ne filmai, čia realus gyvenimas su gumuline dukle ant grindų ir sugulusiu keliu. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, be jokių gražių reklamų, tiesiog taip, kaip yra.

Kodėl verta rinktis mikroautobusus ir kaip tai veikia iš vidaus

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek mikroautobusų reikės?

Žiūrėk, dažniausiai klientai sako: „o, mes turim tik penkias dėžes“. Atvažiuoju, o ten pilnas biuras su didele konferencijos stalu ir trimis spintomis. Mikroautobuso tūris yra ribotas, tai ne 40 tonų sunkvežimis. Paprastai vienas 3,5 tonų (arba mažesnis) mikroautobusas talpina apie 10-15 kubinių metrų. Jeigu turite kelias didelės spinteles ar daug baldų, tikriausiai teks daryti dvi reides. Geriau tai suprasti iš karto, nei vėliau stovėti priešais užrakstus duris Berlyne ir galvoti, kur dėti likusias kėdes.

Ar mikroautobusas telpa į mažus Vokietijos miestų kiemus?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Vokietijos senamiestyje, pvz., Miunchene ar Hamburge, kiemai dažnai projektuoti tik arkliams ar mažiems „Fiata 500“, o ne 5 metrų ilgio mikroautobusui. Jeigu vairuotojas nėra vietinis, jis gali užstrigti. Dažnai tenka iškrauti dėžes ant šaligatvio (jeigu leidžia policija) ir nešti juos 100 metrų pėsčiomis. Taip, brangiau, bet kitaip būna neįmanoma. Būtinai pasakykite apie siaurus kiemus iš karto.

Kuo skiriasi biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba nuo paprasto krovinių pervežimo?

Skirtumas yra tas, kad čia ne tik pervežiame, bet ir išmontuojame, montuojame, o svarbiausia – saugome jūsų nervus. Kai pervežate paprastą krovį, jūs nežinote, kas viduje, o čia mes atsakingi už kompiuterius, serverius, brangius projektus. Be to, biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba reikalauja greičio, nes negalima sustabdyti verslo dviem savaitėms. Mikroautobusai yra greitesni mieste už sunkvežimius, todėl dažniausiai tai geriausias pasirinkimas.

Ar reikia specialių leidimų važiuoti iki pat įmonės durų?

Paprastai ne, jeigu tai ne pėsčiųjų zona. Bet Vokietijoje yra vietų, kur įvažiavimas ribojamas „Umweltzone“ (ekologinė zona). Jeigu mūsų mikroautobusas neturi atitinkamos žaliosios kortelės, įvažiuoti negalime. Tai gali būti problema, jeigu senas transportas. Visada patikrinkite su vadybininku, ar automobilis atitinka miesto reikalavimus, kitaip gausite baudą, o mes negalėsime įvežti dėžių.

Logistikos niuansai ir planavimas (kai viskas ne taip paprasta)

Kiek laiko užtrunka toks reisas, pvz., iš Liuksemburgo į Berlyną?

Labai priklauso nuo paros laiko. Jeigu važiuojate naktį, gali užtrukti 6-7 valandas, jeigu dieną su spūstimis – visą dieną. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba nėra tikslus mokslas. Vieną kartą važiavome į Štutgartą, ir dėl avarijos autobane stovėjome tris valandas. Geriau planuokite su rezervu. Niekada nesakykite viršui, kad būsite tikrai rytoj 9:00, sakykite – tarp 9:00 ir 12:00.

Kas nutinka, jeigu vairuotojas užstringa urbane spūstyje?

Tai kasdienybė. Vokietijos miestuose, ypač Frankfurte ar Diuseldorfe, važiavimas rytą yra siaubas. Vairuotojas tiesiog stovi ir laukia. Jums tai gali kainuoti papildomai, jeigu sutartyje yra valandinis mokestis už laukimą. Aš visada patariu klientams derėtis dėl fiksuotos kainos, kad nereikėtų nerimauti dėl kamščių. (Nors, tiesą sakant, jei spūstis trunka 5 valandas, vairuotojui tai irgi nelabai smagu).

