Biuro persikraustymas į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtys metų ir mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų operacijų iki visiško chaoso ant Vokietijos autostrados. Biuro persikraustymas į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais dažnai atrodo kaip paprasta užduotis, tačiau realybėje tai sudėtingas puzzle, kurį reikia sudėti be klaidų. Klientai visada klauso apie kainas, bet retai susimąsto apie tai, kas vyksta "kulisuose": vairuotojų poilsis, muitinės niuansai ar tiesiog blogas kelių dangas Lenkijoje. Šiame straipsnyje nebešiuosiu jums "turinio marketingo" istorijų, o papasakosiu, kaip visa tai vyksta iš tiesų – su visais trūkumais ir realiomis situacijomis.

Kodėl verta rinktis mikroautobusą biuro persikraustymui į Vokietiją?

Kodėl ne tiesiog sunkvežimis?

Sunkvežimiai turi savo vietą, tačiau mažiems ir vidutiniams biurams jis dažnai yra per didelis ir per brangus. Vokietijoje miestuose, ypač centre, ribojamas eismas, o vietos sunkvežimiui užimti yra siauros ir brangios. Mikroautobusu sprendimai leidžia būti lankstesniems – jis lengviau įvažiuoja į kiemus, lengviau parkuojasi ir, svarbiausia, keliauja greičiau. Taip pat nemokate tiek daug mokesčių už važiavimą keliais (vokiškas "Maut"), kurie kyla į dangų. Taigi, jei krovinių nėra tiek daug, kad užpildytum 40 tonų sunkvežimį, mikroautobusas yra logiškas ir ekonomiškas pasirinkimas.

Kiek daugiau ar mažiau telpa į tą mikroautobusą?

Tai labai priklauso nuo to, kaip gerai supakuojate dėžes. Vidutinis ilgas mikroautobuso tipo "kubilas" (pavyzdžiui, Ford Transit ar Mercedes Sprinter) gali sutalpinti apie 30–40 standartinių judriųjų dėžių, jei ten nėra baldų. Jei kraunate biuro stalus, telpa mažėja drastiškai – gal vos 5–6 stalus ir kėdės. Vieną kartą turėjau klientą, kuris tikino, kad visi jo daiktai tilps į vieną mašiną, tačiau galiausiai teko brauti į koridorių (pasirodo, jis pamiršo paminėti apie du didžiulius serverius). Geriau derėtis dėl dviejų kelionių nei stebėti, kaip vairuotojas bando uždaryti duris, kai viskas visur išlindo.

Ar tai tikrai pigiau už sunkvežimį?

Pinigai visada svarbu, bet čia ne tik apie kainą valandai. Taip, mikroautobuso nuoma ir degalai bus pigesni, tačiau jei reikės daryti dvi keliones, tai gali išeiti brangiau dėl vairuotojo darbo laiko ir dienų. Tačiau privalu paminėti, kad Vokietijoje mokesčiai už kelius sunkvežimiams yra milžiniški, o mikroautobusai dažnai nuo jų atleidžiami. Taigi, trumpiems ir vidutiniams atstumams, bei kai biuras nedidelis, taip, tai bus pigiau ir greičiau. Tik skaičiuokite atsargiai.

Ar galiu važiuoti su savo darbuotojais?

Techniškai – taip, jei yra vietų. Daugeliu atveju mikroautobusai turi 3 sėdimas vietas skyriuje. Bet ar verta? Jei tai trumpas maršrutas, pavyzdžiui, į Berlyną, gal dar ok. Bet jei reikia važiuoti į Miuncheną ir dar grįžti, tai 12 valandų sėdėjimas su kroviniu nėra pramoga. Be to, jei įvyksi avarija ar sustingsite pasienio kontrolėje, jūsų darbuotojai praras darbo dieną. Geriau juos leisti lėktuvu ar traukiniu, o krovinius patikėti profesionalams.

Kas dėl IT įrangos – ar saugu ją vežti mikroautobusu?

