Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu: kas vyksta iš tikrųjų?

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, ir galiu pasakyti viena – matyta visko. Nuo tų, kurie bando suburti visą biurą į vieną "Volkswagen" transporterį, iki didelių korporacijų, kurios perkrausto visus skyrius per vieną naktį. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu nėra tiesiog įkėlimas ir nuvežimas, tai yra sudėtingas procesas, kurame viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir nesusikalbėjimą su vietine policija. Vokietija tai ne Lietuva, ten viskas yra labai tvarkinga (ir kartais per daug griežta), todėl reikia žinoti, į ką įsisiūti. Čia nebus sausų faktojų, o tiesiog patirtis, kaip tai vyksta iš vidaus.

Kaip viskas prasideda ir kodėl planas svarbus

Kas per tas individualus planas, kurį visi vadina?

Tiesiog tai reiškia, kad mes neįkeliame visko į beną ir važiuojame. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu reiškia, kad atėjome pas jus, pažiūrėjome, ką turite, ir pagalvojome, kaip tai įsisukti į liftą ar pro siaurus duris prieš 20 metų statytame name. Be to, suskaičiuojame, kiek reikia dėžių, ar reikia specialių dėžių serveriams, ir, svarbiausia, sudarome grafiką, kad jūsų kompanija neustotų dirbti ilgiau nei valandą. Tai yra logistinis sprendimas, paremtas jūsų konkrečia situacija, o ne šablonu.

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti?

Nepamirškite, kad geriausi pervežėjai turi užimtus grafikus. Jeigu norite, kad viskas vyktų sklandžiai ir be nervų, kreiptis reikėtų mažiausiai mėnesį iki datos, o dar geriau – dviem. Yra atvejų, kai kreipiasi savaitę prieš ir tada kaina kyla kaip vėjas kalnuose, nes tenka reikalauti papildomų resursų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu negali būti "už rytoj", nes ten reikia derinti laikus su savininkais Vokietijoje, kurie dirba tik nuo 8 iki 16 valandos ir pietų metu nieko nedaro.

Ar galima tiesiog atvažiuoti be išankstinio susitikimo?

Techniškai – galima, bet tikrai nerekomenduoju. Buvau situacijose, kai atvažiuojame prie naujojo objekto Miunchene, o ten neįsileidžia 18 tonų sunkvežimio, nes gatvė per siaura arba reikia specialaus leidimo, kurio nėra. Tada stovime ir mokame baudas už netinkamą stovėjimą. Gyvas susitikimas leidžia išvengti šių nemalonių staigmenų ir numatyti, ar reikės mažesnės transporto priemonės paskutiniaiems metrams.

Inventoriaus valdymas ir technika

Ar jūs pakuojate viską už mane, ar aš turiu dėti į dėžes pats?

Mes galime padaryti viską, įskaitant dėžių pristatymą ir pakavimą, bet tai kainuoja. Dažniausiai klientai patys suruošia smulkius daiktus, o didelius spintas, seifus ir serverius palieka mums. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu gali apimti ir visišką pakavimą, jeigu jūsų biure nėra laiko ar noro tai daryti. Svarbiausia – užfiksuoti viską inventoriaus sąraše, kad niekas nepadingtų kelyje, nes vėliau ieškoti bus per vėlu.

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Serveriai negali būti tiesiog numesti ant grindų. Juos reikia išjungti pagal instrukcijas, (o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo), uždaryti į specialias dėžes su amortizacija ir užfiksuoti būklę prieš išvežimą. Jeigu ten yra duomenys, kurių negalima prarasti, patariu juos susikopijuoti į debesyti prieš kelionę. Kelyje įvyksta vibracija, ir nors mes vairuojame labai atsargiai, keliukai Vokietijoje vietomis... na, yra vietų, kur asfaltas baigėsi dar prieš dešimt metų.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis – knygomis, pieštukais, paveikslėliais?

Viskas turi eiti į pažymėtas dėžes. Niekada negalima mesti viso į vieną krūvą, nes paskui atvykus į naują biurą pražūta. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu numato tai, kad kiekvienas stalas turi savo numerį, ir dėžės su to stalo turiniu yra žymimos tuo pačiu numeriu. Taip vadybininkai gali tiesiog nukreipti dėžę į reikiamą vietą, o ne perrišti viską po 50 dėžių ieškodant popieriaus.