Ar galima susitarti dėl darbo savaitgalį ar naktį?

Įmanoma, bet kainuos brangiau. Vokiečiai labai mėgsta savo poilsį, o vairuotojai taip pat. Jeigu reikia išmontuoti biurą sekmadienį ryte, reikia tai pranešti bent savaitę iš anksto. Kartais netgi reikia papildomai sumokėti už viršvalandžius pagal Vokietijos įstatymus, jeigu vairuotojas ten dirba oficialiai. Ne visiems tai tinka.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais Vokietijos miestuose?

Tai jūsų, kaip kliento, problema, nebent susitarta kitaip. Vairuotojas negali stovėti ant „biegimo juostos“ (geltonos juostos) arba prieš „Stop“ ženklą. Jeigu reikia ilgiau užtrukti, reikia nupirkti parkavimo bilietą arba susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo (Erlaubnis). Kartais tiesiog sustojame „pamėgtose vietose“ ir vienas žmogus eina žiūrėti, ar ateina policija. Nelegalu? Taip. Bet kartais kitaip neišeina.

Kainos ir mokesčiai – kas iš tikrųjų kainuoja

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Paprastai nuo atstumo, kuro kainos (o ji dabar aukšta) ir darbo valandų. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba taip pat priklauso nuo to, kiek sunku įvežti daiktus į pastatą. Jeigu reikia nešti daiktus 4 aukštus be lifto – kaina šoks. Taip pat svarbu, ar reikia mums padėti supakuoti dėžes. Pakavimo medžiagos (dėžės, juosta, putos) taip pat kainuoja, dažnai už tai imamas atskiras mokestis.

Ar kainuoja laukimas, jeigu pakrovimas vėluoja?

Žinoma, laukas yra pinigas. Jeigu sutartyje parašyta, kad atvažiuojame 8:00, o jūs dar nesupakavote dokumentų ir ieškote rakto nuo sandėliuko iki 9:30, šį laiką dažniausiai pridedame prie sąskaitos. Aš visada stengiuosi būti supratingas, bet vairuotojai turi grafikus. Jeigu jis vėluos į kitą užsakymą dėl jūsų, problemos bus didelės.

Ar į kainą įeina vairuotojo pagalba krovime?

Įprastai taip, „moteris su vairuotoju“, bet tai reiškia, kad jis padės nešti dėžes ar atsukti stalus. Jis nėra profesionalus baldų surinkėjas. Jeigu reikia išmontuoti sudėtingą sistemą ar seifą, gali reikėti papildomo žmogaus. Klauskite apie tai iš karto, kad nereikėtų ginčytis priešais namus, kai vairuotojas sako, kad tai ne jo darbas.

Kas dėl mokesčių už užsienio kompanijas?

Jei esate Vokietijoje ir užsakote Lietuvos firmą, mokesčių gali būti mažiau (PVM ir t.t.), bet viskas priklauso nuo konkrečių sutarčių. Aš čia ne teisininkas, geriau pasitarkite su savo buhalteriu. Kartais klientai bando apvilioti su mokesčiais, bet mes viską darome oficialiai. Jeigu kas nors siūlo „be PVM“ už gryną pinigą, gerai pagalvokite, ar tokiems žmonėms norite patikėti savo serveriais.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą?

Kartais taip, kartais ne. Jeigu pasiūlymas pernelyg pigus, gali būti, kad jie skaičiuoja tik važiavimą tuščiu automobiliu. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba turi būti kruopščiai suplanuotas. Geriau pasirašyti sąskaitą faktūrą su išvardytais punktais: kuro, kelionės, darbo valandos. Taip aiškiau. (Nors, pripažinsiu, kartais irgi tiesiog pasakau „kiek viso“ dėl paprastumo, jeigu klientas patikimas).