IT įranga yra jautri. Mūsų praktika rodo, kad serverius ir brangius kompiuterius reikia ypatingai užtikrinti. Mikroautobuse gali būti šokuota, ypač vokiškame greitkelio ruože, kai viskas važiuoja 160 km/h, o tu užkabi ant duobės. Mes visada naudojame oro burbuliukus ir specialias dėžes. Bet jei jūsų IT vadybininkas nėra tikrai dėmesingas, gali nutikti, kad kažkas atsijungs. Vieną kartą gavome skambutį, kad serveris nebešoka – pasirodo, tiesiog išlipo kabelis, nes niekas jo neužfiksavo. Taip pat svarbu prisiminti apie drėgmę.

Ar apdraudžiate visą tą krovinį?

Standartiškai turiome atsakomybės draudimą pagal CMR konvenciją, bet jo ribos dažnai būna nedidelės – pvz., 8,33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangią įrangą, reikia papildomo draudimo. Dažnai klientai galvoja, kad "viskas apdrausta", o kai kažkas suyra, pasirodo, that compensation uždukę monitorius nebus padengtas visa suma. Nepamirškite perskaityti sutarties smulkmenų, o ne tik žiūrėti į galutinę sumą.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Kalbėti vokiškai mūsų vairuotojai moka... pagal poreikį. Paprastai tai "Guten Tag" ir "Wo ist der Ladebereich?". Rimčiau kalbant, jie sugeba susitarti esminių dalykų, jei reikia iškrauti, bet jei ten kils kokia nors sudėtinga diskusija su namų savininku ar apsauga, gali kilti problemų. Vokietijos klientai dažnai būna griežti dėl taisyklių, todėl geriau, jei vietinis kontaktas kalba vokiškai ir gali padėti susitarti dėl iškrovimosi vietos.

Kiek laiko užtrunka tas persikraustymas?

Į Vokietiją važiuojama greitai, jei nėra spūsčių. Iš Vilniaus į Berlyną arba Hamburgą galima nuvypti per vieną dieną maždaug per 12–14 valandų, tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką. Jis negali vairuoti 10 valandų iš eilės be pertraukų. Taigi, dažniausiai tai išeina dviejų dienų reikalas su nakvyne. Neskubėkite spėti, nes vairuotojų darbo laiką kontroliuoja tachografai, ir už pažeidimus gausite didelias baudas.

Biuro persikraustymo į Vokietiją dokumentai ir muitinė

Ar reikia eiti per muitinę, kai važiuojame į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra ES erdvėje, fizinės muitinės kontrolės (sienos perėjimo su dokumentų patikrinimu) paprastai nėra. Tačiau tai nereiškia, kad galite vežti bet ką. Jei vežate prekes, kurios yra jūsų įmonės nuosavybė (t. y. biuro inventorius), tai yra vidaus prekyba, PVM mokėjimas (jei taikomas) vyksta ataskaitų būdu, o ne sienoje. Bet jei vežate asmeninius daiktus ar kažką, kas atrodo įtartai, vokiška policija ("Zoll") gali sustabdyti ir patikrinti. Geriau turėti krovinių sąrašą (packing list) su savimi.

Kas dėl TIR knygių ar T1 dokumentų?

Tikrai nereikia, jei tai ne tranzitas per trečiąsias šalis. Kai kurie klientai, kurie nėra susidūrę su logistika, klausia apie TIR, bet tai juokingai skamba, kai važiuoji į Miuncheną per Lenkiją. T1 dokumentai reikalingi tik tada, kai prekės yra ne ES statuso (pvz., atvežtos iš Jungtinių Amerikos Valstijų ir dar neapmokėtas mokesčiai), ir jas reikia pergabenti į kitą ES šalį neapmokestinant. Paprastam biuro persikraustymui į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais tai nereikalinga komplikacija.

Ar reikia ypatingų dokumentų elektronikai?

