Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika: vadovas iš vidaus

Dirbu jau beveik dvi dešimtmetis šioje srityje, ir biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika visada sukelia vienodus jausmus – sumišimas ir adrenalinas. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas ir važiavimas tiesiai, bet realybėje viskas yra daug sudėtingesnė. Nuo pasiruošimo iki paskutinio įsiregistravimo naujame biure, kiekvienas etapas turi savo niuansų, kurie gali užtrukti brangiai. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentai, muitinės bei vokiškas kietas standartas, kurį verta gerai pažinti iš anksto.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kada geriausia pradėti ruoštis persikraustymui?

Niekada neper anksti. Jei galvojate, kad mėnesis užteks – tikriausiai klystate. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika reikalauja dėmesio dokumentams, todėl pradėkite planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Vien tik inventoriaus sąrašo sudarymas gali užeiti nemažai laiko, ypač jei turite senų archyvų, kuriuos reikės susisteminti.

Ar tikrai reikia inventorizuoti kiekvieną pieštuką?

Gerbiami, nebūkite fanatiški. Nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet dėl technikos reikia būti tiksliems. Tarkime, serveriai, kompiuteriai ir brangūs monitoriai turi būti išvardyti su serijiniais numeriais. Vokiška muitinė mėgsta tikslumą, o jei sąrašas bus "maždaug", gali tekti ilgai aiškintis prie sienos (o jų ten daug).

Ką daryti su daiktais, kurių nebebevežiame?

Geriau juos atsikratyti dar čia, Lietuvoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi būti racionalus, o ne šiukšlių vežimas. Vokietijoje atliekų išvežimo kainos yra astronomiškos, palyginti su mūsiškėmis. Vieną kartą teko mokėti už du senus sofus beveik tiek, kiek kainavo naujų biuro kėdžių pristatymas, todėl pasidomėkite vietinėmis utilizavimo paslaugomis iš anksto.

Ar verta samdyti firmą dėl pakavimo ar daryti patys?

Jei turite laisvų darbuotojų – darykite patys (jei jie nedaužo). Tačiau brangiai techniką geriau patikėti profesionalams. Esu matęs, kaip vadybininkai bando susukti kabelius "kaip nors", o paskui Vokietijoje vėliniame viską iš naujo. Profesionalus pakavimas užtikrina, kad per važiavimą per duobes niekas nenulūž.

Kaip susitarti dėl laiko su darbuotojais?

Suskaldykite procesą į etapus. Negalima sustabdyti visos įmonės vienai dienai, nebent norite prarasti pelną. Paprastai rekomenduoju pradėti nuo archyvų (kurie ir taip niekam nekenkia) ir baigti aktyviais skyriais paskutinę dieną. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi būti suplanuotas taip, kad verslas nestotų, kitaip klientai susirgs.

Dokumentai, muitinės ir Vokietijos biurokratija (myliu tai labai)

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia TIR sąskaitos (jei eina didelis sunkvežimis), eksporto deklaracijos ir krovinio manifestą. Be to, kiekvienas įrenginys turi turėti savo numerį. Vokiškai pareigūnai labai mėgsta, kai viskas tvarkingai surašyta vokiškai (arba angliškai), o ne "rašinėliuose". Be dokumentų gali užstrigti sienoje kelias valandas.

Ar mums reikia mokesčių agento Vokietijoje?

Labai tikėtina, kad taip. Jei persikeliate visą įmonę, tai yra vidinis ES vežimas, bet jei tai tik dalis turto, gali kilti PVM klausimų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika dažnai sukelia painiavą dėl mokesčių bazės, todėl geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš važiuojant, o ne gaudyti baudas vėliau.

Ką daryti, jei muitinė sustabdo?

Nepanikuokite (nors lengva pasakyti). Reikia tur�ti visus įmonės dokumentus ant rankos – registraciją, sutartis su nauju biuru. Kartais užtenka parodyti, kad tai ne prekyba, o įmonės relocavimas. Bet jei dokumentuose trūksta parašo (o buvo viena tokia situacija Berlyne), teks skambinti agentui ir laukti.

Ar reikia verti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet techninius pasus ir instrukcijas – būtina. Vokiečiai yra labai preciziški. Jei atvešite serverį su anglų kalbos instrukcija, nieko nepasaks, bet jei reikės montuoti vietiniems specialistams, jie gali atsisakyti dirbti be vokiškų vadovų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika reiškia ir kalbinį pritaikymą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas "pilnas" pavojus. Jei vairuotojas pasiims darbuotojo keturračį ar didelę televiziją be deklaracijos, gali būti kaltinamas kontrabanda. Visi asmeniniai daiktai turi būti aiškiai atskirti ir deklaruoti atskirai, kitaip gali tekti mokėti muito mokestį už visą krovinį.