Ar saugu vežti brangų elektroniką?

Tiek saugu, kiek gali būti saugu kelyje. Mes turime draudimą, bet jis nedengs to, kas buvo blogai supakuota. Jeigu jūs padėsite monitorių ant kėdės be jokio fiksavimo, ir vairuotojas staigiai stabdys (o tai nutinka, kai kas priešais staigiai užsuka), monitorius nukris. Draudimo kompanija pasakys, kad kaltė jūsų. Todėl brangiausią daiktą geriausia vežti su savimi, jeigu įmanoma, arba labai kruopščiai supakuoti.

Dokumentai ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentų reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandorio, krovininio manifesto (CMR), jei reikia – TIR knygelę ar Ex1 dokumentus (nors ES viduje tai jau mažiau aktualu, bet visada geriau turėti įrodymus, kad tai ne parduodamas prekės krovinių pervežimas). Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu visada įtraukia ir dokumentų patikrą. Vokiškai muitininkai gali būti labai išrankūs, jeigu atrodys, kad vežate prekes parduoti, o ne keičiate biuro vietą.

Ar mums reikia mokėti muito ar PVM?

Esant perkėlimui tarp ES šalių, muito paprastai nėra, jeigu tai ne alkoholis ir tabakas. Su PVM viskas įdomiau. Jeigu jūsų įmonė yra PVM mokėtoja, tai paprastai taikoma 0 proc. tarifas, jeigu pateikiate PVM mokėtojo numerius. Bet čia aš neduodu 100 proc. garantijos, nes Vokietijos mokesčių įstatymai pasikeičia dažniau nei aš keičiu padangas. Geriau pasiklauskite savo buhalterio prieš išvykdami, kad nebūtų nemalonių staigmenų vėliau.

Kas daryti, jeigu trūksta dokumentų sienoje?

Tai yra košmara. Vieniša mašina stovi sienoje, laikas eina, o vairuotojas negali važiuoti toliau. Tada tenka siųsti dokumentus el. paštu, spėti su muitininkais, kurie kalba tik vokiškai ir, regis, nemėgsta nieko. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu apima ir tai, kad mes visus šitus popierius paruošiame iš anksto, kad jums nereikėtų galvoti apie tai penktadienio vakarą.

Ar reikia deklaruoti perkėlimą?

Jei vertė viršija tam tikrą ribą (arba jeigu tai yra prekės), gali reikėti Intrastat deklaracijos. Bet jei tai tik įranga, kuri buvo naudojama Lietuvoje ir bus naudojama Vokietijoje, tai dažniausiai tiesiog reikia turėti inventoriaus sąrašą su vertėmis. Vokiškai institucijos mėgsta tvarką, todėl sąrašas turi būti tikslus, o ne "apie tiek".

Kainodara ir paslėpti mokesčiai

Kiek kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu?

Klausimas kaip "kiek kainuoja automobilis". Viskas priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar reikia montuoti/demontuoti baldus, ar reikia lifto, ar yra laiptai, kiek toli nuo gatvės reikia nešti daiktus. Kaina gali svyruoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Mes stengiamės nurodyti galutinę kainą, bet jeigu klientas pats pakeičia planas vietoje (pvz., "o, šią spintą mes visgi nebeimame"), tai kaina gali pasikeisti.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinote, tokių kaip "paslėpti" nėra, bet yra "neplanuotų". Pavyzdžiui, jeigu Vokietijoje reikia užsakyti specialų liftą arba leidimą užimti kelio dalį, tai vietinės tarnybos išrašo sąskaitas. Mes apie tai pasakome iš anksto, bet kartais klientai mano, kad tai įeina į kainą kaip pagalindas. Taip pat, jeigu reikia daryti papildomą darbą (pavyzdžiui, išnešti daiktus iš rūsio, kurio nebuvo planuota), tai tai papildomai apmokestinama.

Kodėl kiti pervežėjai siūlo pigiau?