Jei vežate naują elektroniką, kuri yra prekinė prekė (parduodama), gali reikėti WEEE deklaracijos arba serijinių numerių sąrašų, ypač jei vertė didelė. Jei tai tik jūsų naudojami kompiuteriai iš biuro, tada pakanka paprasto inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais ir apytikslė verte. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar nevežate "juodą" prekybą, todėl viskas turi būti aišku ir užrašyta.

Kas dėl PVM?

Esant vidaus prekybai, PVM mokėjimo principas gali keistis. Dažniausiai išrašome sąskaitą su Lietuvos PVM, o vokiečių įmonė ją apskaitytoja kaip įsigyjamojo PVM (reverse charge), jei abiejų šalių PVM mokėtojai registruoti VDESS sistemoje. Jei ne, gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Aš čia nebučiau tikrias advokatas, tai geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš vežiant daug brangių daiktų, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Ar dažnai sustoja jūsų mašinos patikrai?

Retkarčiais taip, ypač netoli sienų arba tuo atveju, jei mikroautobusas atrodo perkrautas. Vokiečiai turi geras skenerius, kuriais matuoja oro slėgį ratuose, ar mašina nešvariai. Jei mato, kad ratas "krenta", sustoja. Taip pat jei vairuotojas atrodo pavargęs. Mūsų vairuotojai žino taisykles, tačiau jei jūs įsiteigsite, kad jie važiuotų be pertraukos, rizikuosite. Tikrai nenorite, kad jūsų biuro reikmenys stovėtų kažkurioje aikštelėje prie Hanoverio.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Mikroautobuse, kaip ir bet kurioje kitoje transporto priemonėje, rizika visada yra. Jei dokumentai yra labai slapti, geriau juos vežti asmeniškai. Mes užrakname duris, tačiau negalime garantuoti, kad nė vienas niekada neįsibrūžtų (nors mūsų vairuotojai sąžiningi, o stovėjimo aikštelėse yra kameros). Jei reikia, galime pasirašyti slaptumo dokumentus, bet realybėje – jei labai bijote, vežkite patys.

Praktiniai niuansai: kaip vyksta mikroautobuso sprendimai realybėje

Ar galime išsinuomoti mikroautobusą ir važiuoti patys?

Galite, bet ar verta? Nuoma kainuos, degalai taip pat. Ir svarbiausia – ar turite vairuotoją, kuris turi teises (C kategorija arba "95" kodas, jei masė viršija 3,5 t)? Daugelis mikroautobusų sprendimų yra tiesiogiai su vairuotoju. Jei nuspręsite važiuoti patys ir paimsite per daug daiktų, o vairuotojas be teisių – bauda Vokietijoje bus didelė. Be to, jei sugedžiate su tokiu kroviniu kelyje, pagalba brangs.

Kas dėl "Umweltzone" – žaliųjų zonų?

Tai labai svarbu Vokietijoje. Beveik kiekviename didmiestyje yra zonos, kuriose negali važiuoti automobiliai, neturintys specialios žalios (arba geltonos/raudonos) etiketės. Mūsų parko mašinos yra naujos, Euro 6 standarto, todėl jos tai turi. Jei nuomuojuosite seną "grybą" kuris nors iš "Olx", gali būti, kad į miesto centrą tiesiog neįleis. O biuras dažniausiai būna centre. Žiūrėkite, kad transportavimo paslaugų teikėjas turėtų "Plakette" (tą etiketę ant stiklo).

Ar sunku rasti vietą iškrovimai Vokietijos miestuose?

Gali būti labai sunku. Vokietijos miestai, ypač senamiestiai, yra siauri ir užstatyti. Jei jūsų naujasis biuras neturi specialios aikštelės sunkvežimiams ar dideliems mikroautobusams, gali tekti statyti kelis blokus toliau ir nešti daiktus rankomis. Kartais reikia gauti specialų leidimą stovėjimui iškrovimui ("Verladeschein"). Mes tokiais dalykais nesirūpiname – tai jūsų, kaip kliento, pareiga, o mes tiesiog atvykstame. Pasirūpinkite vietos iš anksto.