Biuro inventorius ir technika – rizikingiausia dalis

Kaip saugiai pervežti serverius ir jautrią techniką?

Tai baisiausia dalis. Serveriai negali būti mesti ant grindų. Juos reikia įdėti į specialias dėžes su putomis, o ne į paprastas kartonines dėžes su laikraščiais. Vieną kartą klientas padėjo brangų serverį į plastikinę dėžę be įpakavimo, ir važiuodamas per kelkelį jis nukrito. Buvo nepageidauti. Dabar visada įsakau: arba mums įpakuoja (už pinigus), arba jūs pasirašote atleidimą nuo atsakomybės.

Ar reikia išmontuoti stalus ir kabinetus?

Be abejo. Dideli stalus tiesiog nepraeis pro duris, net jei durys ir didelės. Be to, jeigu neišmontuosite stalų, jie gali sugriūti važiuojant. Reikia pasiimti atsuktuvus, pažymėti varžtus (geriau į dėžutes su etiketėmis). Pasakysiu tiesą – dažniausiai klientai pamiršta pažymėti, kur kuris detalė eina, ir tada surinkimas trunka dvigubai ilgiau.

Kas dėl dokumentų archyvų – ar juos saugu vesti mikroautobuse?

Saugu, jeigu dėžės tvirtos. Bet problema ne saugume, o svoryje. Popierius sunkus. Jeigu turite 30 metų archyvą, vienas mikroautobusas gali neįvežti. Be to, jeigu dėžės sugriūva, turėsite chaosą. Geriau naudoti mažesnes dėžes, kad jose nebūtų per daug svorio. Vieną kartą teko nešti dėžę, kuri plyšo viduryje laiptinės... Visska išsibarstė.

Kaip apsaugoti grindinį pervežant sunkius seifus?

Reikia naudoti specialias apsauginės grindims kilimėlius arba storius kartonus. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba dažnai baigiasi teismu dėl sugadintų parketų, jeigu neatsargu. Neneškite seifo ant ratukų (jeigu jis juos turi) ant medinio parketo – paliksite juosteles. Užkelskime jį ant vežimėlio su gumos ratais.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas yra, bet jis dažniausiai apima tik transporto priemonę ir atsakomybę už krovinią iki tam tikros sumos (pvz., 10 eurų už kg). Jeigu krenta 5000 eurų vertės tapyba, o ji buvo prasta įdėta, draudimo kompanija gali nemokėti. Geriau pasidomėkite, ar jūsų turtas draustas „nuo durų iki durų“.

Būtinos paslaugos ir papildomi niuansai

Ar galite užtikrinti, kad dėžės bus atidžiau surūšiuotos?

Galime užtikrinti tik tiek, kiek užrašysite ant dėžių. Jeigu ant dėžės parašyti „Vadyba“, mes ją įdėsime į vadybos kabinetą. Jeigu nieko nebus parašyta, viskas nukeliaus į vieną krūvą ir jūsės lauks ilgas rūšiavimas. Aš visada patariu nusipirkti lipdukus ir spalvotus rašiklius. Tai sutaupo daug laiko vėliau.

Kas nutinka, jeigu dėžė pasidaro per sunki?

Jei dėžė per sunki, vairuotojas gali atsisakyti jos nešti, arba reikės kvieti papildomą žmogų. Saugus svoris vienam žmogui nešant yra apie 20-25 kg. Jeigu įdėsite knygas į didelę dėžę, ji svers 50 kg, ir kas nors susižaloja nugarą. Būkite protingi – knygas į mažas dėžes.

Ar įmanoma susitarti dėl dėžių pristatymo prieš pat persikraustymą?

Taip, tai labai gerai. Galime atvežti tuščias dėžes ir juostas savaitę prieš. Taip jūs turite laiko viską supakuoti ramiai, be streso. Daugelis klientų tai pamiršta ir bando supakuoti viską per vieną naktį, kas baigiasi tuo, kad dėžės neįdarytos, o daiktai susigadina.