Geras klausimas. Yra firmų, kurios tiesiog užsirašo mažą kainą, kad gautų užsakymą, o paskui, kai daiktai jau įkelti į mašiną, prasideda "aš maniau, kad čia mažiau bus". Arba jie siūlo "kelionę drauge", t.y. jūsų daiktai važiuoja su kitu kroviniu, ir jūs nežinote, kada jie atvyks – gali būti po savaitės. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu pas mus reiškia, kad mes skiriamas jums, o ne nešame kažką dar kam šalike.

Ar galima apmokėti paslaugas po atvykimo?

Standartinė praktika yra 50 proc. avanso, likusi dalis – pristatymo metu arba prieš iškrovimą. Negalime duoti kredito, nes jau išleidžiame pinigus degalams, keliui ir darbuotojams. Yra buvę atvejų, kai atvykstame, o klientas sako: "aš pinigų gausiu tik po mėnesio". Tada mes turime problemą, todėl šios sąlygos yra griežtos.

Vairuotojai, kelionė ir realybė kelyje

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindais, nes kasdien važinėja tenka. Bet jie nėra filologai. Jeigu reikia sudėtingų derybų su policija ar savininkais, geriau, kad jūsų atstovas Vokietijoje būtų pasiruošęs padėti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu dažnai reiškia, kad vairuotojas tiesiog vykdo pavedimus, o komunikaciją tvarko dispatcheris ar klientas.

Kiek laiko trunka kelionė?

Iki Berlyno arba Hamburgo važiuojame apie 18-20 valandų, su poilsio pertraukomis. Jeigu reikia važiuoti gilyn į Bavariją, tai pridėkite dar. Mes negalėsime važiuoti per visą Europą per 10 valandų, nes tachografo taisyklės yra griežtos. Vairuotojas privalo ilsėtis, ir niekas to nepakeis. Planuokite savo darbą taip, kad mašina atvyktų ryte prieš darbo pradžią, o ne vidurnaktį, kai niekas nedirba.

Kas nutinka, jeigu pasikeičia planai kelionės metu?

Jeigu pasikeičia jūsų planai (pvz., objektas dar nepasiruošęs), mes stengiamės pritaikyti. Vairuotojas gali laukti kelias valandas, bet jeigu tai trunka dieną ar dvi, tai kyla laukimo mokestis. Mašina negali stovėti vietoje be užmokesčio, ji turi uždirbti. Čia reikia supratimo iš abiejų pusių.

Ar jie dirba naktį ar savaitgaliais?

Įkrovimas gali būti bet kada, bet iškrovimas Vokietijoje savaitgaliais ar naktį yra labai problematiškas. Ten griežtos taisyklės dėl triukšmo, o dauguma biurų pastatų yra uždaryti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu dažniausiai numuna darbo dieną, kad būtų ką įjungti ir patikrinti. Naktinis iškrovimas gali reikalauti ypatingo leidimo, kurio gauti beveik neįmanoma.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią stresą

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą naujame biure?

Absoliučiai taip. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jie dažnai yra užrakinti arba reikalauja specialios kortelės. Jeigu atvyksite ir negalėsite naudotis liftu, teks nešti per laiptus 5 aukštus. Tai ne tik ilgai, bet ir brangu (mokestis už nešimą rankomis). Užsakykite liftą iš anksto pas pastato administratorių.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis?

Nesiųskite šiukšlių į Vokietiją. Nėra nieko keisčiau nei iškrauti dėžę su "naudingais daiktais", kuriais niekas nenaudojo jau 10 metų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu yra geriausias momentas atsikratyti nereikalingų daiktų čia, Lietuvoje. Užsisakykite konteinerį ir išmeskite senius spaudinius, sulūžusias kėdes ir senius monitorius. Naujame biure reikia naujos energijos, ne senių dulkių.

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai yra pilka zona. Jeigu darbuotojas turi keletą dėžių asmeninių daiktų ir sutinka su tuo vadovas, paprastai ne problema. Bet jeigu tai atrodo kaip prekių gabenimas parduoti, gali kilti problemų su muitine. Geriau, jeigu asmeniniai daiktai būtų atskirai pažymėti ir, jei įmanoma, vežami atskirai.

Ar galima vežti gyvūnus ar augalus?

Augalus galima, bet turi būti tikrinami dėl kenkėjų. Gyvūnų mes, kaip krovinių pervežėjai, nevežame, tai turi daryti savininkai asmeniškai, nes mašina yra uždara ir ten karšta arba šalta, ne kaip namuose. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu nėra skirtas gyvūnams pervežti, jie turi kelionę su savininku.