Kaip su PVM grąžinimu, jei vežame į savo filialą?

Tai standartinė procedūra, bet reikia teisingai užpildyti intrakomuninarių sandorių ataskaitas. Esu matęs, kaip įmonės praranda pinigus tik todėl, kad blogai pažymėjo transporto numerį arba vietą. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi būti finansiai tvarkingas, kitaip apskaita vėliau jus suvalgys.

Techninė pusė: sunkvežimiai, keltuvai ir neįvažiuojamos gatvės

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Nesitikėkite, kad 20 tonų sunkvežimis įvažiuos į senamiestį. Vokietijoje, ypač miestuose kaip Miunchenas ar Kelnas, gatvės siauros, o statybų zonų daug. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika dažnai reikalauja mažesnių "7.5t" sunkvežimiukų ar net dvejų mažų furgonų, nors ir brangiau. Sutaupyti ant dydžio – prarasti laiką.

Ar mums reikia keltuvo?

Jei biure ne liftas – tikrai taip. Ir ne tik keltuvo, bet ir patyrusio vairuotojo. Vieną kartą teko stebėti, kaip mėgino įvežti sofą per laiptus rankomis... pasibaigė sulaužyta siena ir sulūžęs nugaros kaulelis. Vokiški pastatai turi siaurus laiptus, todėl keltuvas (su įrengimu pro langą) dažnai išgelbėja situaciją.

Ką daryti, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų?

Tai kasdienybė. Reikia turėti planą "B". Ar tai reiškia, kad reikės pernešti dėžes 100 metrų? O jei lietus? Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi apimti ir logistiką "paskutiniai 100 metrai". Užsisakykite rankenų vežėjus arba papildomą darbą vietiniams, kitaip dėžės stovės ant gatvės.

Ar vairuotojas turi kalbėti vokiškai?

Būtina. Bent jau baziniu lygmeniu. Jei ateis policija ar gatvių tarnyba ir vairuotojui nebus su kuo kalbėtis, gausite baudą už neteisingą stovėjimą. Aš visada siūlau užtikrinti, kad vairuotojas moka pasakyti "Entschuldigung" ir suprasti nurodymus.

Kaip apsaugoti grindis ir korus?

Nuomojame apsauginės kilimėlis ir plokštes. Vokiški biurai labai brangiai vertina savo turtą, o jei paliksite įbrėžimas ant parketo, sąskaita už remontą gali viršyti pervežimo kainą. Geriau užsidėkite viršų (tai įeina į kainą, bet visada patikrinkite).

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui mieste?

Miunchene ar Hamburge centruose – be abejo. Be mokamo leidimo jūsų sunkvežimį nuvils greitai. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika reikalauja iš anksto pasidomėti vietinėmis taisyklėmis ("Verkehrsbeschränkung"), kitaip teks stovėti už miesto ir važinėti mažais gabalais.

Kas gali suklysti (ir dažnai suklysta)

Kas nutinka, jei sulūžta kompiuteris?

Tikimės, kad turite draudimą. Bet ne tik draudimą, bet ir atsarginę kopiją. Vienas klientas buvo įsijautęs į biuro persikraustymą į Vokietiją su visa pervežimo logistika, kad pamiršė nukopijuoti duomenis iš seno serverio, kuris nukrito įkeliant į furgoną. Buvo liūdna.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Labai dažnai. Eismo spūstys ant A9 autostrados arba techniniai gedimai. Niekada neplanuokite svarbiausio posėdžio tą dieną, kada turi atvykti krovinys. Sakykite darbuotojams, kad daiktai gali atvykti ir kitą dieną, kad nebūtų panikos.

Ką daryti, jei dėžės dingsta?

Tai reta, bet įmanoma situacija, jei neuzrakintas furgonas. Vokietijoje vagystės nėra tokios dažnos kaip Pietų Europoje, bet įvyksta. Visada užfiksuokite, kiek dėžių išvyksta iš seno biuro, ir suskaičiuokite atvykus į naująjį. Skaičius turi sutapti.

Ar darbuotojai gali padėti?

Gali, bet tik jei jie yra apdrausti. Jei darbuotojas nukris nuo laiptų ir susižalos su jūsų dėže, atsakomybė gali tekti įmonei. Geriau palikti fizinį darbą profesionalams, o darbuotojus leisti tik vadovauti arba nešti lengvus popierius.

Kaip elgtis su vokiškais kaimynais?