Kas atsitinka, jei vokiečių klientas arba savininkas neleidžia iškrauti?

Buvo atvejų. Vieną kartą atvažiavome į komercinės paskirties pastatą, o apsauga neleido įvažiuoti, nes nebuvo užregistruotos mašinos numerių sistemoje. Teko laukti valandą, kol klientas susisiekė su administracija. Nepasakykite man, kad tai "nerealu" – ten viskas labai griežta. Užsirašykite numerius, praneškite apsaugai, nurodykite, kad ateina sunkiasvorė transporto priemonė (net jei tai tik mikroautobusas, ji gali atrodyti didelė).

Ar jūsų vairuotojai gali padėti nešti daiktus?

Taip, jie yra žmonės, ne robotai, ir gali padėti. Tačiau jų pagrindinis darbas yra vairuoti ir saugoti krovinius. Jei reikia nešti dėžes 4-ą aukštą be lifto, tai jau nebe mūsų kompetencija, o nelegalus darbas ar papildomas paslaugų mokestis. Paprastai mes padedame prie pat rampos arba į liftą. Jei reikia intensyvaus nešiojimo, reikia tartis dėl papildomų rankų (loaderiu) iš anksto.

Kas dėl pakavimo medžiagų – ar jūs duodate?

Dažniausiai taip, mes galime parūpinti dėžes, juostas, burbuliukus. Kaina įeina į paslaugą arba apskaičiuojama atskirai. Nenaudokite senų prekybos centro dėžių – jos viduje purvinos, o kartais ir su vabzdžiais. Vieną kartą parsivežėme tarakonų iš seno sandėlio kartu su biuro reikmenimis... klientas buvo nepatenkintas. Naudokite naujas, tvirtas dėžes.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet augalai yra gyvos būtybės. Vasarą mikroautobuse gali būti labai karšta, o žiemą – šalta. Jei paliksite juos "kubile" trijoms dienoms be vandens ir šviesos, jie mirs. Be to, kai kurių augalų įvežimas gali būti apribotas dėl kenkėjų. Aš asmeniškai nebūčiau patartis vežti retus orchidėjas per visą Europą mikroautobuso sprendimais, nebent juos saugotų kažkas su purškiamu buteliu.

Kas dėl alkoholio ar maisto biuro reikmėms?

Jei tai yra įmonės nuosavybė, pvz., stockas barui, tai galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai tiesiog vadovo asmeninė kolekcija vynų, geriau ją vežti atskirai. Jei sustabdys ir rasi 500 butelių be dokumentų, tai bus problema su akcizais. Biuro persikraustymas į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais turi būti apie biurą, o ne apie kontrabandą. Žinoma, keletas butelių vakarienei po atvykimo nieko nekelia problemų.

Ar galime sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą. Galime atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina yra. Tai ramina klientus. Bet ne visada signalas būna tobulas, ypač Vokietijos kalnuotose vietovėse arba požeminiuose tuneliuose. Kartais sistemos "užstringa" ir rodo mašiną vietoje, nors ji važiuoja 100 km/h. Nepanikuokite iš karto, paskambinkite vairuotojui.

Kainos ir problemos, su kuriomis susiduriame

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutę?

Todėl, kad situacija kelyje neprognozuojama. Jei užstrigsite sienoje (nors retai), arba jei reikės laukti kelias valandas iškrovimo vietoje, laukimo mokestis (standby charge) pridedamas. Taip pat, jei pamenat, kad daiktų yra daugiau, nei tikėjotės, ir reikia antros kelionės, tai neįvyks nemokamai. Mes stengiamės įvertinti kuo tiksliau, bet klientai dažnai错估 (错vertina) savo turimą turtą.

Ar imate užstojamąjį mokestį (deposit)?