Kaip sužinoti, ar vairuotojas tikrai patirtis?

Neklauskite „ar tu patirtis?“ – viskas pasakys „taip“. Paklauskite, kiek metų jis dirba su tarptautiniais pervežimais ir ar jis yra važiavęs į konkretų miestą, į kurį važiuojate. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba reikalauja vietinio žinojimo. Jeigu jis nežino, kas yra „Umweltplakette“ (ecological badge), tai blogas ženklas.

Problemos ir realios situacijos (iš praktinės patirties)

Kas daryti, jei mikroautobusas sugenda Vokietijos kelyje?

Tai baisiausia baimė. Bet mes turime pagalbos paslaugą (ADAC ar pan). Jeigu automobilis sustoja, mes skambinam techninei pagalbai. Jūsų darbas yra laukti. Kartais, jeigu atstumas nedidelis, gali atvažiuoti kitas mūsų automobilis ir perkrauti dėžes. Tai reiškia vėlavimą, bet daiktai tikrai neprings. (Nors vieną kartą teko laukti 4 valandas vėduoklių priežiūros punkte, tai buvo nelabai smagu).

Ar buvo atvejų, kai dėžės pradingo kelyje?

Mano praktikoje – ne. Mes ne „Gone in 60 seconds“. Mikroautobusas užrakinamas, o raktai pas vairuotoją. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas... Todėl patariu nekrauti į dėžes pinigų ar labai brangių asmeninių daiktų (žiedų, piniginės). Tarkime, kad tai tik biuro inventorius.

Kaip elgtis su nepatenkintais kaimynais ar saugotojais?

Vokietijoje kaimynai gali būti labai griežti dėl triukšmo. Jeigu statote dėžes ant jų vejos, jie skambins policiją arba sauginę. Geriau iš anksto pasidaryti gėrimų saugotojui (jeigu toks yra) arba tiesiog būti maloniam. Vieną kartą senutė išbėgo su šluota ir bandė mušti vairuotoją už tai, kad jis stovėjo ant jos gėlių. Nuo tada mes stengiamės nežiūrėti į svetimas gėles.

Ar dažnai pasitaiko, kad klientas pervertina savo daiktų kiekį?

Labai dažnai. Žmonės pamiršta apie spinteles po stalu, halius, virtuvės reikmenis. Galvoja, kad „o, tik keletas dėžių“. Tada atvažiuoja vienas mikroautobusas, o ten netelpa nieko. Geriau padaryti vaizdinę apžiūrą (su video skambučiu), jeigu įmanoma. Taip išvengsite dviejų reidžių mokėjimo.

Kokios dažniausios klaidos daroma planuojant biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba?

Pagrindinė klaida – laiko trūkumas. Žmonės planuoja atvykti prieš 1 valandą iki sandėlio uždarymo. Kas dėl to, kad yra srautas, arba kad raktas ne toks? Tada viskas baigiasi panic. Taip pat klaida – nepalikti vietos „išpakavimui“. Jeigu naujame biure visi dar dirba, kur mes dėsime 50 dėžių? Reikia planuoti erdvę.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei duosite pusryčius ar kavą, jis bus dvigubai greitesnis ir malonesnis. Tai paprasta žmogiškumo taisyklė. Biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba yra ne tik technika, bet ir psichologija. Gerai nusiteikęs vairuotojas dirba geriau.

Išvada

Taigi, biuro persikraustymas per Vokietiją su mikroautobusų pagalba nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Reikia planavimo, kantrybės ir gero bendravimo su vykdytojais. Nėra idealios sistemos, visada kažkas klysta – užstringa automobiliai, dėžės plyšta, arba tiesiog lietus. Bet jeigu pasiruošiate gerai ir pasitarkite su patyrusiais žmonėmis, viskas sužings sklandžiau. Svarbiausia – nepykite ant vairuotojų, jie taip pat noria grįžti namo.