Jie būna labai jautrūs dėl triukšmo. Jei statysite keltuvą prieš jų langą penktadienio vakarą, skambins policija. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika reikalauja tikslumo laiku – pradėkite anksti ryte, baikite iki 16 valandos, o jei reikia dirbti ilgiau – praneškite kaimynams iš anksto (gali net atnešti kavę).

Pinigai, kainos ir vokiškas kruopštumas

Kaip formuojama kaina?

Pagal kubinius metrus arba valandas. Taip pat svarbu, ar reikia keltuvo, ar yra liftas, ir kiek aukštų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika niekada nekainuoja taip pat – visada priklauso nuo išsamesnės informacijos. Jei sakykite "maždaug tiek", kaina bus didesnė dėl rizikos.

Ar galima sutaupyti pasirinktant pigesnę firmą?

Galite, bet rizikuojate. Pigios firmos dažnai naudoja "studentus" iš Rytų Europos, kurie neturi patirties. Viena kartą teko matyti, kaip pervežėjai užpylė vandenį ant serverių spintelės (nežinojo, kas tai). Taupyti ant technikos pervežimo – pati blogiausia idėja.

Kiek užstatas reikalingas?

Paprastai 30-50 proc. iš anksto. Likusią dalį sumokate atlikus darbą. Neklauskite, ar galima be užstato – ne, negalima. Mums reikia užtikrinimo, kad jūs nepradingsite su savo daiktais (o ir jums reikia užtikrinimo, kad mes nepradingsime su jūsų daiktais).

Ar į kainą įeina pakuolės medžiagos?

Įprastai taip, bet tik kartoninės dėžės. Jei reikia specialių dėžių monitoriams, tais atvejais tai papildoma mokestis. Pasidomėkite, ar nereikia juos nusipirkti patems, kartais pigiau rasti "Amazon" ar vietinėje statybinių prekių parduotuvėje.

Ar mokama už laukimą?

Taip, jei jūs pavėluojate. Jei vairuotojas laukia 2 valandas, kol jums leidžia įeiti į pastatą, šis laikas bus įkainuotas. Vokiškas laikas – pinigai. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi būti sinchronizuotas su pastato administracija, kitaip mokėsite už vairuotojo kavinę.

Ką daryti, jei įkainojimas pasirodė per didelis?

Klauskite išskaidymo. Gali būti, kad įtrauktos paslaugos, kurių jums nereikia (pavyzdžiui, išpakavimas). Bet atkreipkite dėmesį – kai kurios firmos rodo pigią kainą, o paskui prideda "vokišką privalomą mokestį už aplinkosaugą". Patikrinkite sutartį dėl smulkmenų.

Ar galima apmokėti atvykus?

Nerekomenduoju. Be užstato sunkvežimis gali tiesiog nevažiuoti. Be to, atsiskaitytas vairuotojas gali prarasti interesą dirbti greitai. Dalis sumos iš anksto – tai standartas, kuris užtikrina, kad abiejų pusių interesai sutampa.

Ką daryti, jei pasigirdo neaiškūs papildomi mokesčiai?

Klauskite pagrindo. Jei jie negali paaiškinti, kodėl reikia mokėti "Umweltzone" mokestį (kuris dažnai būna įtrauktas), tai įspėjimo signalas. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika turi būti skaidrus, o ne "kažkokia" sąskaita pabaigoje su stebuklingais skaičiais.

Ar pervedimas iš Lietuvos banko trunka ilgai?

Gali trukti 1-2 dienas. Jei reikia mokėti iš karto, pasirūpinkite, kad pinigai būtų sąskaitoje prieš pat pradžią. Vokietijos firmos dažnai nedirba "ant garso", o mūsų vairuotojams reikia degalų.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pabandyti, ypač jei tai ne sezono metu (ne rugsėjis/spalis). Jei turite didelį kiekį darbo (pavyzdžiui, kelis biurus vienoje mieste), gauti nuolaidą yra lengviau. Tiesiog būkite sąžiningi dėl apimties.

Ar verta imti visą rizikos draudimą?

Mano nuomone, taip. Vokietijoje technikos remonto kainos yra aukštos. Už 50-100 eurų daugiau galite miegoti ramiau, žinodami, kad jei nukris jūsų brangus serveris, jis bus atlygintas. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika be draudimo yra kaip važiuoti be saugo diržo.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją su visa pervežimo logistika nėra neįmanomas uždavinys, jei jį gerai suplanuojate ir nepasitikite "keliaujančiais čekais". Svarbiausia – nebijoti klausti, rūpintis detalėmis ir pasitikėti patyrusiais specialistais, kurie žino vokiškas gatves ir muitinės niuansus. Sėkmės susirinkus dėžėms naujoje vietoje, tikiuosi, viskas veiks iš pirmo karto (nors be smulkių nesklandumų paprastai neišsiverčia).