Įprastai ne, jei sutartis pasirašyta ir mokėjimas garantuotas. Tačiau jei tai yra naujas klientas, su kuriuo niekada nedirbome, ir reikalaujame labai specifinių veiksmų (pvz., iškrovimo naktį), gali paprašyti avanso. Tai apsauga nuo "vaiduoklių", kurie lieka neatsakingi. Mums nebe pirmą metą, ir matėme viską.

Kas atsitinka, jei sugenda mikroautobusas kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skambiname techninei pagalbai. Jei dėl to vėluojate, mes atsiprašome, bet paprastai neatsakome už jūsų prarastus verslo pinigus. Sutartyje dažnai būna punktas apie "peržvalgą" (force majeure). Vis dėlto, stengiamės padaryti viską, kad greitai pakeistume mašiną arba perkrautume krovinį į kitą, kad pasiektume tikslą.

Ar galima atšaukti užsakymą be mokesčio?

Jei atšaukiate savaitę prieš – nėra problemų. Jei atšaukiate tą dieną, kai vairuotojas jau važiuoja pas jus – tai jau mokesčiai. Jis sugaišo laiką, degalus. Mes suprantame, kad versle dalykai keičiasi, bet mums taip pat reikia maitinti šeimas. Būkite sąžiningi ir praneškite iš karto.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Įprastai reikalaujame 50% avanso, likusią dalį – atlikus darbą. Galima ir su sąskaita-faktūra su atidėjimu (mokėjimas per 14 dienų), jei esate didelė įmonė su geru kreditingu reitingu. Bet mažoms firmoms dažniausiai dirbame grynaisiais arba prieš išvykimą. Pinigai visada yra jautri tema, todėl geriau aptarti iš anksto.

Ar dirbate savaitgaliais ar šventėmis?

Galime, bet tai kainiau brangiau. Vokiečiai labai mėgsta savo poilsį, ir jei reikės kažką daryti sekmadienį, gali tekti papildomai mokėti už vairuotojo viršvalandžius. Be to, dauguma sandėlių ir biurų sekmadienį uždaryta, tad ką jūs vežsite? Geriau planuokite persikraustymą į Vokietiją darbo dienomis.

Ar reikia duoti pinigus arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet vairuotojai to tikrai vertina. Jei jums padėjo labai daug, o darbas buvo sunkus (pvz., nešėti į 5-ą aukštą be lifto), nors tai nebuvo įtraukta į kainą, 10–20 eurų arbatpinigių sukurs gerą nuotaiką. Lietuvoje tai nėra paprotys, bet Vakaruose – labai įprasta.

Ką daryti, jei po iškrovimo trūksta daiktų?

Pirmiausia – nepanikuokite. Pažiūrėkite, gal liko kitoje mašinoje (jei buvo kelios), arba gal buvo palikta senajame biure. Jei tikrai dingę – skambinkite mums. Mes tikrinsime vairuotojo narvelius, vaizdo įrašus. Per 20 metų dingo daiktų gal tris kartus, tai retas dalykas. Dažniausiai klientai tiesiog pamiršta, kur padėjo kažką.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti. Tačiau logistikoje "pigiau" dažnai reiškia "lėčiau" arba "su defektais". Jei kas nors siūlo kainą, kuri yra 30% mažesnė už rinkos, klauskitės, kodėl. Gal jie naudoja senas mašinas, kurios gali sugesti, arba neturi draudimo. Biuro persikraustymas į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais yra atsakomybė, todėl verti pasitikėti patikima komanda.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda prie planavimo ir pasitikėjimo. Biuro persikraustymas į Vokietiją su mikroautobuso sprendimais gali būti sklandus, jei nebandote jį daryti paskutinę minutę. Rūpinkitės dokumentais, tiksliai įvertinkite kiekį ir pasirūpinkite iškrovimosi vieta. Niekas nepasako, kad nebus nesklandumų – gali užtrukti, gali pradėti lyti, bet su profesionalia pagalba viskas bus įveikta. Sėkmės jūsų naujame biure Vokietijoje, ir tikimės, kad matysime ten dar sykį (geriau kaip partneriai, o ne kaip gelbėtojai).