Ar padėsite susirasti naują biurą Vokietijoje?

Ne, mes esame logistika, ne nekilnojamojo turto agentai. Mes galime nuvežti ten, kur jūs pasirinksite, bet nesurinksime jums patalpų. Tam yra specialios agentūros, kurios žino vietos rinką. Mūsų darbas yra fizinis perkėlimas, o ne strateginis verslo išsidėstymas.

Kas atsitinka, jeigu kažką sudaužome?

Tai nutinka. Nors mes labai atsargūs, bet kartais nukrenta puodas arba įtrūksta lentyna. Jeigu tai įvyksta dėl mūsų kaltės, mes atlyginame žalą pagal draudimo sąlygas. Bet jeigu jūs patys supakote stiklinę vazą į dėžę be putų, o ji sudužo, tai ne mūsų kaltė. Svarbiausia yra sąžiningumas ir faktų fiksavimas.

Kodėl reikia planuot pietus?

Atrodo juokinga, bet Vokietijoje viskas sustoja 12:00 val. Jeigu vairuotojas atvyks prieš 12 ir reikės iškrauti, o objekte niekas nepasiruošęs (nes visi pietauja), tai laikas eita. Maitinimosi pertraukos ten šventos. Planuokite iškrovą taip, kad nesusidurtumėte su vokiška kultūra, kai niekas nedaro nuo 12 iki 13.

Ar turite draudimą?

Taip, turime visą reikalingą draudimą atsakingam pervežimui. Tai yra privaloma, ypač kai kalbame apie brangų biuro inventorių. Be draudimo mes negalėtume dirbti. Bet vėlgi, perskaitykite sąlygas, kad žinotumėte, kas apdrausta, o kas ne (pvz., gėrimai ar pinigai).

Ką daryti, jeigu vairuotojas užstringa uždarbiuose?

Tai retas atvejis, nes mūsų vairuotojai yra patikimi. Jeigu visgi įvyksta nesusipratimas (pavyzdžiui, reikalauja papildomo pinigų, kur nebuvo sutarta), skambinkite mums nedelsiant. Mes sprendžiame visas problemas. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu mums yra reputacijos reikalas, todėl neleisime niekam elgtis netinkamai.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galite sužinoti, kur mašina yra, bet tikslų laiką "atvyksiu per 15 minučių" sunku pasakyti, dėl eismo sąlygų. Geriau laukti pranešimo iš vairuotojo, kad jis artėja.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Čia yra didžiausia galva skausmas. Berlyno ar Miuncheno centre negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio. Reikia iš anksto gauti leidimą užimti kelio juostą arba rasti specialią aikštelę. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu visada apima šio punkto patikrinimą – kitaip gausite baudą, kuri bus didesnė nei pati pervežimo kaina.

Kodėl reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad jie gali įšilti ir sulūžti. Taip pat, jeigu kompiuteris užrakinamas (su slaptažodžiu), o atvykus jo niekas nepaleidžia, tai vėliau gali kilti įtarimų, kad jis nebeveikia. Užtikrinkite, kad visus įrenginius galima įjungti iš karto po iškrovimo.

Ar į kainą įeina dėžių surinkimas po iškrovos?

Paprastai ne. Dėžės apleidžiamos toje vietoje, kur buvo iškrautos. Jeigu reikia, kad darbuotojas viską išpakuotų ir surinktų lentynas, tai yra papildoma paslauga, kurią reikia aptarti iš anksto. Tai laiko reikalaujantis darbas.

Apibendrinant

Viskas su tuo susiję gali būti labai paprasta, jeigu pasitiki profesionalais ir nepabandote taupyti ant kiekvieno cento. Biuro persikraustymas į Vokietiją su individualiu planu yra investicija į jūsų ramybę ir verslo nenutrūkstamumą. Nenaudokite atsitiktinių "žmogelių su gazeliu", nes rizikuojate likti be turto ir su dideliais nervais. Planuokite iš anksto, klauskite klausimų ir viską užrašykite, o tada kelionė į naują biurą bus tiesiog darbo diena, o ne katastrofa.